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論Excel在日常工作中的應(yīng)用
摘要：以實(shí)際操作為基礎(chǔ),介紹了如何應(yīng)用Excel中的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析功能解決日常工作中遇到的難題,通過(guò)由淺入深的講解,從而掌握一些Excel的特點(diǎn)和使用技巧。
關(guān)鍵詞：Excel 簡(jiǎn)單應(yīng)用 復(fù)雜應(yīng)用
Excel是Office辦公軟件的核心組見之一,是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運(yùn)行的一款試算表軟件,是一款功能強(qiáng)大的電子表格軟件,與其他表格軟件
不同的是其具有的以下特點(diǎn)和功能:
(1)強(qiáng)大的表格處理功能。Excel具有簡(jiǎn)便和靈活的制表功能,表格中數(shù)據(jù)一旦建好勾稽關(guān)系,就會(huì)自動(dòng)刷新。
(2)強(qiáng)大的繪圖和圖形處理功能。Excel的強(qiáng)大繪圖和圖形處理功能實(shí)現(xiàn)了表、圖、文三者的結(jié)合,有利于管理人員進(jìn)行決策。
(3)豐富的函數(shù)。Excel提供了大量的函數(shù),包括財(cái)務(wù)函數(shù)和統(tǒng)計(jì)函數(shù),可進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)計(jì)算、財(cái)務(wù)分析、統(tǒng)計(jì)等,數(shù)據(jù)處理能力非常強(qiáng)大。
(4)支持?jǐn)?shù)學(xué)模型,提供多樣的分析工具和決策功能。
(5)使用外部數(shù)據(jù)功能。Excel可以讀取和輸出多種格式的數(shù)據(jù)文件,可以從很多數(shù)據(jù)源包括會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)中引入數(shù)據(jù),節(jié)省獲取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)間,提高效率和減少錯(cuò)誤。
由于其強(qiáng)大的功能和友好的界面使得它越來(lái)越廣泛的應(yīng)用于眾多行業(yè)和領(lǐng)域中。就以幾個(gè)實(shí)例講解如何用Excel處理問(wèn)題和一些使用技巧。
(1)簡(jiǎn)單應(yīng)用
雖然Excel得到了廣泛的應(yīng)用,但大多數(shù)人都僅用它來(lái)制作一些簡(jiǎn)單的表格或者用于數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)易運(yùn)算,并且覺(jué)的它沒(méi)有Word好用,但是有許多功能都是Excel獨(dú)有的,Word無(wú)法實(shí)現(xiàn)。例如要制做一張工資發(fā)放表,Word要先選擇表樣,幾行幾列調(diào)整行高列高,再輸入數(shù)據(jù),完成后一但要插入或刪除數(shù)據(jù),又要重新調(diào)整表格。而用Excel操作起來(lái)就非常容易,我們將不同的數(shù)據(jù)輸入相應(yīng)的單元格中,至于表格的樣式就交給Excel中“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng),只需要按照自己的需要去選擇相應(yīng)的樣式就可以了,而插入和刪除數(shù)據(jù),表格樣式也不會(huì)發(fā)生變化。當(dāng)我們輸入數(shù)據(jù)時(shí),也有一些技巧,比如表中的銀行賬號(hào),因?yàn)槠湮粩?shù)較長(zhǎng),每次輸入完畢后總會(huì)發(fā)現(xiàn)后幾位變?yōu)榱?這時(shí)只需要選中單元格或列單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置單元格格式”中“數(shù)字”選項(xiàng)卡,再在“分類”中選擇“文本”選項(xiàng),所輸?shù)臄?shù)據(jù)就會(huì)變成文本格式,銀行賬號(hào)的后幾位就會(huì)顯示出來(lái)。在輸入數(shù)據(jù)時(shí)要根據(jù)數(shù)據(jù)的類型選擇相應(yīng)的分類,這樣保證了輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。還有兩個(gè)功能非常實(shí)用—排序和篩選。排序,選中所有數(shù)據(jù),點(diǎn)擊菜單中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)選擇排序,在排序?qū)υ捒蛑?選擇“升序”或者“降序”,再選擇“有標(biāo)題行”或“無(wú)標(biāo)題行”,最后選擇要排序的“主要關(guān)鍵字”,“次要關(guān)鍵字”…,點(diǎn)擊“確定”完成,數(shù)據(jù)會(huì)按照你的需要排序。篩選,選中標(biāo)題行,點(diǎn)擊菜單中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)選擇篩選中的“自動(dòng)篩選”,每一列標(biāo)頭后會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭,選擇數(shù)據(jù),會(huì)篩選出含該數(shù)據(jù)的所有數(shù)據(jù)。排序和篩選組合使用,使查詢數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)變的簡(jiǎn)單有效。
