賬套治理與年度賬治理功能比較

[摘 要] 賬套治理和年度賬治理是用友財務(wù)軟件系統(tǒng)治理中非常重要的兩個功能模塊，正確理解兩個模塊的功能，是進(jìn)一步用好用友財務(wù)軟件的條件和基礎(chǔ)，賬套治理和年度賬治理兩個模塊的相同點在于都能夠進(jìn)行信息的輸出和引進(jìn)，不同點體現(xiàn)在輸出和引進(jìn)的內(nèi)容、輸出和引進(jìn)的方法，輸生產(chǎn)生的文件名稱不同等幾個方面。提出了年度賬不當(dāng)輸出的解決辦法�！　�[關(guān)鍵詞] 賬套；年度賬；比較
　　　用友財務(wù)軟件(V8．11)為了加強企業(yè)信息的安全治理，提供了賬套治理和年度賬治理兩項治理功能，這兩項功能在企業(yè)信息治理上有相同的地方，但更有很多的區(qū)別，為了便于使用者更好地理解并使用這兩項功能，以及解決工作實務(wù)中存在的題目，筆者現(xiàn)將二者的主要異同點做一比較。
　　
　　一、相同點
　　
　　賬套治理與年度賬治理的相同點在于二者都具備企業(yè)財務(wù)信息(為分析方便將其他治理信息略掉，以下同)的輸出與引進(jìn)功能。賬套治理提供了輸出與引進(jìn)子功能，見圖1。年度賬治理也提供了輸出與引進(jìn)子功能，見圖2。不論是通過賬套治理中的輸出功能還是年度賬治理中的輸出功能，企業(yè)都能夠?qū)⑦x定賬套的財務(wù)信息輸出到指定的路徑中，保存在硬盤、光盤等存儲介質(zhì)上，當(dāng)企業(yè)需要調(diào)用輸出(即備份)信息的時候，便可以通過引進(jìn)功能將備份信息引進(jìn)(即恢復(fù))到賬套中。
　　
　　二、不同點
　　
　　賬套治理和年度賬治理固然都具有將選定賬套的信息輸出和引進(jìn)的功能，但輸出和引進(jìn)內(nèi)容有較大的差別，輸出和引進(jìn)的方法也不相同，筆者試總結(jié)如下。
　　(一)輸出和引進(jìn)內(nèi)容不同
　　賬套輸出的內(nèi)容是選定賬套的賬套信息和該賬套的財務(wù)信息。假如該賬套中只保存有一年的財務(wù)信息，則輸出內(nèi)容為該賬套的賬套信息和該年度的財務(wù)信息；假如該賬套中保存有多年的財務(wù)信息，則輸出內(nèi)容為該賬套的賬套信息和所有年度的財務(wù)信息。當(dāng)需要將該賬套信息和財務(wù)信息恢復(fù)到系統(tǒng)中時，可通過賬套引進(jìn)功能將備份信息引進(jìn)到系統(tǒng)中。
　　年度賬輸出的內(nèi)容是選定賬套的年度財務(wù)信息，輸出時只輸出該賬套的財務(wù)信息，不輸出賬套信息，而且輸出內(nèi)容可以按年度進(jìn)行選擇：假如該賬套中只保存有一年的財務(wù)信息，則輸出內(nèi)容為該年度的財務(wù)信息；假如該賬套中保存有多年的財務(wù)信息，則輸出內(nèi)容為所選年度的財務(wù)信息。當(dāng)需要將年度賬財務(wù)信息引進(jìn)到系統(tǒng)中時，可通過年度賬引進(jìn)功能將備份的年度賬信息引進(jìn)到系統(tǒng)中。
　　不論是賬套輸出還是年度賬輸出功能，都具備在輸出信息的同時進(jìn)行刪除的功能，見圖3、圖4，不同點是賬套輸出中的刪除功能刪除的是賬套信息及財務(wù)信息，而年度賬輸出中的刪除功能刪除的是年度賬的財務(wù)信息，而非賬套信息。假如用友財務(wù)軟件系統(tǒng)中刪除了與年度賬備份信息對應(yīng)的賬套信息，則通過年度賬引進(jìn)功能是不能直接將年度賬財務(wù)信息引進(jìn)到系統(tǒng)中的，必須通過專門方法才能予以解決。而通過賬套輸出功能輸出的信息則可以直接通過賬套引進(jìn)功能引進(jìn)到系統(tǒng)中，不受用友財務(wù)系統(tǒng)中有無賬套信息的限制。
　　
　　(二)輸出和引進(jìn)方法不同
　　執(zhí)行賬套輸出和引進(jìn)功能，必須以系統(tǒng)治理身份登陸系統(tǒng)，然后執(zhí)行“賬套——輸出”功能，系統(tǒng)提示輸出哪一個賬套，選擇賬套后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動進(jìn)行備份，按捉示選擇備份路徑后即可完成輸出操縱。利用賬套引進(jìn)功能進(jìn)行賬套信息引進(jìn)時，執(zhí)行“賬套一引進(jìn)”功能，選擇要引進(jìn)的備份信息即可引進(jìn)，見圖3。
