關(guān)于地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)的思考

關(guān)于地方文獻的界定,地方文獻工作的前輩杜定友先生認為“地方文獻是指有關(guān)本地方的一切資料,表現(xiàn)于各種記載形式的,如:圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、印模、簿籍等”。隨著社會的發(fā)展,新型載體形式的不斷涌現(xiàn),諸如光化學(xué)、磁記錄制品等的面世,增加了地方文獻載體形式的新家族。在如此眾多的文獻類型和文獻載體中選取相關(guān)的地方文獻信息進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)是社會發(fā)展的必然,也是地方文獻對社會需求的積極反應(yīng)。

地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作是地方文獻全面實現(xiàn)自動化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ),是提高地方文獻工作管理水平與質(zhì)量,建立和實現(xiàn)地方文獻資源共享的前提。本文是筆者對地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中涉及到問題的一些思考,供同道師友參考。

1　數(shù)據(jù)庫建設(shè)論證

數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程在投資興建前應(yīng)對其經(jīng)濟效益和社會效果進行多方面的調(diào)研、預(yù)測和評介,進行可行性論證,以回答在限定條件下,數(shù)據(jù)庫建設(shè)的目標能否達到,是否可行,何者為優(yōu)諸多問題。論證的主要內(nèi)容包括需求研究、可行性研究和評價報告等步驟。

需求研究是對項目的背景,研究工作的依據(jù)和范圍,市場需求和擬建規(guī)模的調(diào)研。

地方文獻是反映一個地方諸多方面信息的文獻總集成,研究的主題和范圍有著嚴格的界定,其信息密度和獨特性是其他文獻無可替代的。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為契機對地方文獻中的核心文獻進行一次全面深入的發(fā)掘和整理,逐步實現(xiàn)地方文獻數(shù)字化。其意義在于突破了地方文獻信息傳統(tǒng)傳輸?shù)南拗?實現(xiàn)了跨地域、無時限的信息獲取方式。將地方文獻推向一個廣闊的傳播空間,在這個文獻基礎(chǔ)上建設(shè)的數(shù)據(jù)庫存在著廣泛的市場需求和信息開發(fā)價值。地方文獻從整體范圍上說分為核心文獻和非核心文獻,數(shù)據(jù)庫選題應(yīng)首先選擇地方文獻的核心文獻作為數(shù)據(jù)庫的建設(shè)重點。建立獨具特色的數(shù)據(jù)庫是地方文獻建庫的原則,在這個基礎(chǔ)上精心策劃和設(shè)計建設(shè)符合實際的地方文獻數(shù)據(jù)庫,可以包括不同的文獻類型和文獻載體,其規(guī)模應(yīng)視實際情況而定,不能貪大求快作表面文章,要特別重視數(shù)據(jù)庫的實用性和社會效益。

可行性研究是對資金、資源和人員等進行分析研究,并提出和考慮幾種方案以便比較,從數(shù)據(jù)庫使用的角度回答項目的可行與否。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要是將紙本文獻信息通過技術(shù)手段加工成為電子文件的過程,在這個過程中涉及到文獻資源、資金和專業(yè)技術(shù)人員等諸多因素,涉及到多部門之間協(xié)作。數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中的每一個環(huán)節(jié),都應(yīng)經(jīng)過認真研究和分析才能作出決定,而不能簡單化。行政命令不能解決本應(yīng)通過討論和協(xié)商解決的問題,應(yīng)該注意解決的問題含糊不得。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)資金是非常重要的問題。資金籌措和使用管理等應(yīng)請有關(guān)專家領(lǐng)導(dǎo)研究和論證方可決定。與資金相關(guān)的問題是數(shù)據(jù)生產(chǎn)方式,而采用什么樣的數(shù)據(jù)生產(chǎn)方式又涉及到數(shù)據(jù)庫建設(shè)人員問題。生產(chǎn)方式不外乎本單位生產(chǎn)和社會化加工兩種。如果自己具備數(shù)據(jù)生產(chǎn)能力,資金投入從理論上應(yīng)該低于社會化加工,通過實際工作還可以培養(yǎng)和造就一批專業(yè)人才。如果本館數(shù)據(jù)加工能力有限,需要社會化加工,也應(yīng)考慮資金投入與獲得利益的價值比。

