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分銷企業(yè)采購環(huán)節(jié)的會計核算特點及在ＥＲＰ中的應(yīng)用
[摘 要]分銷企業(yè)是幾年前IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展逐漸興起的產(chǎn)物，本文結(jié)合分銷企業(yè)的利潤攤薄需要“以量取勝”的業(yè)務(wù)特點，鎖定采購環(huán)節(jié)，通過對會計準(zhǔn)則在采購環(huán)節(jié)的相關(guān)核算方法，具體進行分析比較，根據(jù)分銷企業(yè)的在采購環(huán)節(jié)的會計核算特點，提出目前分銷企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的核算方法．并與ERP系統(tǒng)實現(xiàn)核算的方法相結(jié)合，串起在BRP系統(tǒng)中作為分銷企業(yè)從采購環(huán)節(jié)的開始的整體操縱過程：建立物料核算體系→建立采購訂單→商品進庫→存儲待售→建立銷售訂單→商品出庫→收款→核算毛利[關(guān)鍵詞]分銷；分銷企業(yè)；ERP
分銷一詞隨著IT產(chǎn)業(yè)的崛起逐漸進進人們的視野，從廣義上來講：分銷一般是指某種貨物或勞務(wù)從生產(chǎn)者向消費者移動時取得這種貨物或勞務(wù)的所有權(quán)或幫助轉(zhuǎn)移其所有權(quán)的過程。具體來說：IT產(chǎn)業(yè)的分銷就是將品種繁多，日新月異的n產(chǎn)品通過各層分銷企業(yè)建立的分銷渠道從產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)轉(zhuǎn)移到終極消費者手中并從中獲得收益的產(chǎn)品活動過程。由于IT產(chǎn)品的特點，分銷企業(yè)假如要在分銷市場上立足，就必須從已經(jīng)攤薄的毛利中以量取勝賺取必要的利潤生存下往。針對分銷企業(yè)依靠龐大的產(chǎn)品業(yè)務(wù)流量賺取利潤的特點，分銷企業(yè)的財務(wù)核算方式與以往的一般貿(mào)易企業(yè)的核算方法也略有不同，下面就以使用 ERP系統(tǒng)進行財務(wù)核算的分銷企業(yè)為例子，就產(chǎn)品自采購環(huán)節(jié)進手，通過對會計準(zhǔn)則存貨核算方法的比較，闡述分銷企業(yè)如何進行存貨核算，以及存貨的核算在ERP系統(tǒng)中如何實現(xiàn)。
一、建立存貨核算平臺一建立物料體系
采購是獲利的第一步。在產(chǎn)品采購核算環(huán)節(jié)，我國企業(yè)會計準(zhǔn)則提供了幾種簡化的存貨的核算方法：計劃本錢法、毛利率法、零售價法等。①計劃本錢法是指企業(yè)存貨的收進、發(fā)出和結(jié)余均按預(yù)定制定的計劃本錢計價，同時另設(shè)“材料本錢差異”(或產(chǎn)品本錢差異)科目，登記錄際本錢與計劃本錢的差額。存貨按計劃本錢核算，要求存貨的總分類核算和明細分類核算均按計劃本錢計價。一般適用于存貨品種繁多、收發(fā)頻繁的企業(yè)。但缺點是收貨時產(chǎn)生的材料本錢差異計算非�；\統(tǒng)，材料本錢差異數(shù)在每月都需要根據(jù)出貨情況進行結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)時還需要根據(jù)上月的情況計算材料本錢差異率，最后得出存貨的真正發(fā)出額和余額。但假如需要對每一種產(chǎn)品的活動隨時監(jiān)控，并隨時提供較為正確的存貨本錢，那么計劃本錢法就無法實現(xiàn)。②毛利率法是根據(jù)本期銷售凈額乘以前期實際(或本月計劃)毛利率匡算本期銷售毛利，并計算發(fā)出存貨本錢的一種方法。采用這種方法時，商品銷售本錢按商品大類銷售額計算，在大類商品賬上結(jié)轉(zhuǎn)本錢，計算手續(xù)簡便。商品明細賬平時只記數(shù)目，不記金額，每季末的最后一個月再根據(jù)月末結(jié)有數(shù)目，按照最后進價法等計價方法，先計算月末存貨本錢，然后再計算該季度的商品銷售本錢，用該季度的銷售本錢減往前兩個月已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)的本錢，計算第三個月應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的銷售本錢，從而對前兩個月用毛利率計算的本錢進行調(diào)整。但毛利率法是基于產(chǎn)品分大類進行核算的，不能再進行更具體的產(chǎn)品核算，同時也滿足不了隨時對產(chǎn)品活動進行監(jiān)控的需要，正確的存貨本錢也不能隨時計算出來。⑧零售價法是指用本錢占零售價的百分比計算期末存貨本錢的一種方法，但由于IT分銷企業(yè)產(chǎn)品的毛利波動較頻繁，使用零售法并不能計算出正確的存貨本錢。
