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淺析計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用
隨著全球化進程的不斷加快，計算機技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，以下是小編搜集整理的一篇探究計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的論文范文，供大家閱讀參考。
【摘 要】 隨著社會的不斷發(fā)展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計算機在檔案管理中的應(yīng)用將一改傳統(tǒng)管理的種種弊端，延長了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，聯(lián)合行動營造出可觀的經(jīng)濟效益和社會效益。有效發(fā)揮了計算機技術(shù)的重要性。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理;計算機技術(shù);優(yōu)越性
一、計算機技術(shù)在檔案管理中作用分析
(一)加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程
信息化時代的到來，不僅加快的社會發(fā)展的進程，而且使人類社會各個領(lǐng)域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著全球化進程的不斷加快，計算機技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理也不例外。從實踐來看，檔案作為學(xué)校的主要信息資源，也正在向著數(shù)字化方向快速發(fā)展。據(jù)筆者所知，辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)系統(tǒng)可以使學(xué)校檔案管理更加現(xiàn)代化，這主要表現(xiàn)在四個方面：第一，辦公自動化能實現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用OA系統(tǒng)對檔案信息進行處理后，檔案的管理升級為體系管理;第二，檔案管理效率大大提高。OA系統(tǒng)強大的信息處理能力使文件資料的收集、分類、儲存、統(tǒng)計以及查閱等都變得快捷、方便;第三，檔案資料的安全性與傳遞速度提高。利用OA系統(tǒng)，能夠避免傳統(tǒng)信息管理過程中的種種弊端，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞更加安全、快速;第四，電子文件的保存比較穩(wěn)定。比較于紙質(zhì)文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩(wěn)定。因此，充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程勢在必行。
(二)建立和完善檔案資料信息保障體系
建立和完善檔案資料信息保障體系，應(yīng)做好兩方面的工作：第一，檔案信息存儲時，要加強檔案資料信息安全及計算機網(wǎng)絡(luò)安全使用意識，采取有效的措施和管理技術(shù)，認(rèn)真安全管理工作，加強對檔案管理系統(tǒng)的實時監(jiān)控;同時還要對辦公設(shè)備安裝殺毒軟件，以免計算機出現(xiàn)木馬和中毒問題;第二，檔案信息利用時，要堅持利用與保密并重的管理原則，必要時對相關(guān)內(nèi)容設(shè)置訪問權(quán)限。只有通過加強以上具體環(huán)節(jié)的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為學(xué)校檔案管理工作的正常運行保駕護航。
二、計算機技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用
計算機作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個突出的特點，一張小小的軟盤便可存儲近70萬個漢字;高速的運算速度使得隨時調(diào)閱其中的任何內(nèi)容都游刃有余;靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計算機所具備的功能來看，利用計算機進行檔案管理至少可以從以下幾個方面顯示其優(yōu)越性：
(一)提供自動檢索，節(jié)省查閱時間
檔案檢索是計算機最簡單的功能開發(fā)，一方面可以節(jié)約時間，另一方面可以進行多內(nèi)容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來只能根據(jù)時間和姓氏筆劃對案卷逐一調(diào)閱查找，利用計算機檢索，則可根據(jù)利用者提供的時間、案由、姓名、字號、檔號等等進行檢索，查閱者只要知道其中一項或二項內(nèi)容，便可比較迅速地調(diào)閱所需的案卷。
(二)有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用
由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統(tǒng)手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時，往往并非按內(nèi)容需要一對一地調(diào)用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時會有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內(nèi)容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫面，經(jīng)常需要調(diào)用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩。現(xiàn)在，運用計算機技術(shù)將照片檔案掃描進計算機或刻入光盤，再復(fù)制相紙照片，以此取代傳統(tǒng)的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復(fù)制出的相紙照片畫面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統(tǒng)沖洗過程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長年不變質(zhì)不褪色，便于調(diào)閱、檢索，十分快捷。
(三)有利于檔案的保管，延長檔案壽命
由于計算機作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學(xué)、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復(fù)工作量。如果對案卷內(nèi)容縮微保管，則可在計算機內(nèi)直接打印、調(diào)閱，從根本上避免人與檔案的接觸。
(四)有利于資源共享
檔案作為一種信息資源，其價值已逐漸為人們所重視，但封閉、原始的管理模式，使得該資源的利用受到禁錮，而利用計算機技術(shù)，就能夠使檔案信息資源在文化、經(jīng)濟等領(lǐng)域的利用更方便，更廣泛。
總之，計算機技術(shù)在檔案管理信息化是必然的，只有更好的發(fā)揮計算機技術(shù)管理的優(yōu)越性，才能把檔案管理做得更好、才能更好地發(fā)揮檔案的價值。
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