分銷企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)及在ＥＲＰ中的應(yīng)用

[摘 要]分銷企業(yè)是幾年前IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展逐漸興起的產(chǎn)物，本文結(jié)合分銷企業(yè)的利潤(rùn)攤薄需要“以量取勝”的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，鎖定采購(gòu)環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則在采購(gòu)環(huán)節(jié)的相關(guān)核算方法，具體進(jìn)行分析比較，根據(jù)分銷企業(yè)的在采購(gòu)環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)，提出目前分銷企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)的核算方法．并與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)核算的方法相結(jié)合，串起在BRP系統(tǒng)中作為分銷企業(yè)從采購(gòu)環(huán)節(jié)的開(kāi)始的整體操縱過(guò)程：建立物料核算體系→建立采購(gòu)訂單→商品進(jìn)庫(kù)→存儲(chǔ)待售→建立銷售訂單→商品出庫(kù)→收款→核算毛利
　　[關(guān)鍵詞]分銷；分銷企業(yè)；ERP
　分銷一詞隨著IT產(chǎn)業(yè)的崛起逐漸進(jìn)進(jìn)人們的視野，從廣義上來(lái)講：分銷一般是指某種貨物或勞務(wù)從生產(chǎn)者向消費(fèi)者移動(dòng)時(shí)取得這種貨物或勞務(wù)的所有權(quán)或幫助轉(zhuǎn)移其所有權(quán)的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)：IT產(chǎn)業(yè)的分銷就是將品種繁多，日新月異的n產(chǎn)品通過(guò)各層分銷企業(yè)建立的分銷渠道從產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)轉(zhuǎn)移到終極消費(fèi)者手中并從中獲得收益的產(chǎn)品活動(dòng)過(guò)程。由于IT產(chǎn)品的特點(diǎn)，分銷企業(yè)假如要在分銷市場(chǎng)上立足，就必須從已經(jīng)攤薄的毛利中以量取勝賺取必要的利潤(rùn)生存下往。針對(duì)分銷企業(yè)依靠龐大的產(chǎn)品業(yè)務(wù)流量賺取利潤(rùn)的特點(diǎn)，分銷企業(yè)的財(cái)務(wù)核算方式與以往的一般貿(mào)易企業(yè)的核算方法也略有不同，下面就以使用 ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的分銷企業(yè)為例子，就產(chǎn)品自采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)手，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則存貨核算方法的比較，闡述分銷企業(yè)如何進(jìn)行存貨核算，以及存貨的核算在ERP系統(tǒng)中如何實(shí)現(xiàn)。
　　
　　一、建立存貨核算平臺(tái)一建立物料體系
　　
　　采購(gòu)是獲利的第一步。在產(chǎn)品采購(gòu)核算環(huán)節(jié)，我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則提供了幾種簡(jiǎn)化的存貨的核算方法：計(jì)劃本錢(qián)法、毛利率法、零售價(jià)法等。①計(jì)劃本錢(qián)法是指企業(yè)存貨的收進(jìn)、發(fā)出和結(jié)余均按預(yù)定制定的計(jì)劃本錢(qián)計(jì)價(jià)，同時(shí)另設(shè)“材料本錢(qián)差異”(或產(chǎn)品本錢(qián)差異)科目，登記錄際本錢(qián)與計(jì)劃本錢(qián)的差額。存貨按計(jì)劃本錢(qián)核算，要求存貨的總分類核算和明細(xì)分類核算均按計(jì)劃本錢(qián)計(jì)價(jià)。一般適用于存貨品種繁多、收發(fā)頻繁的企業(yè)。但缺點(diǎn)是收貨時(shí)產(chǎn)生的材料本錢(qián)差異計(jì)算非�；\統(tǒng)，材料本錢(qián)差異數(shù)在每月都需要根據(jù)出貨情況進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)還需要根據(jù)上月的情況計(jì)算材料本錢(qián)差異率，最后得出存貨的真正發(fā)出額和余額。