對比這三種簡易的存貨核算方法后，不難發(fā)現(xiàn)，針對分銷企業(yè)并不非常實用。由于分銷企業(yè)靠產(chǎn)品較大流量獲利，一般會在產(chǎn)品種類的選擇上非常廣泛，而且IT產(chǎn)品一般單價較高，再加上不同產(chǎn)品的單價、毛利率及削價情況相差比較大，所以不宜采取比較宏觀或粗略的核算方法。針對這一特點，ERP系統(tǒng)的物料核算模塊提供給企業(yè)一個可以從最細致的角度核算產(chǎn)品的平臺。ERP的物料體系可以從建立物料開始全程核算產(chǎn)品進存銷每個環(huán)節(jié)的價格變化，例如采購過程中價格的波動情況、存儲過程中削價情況、物料在各個庫房的活動儲存情況，銷售過程中的獲利情況，并可以隨時提供相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和報表。物料建立的粗細全部取決于核算的要求，可以是某一產(chǎn)品最小的零件也可以是動輒幾百萬的軟件或項目。物料建立一般發(fā)生在采購合同簽定后，系統(tǒng)中采購訂單建立前。企業(yè)根據(jù)采購合同確定物料的名稱、體積、產(chǎn)出地等具體信息建立物料編號或物料卡片，以備今后在盤點、運輸、儲存時使用的方便。同一種產(chǎn)品在不同業(yè)務(wù)部分進行經(jīng)營(不同利潤中心)時，假如有必要分開核算就需要建立不同的物料編號或物料卡片。
二、采購框架的搭建一建立采購訂單
建立物料主數(shù)據(jù)后，就可以根據(jù)合同的具體內(nèi)容在 ERP系統(tǒng)中建立采購訂單。采購訂單用于跟蹤控制采購合同的履行情況�？梢詮牟少徥肇洉r間和方式，收貨后計算賬期，付款條件、發(fā)票情況等各環(huán)節(jié)進行控制。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合和資源共享這兩個突出優(yōu)點可以逐步體現(xiàn)。在采購訂單中可以體現(xiàn)供給商的具體情況(自動從維護的供給商主數(shù)據(jù)中調(diào)出)、庫存地情況、合同簽定時間、運輸條件、保險條款、稅款情況、產(chǎn)品物料描述(自動調(diào)出物料卡片)、合同價格、數(shù)目、進庫情況、發(fā)票收到情況、付款情況等等。除了這些具體的信息之外，ERP可以提供比較宏觀的企業(yè)采購信息、采購流量存量、分析庫存風(fēng)險等功能。
三、采購本錢的核算方法一采用移動均勻價
采購訂單建立后，如何對存貨的本錢進行核算呢?我國企業(yè)會計準(zhǔn)則規(guī)定，存貨取得時可以按計劃本錢核算也可以按實際本錢核算。由于已經(jīng)建立好物料信息，在進行收貨時可以按產(chǎn)品的實際本錢進賬。產(chǎn)品按當(dāng)時采購的實際本錢進賬后，如何進行存貨本錢流轉(zhuǎn)的核算呢?財務(wù)會計準(zhǔn)則提供了幾種核算方法：個別計價法、先進先出法、移動均勻法、后進先出法、加權(quán)均勻法。①個別計價法需要按各種存貨，逐一辨認各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購進批別或生產(chǎn)批別，分別按其購進或生產(chǎn)時所確定的單位本錢作為計算各批發(fā)出存貨和期末存貨本錢的方法。這樣核算固然非常正確，但操縱量非常大，分銷企業(yè)產(chǎn)品流量大根本無法用個別計價法核算本錢。②先進先出和后進先出法是將先(或后)購進的存貨本錢在后(或先)購進的存貨本錢之前轉(zhuǎn)出，據(jù)此確定發(fā)出存貨和期末存貨的本錢。采用先進先出法或后進先出核算法時都需要按批次對存貨進行核算，但分銷企業(yè)假如按批次逐一記賬，數(shù)據(jù)計算量也非常大，而且眾所周知，IT產(chǎn)品的價格波動幅度較大。