地方文獻的新發(fā)展：省情資料工作理論與實踐

1 省情資料的類型和特征

1．1省情資料的類型

省情資料是反映與揭示各類省情內(nèi)容的文獻資料集合。從文獻概念上說，省情資料與傳統(tǒng)地方文獻概念稍有不同，但總體來說它應作為一個省的地方文獻工作的新發(fā)展，是地方文獻的一種新形式。省情資料按不同的標準可劃分為如下類型：

1．1．1按其性質(zhì)可分為自然省情資料和社會省情資料。自然省情資料是反映該省區(qū)自然狀況的文獻資料，包括地理、氣候、自然資源、生態(tài)環(huán)境等。社會省情資料是反映該省區(qū)社會狀況的文獻資料，包括人口、民族、行政區(qū)劃、政策體制、生產(chǎn)力水平、社會文化等內(nèi)容。

1．1．2按時間發(fā)展階段可分為歷史省情資料和現(xiàn)實省情資料。歷史省情資料是反映不同歷史時期該省區(qū)社會歷史發(fā)展的基本情況和特點，以及歷史淵源、社會沿革等內(nèi)容的文獻資料�，F(xiàn)實省情資料則是反映現(xiàn)階段該省區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技、社會生活等方面的基本情況和特點的文獻資料。

1．1．3按其范疇可分為宏觀省情資料和微觀省情資料。宏觀省情資料是指反映全省區(qū)各社會基本要素的總的情況和特點及該省區(qū)在國內(nèi)、國際中的地位、作用、影響及相關(guān)關(guān)系的文獻資料。微觀省情資料是反映該省區(qū)范圍內(nèi)的某地區(qū)、某系統(tǒng)、某單位或某方面問題的具體情況與特點的文獻資料。

1．1．4按其內(nèi)容可分為政策省情資料、經(jīng)濟省情資料、文化省情資料、科技省情資料、教育省情資料、軍事省情資料等。

1，1．5按載體形式可分為印刷型省情資料和非印刷型省情資料。印刷型省情資料包括圖書、期刊、報紙等。非印刷型省情資料包括錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等類型資料。

1．1．6按其公開程度可分為公開出版的省情資料和非公開出版的省情資料（又稱內(nèi)部資料）。公開出版的省情資料包括公開出版的書刊報及聲像資料。非公開出版的省情資料包括各種內(nèi)部出版、編印的刊物、快報、簡報、報表、調(diào)查材料、文件匯編等。

1．2省情資料的主要特征

1．2．1地方性。省情資料所反映的范圍，以一個省區(qū)地域內(nèi)的各方面基本情況和特點為主，兼顧反映與本省相關(guān)聯(lián)的有關(guān)內(nèi)容，體現(xiàn)出較強的區(qū)域性特征。

1．2．2原始性。省情資料中有相當一部分屬于非正式出版物，它包括各種快報、手冊、匯編、報表、檔案、手稿、拓片、圖片等第一手資料，體現(xiàn)出原始性特征。

1．2．3廣泛性。省情資料所反映的內(nèi)容，跨學科、跨行業(yè)、跨時代，巨細無遺，層次復雜，載體多樣，體現(xiàn)出資料收集的廣泛性特征。

1．2．4連續(xù)性。省情本身是一個動態(tài)發(fā)展的過程，記錄和反映省情發(fā)展變化的文獻資料也必然連續(xù)不斷地充實發(fā)展著，體現(xiàn)出省情資料內(nèi)容上的連續(xù)性與動態(tài)性。

1.2．5無序性。省情資料內(nèi)容廣泛、類型各異、載體多樣、來源分散，呈現(xiàn)出不易管理的無序性和不規(guī)范性。

2 省情資料收集、整理工作中的問題及對策

省情資料作為地方文獻的一種新形式，其組織管理上存在著較為復雜、棘手的共性問題，以我館為例，我館于1996年9月成立了江蘇省省情資料中心，開始了省情資料的收集、整理、開發(fā)、利用工作。目前，收集范圍除公開出版物之外，還征集大量有關(guān)江蘇省政治、經(jīng)濟、文化、歷史等各個地區(qū)、各個部門、各個行業(yè)全面情況的各種文字材料和圖片，具體包括：各種文件（已解密）、工作簡報、領(lǐng)導講話、統(tǒng)計報表、調(diào)查材料、計劃總結(jié)、信息動態(tài)、地方史志、內(nèi)部書報刊等內(nèi)部出版物或內(nèi)部資料。如此廣泛復雜的資料收集范圍，給我們實際工作帶來了許多較難解決和難以預測的問題。主要有如下幾點：

