企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的探析經(jīng)濟(jì)論文
隨著我國加入WTO,以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的迅猛發(fā)展,企業(yè)國際化的趨勢成為不可避免。按照國際化的要求,轉(zhuǎn)換企業(yè)管理理念,通過為顧客創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí),實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身價(jià)值的增值,從而達(dá)到“雙贏”或“多贏”的局面。積極按照國際標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建和認(rèn)證企業(yè)質(zhì)量管理體系,已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的一種趨勢和潮流。
質(zhì)量審計(jì),作為內(nèi)部審計(jì)的一項(xiàng)新課題,作為企業(yè)質(zhì)量管理體系一個(gè)關(guān)鍵性的接口,正日益引起企業(yè),尤其是取得ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)注冊資格企業(yè)的關(guān)注和重視。它對于體系的不斷完善和發(fā)展,起著極為重要的作用。為此,筆者就如何搞好質(zhì)量體系內(nèi)部審核作一些探析,以期對企業(yè)的貫標(biāo)工作有所幫助。
一、管理層的高度關(guān)注
貫徹國際標(biāo)準(zhǔn)(簡稱“貫標(biāo)”)能否成功,質(zhì)量管理體系能否持續(xù)有效運(yùn)行,領(lǐng)導(dǎo)的作用極為關(guān)鍵。質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核,涉及到體系的各職能部門和所有過程,只有企業(yè)的管理層從思想上重視,從人、財(cái)、物等方面予以大力的支持,內(nèi)審工作才能順利開展,貫標(biāo)工作才能有所保證,企業(yè)認(rèn)證注冊后才能繼續(xù)努力,實(shí)現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進(jìn)。因此,管理層要把貫標(biāo)工作作為一項(xiàng)長期戰(zhàn)略來抓,變傳統(tǒng)企業(yè)質(zhì)量管理“管結(jié)果”為“管過程、管因素、管結(jié)果”,將貫標(biāo)工作和企業(yè)的.實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作有機(jī)地結(jié)合起來,從而使企業(yè)的質(zhì)量管理從最初的“做”標(biāo)準(zhǔn),到自覺地“用”標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)而到“發(fā)展”標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)變。
二、審核隊(duì)伍的精心建設(shè)
從某種層面上看,審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果。因此,企業(yè)必須精心地抓審核隊(duì)伍的建設(shè),從組織上為貫標(biāo)得以有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先,聘任合適的審核人員。企業(yè)應(yīng)從各職能部門中選聘具有專業(yè)技術(shù)知識、富有管理經(jīng)驗(yàn)和具有強(qiáng)烈責(zé)任感的同志擔(dān)當(dāng)此任。其次,對審核人員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的培訓(xùn),包括ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。通過專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、審核人員之間的輪換以及適時(shí)的交流和研討等手段,使審核人員不僅能熟練掌握標(biāo)準(zhǔn),正確理解并掌握企業(yè)的質(zhì)量手冊和程序文件,更重要的是要能夠熟練地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn),能夠熟練審核并指導(dǎo)質(zhì)量體系的實(shí)施。
三、審核工作的嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)
內(nèi)審的目的是通過發(fā)現(xiàn)問題來推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn),因此,審核工作必須嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí),必須富有成效。筆者以為,企業(yè)質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核,不妨從如下方面進(jìn)行策劃:
1.重視審核準(zhǔn)備
包括成立審核組、編制并安排好審核計(jì)劃、準(zhǔn)備工作文件等內(nèi)容,其目的是使審核工作更具針對性,更具效率。每年年初,企業(yè)應(yīng)聘任具有合格資質(zhì)的審核人員組成審核組,委任審核組長。對全年審核工作要進(jìn)行全面的策劃,對質(zhì)量體系審核的范圍、活動(dòng)內(nèi)容和時(shí)間、審核人員的分組以及審核依據(jù)等要作出具體安排,該計(jì)劃經(jīng)管理高層批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)分送到體系所涉及的所有職能部門。同時(shí),審核組要根據(jù)計(jì)劃安排,按照編制要求提前編制檢查表,準(zhǔn)備現(xiàn)場審核記錄清單,為審核活動(dòng)順利開展做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。
2.開好三個(gè)“會(huì)議”
主要是指首次會(huì)議、審核組會(huì)議和末次會(huì)議。這三個(gè)會(huì)議對于審核組與受審部門之間的的溝通和交流,審核信息的及時(shí)反饋,以及對審核過程的控制都起著十分重要的作用。因此,審核組對每個(gè)會(huì)議的側(cè)重點(diǎn)、會(huì)議要通報(bào)的主要事項(xiàng)以及要討論的主要議題,要有清晰的了解,做好充分的準(zhǔn)備。