　　執(zhí)行年度賬輸出和引進(jìn)功能，必須以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，然后執(zhí)行“年度賬一輸出”功能，系統(tǒng)提示“選擇年度”而非選擇賬套，選定年度后系統(tǒng)自動進(jìn)行年度賬的輸出工作，按提示選擇備份路徑后即可完成年度賬的輸出操縱。進(jìn)行年度賬信息引進(jìn)時，執(zhí)行“年度賬一引進(jìn)”功能，選擇要引進(jìn)的年度備份信息即可引進(jìn)，見圖4。
　　(三)輸出文件的名稱不同
　　第一次執(zhí)行賬套輸出功能，系統(tǒng)會在輸出位置產(chǎn)生3 個備份文件，Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpact．lst，第二次執(zhí)行賬套輸出功能，假如還將輸出信息保存在第一次輸出信息的保存位置上，則系統(tǒng)會增加一個新的文件： Uferpact．001，同時將Ufdata．nd和UfErphf．md內(nèi)容更新。假如執(zhí)行第三次、第四次賬套輸出，則產(chǎn)生的文件會在原基礎(chǔ)上增加Uferpact．002、Uferpact．003……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時間間隔現(xiàn)在越近。企業(yè)執(zhí)行賬套引進(jìn)功能時，可以有選擇的引進(jìn)不同時間的賬套信息。
　　
　　第一次執(zhí)行年度賬輸出，產(chǎn)生的文件名是 Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpyert．lst，和賬套信息輸出功能類似，第二次、第三次執(zhí)行年度賬輸出操縱，系統(tǒng)會在原有文件的基礎(chǔ)上分別增加Uferpyer．001、Uferpyer． 002……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時間間隔現(xiàn)在越近。企業(yè)執(zhí)行年度賬引進(jìn)功能時，可以有選擇的引進(jìn)不同時間的年度賬信息。
　　
　　三、年度賬治理中題目的解決
　　
　　筆者在教學(xué)實踐過程中，碰到了錯誤理解賬套治理和年度賬治理功能的例子。某同學(xué)執(zhí)行了年度賬輸出功能，在未執(zhí)行賬套輸出功能的情況下，執(zhí)行了“賬套一輸出”中的刪除功能，刪除了賬套信息。這種操縱的結(jié)果是無法將年度賬信息引進(jìn)到系統(tǒng)中，原因是執(zhí)行年度賬引進(jìn)必須要求系統(tǒng)中存在該賬套。筆者對這個題目采用了兩種解決辦法，現(xiàn)簡述如下。
　　方法1：重建賬套
　　第一步，以系統(tǒng)治理員身份登陸系統(tǒng)，通過“權(quán)限一操縱員”功能設(shè)置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執(zhí)行“賬套一建立”功能，建立一個和被刪除賬套完全一致的新賬套，包括賬套代碼、賬套名稱、賬套路徑、啟用會計期等等各項賬套信息；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，執(zhí)行“年度賬一引進(jìn)”功能，將原先備份的年度賬信息引進(jìn)到系統(tǒng)中即可。
　　用這種方法引進(jìn)年度賬信息，要求建立的賬套、操縱員等信息必須和被刪除賬套信息完全一致，否則會導(dǎo)致引進(jìn)信息失敗。
　　方法2：復(fù)制ufdata．mdb文件
　　第一步，以系統(tǒng)治理員身份登陸系統(tǒng)，通過“權(quán)限一操縱員”功能設(shè)置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執(zhí)行“賬套一建立”功能，建立一個和原先賬套代碼、啟用會計期間一致的新賬套，在該種方法里面不用追求賬套名稱、賬套路徑、及其他賬套參數(shù)信息和原賬套信息的一致性；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，執(zhí)行“年度賬一引進(jìn)”功能，系統(tǒng)會自動將原先備份的年度賬信息引進(jìn)到被刪除賬套的保存路徑中，按圖5所示的路徑找到 ufdata．mdb文件，將其復(fù)制到新建賬套的對應(yīng)路徑中，即可實現(xiàn)年度賬的信息引進(jìn)。
　　以上是筆者工作中的一點拙見，目的是為大家更好地理解使用用友財務(wù)軟件，不足之處敬請指正。
　　
　　主要參考文獻(xiàn)
　　
　　[1]張瑞君，蔣硯章．計算機會計學(xué)[M]．北京：中國人民大學(xué)出版社， 2001．89—110．

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