但假如需要對(duì)每一種產(chǎn)品的活動(dòng)隨時(shí)監(jiān)控，并隨時(shí)提供較為正確的存貨本錢(qián)，那么計(jì)劃本錢(qián)法就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。②毛利率法是根據(jù)本期銷售凈額乘以前期實(shí)際(或本月計(jì)劃)毛利率匡算本期銷售毛利，并計(jì)算發(fā)出存貨本錢(qián)的一種方法。采用這種方法時(shí)，商品銷售本錢(qián)按商品大類銷售額計(jì)算，在大類商品賬上結(jié)轉(zhuǎn)本錢(qián)，計(jì)算手續(xù)簡(jiǎn)便。商品明細(xì)賬平時(shí)只記數(shù)目，不記金額，每季末的最后一個(gè)月再根據(jù)月末結(jié)有數(shù)目，按照最后進(jìn)價(jià)法等計(jì)價(jià)方法，先計(jì)算月末存貨本錢(qián)，然后再計(jì)算該季度的商品銷售本錢(qián)，用該季度的銷售本錢(qián)減往前兩個(gè)月已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)的本錢(qián)，計(jì)算第三個(gè)月應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的銷售本錢(qián)，從而對(duì)前兩個(gè)月用毛利率計(jì)算的本錢(qián)進(jìn)行調(diào)整。但毛利率法是基于產(chǎn)品分大類進(jìn)行核算的，不能再進(jìn)行更具體的產(chǎn)品核算，同時(shí)也滿足不了隨時(shí)對(duì)產(chǎn)品活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控的需要，正確的存貨本錢(qián)也不能隨時(shí)計(jì)算出來(lái)。⑧零售價(jià)法是指用本錢(qián)占零售價(jià)的百分比計(jì)算期末存貨本錢(qián)的一種方法，但由于IT分銷企業(yè)產(chǎn)品的毛利波動(dòng)較頻繁，使用零售法并不能計(jì)算出正確的存貨本錢(qián)。
　　對(duì)比這三種簡(jiǎn)易的存貨核算方法后，不難發(fā)現(xiàn)，針對(duì)分銷企業(yè)并不非常實(shí)用。由于分銷企業(yè)靠產(chǎn)品較大流量獲利，一般會(huì)在產(chǎn)品種類的選擇上非常廣泛，而且IT產(chǎn)品一般單價(jià)較高，再加上不同產(chǎn)品的單價(jià)、毛利率及削價(jià)情況相差比較大，所以不宜采取比較宏觀或粗略的核算方法。針對(duì)這一特點(diǎn)，ERP系統(tǒng)的物料核算模塊提供給企業(yè)一個(gè)可以從最細(xì)致的角度核算產(chǎn)品的平臺(tái)。ERP的物料體系可以從建立物料開(kāi)始全程核算產(chǎn)品進(jìn)存銷每個(gè)環(huán)節(jié)的價(jià)格變化，例如采購(gòu)過(guò)程中價(jià)格的波動(dòng)情況、存儲(chǔ)過(guò)程中削價(jià)情況、物料在各個(gè)庫(kù)房的活動(dòng)儲(chǔ)存情況，銷售過(guò)程中的獲利情況，并可以隨時(shí)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和報(bào)表。物料建立的粗細(xì)全部取決于核算的要求，可以是某一產(chǎn)品最小的零件也可以是動(dòng)輒幾百萬(wàn)的軟件或項(xiàng)目。物料建立一般發(fā)生在采購(gòu)合同簽定后，系統(tǒng)中采購(gòu)訂單建立前。企業(yè)根據(jù)采購(gòu)合同確定物料的名稱、體積、產(chǎn)出地等具體信息建立物料編號(hào)或物料卡片，以備今后在盤(pán)點(diǎn)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存時(shí)使用的方便。同一種產(chǎn)品在不同業(yè)務(wù)部分進(jìn)行經(jīng)營(yíng)(不同利潤(rùn)中心)時(shí)，假如有必要分開(kāi)核算就需要建立不同的物料編號(hào)或物料卡片。
　　
　　二、采購(gòu)框架的搭建一建立采購(gòu)訂單
　　