(2)復(fù)雜應(yīng)用
Excel提供了大量的函數(shù),使得許多復(fù)雜問(wèn)題變的簡(jiǎn)單。例如經(jīng)常遇到的四舍五入問(wèn)題,大多數(shù)人都會(huì)使用“格式欄”里的“增加小數(shù)位數(shù)”和“減少小數(shù)位數(shù)”來(lái)處理,雖然處理的數(shù)據(jù)看起來(lái)已經(jīng)四舍五入了,但實(shí)際數(shù)據(jù)未發(fā)生變化,當(dāng)進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算時(shí)就會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)不一致性。但是如果使用函數(shù)處理四舍五入問(wèn)題,就不會(huì)發(fā)生此類情況,方法如下:例如需要四舍五入的數(shù)據(jù)在A列,選擇A1數(shù)據(jù)右邊的空白單元格B1,選擇“插入函數(shù)”中的“ROUND”函數(shù),在“函數(shù)參數(shù)”界面中number中輸入“A1”,num_digits中輸入四舍五入的位數(shù),點(diǎn)擊確定,B1中會(huì)出現(xiàn)A1四舍五入后的數(shù)據(jù)。也可以直接在B1單元格中輸入“=ROUND(A1,1)”,B1中會(huì)出現(xiàn)A1保留一位小數(shù)后的數(shù)據(jù)。將鼠標(biāo)移到B1單元格的右下角的小黑方塊上,這時(shí)鼠標(biāo)就會(huì)變成一個(gè)黑色十字形,按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng),拖到A列數(shù)據(jù)結(jié)束,B列數(shù)據(jù)就為A列四舍五入后的數(shù)據(jù),剪切B列數(shù)據(jù),選中A列數(shù)據(jù),點(diǎn)擊右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”,點(diǎn)擊“確定”,A列中的數(shù)據(jù)就會(huì)變成實(shí)實(shí)在在四舍五入后的數(shù)據(jù),經(jīng)的起數(shù)據(jù)運(yùn)算的檢驗(yàn)。再舉一個(gè)Excel在人事資料管理中的應(yīng)用實(shí)例,人事資料的收集錄入是人事管理的前提,也是最為重要的一環(huán),Excel以其強(qiáng)大的管理數(shù)據(jù)功能可以輕松完成這一任務(wù)。在Excel中新建一工作表,重命名為“人事資料明細(xì)表”,表中的字段根據(jù)單位不同要求也不同,但員工編號(hào)、員工姓名、身份證號(hào)碼以及參加工作時(shí)間是必不可少,多為手工錄入,其余各項(xiàng)比如性別、出生日期、年齡、工齡均可用Excel提供的函數(shù)計(jì)算所得。我們使用的身份證號(hào)隱含了我們的性別和出生日期,可以利用函數(shù)從中提取出來(lái)。首先了解身份證號(hào)碼所代表的含義,當(dāng)今的身份證號(hào)碼有15、18位之分:15位的身份證號(hào)碼7～8位為出生年份(2位),9～10位為出生月份,11～12位為出生日期,第13～15位為順序號(hào),并能夠判斷性別,奇數(shù)為男,偶數(shù)為女;18位的身份證號(hào)碼7～10位為出生年份(4位),11～12位為出生月份,13～14位為出生日期,第15～17位為順序號(hào),并能夠判斷性別,奇數(shù)為男,偶數(shù)為女。
(a)假設(shè)字段“身份證號(hào)”在C列,“性別”在D列,選中“性別”字段下的第一行,在編輯欄中輸入“=IF(LEN(C4)=18,IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男"),IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男"))”,
公式含義:
(1)LEN(C4)=18用于判斷身份證號(hào)的長(zhǎng)度.
(2)MID(C4,15,3)用于求出身份證號(hào)碼中代表性別數(shù)字的字符串;VALUE(MID(C4,15,3)用于將上一步所得的代表數(shù)字的字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)字;
(3)VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2用于判斷這個(gè)身份證號(hào)碼是奇數(shù)還是偶數(shù);
(4)=IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男")如果上述公式判斷出這個(gè)數(shù)值相等時(shí),顯示"女",否則,返回"男"。
(5)如果LEN(C4)!=18,則執(zhí)行15位身份證號(hào)的性別公式IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男")。出生日期的提取方法與性別的類似,不做詳細(xì)敘述。
(b)假設(shè)字段“參加工作時(shí)間”在F列,“工齡”在G列,選中“工齡”字段下的第一行,在編輯欄中輸入“=INT((TODAY()-F4)/365)”,公式含義:
(1)TODAY(
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