首次會(huì)議和末次會(huì)議一般由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、審核組全體成員、各相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參加。會(huì)議應(yīng)“簡而短”,切中要害。首次會(huì)議主要是申明審核目的和范圍,傳達(dá)審核計(jì)劃,強(qiáng)調(diào)審核原則,澄清有關(guān)問題,落實(shí)相關(guān)安排。末次會(huì)議主要是答謝受審方給予的支持,通報(bào)審核結(jié)論,報(bào)告不符合項(xiàng),重申審核原則,重點(diǎn)則是對不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求。而審核組會(huì)議,是在現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組召開的內(nèi)部會(huì)議,必須“詳而實(shí)”,具體且有內(nèi)容,其主要議題是對審核結(jié)果進(jìn)行歸納、分析,協(xié)調(diào)相關(guān)問題,審核不符合項(xiàng)報(bào)告,評價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性和充分性,為末次會(huì)議做準(zhǔn)備。
3.抓好現(xiàn)場調(diào)查
這是整個(gè)審核工作關(guān)鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口,是整個(gè)審核工作最靈魂的部分。現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和相關(guān)信息,將是評價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)。在現(xiàn)場審核中,審核人員不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求,更需要正確掌握并運(yùn)用好審核的技巧和策略。現(xiàn)場審核主要圍繞兩方面展開,一是收集客觀證據(jù),二是對客觀證據(jù)進(jìn)行分析。因此,審核必須掌握好切入點(diǎn),選擇好審核的路徑,運(yùn)用好審核方法,發(fā)揮好專業(yè)判斷。
在審核路徑的選擇方面,審核人員可根據(jù)檢查表的設(shè)計(jì)要求,企業(yè)自身生產(chǎn)工藝、經(jīng)營/服務(wù)的特點(diǎn),企業(yè)的組織架構(gòu)等實(shí)際情況,合理安排檢查路徑。在審核方法的選用上,一般采取抽樣調(diào)查,因此,審核應(yīng)盡可能抽取其有代表性的樣本,同時(shí)更應(yīng)取得受審部門的密切配合,以便使審核結(jié)論客觀公正。現(xiàn)場調(diào)查一般包括“聽、看、問、查”四個(gè)環(huán)節(jié)�！奥牎敝饕锹犑軐彶块T有關(guān)人員的介紹:“看”主要是查閱受審部門有關(guān)資料,其中包括制度、計(jì)劃、規(guī)范、程序和原始記錄等:“問”主要是在聽取介紹情況時(shí)提出問題,問清情況,掌握現(xiàn)狀:“查”主要是為立論有據(jù),將聽、看、問收集到的情況和問題,采取順藤摸瓜的方法,到現(xiàn)場查證核實(shí),一查到底,由點(diǎn)及面了解全貌。在現(xiàn)場調(diào)查中,審核人員要面對較為復(fù)雜的人和事,會(huì)遭遇到各種意外的情況,審核人員要發(fā)揮自身所長,充分運(yùn)用好專業(yè)的判斷,尤其是對不符合項(xiàng)的界定,除了深刻理解標(biāo)準(zhǔn)的要求外,還要掌握一些技巧,要貫徹“以事實(shí)為依據(jù),以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩”的判斷理念。
4.撰寫好一個(gè)“報(bào)告”
審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn),是在對客觀證據(jù)及審核記錄進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評價(jià)基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。審核組長對審核報(bào)告的編制、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。審核報(bào)告既要簡明扼要,又要提供足夠的信息,使看報(bào)告人能對審核有一個(gè)全面的了解。因此,撰寫審核
報(bào)告既要掌握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn),又要透過現(xiàn)象看本質(zhì),通過局部看全局,要用典型的事實(shí)、數(shù)據(jù)說話,要聚焦組織領(lǐng)導(dǎo)和顧客關(guān)心的問題。不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施,既要體現(xiàn)可操作、可控制、可評價(jià),不能就事論事,又要體現(xiàn)預(yù)防、系統(tǒng)、發(fā)展,貫徹持續(xù)改進(jìn)的思想。審核結(jié)論應(yīng)與末次會(huì)議上結(jié)論一致。審核報(bào)告在報(bào)有關(guān)管理高層審查同意后,盡快送達(dá)受審方。
四、加強(qiáng)內(nèi)部審核的后續(xù)跟蹤
改進(jìn)是永無止境的。企業(yè)的質(zhì)量管理體系也是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的過程,只有通過不斷的完善和改進(jìn),才能推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化,從而提升企業(yè)整體質(zhì)量管理平臺,更好地拓展業(yè)務(wù),參與市場競爭。開展質(zhì)量內(nèi)部審核的主要目的是發(fā)現(xiàn)問題,促使有關(guān)職能部門采取糾正和預(yù)防措施,以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量/服務(wù)的改進(jìn)。因此,審核組對審核報(bào)告所揭示的問題,要加強(qiáng)后續(xù)的跟蹤,對不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證,要進(jìn)行后續(xù)的檢查,對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時(shí)與有關(guān)部門匯總分析,提出整改措施,對實(shí)施情況再驗(yàn)證,從而對質(zhì)量體系的正常運(yùn)作及時(shí)提供監(jiān)督和指導(dǎo),為質(zhì)量體系的實(shí)施提供必要的外部保障。
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