2. 1內(nèi)容過于龐雜

照目前中心收集資料的范圍而言，真可謂“上至天文，下至地理”，上至國家（指其中論及我省情況的有關(guān)書刊）全省，下至縣鄉(xiāng)村鎮(zhèn)”，除純粹性文藝作品及數(shù)理化等技術(shù)理論外，幾乎無所不包，令我們工作起來頭緒繁雜、無所適從。

2．2分類排架問題

省情資料是地方文獻，這就存在著是按行政區(qū)劃還是按學科門類進行集中、書與刊是否集中一處以及一些非書非刊印刷品（因其連續(xù)性無法預測，故稱之）的歸類排架等問題。

2．3陳列裝訂問題

此類問題主要體現(xiàn)在內(nèi)部出版物上。這些內(nèi)部資料各種規(guī)格不一，給今后大規(guī)模的入藏、陳列、裝訂帶來很大問題。

2．4時效性問題

目前除正式出版的書、報、刊等資料外，其它資料都或多或少存在一個時效性問題。出現(xiàn)這個問題的原因：一是全省范圍區(qū)域大，郵路不暢，難以保證將資料即時送到；二是省內(nèi)各市、縣，各廳局有關(guān)單位的聯(lián)系人時間概念不強，圖方便，將應當分期及時寄出的資料匯總一并寄出，從而影響了這些資料的時效性。

2．5連續(xù)性問題

非公開（非正式）出版物，尤其是一些定期或不定期連續(xù)出版物常存在一個資料連續(xù)性問題。比如某一部門送了今年的資料，明年資料就可能不送了；送了上半年的幾期資料，下半年就不送了；有些部門的聯(lián)系人也經(jīng)常變動，銜接不好，造成資料缺乏連續(xù)性，呈現(xiàn)不完整、不系統(tǒng)現(xiàn)象。這主要是由于省情資料的提供是建立在非純粹行政隸屬關(guān)系之上的，供需雙方之間無有效的制約，相互之間更多的只是一種承諾，而這種承諾往往也是很脆弱的。

對于上述省情資料收集、整理中的問題，我們也在具體工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，努力尋找解決這些問題的辦法。首先，對于資料征集范圍不斷加以修正，側(cè)重體現(xiàn)江蘇的特色（如江蘇省志、專業(yè)志、地方志、省統(tǒng)計局數(shù)據(jù)資料、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)資料、科教興省資料等），并結(jié)合黨校有關(guān)教學科研活動來加以規(guī)范，征集資料的級別也加以統(tǒng)一，比如地區(qū)之間規(guī)定征集到市、縣一級，部門之間規(guī)定征集到廳局一級。其次，對于分類排架問題也做出了具體規(guī)定，即書報刊分列，圖書先按全省十三個省轄市各入其市，在同一市下再按類排架，綜合各省或各市的有關(guān)資料分別歸入全國、華東、江蘇等區(qū)域。報刊也基本上是按類排架陳列，并對過期報刊及時清理裝訂。對暫時不宜裝訂的零碎資料、大小不一的資料，分別裝入報刊盒中，并貼上相應標簽，以利查找。再次，對于時效性、連續(xù)性及遺漏散缺問題，我館基本上確立了一種觀點，即凡可以訂購的，便付款訂購，以保證資料到館的時效性和連續(xù)性。學校對省情資料的采集工作也十分重視和支持，為便于對外聯(lián)系，專門為中心開通了長途電話，并為工作人員印發(fā)了名片。最后，對于省情資料采購及圖書館的正常采購進行了較為有效的協(xié)調(diào)，即對采編部強調(diào)了省情資料達到完備級的工作要求，也賦予了省情資料工作人員獨立采購的權(quán)力，但兩者需相互交流信息，以避免不必要的重復、浪費。

3 省情資料的開發(fā)利用