論Ｗｏｒｄ中替換命令的妙用

摘要： 隨著字處理軟件Word的使用范圍的加大，人們對(duì)它的某些操作只了解其表面含義，并沒有將其擴(kuò)展開來，如替換命令，僅知道用它來替換文字，但對(duì)其很多應(yīng)用人們還不怎么了解，如在替換字符格式、段落標(biāo)記、分頁符、換行和其他項(xiàng)目等方面還不怎么熟悉。本人結(jié)合多年來對(duì)Word2000的教學(xué)，談一談Word中替換命令的一些妙用。

關(guān)鍵詞：Word 替換 妙用

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用逐漸得到推廣，相應(yīng)地許多應(yīng)用軟件的使用也得到進(jìn)一步的推廣，其中應(yīng)用軟件office就是目前流行最廣的辦公集成軟件，而其組件之一的Word在字處理方面應(yīng)用就更廣，在目前有80%～90%的人都在使用它。在文字處理方面，人們對(duì)Word稍微有所了解，但了解得不怎么透徹，如替換命令，很多人只了解其表面，僅僅知道用它來查找和替換文字，但對(duì)其更深層次的應(yīng)用人們還不怎么了解，如在替換字符的格式、段落標(biāo)記、分頁符、換行、空格和其他項(xiàng)目等方面還不怎么熟悉。本人結(jié)合多年來對(duì)Word2000的教學(xué)，談一談Word中替換命令的幾點(diǎn)妙用。
　　一、修改字符中的某些錯(cuò)誤
　　眾所周知，Word是目前使用最廣的一款字處理軟件，人們?cè)谟盟�進(jìn)行操作的過程中或多或少會(huì)犯下某些錯(cuò)誤，其中常見的錯(cuò)誤是字符本身的輸入錯(cuò)誤、字符格式或段落格式的錯(cuò)誤等。出現(xiàn)上述錯(cuò)誤該怎么辦嗎？對(duì)一篇長(zhǎng)文章來說，這時(shí)如果對(duì)著屏幕一個(gè)個(gè)地查找并改正的話，將費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)甚至還可能改錯(cuò)。針對(duì)此情況，我們并沒有必要一個(gè)一個(gè)地找，一個(gè)一個(gè)地改，因?yàn)閃ord已經(jīng)為我們提供了功能強(qiáng)大的查找與替換功能，使用它不僅可修改錯(cuò)誤，還可大大提高編輯工作的效率。下面以將文中的所有“西方”替換為“西歐”，且字符格式設(shè)為黑體、五號(hào)、加粗、傾斜、陰影為例來談一談如何利用它來完成解決此種問題。
　　先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，打開“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框中，輸入“西方”，在“替換為”框中輸入“西歐”。如果擴(kuò)展的替換選項(xiàng)看不見，可單擊“高級(jí)”按鈕，選中替換框中“西歐”，單擊“格式”按鈕，從下拉列表選擇“字體”命令，然后在彈出的“字符”對(duì)話框中，選擇字體為“黑體”，字號(hào)為“五號(hào)”，字形為“加粗、傾斜”，效果列表選中“陰影”。若要全部修改可直接單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成修改操作，若單擊標(biāo)題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對(duì)話框；若要逐個(gè)修改，可單擊“替換”按鈕，重復(fù)多次，也完成多個(gè)錯(cuò)誤的修改（注意一般不提倡使用“全部替換”命令進(jìn)行替換命令）。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可完成對(duì)上述問題的相關(guān)操作。至于其它類似錯(cuò)誤的修改與上述操作相似。
　　二、刪除文字間多余的字符或符號(hào)
　　在實(shí)際生活中經(jīng)常遇到這樣的問題：如從Internet網(wǎng)下載一篇文章其保存為Word文檔后，會(huì)發(fā)現(xiàn)在文檔的字符間有很多個(gè)無用的字符或符號(hào)，特別是特殊符號(hào)，其中特殊符號(hào)最多的是空格符、手動(dòng)換行符“↓”（即軟回車符）和段落標(biāo)記“ ”（即硬回車符），有時(shí)多得甚至在每?jī)蓚�(gè)字符間均含有一個(gè)多余字符或符號(hào)（其中空格符占的比例較大）或在每一行后有一個(gè)手動(dòng)換行符或段落標(biāo)記，這樣就不僅影響了文檔的美觀，并可能浪費(fèi)了磁盤空間。該如何將其刪除呢？通常人們就直接用刪除鍵（即DEL鍵）或退格鍵（即BackSpace鍵）將多余的字符或符號(hào)一個(gè)一個(gè)地慢慢刪除，但對(duì)一篇長(zhǎng)文章來說，這樣雖然可將字符或符號(hào)全部刪除，但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)甚至還可能刪錯(cuò)。有沒有更快的方法呢？回答是肯定，我們可用Word中替換命令來完成。下面以刪除多余的空格符為例介紹一下該方面的具體操作。
