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芻論電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)方法
摘要:本文就電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)在核算方法上進(jìn)行了比較分析,簡(jiǎn)要分析兩者之間的差異,重點(diǎn)闡述會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響和變革。關(guān)鍵詞：信息；影響；變革；核算
信息新技術(shù)促使人們改變?cè)鹊乃季S方式，重新考慮新的會(huì)計(jì)方法。美國(guó)前會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)會(huì)長(zhǎng)井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念，美國(guó)的阿妮塔，霍蘭德等教授提出基于事件驅(qū)動(dòng)法的事項(xiàng)會(huì)計(jì)，主張打破原有復(fù)式記賬原理，變?cè)械呢泿欧从碁槎嗑S反映，他們的研究都是建立在信息新技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)之上的[1]。雖然信息新技術(shù)的日新月異，使會(huì)計(jì)學(xué)者從不同的角度重構(gòu)未來(lái)的會(huì)計(jì)格局，但這種重構(gòu)必須是會(huì)計(jì)科學(xué)性與信息新技術(shù)科學(xué)性的相互融合與完美結(jié)合，忽視其中的任何一方，都會(huì)使會(huì)計(jì)的發(fā)展受到影響。基于這一認(rèn)識(shí)，這里對(duì)電算會(huì)計(jì)中的若干會(huì)計(jì)方法加以探討。
一、 會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響
1. 會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置的影響
手工會(huì)計(jì)條件下,我們用會(huì)計(jì)科目,直接寫(xiě)出該會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)即可,對(duì)科目代碼的要求并不是很?chē)?yán)格。但是,實(shí)行電算化后,凡是有會(huì)計(jì)科目的地方,我們就會(huì)使用科目代碼來(lái)代替科目名稱(chēng),從而使電算化會(huì)計(jì)中的會(huì)計(jì)核算體系較之手工會(huì)計(jì)核算更方便、更合理。因此可以說(shuō)科目編碼方式的變化是會(huì)計(jì)電算化以后對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)最直接的影響之一。 另外,在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,不僅會(huì)計(jì)科目要用到編碼,對(duì)操作人員、往來(lái)賬單位等也會(huì)用到編碼。
2.會(huì)計(jì)電算化對(duì)憑證的影響
原始單據(jù)承載的信息量加大，記賬憑證添加了“科目代碼”欄，憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類(lèi)型、范圍和勾稽關(guān)系可以進(jìn)行有效控制,從而使一些不合規(guī)范的錄入不能輸入到計(jì)算機(jī)中。大多數(shù)會(huì)計(jì)核算軟件都提供自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。在結(jié)賬后,手工條件下可采用劃線(xiàn)更正的方法,并需使原有字跡仍可辨認(rèn)。在電算化條件下,有些核算軟件提供了反結(jié)賬的功能,可對(duì)已發(fā)生的錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改,并能刪除原錯(cuò)誤憑證,或采用補(bǔ)充登記法或紅字沖銷(xiāo)法進(jìn)行修改。
3.會(huì)計(jì)電算化對(duì)賬簿的影響
在手工會(huì)計(jì)登賬時(shí),總賬和明細(xì)賬由會(huì)計(jì)人員登記入賬,月末檢查兩者是否相等,平行登賬可以檢查錯(cuò)誤。但在電算化會(huì)計(jì)中,總賬與明細(xì)賬均由計(jì)算機(jī)內(nèi)部來(lái)完成的,所以總賬恒等于明細(xì)賬,平行登賬的校驗(yàn)功能失去作用。
4.會(huì)計(jì)電算化對(duì)對(duì)賬工作的影響
手工會(huì)計(jì)核算的對(duì)賬工作,一般可分為賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)和賬實(shí)核對(duì)四個(gè)方面。在電算化條件下除賬實(shí)核對(duì)以外,其他三個(gè)方面的核對(duì)要求及核對(duì)方式都發(fā)生了變化:（1）賬證核對(duì),需進(jìn)一步加強(qiáng)；（2）賬賬核對(duì)基本可以取消；（3）賬表核對(duì)要區(qū)別對(duì)待。
二、電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)方法的變革
盧卡.帕喬利提出的復(fù)式借貸簿記方法之所以幾百年來(lái)一直為人們所推崇，正是因?yàn)槠洹坝薪璞赜匈J，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學(xué)原理。不管是在手工會(huì)計(jì)中，還是在電算會(huì)計(jì)中，衡量記賬憑證是否采用借貸記賬法，主要看其是否體現(xiàn)“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會(huì)計(jì)中，盡管記賬憑證庫(kù)文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬(wàn)變不離其宗，其基本實(shí)質(zhì)都是通過(guò)記賬憑證編號(hào)維系著憑證的借貸記賬法。