　　建立物料主數(shù)據(jù)后，就可以根據(jù)合同的具體內(nèi)容在 ERP系統(tǒng)中建立采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單用于跟蹤控制采購(gòu)合同的履行情況。可以從采購(gòu)收貨時(shí)間和方式，收貨后計(jì)算賬期，付款條件、發(fā)票情況等各環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合和資源共享這兩個(gè)突出優(yōu)點(diǎn)可以逐步體現(xiàn)。在采購(gòu)訂單中可以體現(xiàn)供給商的具體情況(自動(dòng)從維護(hù)的供給商主數(shù)據(jù)中調(diào)出)、庫(kù)存地情況、合同簽定時(shí)間、運(yùn)輸條件、保險(xiǎn)條款、稅款情況、產(chǎn)品物料描述(自動(dòng)調(diào)出物料卡片)、合同價(jià)格、數(shù)目、進(jìn)庫(kù)情況、發(fā)票收到情況、付款情況等等。除了這些具體的信息之外，ERP可以提供比較宏觀的企業(yè)采購(gòu)信息、采購(gòu)流量存量、分析庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)等功能。
　　
　　三、采購(gòu)本錢(qián)的核算方法一采用移動(dòng)均勻價(jià)
　　
　　采購(gòu)訂單建立后，如何對(duì)存貨的本錢(qián)進(jìn)行核算呢?我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，存貨取得時(shí)可以按計(jì)劃本錢(qián)核算也可以按實(shí)際本錢(qián)核算。由于已經(jīng)建立好物料信息，在進(jìn)行收貨時(shí)可以按產(chǎn)品的實(shí)際本錢(qián)進(jìn)賬。產(chǎn)品按當(dāng)時(shí)采購(gòu)的實(shí)際本錢(qián)進(jìn)賬后，如何進(jìn)行存貨本錢(qián)流轉(zhuǎn)的核算呢?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則提供了幾種核算方法：個(gè)別計(jì)價(jià)法、先進(jìn)先出法、移動(dòng)均勻法、后進(jìn)先出法、加權(quán)均勻法。①個(gè)別計(jì)價(jià)法需要按各種存貨，逐一辨認(rèn)各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購(gòu)進(jìn)批別或生產(chǎn)批別，分別按其購(gòu)進(jìn)或生產(chǎn)時(shí)所確定的單位本錢(qián)作為計(jì)算各批發(fā)出存貨和期末存貨本錢(qián)的方法。這樣核算固然非常正確，但操縱量非常大，分銷企業(yè)產(chǎn)品流量大根本無(wú)法用個(gè)別計(jì)價(jià)法核算本錢(qián)。②先進(jìn)先出和后進(jìn)先出法是將先(或后)購(gòu)進(jìn)的存貨本錢(qián)在后(或先)購(gòu)進(jìn)的存貨本錢(qián)之前轉(zhuǎn)出，據(jù)此確定發(fā)出存貨和期末存貨的本錢(qián)。采用先進(jìn)先出法或后進(jìn)先出核算法時(shí)都需要按批次對(duì)存貨進(jìn)行核算，但分銷企業(yè)假如按批次逐一記賬，數(shù)據(jù)計(jì)算量也非常大，而且眾所周知，IT產(chǎn)品的價(jià)格波動(dòng)幅度較大。不論用先進(jìn)還是后進(jìn)的價(jià)格計(jì)算本錢(qián)都并不妥當(dāng)。⑧加權(quán)均勻法也叫全月一次加權(quán)均勻法，指以本月全部收貨數(shù)目加月初存貨數(shù)目作為權(quán)數(shù)，往除本月全部收貨成刺口上月初存貨本錢(qián)，計(jì)算出存貨的加權(quán)均勻單位本錢(qián)，來(lái)確定存貨發(fā)出和庫(kù)存本錢(qián)。由于加權(quán)均勻法固然只在月末計(jì)算一次均勻單價(jià)，計(jì)算簡(jiǎn)單，但無(wú)法有效地對(duì)存貨本錢(qián)進(jìn)行及時(shí)控制。④移動(dòng)均勻法是將本次收貨的本錢(qián)加原有庫(kù)存的本錢(qián)，除以本次收貨數(shù)目加原有收貨數(shù)目，計(jì)算加權(quán)單價(jià)，核算發(fā)出存貨的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是可以隨時(shí)反映存貨的結(jié)存情況，而且計(jì)算的均勻單位本錢(qián)較為正確客觀。所以鑒于分銷企業(yè)的存貨流量和存量都相當(dāng)大，且存貨價(jià)格變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，為更好的核算物料在流轉(zhuǎn)過(guò)程的正確本錢(qián)，分銷企業(yè)一般都會(huì)采用移動(dòng)均勻價(jià)法。也就是物料的價(jià)格使用移動(dòng)均勻價(jià)核算。
