淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

時(shí)間：2024-08-12 16:31:31 計(jì)算機(jī)應(yīng)用畢業(yè)論文我要投稿

相關(guān)推薦

　　隨著全球化進(jìn)程的不斷加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，以下是小編搜集整理的一篇探究計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的論文范文，供大家閱讀參考。

　　【摘　要】　隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用將一改傳統(tǒng)管理的種種弊端，延長(zhǎng)了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，聯(lián)合行動(dòng)營(yíng)造出可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性。

　　【關(guān)鍵詞】　檔案管理;計(jì)算機(jī)技術(shù);優(yōu)越性

　　一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中作用分析

　　(一)加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

　　信息化時(shí)代的到來(lái)，不僅加快的社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，而且使人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著全球化進(jìn)程的不斷加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理也不例外。從實(shí)踐來(lái)看，檔案作為學(xué)校的主要信息資源，也正在向著數(shù)字化方向快速發(fā)展。據(jù)筆者所知，辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)系統(tǒng)可以使學(xué)校檔案管理更加現(xiàn)代化，這主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，辦公自動(dòng)化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用OA系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理后，檔案的管理升級(jí)為體系管理;第二，檔案管理效率大大提高。OA系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力使文件資料的收集、分類、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)以及查閱等都變得快捷、方便;第三，檔案資料的安全性與傳遞速度提高。利用OA系統(tǒng)，能夠避免傳統(tǒng)信息管理過(guò)程中的種種弊端，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞更加安全、快速;第四，電子文件的保存比較穩(wěn)定。比較于紙質(zhì)文件的保存壽命而言，電子文件可以通過(guò)郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩(wěn)定。因此，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程勢(shì)在必行。

　　(二)建立和完善檔案資料信息保障體系

　　建立和完善檔案資料信息保障體系，應(yīng)做好兩方面的工作：第一，檔案信息存儲(chǔ)時(shí)，要加強(qiáng)檔案資料信息安全及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全使用意識(shí)，采取有效的措施和管理技術(shù)，認(rèn)真安全管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控;同時(shí)還要對(duì)辦公設(shè)備安裝殺毒軟件，以免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)木馬和中毒問(wèn)題;第二，檔案信息利用時(shí)，要堅(jiān)持利用與保密并重的管理原則，必要時(shí)對(duì)相關(guān)內(nèi)容設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。只有通過(guò)加強(qiáng)以上具體環(huán)節(jié)的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為學(xué)校檔案管理工作的正常運(yùn)行保駕護(hù)航。

　　二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用

　　計(jì)算機(jī)作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個(gè)突出的特點(diǎn)，一張小小的軟盤便可存儲(chǔ)近70萬(wàn)個(gè)漢字;高速的運(yùn)算速度使得隨時(shí)調(diào)閱其中的任何內(nèi)容都游刃有余;靈敏的識(shí)別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計(jì)算機(jī)所具備的功能來(lái)看，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理至少可以從以下幾個(gè)方面顯示其優(yōu)越性：

　　(一)提供自動(dòng)檢索，節(jié)省查閱時(shí)間

　　檔案檢索是計(jì)算機(jī)最簡(jiǎn)單的功能開(kāi)發(fā)，一方面可以節(jié)約時(shí)間，另一方面可以進(jìn)行多內(nèi)容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來(lái)只能根據(jù)時(shí)間和姓氏筆劃對(duì)案卷逐一調(diào)閱查找，利用計(jì)算機(jī)檢索，則可根據(jù)利用者提供的時(shí)間、案由、姓名、字號(hào)、檔號(hào)等等進(jìn)行檢索，查閱者只要知道其中一項(xiàng)或二項(xiàng)內(nèi)容，便可比較迅速地調(diào)閱所需的案卷。

　　(二)有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用

　　由于照片檔案的特殊性，在過(guò)去用傳統(tǒng)手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過(guò)程中，一直存在著某些難題。比如，人們?cè)诓殚喞谜掌瑱n案時(shí)，往往并非按內(nèi)容需要一對(duì)一地調(diào)用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時(shí)會(huì)有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內(nèi)容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫(huà)面，經(jīng)常需要調(diào)用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩�，F(xiàn)在，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將照片檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)或刻入光盤，再?gòu)?fù)制相紙照片，以此取代傳統(tǒng)的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復(fù)制出的相紙照片畫(huà)面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統(tǒng)沖洗過(guò)程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長(zhǎng)年不變質(zhì)不褪色，便于調(diào)閱、檢索，十分快捷。

　　(三)有利于檔案的保管，延長(zhǎng)檔案壽命

　　由于計(jì)算機(jī)作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學(xué)、物理、生物因素對(duì)案卷的侵蝕，延長(zhǎng)了案卷的壽命，減少了案卷修復(fù)工作量。如果對(duì)案卷內(nèi)容縮微保管，則可在計(jì)算機(jī)內(nèi)直接打印、調(diào)閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

　　(四)有利于資源共享

　　檔案作為一種信息資源，其價(jià)值已逐漸為人們所重視，但封閉、原始的管理模式，使得該資源的利用受到禁錮，而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就能夠使檔案信息資源在文化、經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的利用更方便，更廣泛。

　　總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理信息化是必然的，只有更好的發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的優(yōu)越性，才能把檔案管理做得更好、才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]陳丹.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江科技信息.2011:30.

　　[2]余小嘉.傳統(tǒng)憂患意識(shí)對(duì)現(xiàn)代學(xué)校檔案管理的作用分析[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào).科技與生活.2010:13.

　　[3]陳凱俠.以信息化建設(shè)推進(jìn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[J].中國(guó)成人教育.2008(02).

　　[4]靖春花.淺談學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界.2011:z1.

　　[5]郭曉光.傳統(tǒng)憂患意識(shí)對(duì)現(xiàn)代學(xué)校檔案管理的啟示[J].蘭臺(tái)世界.2009.16.

【淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用】相關(guān)文章：

淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在道路勘察設(shè)計(jì)中的應(yīng)用03-20

淺析力學(xué)在機(jī)械中的應(yīng)用05-19