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確切、簡練、平實(shí)、穩(wěn)重
商務(wù)文書是直接服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，服務(wù)于物質(zhì)資料的生產(chǎn)及其管理的一種應(yīng)用文體。由于服務(wù)對象、范圍、功能、作者等的不同，商務(wù)文書的語言自然區(qū)別于議論文體和文學(xué)藝術(shù)文體的語言。商務(wù)文書講求實(shí)用，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一、確切
所謂確切，就是準(zhǔn)確、貼切、恰如其分地傳遞信息。這包括用詞確切，組句恰當(dāng)，表意明確，概念準(zhǔn)確，判斷推理合乎邏輯，結(jié)論符合實(shí)際，正確地反映客觀事物，使人正確無誤地理解文章的內(nèi)容，便于處理。對于商務(wù)文書來說，其確切性比其他文體要求更高，例如各種經(jīng)濟(jì)管理的法規(guī)、指令性公文等，具有很強(qiáng)的政策性和規(guī)范性；各種協(xié)議、合同，涉及各方利益，要求共同履行。假如行文語言不確切，造成歧義，理解錯(cuò)誤，就會(huì)貽誤工作或造成損失。商務(wù)文書的這一特點(diǎn)要求做到以下幾點(diǎn)：（1）要用詞確切。一是精確選用近義詞。寫商務(wù)文書要從詞義的異同、詞義的輕重、詞義的時(shí)代特色、詞義的對象、詞義的感情色彩等方面仔細(xì)辨析近義詞詞義的細(xì)微差別，從中選用恰當(dāng)?shù)脑~語，準(zhǔn)確的表達(dá)概念。例如，“公證”、“鑒證”、“見證”是合同類文書中常用的幾個(gè)概念，都有證明的含義，但證明機(jī)關(guān)卻不同，因而不能互相代用：“公證”是公證處對經(jīng)濟(jì)合同作出的審查、鑒定、證明 ；“鑒證”是工商行政管理局作的證明；“見證”則是由律師事務(wù)所作的證明。二是恰當(dāng)選用模糊詞語。確切與模糊似乎是互相矛盾的，但有些事本身就具有模糊性，適當(dāng)使用模糊詞語來表達(dá)，反而能起到更精當(dāng)?shù)淖饔�，例如企業(yè)對自己所取得的成績的評(píng)價(jià)，如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的寫作，為了表示自己審慎的態(tài)度和清醒的認(rèn)識(shí)，可用“取得了一定成績”，“效益有了一定程度的提高”的說法，其中的兩個(gè)“一定”都是模糊詞語，就很好的表達(dá)了謙慮、冷靜的風(fēng)度。（2）造句要合乎語法規(guī)則。一是句子成分要完整；二是詞語搭配要恰當(dāng)；三是造句要合乎邏輯；四是正確使用關(guān)聯(lián)詞語。例如“但是”是表示轉(zhuǎn)折，有些人將它與“而是”相混了�！爸挥小迸c“那么”，“才”；“只要”與“就”的搭配是穩(wěn)定的不能亂拆亂配。
二、簡練
所謂簡練，就是簡潔，精煉。要做到文約事豐，言簡意賅。這就要做到：（1）簡化內(nèi)容，抓住要害，力戒浮文。文章最忌無頭緒，無重點(diǎn)。事無巨細(xì)，眉毛胡子一把抓，勢必會(huì)產(chǎn)生冗長拖沓的毛病。（2）注意推敲詞語，力戒堆砌、重復(fù)、贅余。語言不精煉。常常是由于堆砌空話、套話、廢話所致。（3）酌情使用文言詞語。漢語中的文言詞語具有簡潔凝練的特點(diǎn)，恰當(dāng)?shù)厥褂靡恍┪难栽~語，既使語言簡練，又能增強(qiáng)文章的表現(xiàn)力。如：用“業(yè)經(jīng)”代替“已經(jīng)過”；用“妥否”代替“合適不合適”；用“勿誤”代替“不要耽誤”等等，使商務(wù)文書語言既簡練，又莊重。