計算機與檔案管理現(xiàn)代化論文
【摘要】在這個計算機網絡快速發(fā)展的時代，檔案管理工作也同樣跟隨著在發(fā)展，逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化。而這一進程中，用計算機來管理檔案，是檔案工作現(xiàn)代化的重要方面。本文通過介紹計算機的自身特點，及其在檔案管理中所發(fā)揮的作用，以說明計算機是管理檔案標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的重要工具。
【關鍵詞】計算機;檔案管理;現(xiàn)代化
檔案的管理工作無論對于國家還是企業(yè)來說，都是一項重要事務。這些年來，伴隨著我國目前現(xiàn)代化建設的高速發(fā)展，對于檔案管理的工作也有了很大變化，半封閉式或封閉式的管理檔案方式已開始轉變?yōu)殚_放式。為適應新形勢和新要求，檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)具有重要作用。檔案管理現(xiàn)代化，即采用現(xiàn)代的科學技術對檔案進行管理。檔案管理現(xiàn)代化的其中一個重要方式就是以電子計算機為中心開發(fā)檔案管理的自動化系統(tǒng)。
1、計算機在檔案管理工作中的應用
1.1自動整理編目作為檔案管理工作的基礎，編目的整理是檔案從凌亂到系統(tǒng)的必經步驟。計算機以其功能強大的軟件，整理相關的檔案信息，并在此基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。
運用計算機管理檔案之前，先要做好標引和著錄工作。處理輸入系統(tǒng)內的信息是計算機的分內事，但輸入的內容、輸入的內容是否正確，計算機是無法進行判斷的，因此，標引與著錄工作十分重要。其完成的質量優(yōu)劣將對計算機檔案管理工作有著直接的影響。不過，標引與著錄非常復雜、瑣碎，對技術要求很高，但標引著錄的時候一定要達到準確、全面的要求，如此方能保證計算機檔案管理工作受到良好的效果。
處理數據是計算機強大功能最集中的體現(xiàn)。而處理數據的基礎是將要處理的信息輸入系統(tǒng)，把信息轉化成計算機能識別的形式，方便日后的查找。
1.2自動統(tǒng)計
作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統(tǒng)計是指在對數據進行統(tǒng)計分析的基礎上，用數字將檔案管理的規(guī)律表達出來的活動。計算機以其處理數據的強大功能，在檔案統(tǒng)計自動化中發(fā)揮著重要作用。
計算機在檔案數據自動統(tǒng)計中的作用具體表現(xiàn)在兩個方面。首先，統(tǒng)計檔案的數量，比如對某一類別、某一作者進行統(tǒng)計。其次，統(tǒng)計檔案的利用情況，比如對某一年、某一個月份甚至某一日檔案的查詢利用次數的統(tǒng)計，并據此得出具體的年報、月報與日報，讓檔案管理工作者對檔案利用的構成與頻率有量化的了解，從而得出規(guī)律，對檔案日后需要的預測提供了有力的數據支持。
1.3自動檢索
和手工檢索檔案相比，計算機自動檢索質量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結果的顯示方式更多。用計算機進行檢索，目標能具體到文件，還能根據不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶所需文件。
要計算機準確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。
提問應用計算機能識別的詞語和句型，提問用詞應準確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應合理簡潔，以利于計算機的高速檢索。因此，在用計算機查找檔案時，建議用戶用檢索語言，具體包括檢索邏輯問句、檢索條件和檢索詞。
計算機會按照用戶要求，將檢索結果按照一定的方式輸出，并把輸出的結果具體分發(fā)給用戶。系統(tǒng)輸出的方式的多少，形式靈活與否，直接說明該系統(tǒng)功能的強弱。
2、檔案管理自動化工作中要注意的問題
2.1做好檔案信息數據庫的建設這些年，隨著大容量光盤貯存技術與圖片處理技術的進步，計算機在檔案管理自動化中的應用從最初的信息檢索發(fā)展到原文圖形的管理，全文信息的檢索系統(tǒng)日漸成熟。現(xiàn)在，電子存貯技術與信息處理數字化技術的進一步發(fā)展，為檔案自動化管理提供了有效的技術支持。
2.2做好資源數據庫的研究
建設好資源數據庫，能有效實現(xiàn)檔案信息的共享與互補，大大地提高資源利用率，緩解檔案管理資金、人員與存貯空間有限的問題。其對各類各級的圖書、檔案與情報部門朝系統(tǒng)化與專業(yè)化方向的發(fā)展提供了有力的支持。檔案數字資源庫具有五大功能：電子化信息內容的生成與讀取;存貯與管理;電子信息的分發(fā)技術;權益管理;信息安全。
2.3加強檔案管理隊伍的建設，優(yōu)化專業(yè)結構檔案管理的自動化，對檔案管理工作者隊伍提出了更高的要求。
在隊伍結構方面，信息處理人員、信息分析人員與數據庫建設和維護人員的需求大規(guī)模地增多了。
3、未來檔案管理自動化的發(fā)展趨勢計算機技術
在我國檔案管理工作中的.應用已有二三十年，從我國檔案管理自動化工作的現(xiàn)狀不難看出，其在我國有了一個很好的開始。不過，因為原始的準備欠充分，計算機在檔案管理的編目與自動檢索等環(huán)節(jié)未能順利進行，為了這些問題的解決，未來計算機技術在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新趨勢：
3.1更加重視計算機檔案管理軟件的開發(fā)，以使檔案自動化管理系統(tǒng)更為協(xié)調，更為完善。
3.2計算機儲存容量將進一步加大，機讀檔案的管理與開發(fā)力度將進一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計檔案數據的功能。
3.3檔案標引著錄人員的專業(yè)化。由專業(yè)對口，即具有檔案學背景的人員專門負責檔案的標引著錄工作，以保證檔案輸入的準確性，保證接下來的檔案管理自動化工作的有序進行。
3.4檔案館管理人員的整體素質的提高�，F(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進一步發(fā)展.
4、結語
科技的發(fā)展日新月異，尤其是計算機技術的飛快發(fā)展，為檔案的管理提供了嶄新的思路。計算機以其高效處理信息的能力，快速地輸入信息、儲存信息、輸出信息，高效地對信息進行判斷與邏輯推理，日漸成為檔案管理工作的重要工具。
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