建立地方文獻計算機數(shù)據(jù)庫為地方建設服務

　　地方文獻素有“一地之百科”的稱譽,它是某一地區(qū)政治、經濟、文化、科技和社會發(fā)展以及風俗、民情、自然資源等方面的綜合反映。在當今信息化、網絡化的環(huán)境下,提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻計算機數(shù)據(jù)庫,即通過計算機實現(xiàn)對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄、檢索輸出的自動化檢索系統(tǒng),將能更大地發(fā)揮地方文獻的作用,促進當?shù)亟ㄔO的發(fā)展。

1　建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的可行性

1.1　數(shù)據(jù)源方面　　在地區(qū)發(fā)展的歷史長河中,留下了豐富的地方文獻資源,其價值體現(xiàn)于“唯我獨有”,具有區(qū)域性、真實性、權威性、史料性、綜合性等性質。經過圖書館長期科學、系統(tǒng)的加工、整理,已成為廣泛、連續(xù)、系統(tǒng)的信息資源,隨著時代的發(fā)展,新的內容又源源不斷地增加,這些充足的資源是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的前提條件和基礎。

1.2　人力、物力方面

大中型圖書館有一批高質量的專業(yè)人才,他們具有廣博的知識和較高的學識水平,掌握一定的文獻管理知識,對計算機操作得心應手,同時具備較強的處理信息資源的綜合能力,能夠對文獻資料進行提煉、歸納、整序和分析比較、綜合演繹,地方文獻工作人員更是“本地通”,熟悉本地區(qū)上至天文,下至地理,旁及人物及事件等各方面情況,能夠勝任建庫工作。在物力方面,大中型圖書館普遍引入了計算機、多媒體及網絡技術,開通了Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等網絡,具備數(shù)據(jù)庫發(fā)展的條件。

1.3　技術方面

當前全球信息服務向網絡化、電子化和智能化方向發(fā)展,支撐信息服務的數(shù)據(jù)庫技術時時面臨新的挑戰(zhàn)。大中型圖書館的技術力量都比較雄厚,可對數(shù)據(jù)庫的技術、設備進行論證,選擇、設計好硬件、軟件的系統(tǒng)環(huán)境,制訂從建立、維護到應用的一整套規(guī)范標準和制度,并及時吸取、運用國內外相關的先進技術,保證數(shù)據(jù)庫的有效利用。

1.4　用戶方面

地方文獻具有鮮明的區(qū)域性,是進行區(qū)域研究不可或缺的資源。我館地方文獻部接待的讀者遍及各行各業(yè),有農民、學生、學者、領導者、建設者,地方文獻數(shù)據(jù)庫建成后,網上讀者還將不斷增加。

2　建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的工作流程

2.1　調查論證　　

開發(fā)建立地方文獻數(shù)據(jù)庫,首先必須考慮擬建數(shù)據(jù)庫的社會效益和經濟效益,分析用戶需求和市場前景,可根據(jù)館藏特點,結合社會當前的熱點,來決定專題的開發(fā)方向。同時,盡管地方文獻具有鮮明的地域性,但不排除其他機構或地方已有相同數(shù)據(jù)庫開發(fā)的可能,因此,建庫前要認真調查,避免重復建設,做到“人無我有,人有我強”,保證開發(fā)的產品具有長久的生命力。

2.2　地方文獻資料工作

建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的前期必備步驟,是地方文獻資料工作,即指以每一條地方文獻信息為單元的收集、整理工作。由于地方文獻中非正式出版物多,載體類型也多,許多有價值的材料不僅隱含在這些文獻中,從而使資料整理工作的難度大大增加,這就需要我們熟悉了解館藏,作深入細致的研究,挖掘本館有價值的地方文獻資源,把分散在圖書、期刊、報紙或其它類型載體中的地方文獻資料提煉出來,進行分類、整序、挑選、查重、審核,最后確定將哪些文獻收入數(shù)據(jù)庫。