不論用先進還是后進的價格計算本錢都并不妥當(dāng)。⑧加權(quán)均勻法也叫全月一次加權(quán)均勻法，指以本月全部收貨數(shù)目加月初存貨數(shù)目作為權(quán)數(shù)，往除本月全部收貨成刺口上月初存貨本錢，計算出存貨的加權(quán)均勻單位本錢，來確定存貨發(fā)出和庫存本錢。由于加權(quán)均勻法固然只在月末計算一次均勻單價，計算簡單，但無法有效地對存貨本錢進行及時控制。④移動均勻法是將本次收貨的本錢加原有庫存的本錢，除以本次收貨數(shù)目加原有收貨數(shù)目，計算加權(quán)單價，核算發(fā)出存貨的方法。這種方法的優(yōu)點是可以隨時反映存貨的結(jié)存情況，而且計算的均勻單位本錢較為正確客觀。所以鑒于分銷企業(yè)的存貨流量和存量都相當(dāng)大，且存貨價格變動頻繁的特點，為更好的核算物料在流轉(zhuǎn)過程的正確本錢，分銷企業(yè)一般都會采用移動均勻價法。也就是物料的價格使用移動均勻價核算。
移動均勻價并不是只有在下一批產(chǎn)品進庫時，由于單價與原來單價不符的情況下會變化，在對某一批產(chǎn)品收貨和記進發(fā)票(即：發(fā)票效驗)時，有時也會影響到物料的移動均勻價。
下面舉例說明采購核算過程：
某企業(yè)為國內(nèi)一大型從事IT產(chǎn)品的分銷企業(yè)，開始拓展對產(chǎn)品A的正常分銷業(yè)務(wù)：
從采購環(huán)節(jié)開始，分銷企業(yè)與供給商簽定采購合同，就將該產(chǎn)品建立相應(yīng)的物料編號，并將合同中規(guī)定的采購價格作為物料的價格。合同采購價格應(yīng)包括產(chǎn)品本身價格及由采購方應(yīng)負擔(dān)的運保費。到產(chǎn)品進庫時，按原定的物料價格進賬。但當(dāng)只有對一批產(chǎn)品分銷時，采購過程會嚴格按合同價格進賬并結(jié)束，但一般情況并非如此簡單。假如該產(chǎn)品屬于長期代理，與供給商簽定的為定期分銷協(xié)議，即：分銷業(yè)務(wù)會延續(xù)—段時期并對產(chǎn)品的價格浮動無法確定，則在產(chǎn)品進庫時很可能與原先的物料價格不符，就會產(chǎn)生對物料價格的影響，物料的移動均勻價會相應(yīng)改變?yōu)槟壳霸撐锪峡偙惧X與現(xiàn)存數(shù)目的均勻本錢。
從產(chǎn)品進庫到支付價款時通常有一段時間，稱之為賬期。經(jīng)過這段賬期，供給商會開出發(fā)票，一般情況下，發(fā)票中單價應(yīng)與訂單價格相符，但有時會存在一些差異，那么產(chǎn)品的移動均勻價在計進系統(tǒng)發(fā)票時又會相應(yīng)產(chǎn)生變化。付款與發(fā)票金額必須一致。
四、采購后的存儲與銷售環(huán)節(jié)
1．存儲待售環(huán)節(jié)：由于屬于貿(mào)易企業(yè)，產(chǎn)品的庫存用度及必要的運輸用度在當(dāng)期的營業(yè)用度中體現(xiàn)而不會影響該物料的移動均勻價格。
2．在銷售環(huán)節(jié)，與客戶簽訂銷售合同后按銷售的價格建立銷售訂單，并將所銷售的產(chǎn)品的物料編號維護到銷售訂單上，到發(fā)出貨物確認收進本錢時，銷售訂單的銷售價格與數(shù)目的乘積作為銷售收進，物料出庫時點的移動均勻價與數(shù)目的乘積作為產(chǎn)品的本錢，中間的差額作為毛利進行進一步的利潤核算。
需要說明的是，在日常操縱中，即使只針對一種產(chǎn)品的核算，也有該產(chǎn)品在進庫后立即被部分或全部銷售出往的情況，那么在產(chǎn)品已經(jīng)出庫但存在需要調(diào)整移動均勻價的事項出現(xiàn)時怎么進行操縱呢?假如庫房中該物料的庫存為零，則需要調(diào)增或調(diào)減移動均勻價的價款應(yīng)在當(dāng)期直接記進或沖減本錢科目，假如庫房中該物料的庫存數(shù)目小于需要調(diào)整的數(shù)目，不應(yīng)該將全部要調(diào)整的價款加到所余數(shù)目中往。而應(yīng)該將對應(yīng)所余數(shù)目的部分影響物料移動均勻數(shù)，大于的部分直接計進當(dāng)期本錢，使物料均勻價較為客觀。
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