試析財務預算的新工具-電子預算

預算是實施資金控制的重要手段。傳統(tǒng)的預算主要是手工進行的，不僅工作量大，編制時間長，而且編制的也不夠全面。面對２１世紀的、信息，企業(yè)只有采用預算手段，才能適應財務治理新形勢的需要，不斷進步企業(yè)的競爭能力。電子預算是由人工聰明結合企業(yè)組織規(guī)劃起來的一種網絡式預算編制，它將企業(yè)各方面局部的信息整合成具有完整框架的預算體系，從而使預算的編制更正確，更富效率。


一、電子預算的產生與發(fā)展


電子預算是基于傳統(tǒng)預算編制方法的不足而產生的。首先，從預算編制的流程來看，傳統(tǒng)的財務預算不論是人工編制還是用工作底稿來編，每個參與預算編制的工作職員都必須具有一定的財務知識，否則將會使預算編制工作困難增加，而且也難以形成一份有建設性意見的預算方案。其次，從財務部分的角度來看，當有關部分將預算編制出來之后，財務部分必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由于各部分在預算編制過程中采用的手段和方法不盡相同，加上一些部分預算工作存在的滯后性，致使財務部分既要擔負繁重的調整業(yè)務，還要不斷催促有關部分提交預算報表。當某一數字需要調整時，其整個預算工作又將重新開始，這些的存在大大降低了整個預算編制的效率。由此可見，傳統(tǒng)預算最大的缺點在于，預算編制者在預算編制過程中無法將資料匯總、存取和及時運用，無法對企業(yè)現有資料進行整合，它們相互之間是孤立的，難以融合。而沒有歷史資料的交互融合，預算編制只是對資金進行交互分配，缺乏建設性和發(fā)展性，使預算失往原有的實質內涵。


電子預算從便于企業(yè)其他職能部分和廣大員工積極參與的角度出發(fā)，設置了一系列轉換程序，即應用相同的標準，編制出了具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制中來。同時，電子預算系統(tǒng)根據不同預算者的需要，設置了不同的預算形態(tài)，使整個部分的預算編制既輕松又富有彈性。如財務部分可以直接從系統(tǒng)中刪減支出，并能立即獲知情況，而不需要再透過跨部分的溝通找到該部分的主管，等該部分評估回應后方知結果如何，也不用再重新輸進資料，重新核算。同時，電子預算不需要再從各個不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料、將猜測基礎同一等。財務主管只需要考慮企業(yè)投進與產出，現金流進與流出等贏利情況能否與預算保持一致的競爭題目。電子預算作為一種在線治理工具，不再受地點、場所的影響，可以隨時上線運作，并使運算始終保持在最新狀態(tài)。可見，電子預算的最大價值是將預算轉化為治理工具，徹底改變了財務職員的傳統(tǒng)觀念，使他們朝戰(zhàn)略性的財務方向發(fā)展。


二、電子預算的優(yōu)點


電子預算的優(yōu)點是相對于傳統(tǒng)預算而言的。


１．通過電子手段編制預算，使預算工作變得快速而便捷。與傳統(tǒng)預算編制相比，電子預算降低了編制預算時往返交涉的困難度和時間本錢，而且通過在線編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數字之類的單調工作不復存在。它消除了過往可能發(fā)生的紙張和時間的浪費，取而代之的是各種不同的、極富創(chuàng)意的編制技巧。


２．技術下的預算，擴大了傳統(tǒng)預算的范圍�？梢詫⒄麄�團體公司作為系統(tǒng)，以擴大預算的規(guī)模，團體下屬各分公司可以透過網絡從全球各地進進系統(tǒng)編制預算，從而使預算的編制過程更具效任性。電子預算在以下三個方面具有明顯的效用：①降低企業(yè)的治理本錢及難度；②進步員工的滿足程度；③有助于競爭財務。在電子預算的配合下，競爭財務將有關信息轉化為競爭戰(zhàn)略的目標，使企業(yè)在獲得上述三方面效用的同時，促進了預算流程的公道化，使過往單調、繁瑣的預算工作轉化為一種布滿樂趣的組織戰(zhàn)略。


３．電子預算與企業(yè)財務系統(tǒng)聯結，極大地進步了預算的編制效率。它可以使任何一個參與預算編制的成員，調用過往已發(fā)生的性資料庫數據，且還可以將預算編制者的任意假設對其預算的顯示出來。同時，在某一層次或某一范圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業(yè)預算及猜測功能完全自動化，即不論何時何地，預算編制者均可以借助于網絡路徑與猜測編制系統(tǒng)聯結，處理與他們相關的預算編制工作。同時，在預算編制語言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤監(jiān)控預算系統(tǒng)。


電子預算是財務治理的有效工具，它使所有的預算編制者在同一的規(guī)范下編制預算，并隨時提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者制作不同形態(tài)的預算，例如物資采購預算、現金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進了競爭財務的發(fā)展，進步了戰(zhàn)略治理的效率，使財務工作者更多地、把握有關公司成長過程中的關鍵性，如為了培育與發(fā)展企業(yè)的核心競爭力，企業(yè)應如何開展深進的市場細分，為了擴展和進步企業(yè)的核心業(yè)務，企業(yè)競爭戰(zhàn)略的重點應放在哪些方面，以及如何把握價值鏈中的“戰(zhàn)略環(huán)節(jié)”等。


三、電子預算應留意的題目


與傳統(tǒng)的財務預算相比，電子預算具有明顯的優(yōu)點。然而，我們也應當熟悉到，電子預算是一項十分復雜的工作，它除了企業(yè)本身需要投進人力、物力、財力外，還需要相關軟件公司、專業(yè)顧問群、電腦信息廠商的協助。各企業(yè)在鑒戒電子預算時，必須結合自身情況，考慮各方因素后，實事求是。同時，對于已經采用電子預算的企業(yè)也需留意如下兩點：


１．盡管電子預算所涉及的范圍非常廣，但其終極的控制者還必須由財務職員來擔當。財務職員從最新的流程編制開始，不斷追蹤、監(jiān)控直至最后預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒有削弱財務職員在企業(yè)治理中的重要地位與作用，反而促進了基于企業(yè)核心競爭力的培養(yǎng)，增強了戰(zhàn)略治理功能的競爭財務的發(fā)展。


２．為了確保電子預算的安全性，對于所有聯結上線的作業(yè)需要系統(tǒng)地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關競爭對手或其他職員截獲，并且確保財務職員把握和控制整個預算的編制狀況。?

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