2.3　著錄標引

過硬的數(shù)據(jù)質量及良好的兼容性、共享性是網絡環(huán)境下數(shù)據(jù)庫得以生存和發(fā)展的條件,而規(guī)范、標準、科學的著錄標引是數(shù)據(jù)庫質量得以保證的前提。因此,著錄要采用標準化的機讀目錄格式并嚴格遵循文獻著錄原則,標引則多參照《中圖法》和《漢語主題詞表》。值得注意的是,地方文獻的史料特征十分明顯,讀者往往從特定的事物、人物、時間、地點的角度檢索,用現(xiàn)行的《漢語主題詞表》來標引地方文獻,將有相當部分的文獻不能被準確地表達其主題概念,因為該表沒有帶地方特點的反映內容主題的詞匯,故進行主題標引時,除抽取表中已有的主題詞,還應根據(jù)文獻的特征,直接從中選取有檢索意義的、符合讀者檢索習慣的詞匯,增加關鍵詞標引。總之,結合各館的實際情況和地方文獻的特點,在建庫前制定具體的著錄標引條例和細則,使建庫人員在操作過程中“有法可依,有法必依”,是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫應遵循的原則。

2.4　上網傳輸

有了高質量的數(shù)據(jù)庫,還需要實現(xiàn)傳遞網絡化,使建成的數(shù)據(jù)庫流動在網絡上,真正成為人類共享的知識。2001年1月湖南圖書館在全國圖書館界首開先河,其“地方文獻長廊”網頁正式上網運行,下設“湖南地方志”、“地方報紙重要信息索引”、“湖湘人物”、“湖南地方文獻”等21個子欄目,數(shù)據(jù)總量為107ＭＢ。這是目前圖書館網站少有的、專門以地方文獻為主題的網頁,值得各圖書館參考和借鑒。

3　當前地方文獻數(shù)據(jù)庫的類型

3.1　標準化的地方文獻書目數(shù)據(jù)庫

　　書目數(shù)據(jù)庫是文獻開發(fā)和其它類型數(shù)據(jù)庫建立的基礎,是地方文獻業(yè)務工作自動化的必要前提。目前,大多數(shù)省級圖書館沒有館藏地方文獻書目,即使一些地方文獻工作開展得比較好的圖書館,也沒有建立完整的、系統(tǒng)的地方文獻書目體系,更遑論全省地方文獻聯(lián)合目錄。故而應把建立高起點、標準化的地方文獻書目數(shù)據(jù)庫擺在首位。

3.2　獨具特色的地方文獻專題數(shù)據(jù)庫

地方文獻中隱含的信息資源既豐富又分散,面對汗牛充棟的紙質文獻,讀者往往難以查找、識別,花費了大量時間卻收效甚微。圖書館不能滿足簡單的書目型數(shù)據(jù)庫的建立,應根據(jù)本地的特點,分析本地地方文獻中的多種知識信息資源,確定專題范圍,把分散在不同文獻中的富有價值的相關信息提煉出來,按一定的體系加以組織編排,建成有濃郁地方特色、穩(wěn)定實用的專題數(shù)據(jù)庫,其內容可涉及地方史志、年鑒、人物、自然資源、優(yōu)勢產業(yè)、人文地理、民族概況等。

3.3　高質量的地方文獻全文數(shù)據(jù)庫

全文數(shù)據(jù)庫包括書名(篇名)、作者、正文、圖像、參考文獻及摘要、關鍵詞等數(shù)據(jù)。我們可選擇利用率高、有學術價值的地方史料、人物資料、有長效價值且為讀者反復使用的資料編制成全文數(shù)據(jù)庫,那些富有代表性、在國內外有一定影響和地位并在館藏中占有一定優(yōu)勢的地方文獻亦應是建立全文數(shù)據(jù)庫的對象。全文數(shù)據(jù)庫的建立,即使讀者能直接通過計算機網絡方便快捷地檢索到全文內容,又起到永久保存地方文獻資源的作用�！�

4　利用地方文獻數(shù)據(jù)庫為地方建設服務

4.1　為領導決策提供參考　　

一個優(yōu)秀的管理者或決策者,必須系統(tǒng)地了解、掌握所轄區(qū)域的全面情況,并對該地區(qū)具有相當深入的研究。而地方

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