完成上述工作后,提出周密詳細可靠的評介報告交付決策部門,整個數(shù)據(jù)庫建設(shè)論證工作才算完成。

2　數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作流程

決策部門下達了數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)后,數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)的承擔(dān)部門應(yīng)迅速擬定出具體的建設(shè)方案及業(yè)務(wù)工作流程,以指導(dǎo)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作有序進行。建設(shè)方案主要內(nèi)容應(yīng)包括:文獻選取、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、文獻加工、文獻標引、數(shù)據(jù)灌裝鏈接等。

①工作流程圖

②文獻選取

文獻選取工作是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要內(nèi)容之一,關(guān)系到數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量高低和成功與否。文獻選取應(yīng)以社會需求、社會效果和地方文獻基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)需要為主要參考依據(jù),選取標準應(yīng)定位在地方文獻核心文獻。

考慮不同時期文獻的字體形式、紙張問題、印刷技術(shù)在文獻數(shù)據(jù)加工時的難易和成本費用的高低等。先期選取文獻時以簡體橫排文字圖書為主體,古籍線裝圖書盡可能使用再版排印本,這樣可以大大降低文獻掃描識別的難度。

③數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理與否關(guān)系到數(shù)據(jù)庫使用,因此在進行數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計時,數(shù)據(jù)庫設(shè)計人員和地方文獻業(yè)務(wù)人員應(yīng)該從使用者的角度,進行細致的研究分析,力求操作簡便快捷。

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)主要包括以下內(nèi)容:
題名、題名責(zé)任者(可重復(fù)字段)、母體文獻名稱、母體文獻責(zé)任者、出版社、出版日期、頁數(shù)、分類號(可重復(fù)字段)、主題詞(可重復(fù)字段)、索引號、ＩＳＢＮ、摘要。
對象數(shù)據(jù):文本(文獻全文)、圖像(文獻全文、封面和插圖)

④文獻加工

文獻加工是通過數(shù)據(jù)庫掃描、識別、灌裝、鏈接等工序?qū)⒓埍疚墨I加工成為電子文獻,以實現(xiàn)文獻性質(zhì)的轉(zhuǎn)換,完成數(shù)據(jù)庫檢索功能。

文獻加工是項復(fù)雜的事情,紙本文獻由于出版年代不同,存在著繁體字豎排版、異體字等問題,這是數(shù)據(jù)加工的難點之一。全文數(shù)據(jù)庫的文獻格式有圖形文件(ｔｉｆ)和文本文件(ｔｘｔ),兩種格式的文件性質(zhì)不同加工價格也不同。圖形文件在數(shù)據(jù)庫中僅供瀏覽不能進行檢索,當(dāng)然加工價格也便宜。文本文件在數(shù)據(jù)庫中不僅可以瀏覽重要的是可供檢索,自然加工價格也貴許多。兩種文獻格式的加工費用比例約為1比5。受價格因素的制約,在文獻加工時選擇那種文獻格式,要對使用目的和文獻加工價格綜合考慮。

⑤文獻標引

文獻標引工作是一項復(fù)雜的技術(shù)性工作,標引質(zhì)量受各個工作環(huán)節(jié)的制約,因此必須嚴格遵守一定的工作程序。地方文獻標引工作因其文獻的地域性和特殊性,在遵循圖書館文獻標引工作的原則和方法前提下,應(yīng)根據(jù)地方文獻工作的特點制定出一些符合實際工作需求的標準和方法,以滿足地方文獻標引工作需要。文獻標引涉及到數(shù)據(jù)庫檢索質(zhì)量問題,檢全率、檢準率是衡量數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的重要標準,因此文獻標引工作應(yīng)由富有經(jīng)驗的地方文獻專業(yè)人員完成。

⑥數(shù)據(jù)灌裝鏈接

從事數(shù)據(jù)灌裝鏈接工作的技術(shù)人員需要很強的責(zé)任心,良好的專業(yè)素質(zhì),操作謹慎細致,來不得一點馬虎。灌裝鏈接中一個不經(jīng)意的誤差可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫檢索失敗,出現(xiàn)誤檢或漏檢,大大降低數(shù)據(jù)庫的檢全率和檢準率,極大的削弱數(shù)據(jù)庫使用功能。

數(shù)據(jù)灌裝鏈接專業(yè)人員要與地方文獻專業(yè)人員進行必要的溝通,傾聽他們對數(shù)據(jù)庫的使用要求,最大限度的滿足地方文獻工作

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