有人以會(huì)計(jì)軟件常以正、負(fù)號(hào)分別替代借、貸符號(hào)為由，企圖說(shuō)服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢(shì)。應(yīng)當(dāng)注意的是，即使借、貸符號(hào)在數(shù)據(jù)庫(kù)中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認(rèn)，在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后，對(duì)于登賬后所結(jié)計(jì)的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額，而以負(fù)數(shù)表示貸方余額，甚至在借貸庫(kù)文件中只設(shè)一個(gè)金額字段，在該字段中分別以正負(fù)號(hào)表示借貸方。但所有這些標(biāo)記都沒(méi)能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規(guī)則，其實(shí)質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負(fù)號(hào)與增減記賬法的增減符號(hào)的屬性風(fēng)馬牛不相及[2]。事實(shí)上，過(guò)多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計(jì)算機(jī)中運(yùn)行是不明智的。
至今，尚有不少會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)置“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。在實(shí)際工作中，這些設(shè)置的確給會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)處理帶來(lái)許多方便，盡管許多學(xué)者對(duì)此提出異議，但不少實(shí)務(wù)工作者卻對(duì)其依依不舍。有的學(xué)者甚至認(rèn)為，在計(jì)算機(jī)特定的工作環(huán)境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實(shí)際工作中存在大量錯(cuò)誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無(wú)用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用。
所謂電算化會(huì)計(jì)中“反記賬”，事實(shí)上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶(hù)再予以扣減，使各該賬簿恢復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒(méi)有人會(huì)贊同手工會(huì)計(jì)下采用“反記賬”。對(duì)手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當(dāng)其發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫(xiě)。同時(shí)，對(duì)兩種出錯(cuò)情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理：一是登記賬簿時(shí)所發(fā)生的錯(cuò)誤，“應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線(xiàn)注銷(xiāo)，但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)”；二是由于記賬憑證錯(cuò)誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤的，則“應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實(shí)際工作中，由于記賬憑證出錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯(cuò)時(shí)而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改：一是紅字沖銷(xiāo)法，二是補(bǔ)充更正法。這些詳細(xì)而又具體的規(guī)定所強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)，那就是對(duì)出錯(cuò)之處必需留有修改的痕跡。
雖然紅線(xiàn)注銷(xiāo)法在電算會(huì)計(jì)中難以操作，但對(duì)出錯(cuò)的電子數(shù)據(jù)，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個(gè)，保留錯(cuò)誤電子數(shù)據(jù)，另作更改的記賬憑證，并據(jù)以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會(huì)計(jì)檔案之中，同時(shí)，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中。《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條也做出與上相同的規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字沖銷(xiāo)法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘－’號(hào)或者其他標(biāo)記表示”。由上可見(jiàn)，不管是手工會(huì)計(jì)，還是電算化會(huì)計(jì)，對(duì)出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。事實(shí)上，在電算化會(huì)計(jì)中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對(duì)留有痕跡予以強(qiáng)調(diào)。