　　先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“空白區(qū)域”項(xiàng)或直接輸入“^w”，在“替換為”框中不輸入任何內(nèi)容，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成多余字符的刪除，若單擊標(biāo)題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對(duì)話框；也可使用“替換”按鈕，逐個(gè)將其刪除，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可將多余的空格刪除掉。至于其他字符或符號(hào)的刪除與上述操作相似。
　　三、特殊符號(hào)間的更換
　　Word中的特殊符號(hào)很多，除了前面涉及的空格區(qū)域、段落標(biāo)記、手動(dòng)換行符外，還制表符、手動(dòng)換頁符、分節(jié)符、不間斷空格、分節(jié)符、分欄符等。若在文章中要實(shí)現(xiàn)它們間的相互更換，該如何操作呢？例如:從Internet網(wǎng)下載一篇文章將其保存為Word文檔后，會(huì)發(fā)現(xiàn)在文章中本來應(yīng)該分段的，卻分成了行（即句號(hào)后有一個(gè)軟回車符）。如何將分行操作轉(zhuǎn)變成分段操作呢，其實(shí)質(zhì)就是將軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變成硬回車符“”。方法有很多種，人們常用是直接用刪除鍵（DEL鍵）或退格鍵（BackSpace鍵）將軟回車符一個(gè)一個(gè)刪除，再一個(gè)一個(gè)按Enter鍵加入硬回車符，這樣做起來雖然可將軟回車符改變成硬回車符，但對(duì)一篇長(zhǎng)文章來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)甚至還可能改錯(cuò)。有沒有更快更好的方法呢？回答是肯定，我們也可用Word中替換命令來完成。下面以將軟回車符轉(zhuǎn)變成硬回車符為例介紹一下Word中替換這方面的妙用。
　　先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯” →“替換”命令，在打開的對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“手動(dòng)換行符”項(xiàng)或直接輸入“^l”，在“替換為”框中選擇“段落標(biāo)記”或直接輸入“^p”，再單擊“全部替換”按鈕，若單擊“確定”按鈕，則對(duì)特殊字符的更換，若單擊標(biāo)題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對(duì)話框，也可使用“替換”按鈕，逐個(gè)修改。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成此方面的操作。其它特殊符號(hào)的更換與上述操作相似。
　　四、利用替換進(jìn)行分行或分段
　　例如：將下列詩《將進(jìn)酒》按每行一句排列。
　　君不見黃河之水天上來，奔流到海不復(fù)回。君不見高堂明鏡悲白發(fā)，朝如青絲暮成雪。人生得意須盡歡，莫使金樽空對(duì)月。天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。 烹羊宰牛且為樂，會(huì)須一飲三百杯。岑夫子，丹邱生，將進(jìn)酒，杯莫停。與君歌一曲，請(qǐng)君為我傾耳聽。鐘鼓饌玉不足貴，但愿長(zhǎng)醉不愿醒。古來圣賢皆寂寞，惟有飲者留其名。陳王昔時(shí)宴平樂，斗酒十千恣歡謔。主人何為言少錢，徑須沽取對(duì)君酌。五花馬，千金裘。呼兒將出換美酒，與爾同銷萬古愁。
　　碰到這種情況，可能有的人可能會(huì)采取以下方式：將插入點(diǎn)定位于每個(gè)句號(hào)后，再同時(shí)按下Shift Enter鍵插入一個(gè)軟回車符來完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句號(hào)后按Enter鍵插入段落標(biāo)記（即硬回車符），這樣操作是徹底錯(cuò)誤，他們把分行看作是分段，嚴(yán)重違背了題目的意思，是不可行的。做此題時(shí)首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，兩者是怎么區(qū)分的。分行和分段的區(qū)分關(guān)鍵在于特殊符號(hào)是軟回車符還是段落標(biāo)記，若是段落標(biāo)記說明它是分段，否則就是分行。用直接插入軟回車符的方法給詩文分行雖可進(jìn)行，但

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