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地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)建立之設(shè)想
【摘要】建立檢索系統(tǒng)是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的重要內(nèi)容，檢索系統(tǒng)的好壞直接影響數(shù)據(jù)庫的整體質(zhì)量，根據(jù)地方文獻(xiàn)本身及其用戶群的特點(diǎn)，本著方便讀者、有效利用地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的原則，筆者提出了建立“學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)”、“地名歸類檢索子系統(tǒng)”、“著述形式檢索子系統(tǒng)”等具體構(gòu)想。
地方文獻(xiàn)是指有關(guān)本地方的一切資料，表現(xiàn)為不同時(shí)期、各種記載形式的文獻(xiàn)如：圖書、雜志、報(bào)紙、圖片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、簿籍等。[1]可見，地方文獻(xiàn)不僅涉及內(nèi)容廣泛、時(shí)間序列較長；而且具有資料來源復(fù)雜、貯存方式多樣等特點(diǎn)，建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫就是要將這些不同來源、不同途徑、存于不同介質(zhì)的原始數(shù)據(jù)歸于同一庫中供用戶綜合使用。為方便用戶的快速查找、有效利用地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)必須能給用戶提供多條檢索途徑。根據(jù)地方文獻(xiàn)本身及其用戶群的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫應(yīng)建立特定的檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)除具備常規(guī)的篇名、作者、機(jī)構(gòu)、關(guān)鍵詞等專項(xiàng)檢索功能外，還應(yīng)建立以下三種檢索子系統(tǒng)。
l 學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)
地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫應(yīng)屬于專題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，但因其文獻(xiàn)內(nèi)容廣泛而豐富，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、法律、軍事、文化、文學(xué)、歷史、地理、人口等多學(xué)科范疇，故又具有綜合性數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)。
分類是人類認(rèn)識、區(qū)別眾多事物的基本邏輯思維方法。打開一個(gè)學(xué)科綜合的數(shù)據(jù)庫，廣大讀者最常用的方法就是依學(xué)科分類來檢索文獻(xiàn)。不同的用戶一般都有自身的研究領(lǐng)域而且對該領(lǐng)域的文獻(xiàn)最敏感、知識分類也最熟悉。為使用戶能快速了解自身學(xué)科范疇的文獻(xiàn)資料，并能較全面地瀏覽某地區(qū)在該學(xué)科領(lǐng)域的科技發(fā)展新動(dòng)態(tài)，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫必須依據(jù)學(xué)科專業(yè)來組織文獻(xiàn)資料，分門別類地顯示文獻(xiàn)信息，亦即建立“學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)按學(xué)科分類檢索的功能。
學(xué)科分類檢索主要是指依據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容的學(xué)科屬性及其特征，將成千上萬種文獻(xiàn)劃分開，按照科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)，將庫容文獻(xiàn)編排類目，各分其類，編制文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)按類提示文獻(xiàn)信息、提供文獻(xiàn)線索，便于用戶尋類索文、觸類旁通。用戶可按分類的次第性，逐次尋找類目，查獲數(shù)據(jù)庫內(nèi)含的有關(guān)文獻(xiàn)。[2]
建立學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)，實(shí)際上就相當(dāng)于編制了一個(gè)地方文獻(xiàn)的分類索引總目錄，只要選好科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)即可。我國目前建立的有關(guān)綜合性文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，大都采用《中圖法》編制文獻(xiàn)分類檢索系統(tǒng)�！吨袌D法》是一種歷史最久、使用最廣的分類工具，其分類體系嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，現(xiàn)己成為我國文獻(xiàn)分類的標(biāo)準(zhǔn)大法。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫當(dāng)然也應(yīng)依據(jù)《中圖法》建立“學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)”，依據(jù)分類法的等級序列，將不同學(xué)科的文獻(xiàn)歸位其相應(yīng)級別，形成文獻(xiàn)的并列性及次第性，作為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索的主要人口。對該系統(tǒng)具體的建立方法，已有不少數(shù)據(jù)庫的成功實(shí)踐（如CAJ一CD等），這里不必贅述。