　　移動(dòng)均勻價(jià)并不是只有在下一批產(chǎn)品進(jìn)庫(kù)時(shí)，由于單價(jià)與原來(lái)單價(jià)不符的情況下會(huì)變化，在對(duì)某一批產(chǎn)品收貨和記進(jìn)發(fā)票(即：發(fā)票效驗(yàn))時(shí)，有時(shí)也會(huì)影響到物料的移動(dòng)均勻價(jià)。
　　下面舉例說(shuō)明采購(gòu)核算過(guò)程：
　　某企業(yè)為國(guó)內(nèi)一大型從事IT產(chǎn)品的分銷企業(yè)，開(kāi)始拓展對(duì)產(chǎn)品A的正常分銷業(yè)務(wù)：
　　從采購(gòu)環(huán)節(jié)開(kāi)始，分銷企業(yè)與供給商簽定采購(gòu)合同，就將該產(chǎn)品建立相應(yīng)的物料編號(hào)，并將合同中規(guī)定的采購(gòu)價(jià)格作為物料的價(jià)格。合同采購(gòu)價(jià)格應(yīng)包括產(chǎn)品本身價(jià)格及由采購(gòu)方應(yīng)負(fù)擔(dān)的運(yùn)保費(fèi)。到產(chǎn)品進(jìn)庫(kù)時(shí)，按原定的物料價(jià)格進(jìn)賬。但當(dāng)只有對(duì)一批產(chǎn)品分銷時(shí)，采購(gòu)過(guò)程會(huì)嚴(yán)格按合同價(jià)格進(jìn)賬并結(jié)束，但一般情況并非如此簡(jiǎn)單。假如該產(chǎn)品屬于長(zhǎng)期代理，與供給商簽定的為定期分銷協(xié)議，即：分銷業(yè)務(wù)會(huì)延續(xù)—段時(shí)期并對(duì)產(chǎn)品的價(jià)格浮動(dòng)無(wú)法確定，則在產(chǎn)品進(jìn)庫(kù)時(shí)很可能與原先的物料價(jià)格不符，就會(huì)產(chǎn)生對(duì)物料價(jià)格的影響，物料的移動(dòng)均勻價(jià)會(huì)相應(yīng)改變?yōu)槟壳霸撐锪峡偙惧X(qián)與現(xiàn)存數(shù)目的均勻本錢(qián)。
　　從產(chǎn)品進(jìn)庫(kù)到支付價(jià)款時(shí)通常有一段時(shí)間，稱之為賬期。經(jīng)過(guò)這段賬期，供給商會(huì)開(kāi)出發(fā)票，一般情況下，發(fā)票中單價(jià)應(yīng)與訂單價(jià)格相符，但有時(shí)會(huì)存在一些差異，那么產(chǎn)品的移動(dòng)均勻價(jià)在計(jì)進(jìn)系統(tǒng)發(fā)票時(shí)又會(huì)相應(yīng)產(chǎn)生變化。付款與發(fā)票金額必須一致。
　　
　　四、采購(gòu)后的存儲(chǔ)與銷售環(huán)節(jié)
　　
　　1．存儲(chǔ)待售環(huán)節(jié)：由于屬于貿(mào)易企業(yè)，產(chǎn)品的庫(kù)存用度及必要的運(yùn)輸用度在當(dāng)期的營(yíng)業(yè)用度中體現(xiàn)而不會(huì)影響該物料的移動(dòng)均勻價(jià)格。
　　2．在銷售環(huán)節(jié)，與客戶簽訂銷售合同后按銷售的價(jià)格建立銷售訂單，并將所銷售的產(chǎn)品的物料編號(hào)維護(hù)到銷售訂單上，到發(fā)出貨物確認(rèn)收進(jìn)本錢(qián)時(shí)，銷售訂單的銷售價(jià)格與數(shù)目的乘積作為銷售收進(jìn)，物料出庫(kù)時(shí)點(diǎn)的移動(dòng)均勻價(jià)與數(shù)目的乘積作為產(chǎn)品的本錢(qián)，中間的差額作為毛利進(jìn)行進(jìn)一步的利潤(rùn)核算。
　　需要說(shuō)明的是，在日常操縱中，即使只針對(duì)一種產(chǎn)品的核算，也有該產(chǎn)品在進(jìn)庫(kù)后立即被部分或全部銷售出往的情況，那么在產(chǎn)品已經(jīng)出庫(kù)但存在需要調(diào)整移動(dòng)均勻價(jià)的事項(xiàng)出現(xiàn)時(shí)怎么進(jìn)行操縱呢?假如庫(kù)房中該物料的庫(kù)存為零，則需要調(diào)增或調(diào)減移動(dòng)均勻價(jià)的價(jià)款應(yīng)在當(dāng)期直接記進(jìn)或沖減本錢(qián)科目，假如庫(kù)房中該物料的庫(kù)存數(shù)目小于需要調(diào)整的數(shù)目，不應(yīng)該將全部要調(diào)整的價(jià)款加到所余數(shù)目中往。而應(yīng)該將對(duì)應(yīng)所余數(shù)目的部分影響物料移動(dòng)均勻數(shù)，大于的部分直接計(jì)進(jìn)當(dāng)期本錢(qián)，使物料均勻價(jià)較為客觀。

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