（4）恰當(dāng)使用簡縮詞。現(xiàn)代漢語中的許多詞語的簡縮已約定俗成，眾所公認(rèn)。如“勞�！�、“高�！�、“邊貿(mào)”等等。適當(dāng)使用簡縮詞，可使行文簡潔精煉。但不可濫用簡縮詞，要遵守下列原則：一是簡縮詞須約定俗成，具有規(guī)范性，為社會(huì)所公認(rèn)。如“總后勤部”簡稱“總后”，不能簡稱“總勤”； “人才交流”不能縮為“人流”，因?yàn)椤叭肆鳌笔侵羔t(yī)療用語“人工流產(chǎn)”，亂用必誤大事。二是如簡縮詞有多種含義時(shí)，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)加以注明，如“三通”應(yīng)注明是通郵、通商、通航。 三、平實(shí)
所謂平實(shí)，就是質(zhì)樸平易，通俗易懂，樸實(shí)無華。這要注意以下幾個(gè)方面：（1）實(shí)話實(shí)說，力戒夸飾。商務(wù)文書的語言，要求直接了當(dāng)，開門見山，直敘事實(shí)，直陳意見。否則，只能降低商務(wù)文書的實(shí)用價(jià)值。（2）使用詞語通俗平易，摒棄生僻詞語。商務(wù)文書要運(yùn)用目前全民通用的、具有穩(wěn)定性的詞語，免用文意晦澀之詞，既要防止濫用文言詞，又要避免使用不規(guī)范的方言土語。（3）有選擇地使用一些修辭手法，適當(dāng)增加一點(diǎn)形象性。商務(wù)文書帶有很強(qiáng)的功利性，以實(shí)用為主要目的，但它不是絕對排斥形象性。商務(wù)文書中使用較多的修辭手法主要是比喻（與公文不同）。比如： “后遺癥”、“三角債”、“軟著陸”、“市場疲軟”、“傾斜政策”、“拳頭產(chǎn)品”、“婆婆多”等都是通過比喻，使抽象的變形象，使讀者易理解、接受。但商務(wù)文書使用修辭手法，還應(yīng)謹(jǐn)慎，要用得恰當(dāng)、準(zhǔn)確。如下例：“過去抓住農(nóng)業(yè)有兩個(gè)失誤，忽視了山，忽視了水，今后農(nóng)業(yè)要翻番，就要兩眼盯住山和水，念好‘山海經(jīng)’，畫好‘山水畫’。（《國務(wù)院公報(bào)》第424號(hào)）這段話用念山海經(jīng)，畫山水畫來比喻農(nóng)業(yè)要抓好對山水資源的開發(fā)和利用，十分形象貼切，這使語言在平實(shí)樸素中顯露出新穎別致的特點(diǎn)。
四、莊重
所謂莊重，就是端莊、鄭重。這是處理經(jīng)濟(jì)事務(wù)應(yīng)有的嚴(yán)肅持重的態(tài)度在商務(wù)文書語言中的體現(xiàn)，這要做到：（1）使用規(guī)范化的書面詞語。商務(wù)文書應(yīng)多用書面語，慎用口頭語，使之具有莊重的色彩。如要說“從速”而不說“越快越好”，要說“當(dāng)否”不說“妥當(dāng)不妥當(dāng)”等。商務(wù)文書應(yīng)絕對排斥那些不規(guī)范、不確切，含義模糊和情調(diào)低下的口頭語，如“大款”、“大腕”、“發(fā)燒友”等等，這些口頭語運(yùn)用在商務(wù)文書中將損壞其莊重性，沖淡文中的嚴(yán)肅氣氛，顯得格調(diào)粗俗低下。（2）恰當(dāng)選用慣用文書詞語。在商務(wù)文書寫作中，已逐步形成一整套慣用文書詞語。如：稱謂詞語，第一、二、三人稱分別用“本”、“貴”、“該”；開端用“茲”、“遵照”、“欣悉”、“近查”等；期請用“擬請”、“務(wù)請”、“切盼”；表態(tài)用“同意”、“照辦”等；征詢，期復(fù)用“可否”、“請批示”、“請審查”等；過渡用“前接”、“鑒于”、“據(jù)此”、“為此”等；結(jié)尾用“為荷”、“為要”、“為盼”等。恰當(dāng)使用慣用文書詞語能使商務(wù)文書言簡意明，語氣莊重、得體。
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