2 地名歸類檢索子系統(tǒng)
雖然學(xué)科分類檢索能滿足人們檢索文獻(xiàn)的一般邏輯思維方法，但是，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各種新學(xué)科、新科技不斷涌現(xiàn)，學(xué)科間相互聯(lián)系、相互滲透越來越強(qiáng)。而學(xué)科分類是屬于一種先組式的檢索體系，只能單維地提示文獻(xiàn)特征，對文獻(xiàn)的專指度跟不上交叉學(xué)科的發(fā)展，在反映新學(xué)科、新成果方面也總是滯后，給用戶檢索新的科技信息增加了不少困難，也降低了文獻(xiàn)的檢全率、檢準(zhǔn)率，因此有必要建立另一種檢索子系統(tǒng)以彌補(bǔ)學(xué)科分類檢索子系統(tǒng)的不足，筆者由此提出了建立“地名歸類檢索子系統(tǒng)”的設(shè)想，以實(shí)現(xiàn)按地名歸類檢索的功能。
地名歸類檢索主要指依據(jù)文獻(xiàn)所屬的地區(qū)，將文獻(xiàn)劃分開來，按地域區(qū)分和隸屬關(guān)系，以地名作為細(xì)類和子目，將庫容文獻(xiàn)各歸其地，編制文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)按地域提供文獻(xiàn)線索，便于用戶以地尋文、鳥瞰全貌。該系統(tǒng)可避開文獻(xiàn)的學(xué)科分類，直接、方便、有效地了解和利用某一地區(qū)范圍的相關(guān)文獻(xiàn)資料，包括最新文獻(xiàn)資料。地方文獻(xiàn)都是以某一地區(qū)為記述范圍且反映本地特色的，這些共同的地方特色，體現(xiàn)為文獻(xiàn)的區(qū)域性[3]。某一地區(qū)在歷史上經(jīng)歷了自然災(zāi)害、氣候水文的變化；經(jīng)歷了人口的自然變動(dòng)和機(jī)械變動(dòng)；經(jīng)歷了各時(shí)代的政治、宗教、戰(zhàn)爭等影響，從而才形成本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)特征、生活習(xí)慣和文化傳統(tǒng)等等，也才有了地方文獻(xiàn)的收藏。地方文獻(xiàn)這一“區(qū)域性”特征，使得建立“地名歸類檢索子系統(tǒng)”成為可能。對研究地方特色的用戶來說，他們更注重文獻(xiàn)的區(qū)域性，建立“地名歸類檢索子系統(tǒng)”也正是滿足了用戶按地名揭示和組織文獻(xiàn)的要求，用戶不僅能以地名作為檢索口，查檢某一具體地區(qū)的有關(guān)文獻(xiàn)資料，并能較全面地了解該地區(qū)的總體概況。以我館收藏的徐州地區(qū)地方文獻(xiàn)為例，建立一個(gè)地名歸類檢索子系統(tǒng)的檢索結(jié)構(gòu)：
該系統(tǒng)按市、縣、鄉(xiāng)、村的級別及隸屬關(guān)系、形成一個(gè)樹叉式的檢索結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)的深淺、樹叉的稀密，可依庫容文獻(xiàn)的收藏情況確定。進(jìn)入系統(tǒng)后，首先列出第一級地名“徐州”，雙擊該條目，即可進(jìn)入顯示該級文獻(xiàn)內(nèi)容及下一級地名目錄，依次下去，即可進(jìn)行更為詳細(xì)的查找。當(dāng)進(jìn)入到地名歸類的最底層時(shí)，即只顯示該層的所有文獻(xiàn)。對任一級文獻(xiàn)的進(jìn)一步查找，可以配合設(shè)計(jì)“學(xué)科分類檢索”或“著述形式檢索”形式，以便用戶更直接地索取到所需資料。建立“地名歸類檢索子系統(tǒng)”，可以說為“區(qū)域研究”的用戶提供了一張地圖似的資料檢索途徑，使他們對地方文獻(xiàn)一目了然，廣域的地方文獻(xiàn)從而成為更具體的地方文獻(xiàn)。
3 著述形式檢索系統(tǒng)
地名歸類檢索已是在學(xué)科分類檢索的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓寬了用戶的查檢途徑，亦是在綜合性數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)了專題性數(shù)據(jù)庫的檢索要求，但對地方文獻(xiàn)的不少用戶來講，學(xué)科的交叉滲透、地域的臨界相關(guān)往往正是他們研究的焦點(diǎn)，這時(shí)候前述兩種檢索子系統(tǒng)都不能滿足他們的要求，而著述形式則成為他們查找資料的第一入手點(diǎn)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫如能按著述形式組織文獻(xiàn)，即建立“著述形式檢索子系統(tǒng)”，則可實(shí)現(xiàn)按著述形式檢索的功能，滿足更多地方文獻(xiàn)用戶群的需求。
著述形式檢索主要指依據(jù)文獻(xiàn)的著述形式，將文獻(xiàn)劃分開來，按著述形式的層次關(guān)系，依次設(shè)立子目，將庫容文獻(xiàn)各歸其位，編制文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)。仍以我館收藏的地方文獻(xiàn)為例，建立一個(gè)著述形式檢索子系統(tǒng)的檢索結(jié)構(gòu)：
該系統(tǒng)是一種列舉式的檢索結(jié)構(gòu)，不可能將已有的一切著述形式都羅列無遺，不同地區(qū)的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫可依各地的地方特色及各種著述形式文獻(xiàn)的多寡確立不同的檢索結(jié)構(gòu)及結(jié)構(gòu)的深淺。如：我館收藏的是徐州地區(qū)地方文獻(xiàn)，因徐州是淮海戰(zhàn)役的主戰(zhàn)場，又是我國漢文化的發(fā)源地，于是將之歸為“地方檔案”的具體收藏。
“廣、快、精、準(zhǔn)”是對文獻(xiàn)檢索工作的需求，也是衡量數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)質(zhì)量好壞的標(biāo)準(zhǔn)。在建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫時(shí)，若能注意幾種檢索方法的相互結(jié)合，即可讓用戶有選擇地進(jìn)行檢索，盡快地獲得所需資料，
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