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簡析教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用
論文摘要:在高職院校,教學(xué)主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)事務(wù),是基層教學(xué)的者和執(zhí)行者,其工作的效率高低直接影響著教學(xué)工作的正常運(yùn)行,對(duì)于高職院校建立高效有序的教學(xué)秩序有很大的促進(jìn)作用。因此,高職院校要高度重視教學(xué)秘書的鍛煉和培養(yǎng),增加其學(xué)習(xí)鍛煉的機(jī)會(huì),建立一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊(duì)伍,充分發(fā)揮他們的帶動(dòng)作用,從而提高高職院校教學(xué)管理的質(zhì)量和效果。
論文關(guān)鍵詞:高職院校;教學(xué)管理;教學(xué)秘書;質(zhì)量
1 教學(xué)秘書的職能和作用
教學(xué)秘書受高校教務(wù)處和系部主任雙重領(lǐng)導(dǎo),日常工作是協(xié)助校教務(wù)處系主任處校的日常教學(xué)管理工作,是高校教務(wù)處和系部教學(xué)主任的助手,是聯(lián)系學(xué)院、教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶,負(fù)責(zé)各種教學(xué)管理信息的上傳下達(dá)。同時(shí),教學(xué)秘書戰(zhàn)斗在教學(xué)活動(dòng)的前沿陣地,熟悉教學(xué)相關(guān)的各項(xiàng)政策,對(duì)教師的科研工作非常熟悉,并熟悉教學(xué)人員的具體工作和工作情況,能夠很好的將這類信息反饋給校主管領(lǐng)導(dǎo),有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的教學(xué)決策。
主要工作有以下幾個(gè)方面:
。1)教學(xué)秘書要有很高的職業(yè)精神和素質(zhì)水平,具備綜合處理教務(wù)安排和教學(xué)安排的能力,做好中間的聯(lián)系作用,上傳下達(dá),配合院(系)辦公室處理日常的教務(wù)管理工作,并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。其中教務(wù)安排包括:課程設(shè)施,教室安排,調(diào)整課時(shí),數(shù)據(jù)匯總,期末考試安排、四六級(jí)考試、研究生考試、監(jiān)考安排、試卷整理等等;教學(xué)安排包括教學(xué)內(nèi)容、日志日歷,授課大綱、教學(xué)、教材征訂等。
。2)教學(xué)秘書要及時(shí)將日常管理工作中存在的問題和情況及時(shí)反映給院(系)領(lǐng)導(dǎo),主動(dòng)向上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供資料、報(bào)告、教學(xué)動(dòng)態(tài)信息,把學(xué)生的現(xiàn)狀及在教學(xué)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行,從中找出規(guī)律性的特點(diǎn),及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),也要把學(xué)生以及教學(xué)一線的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導(dǎo),為院領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)教學(xué)的講話,為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿素材,并把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞,把教師對(duì)學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生,經(jīng)常深入教學(xué)一線,把學(xué)生對(duì)教學(xué)管理工作的意見及時(shí)整理,上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況,做出正確的判斷和決定,便于問題得到及時(shí)解決。
。3)教學(xué)是促進(jìn)教學(xué)改革、提高教學(xué)重要、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源,教學(xué)秘書要做好收集和整理工作,并組織教職員實(shí)施教學(xué)實(shí)踐活動(dòng),在教學(xué)實(shí)踐中,教師們通過開展教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究,往往會(huì)形成大量的資料,內(nèi)容豐富,這些都是寶貴的檔案資料,尤其是學(xué)生們的報(bào)告,畢業(yè)論文等等,是院系重要的檔案資料,具有重要的保存價(jià)值,認(rèn)真研究這些檔案資料,可以很快的了解學(xué)院(系)的發(fā)展,見證學(xué)院的發(fā)展,同時(shí),時(shí)下的各類教學(xué)評(píng)估工作也需要這些資料,教學(xué)秘書要做好保存工作,增強(qiáng)責(zé)任心,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi),本著完整性和準(zhǔn)確性的原則,做好目錄編制工作,有規(guī)律的擺放在檔案室。
。4)做好學(xué)籍管理,存放好各種相關(guān)資料。新生人學(xué)花名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)生成績登記表、學(xué)生成績匯總表、畢業(yè)生花名冊(cè)等資料都是十分重要的學(xué)籍管理方面的信息資料,要及時(shí)做好整理,登記存檔;年底表彰學(xué)生、選拔干部、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金、畢業(yè)分配等工作開展時(shí),都會(huì)用到這些學(xué)籍資料。此外,學(xué)籍資料也可以在協(xié)助教務(wù)處辦理休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分手續(xù)時(shí)使用,以便及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍變化情況。
(5)制定與實(shí)施教學(xué)計(jì)劃,為安排教學(xué)活動(dòng)提供依據(jù)。高校在教學(xué)管理中要遵循教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行,優(yōu)良的教學(xué)計(jì)劃有助于課程的合理安排,也是學(xué)校提高教學(xué)效果的有效抓手。教學(xué)計(jì)劃制定的是否合理,以準(zhǔn)確的教學(xué)統(tǒng)計(jì)和充分的調(diào)研活動(dòng)為前提,在制定教學(xué)計(jì)劃之前一定要充分的了解各專業(yè)的課程配置和師資情況,科學(xué)的安排各專業(yè)的課程,并定期對(duì)教學(xué)安排工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查,對(duì)教學(xué)過程進(jìn)行全方位的跟蹤,根據(jù)出現(xiàn)的問題和實(shí)際教學(xué)情況及時(shí)做出調(diào)整,確保教學(xué)的質(zhì)量。
2 教學(xué)秘書的基本能力要求