反結(jié)賬的錯(cuò)誤做法也是顯而易見(jiàn)的。當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表之后，如果將其“反結(jié)賬”，則意味可以對(duì)該月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù)，無(wú)論這些新憑證是否已經(jīng)記賬，都存在賬表不一致的錯(cuò)誤，而當(dāng)根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報(bào)表，擺在人們面前的兩張報(bào)表是絕不相同的。如果某一會(huì)計(jì)期反復(fù)操作結(jié)賬與反結(jié)賬，并生成相應(yīng)會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)信息的生成不啻是在搞數(shù)字游戲！
進(jìn)而言之，將“取消審核”、“反記賬”與“反結(jié)賬”同時(shí)使用，它只會(huì)給制假者提供機(jī)會(huì)，而對(duì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制百害而無(wú)一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會(huì)計(jì)信息可靠性的做法，還需要會(huì)計(jì)工作規(guī)范嗎？承認(rèn)這種逆操作的合法性，又置會(huì)計(jì)的證、賬、表勾稽關(guān)系于何地？商品化會(huì)計(jì)核算軟件首先要評(píng)審，正說(shuō)明會(huì)計(jì)軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內(nèi)的工作規(guī)范之重要。無(wú)論是結(jié)賬前作為當(dāng)月憑證的更改，還是結(jié)賬后作為下月的憑證的更改，對(duì)會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)都是舉手之勞，何況證、賬的錯(cuò)誤畢竟不會(huì)太多，因而不至于導(dǎo)致賬簿中存在大量無(wú)用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用。在成本核算過(guò)程中，由于各企業(yè)生產(chǎn)組織特點(diǎn)和生產(chǎn)工藝流程的不同，致使至今難有通用的成本核算軟件面市。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，電子商務(wù)活動(dòng)的普遍展開(kāi)，成本核算受外部環(huán)境影響與日俱增。首當(dāng)其沖的是，定制式的生產(chǎn)方式及由此而形成的“適時(shí)生產(chǎn)控制”（JIT）等生產(chǎn)理念和生產(chǎn)模式。在定制式生產(chǎn)情況下，按批量計(jì)算的分批法似可適用，然而，由于成本計(jì)算方法的選擇除了要考慮生產(chǎn)組織特點(diǎn)之外，還應(yīng)當(dāng)視企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程而定，即使未來(lái)企業(yè)生產(chǎn)快捷，但其各自的生產(chǎn)工藝流程的差異卻永遠(yuǎn)存在。無(wú)論是單步驟連續(xù)式生產(chǎn)，還是多步驟連續(xù)式生產(chǎn)，抑或是多步驟裝配式生產(chǎn)，都必須在這分批法前提之下再根據(jù)各自的生產(chǎn)工藝流程以及管理要求確定各車(chē)間、部門(mén)的成本計(jì)算方法�？磥�(lái)，傳統(tǒng)成本計(jì)算方法諸如逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法、平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法等仍有其存在的必要，只是面對(duì)日新月異的外部環(huán)境，考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。
成本信息細(xì)化也許是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。未來(lái)市場(chǎng)的競(jìng)價(jià)、壓價(jià)的競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力。以產(chǎn)品為主線(xiàn)，集成了產(chǎn)品設(shè)計(jì)／制造／控制層的“計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)（CIMS）的問(wèn)世，使產(chǎn)品的管理決策、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、加工制造等過(guò)程和經(jīng)營(yíng)控制等過(guò)程通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)地聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體，把管理和技術(shù)的信息直接用來(lái)控制機(jī)器進(jìn)行加工，最大程度地實(shí)現(xiàn)了縱向集成，進(jìn)而極大地提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。而在這一背景下，以作業(yè)成本管理（ABCM）與”成本企畫(huà)“（TC／CD）為代表的兩大成本管理方法崛起并表現(xiàn)出卓越的成效，并以此為基礎(chǔ)，”作業(yè)量基準(zhǔn)成本計(jì)算“（ABC）和”目標(biāo)成本計(jì)算“崛起而成為成本計(jì)算的生力軍，傳統(tǒng)的成本計(jì)算方法無(wú)論從其形式還是內(nèi)容都面臨著挑戰(zhàn)。
同時(shí)，由于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘以及聯(lián)機(jī)分析處理（OLAP）等技術(shù)的采用，成本信息的電子化與實(shí)時(shí)化呼之欲出，成本計(jì)算方法可望日趨準(zhǔn)確、科學(xué)，成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。
作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
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