隨著高校的擴(kuò)招工作的進(jìn)行,我國的高等由精英化向大眾化,伴隨著大學(xué)生數(shù)量的增加,教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作量也不斷加大,再加上目前各個(gè)高校為了加強(qiáng)信息化管理,新上了很多新的設(shè)備和操作軟件,對(duì)教學(xué)秘書提出了更好的目標(biāo)要求,教學(xué)秘書要做好日常工作,首先要加強(qiáng)理論的學(xué)習(xí),提高修養(yǎng)和思想理論水平,其次,要加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。因此,我認(rèn)為做為教學(xué)秘書的基本能力要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 處理信息的能力
學(xué)校的教學(xué)事務(wù)頭緒繁多,面對(duì)著大量的文件、資料和信息,教學(xué)秘書要及時(shí)的理出頭緒,分清輕重緩急,工作繁雜但是有章可循,按照“急事急辦、特事特辦、獨(dú)立完成工作協(xié)調(diào)”的原則,應(yīng)做到事前有計(jì)劃、計(jì)劃有余地,對(duì)手頭上的工作分門別類進(jìn)行整理,要考慮院(系)與學(xué)校整體的關(guān)系,根據(jù)實(shí)效性、緊急性的不同,將分類存檔,做出安排,并及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2.2 協(xié)調(diào)合作的意識(shí)和能力
協(xié)調(diào)是指在學(xué)院的各個(gè)部門、眾多成員之間的互相配合,既有業(yè)務(wù)上的配合,又有時(shí)間的要求。教學(xué)秘書要善于與教務(wù)處人員、院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教職員工打交道,因?yàn)榻虒W(xué)工作需要與他人協(xié)同合作,才能完成任務(wù)。教學(xué)秘書要養(yǎng)成良好的合作觀念,學(xué)會(huì)與人共事的技巧,處理問題要多站在對(duì)方的角度想問題,換位思考,從多角度考慮,力求恰到好處,及時(shí)疏通異議,妥善處理好交辦和催辦的事情,以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。
2.3良好的溝通能力
教學(xué)秘書在教學(xué)管理系統(tǒng)中所起的重要作用之一就是協(xié)調(diào)與溝息的作用,教學(xué)秘書與各個(gè)部門、各個(gè)方面的人員交流信息,既要聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo),又要聯(lián)系各個(gè)部門,同時(shí)還聯(lián)系著教職員工和學(xué)生,肩負(fù)著教學(xué)安排的重任,由于他們的個(gè)性不同、工作不同,所形成的氛圍也不同,要根據(jù)各個(gè)目標(biāo)群體的具體情況,本著“原則性和靈活性”相統(tǒng)一的原則,做出不同的工作安排,既要講究原則,又要講究方式方法。
2.4 應(yīng)用能力
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展,高校教學(xué)管理正在向網(wǎng)絡(luò)化的綜合科學(xué)管理發(fā)展。教學(xué)秘書不僅要有現(xiàn)代化的管理理念,還要熟練的操作計(jì)算機(jī),掌握信息搜索查詢的技能,會(huì)熟練使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理,可以用現(xiàn)代化的手段安排考場(chǎng),現(xiàn)場(chǎng)辦公,既提高了工作效率,減輕勞動(dòng)強(qiáng)度,又為師生提供了方便快捷的服務(wù)。如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都應(yīng)利用計(jì)算機(jī)完成。
3 教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)
3.1 強(qiáng)化激勵(lì),建立目標(biāo)責(zé)任制
要加強(qiáng)高校教學(xué)秘書的管理工作,制定并嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任聘任制,明確工作任務(wù)和人員職責(zé),做到“事事有人管,人人有事做”。教學(xué)秘書的工作繁雜,事情多,任務(wù)重,院系要制定激勵(lì)措施,實(shí)行績效管理,制定措施,對(duì)表現(xiàn)突出的先進(jìn)工作者給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),不能勝任工作的要及時(shí)調(diào)離崗位。
3.2 積極進(jìn)取,建立學(xué)習(xí)型隊(duì)伍
教學(xué)秘書工作是個(gè)新生事物,可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多,要做好這項(xiàng)工作,要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),認(rèn)真研究工作過程中出現(xiàn)的問題,努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù),尤其是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及軟件技術(shù)的學(xué)習(xí),不段更新和提高自己,養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。學(xué)校要適時(shí)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng),為教學(xué)秘書提高業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造機(jī)會(huì),使他們知曉教育教學(xué)管理的現(xiàn)狀和前沿動(dòng)態(tài),反思自己的工作,喚起再學(xué)習(xí)再實(shí)踐的需要,更新知識(shí),吸收先進(jìn)的理念和技能,為教學(xué)管理工作服務(wù)。建立學(xué)習(xí)型管理隊(duì)伍,可以使得教學(xué)秘書隊(duì)伍的發(fā)展有序,長期和有效。
3.3 高度重視,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作
教學(xué)秘書工作,事關(guān)全校的教學(xué)質(zhì)量,因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須予以相當(dāng)重視,對(duì)教學(xué)秘書工作給以極大關(guān)注。首先要從人員隊(duì)伍著手,合理地調(diào)整現(xiàn)有人員,聘任新人,確;舅刭|(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平。同時(shí)要從整體上考慮隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性,包括年齡結(jié)構(gòu),老中青比例協(xié)調(diào)。值得注意的是,一定時(shí)期內(nèi)教學(xué)秘書隊(duì)伍應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定,人員變動(dòng)幅度不宜過大,否則教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力很難提高,不利于隊(duì)伍建設(shè)。
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