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淺談我國高校行政管理存在的問題及對策研究
論文關(guān)鍵詞：高�！栴}付策
論文摘要：面對我國高校新形勢、新任務(wù)和新要求，提高行政管理的效率已經(jīng)成為其發(fā)展面臨的重要而又緊迫的課題。文章針對高校行政管理效率低下的問題，結(jié)合高校的實際，提出了提高高校行政管理效率的若干時策。
隨著我國高等改革的不斷深化，我國的各項事業(yè)都在突飛猛進地發(fā)展，在這新形勢下，許多高校的內(nèi)部管理體制日益顯得滯后和被動，機構(gòu)繁雜，層級過多，管理的方式方法不盡科學;服務(wù)意識不強，氣氛不夠，官本位意識嚴重;管理的規(guī)章制度陳舊落后不完善等問題，導致高校的行政管理效率較低。如何運用行政管理方法和技巧，充分發(fā)揮人、財、物優(yōu)化整合應(yīng)有的效能和作用，文章針對高校行政管理效率低下的問題，分析了制度建設(shè)在提高高校行政管理效率中的意義，結(jié)合高校的實際，提出了提高高校行政管理效率的若干對策。
一、我國現(xiàn)階段高校行政效率不高的因素分析
高校行政管理，是指通過組織、計劃、實施等行動，使學校所擁有的、物力和財力發(fā)揮出最大的效益，實現(xiàn)學校的培養(yǎng)目標，保障完成學校所擔負的以教學和科研為中心的各項任務(wù)，它是一個特殊的專業(yè)管理領(lǐng)域。近幾年，我國事業(yè)的發(fā)展取得了長足的進步，但也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。面對新形勢、新任務(wù)和新要求，提高行政管理的效率已經(jīng)成為學校發(fā)展面臨的重要而又緊迫的課題。
1.理論薄弱，思想觀念落后。長期以來，我們忽視了高校管理工作的復雜性，以為基于理想和熱情就能解決問題，傳統(tǒng)的一些不合時宜的觀念如僵化、不思進取、崇尚權(quán)力、輕視真理和知識、只唯上不唯實，等等，構(gòu)成了提高高校行政效率的巨大障礙。其次，傳統(tǒng)的管理觀念把教師和學生看作管理的對象，在工作中表現(xiàn)為消極地執(zhí)行高校的相關(guān)管理規(guī)定、制度，沒能把教師和學生作為服務(wù)對象，不能主動地改進工作方法、刨制人性化的管理制度，從而影響行政效率的提高。
2.機構(gòu)設(shè)置缺乏科學性。高校行政效率低下與學校行政機構(gòu)臃腫、條線過多、分工過細及職責不清有直接關(guān)系有些學校由于分工過細，往往造成物極必反，帶來職責不清，相互扯皮。當出現(xiàn)教學質(zhì)量下降的現(xiàn)象時，說不清是誰的責任，結(jié)果是相互推諉，誰也不承擔責任。
3.行政管理工作沒有納入法制軌道。凡是行政效率高的學校，必定有完善的規(guī)章制度，一切行政管理都具有基本的規(guī)范和程序，各職能部門明確職權(quán)和責任，把左右關(guān)系理順，各司其職各盡其責。而一些效率低下的學校，往往無規(guī)范化的工作制度，工作憑主觀經(jīng)驗，隨意性較大，這樣的狀況必定造成行政效率低下。
4.從事行政管理人員素質(zhì)不高，無法適應(yīng)現(xiàn)實需要。行政人員素質(zhì)如何，對行政效率具有決定性的影響，文化水平低導致行政決策水平低;職業(yè)道德差導致行政道德淪喪;行政責任觀念淡薄導致爭榮譽而避責任。現(xiàn)代行政管理，要求行政人員具有現(xiàn)代化的管理意識，既要有良好的政治素質(zhì)和思想素質(zhì)，又要具備較高的科學文化素質(zhì)。此外，還應(yīng)有健康的體格和充沛的精力。現(xiàn)在學校的行政人員，有很多是因為專業(yè)水平不高和健康狀況不佳而調(diào)整到行政管理部門的，這也是造成學校行政效率不高的原因之一。
5.管理技術(shù)因素。主要指各級行政機關(guān)管理手段現(xiàn)代化問題，即運用以為代表的各種現(xiàn)代化先進技術(shù)手段收集行政信息，分析決策，以及使用這些先進技術(shù)進行日常管理工作管理技術(shù)和工具是提高行政效率的一種物質(zhì)基礎(chǔ)，在現(xiàn)代管理中，技術(shù)作用不能忽視。當今世界科學技術(shù)迅猛發(fā)展，信息空前膨脹。如果辦公手段只靠陳舊的一疊紙、一支筆及一部電話，那么，行政效率不可能提高。
二、提高高校行政管理效率的重要性和意義
提高高校的重要性及其意義，主要體現(xiàn)在四個方面:
1.是新形勢下高校行政管理工作的迫切要求。高校行政機關(guān)是直接為教學和科研服務(wù)的基層行政管理部門，是學校對內(nèi)對外交流的窗口和平臺，是學校管理系統(tǒng)中承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶。隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大、辦學層次的不斷提升，辦學水平的不斷提高以及內(nèi)部的不斷深化，行政機關(guān)的地位和作用更加突出，工作任務(wù)日漸繁重和復雜。不斷變化的新形勢對高校行政工作提出了更高要求，其工作效率和工作質(zhì)量直接影響著學校各項工作的效率和質(zhì)量，更關(guān)系到高校的社會形象與信譽。因此，行政機關(guān)必須抓好自身建設(shè)，提高工作效率，以達到高質(zhì)高效做好各項工作的目的。
2.是充分發(fā)揮行政機關(guān)綜合職能作用的重要保證。高校行政機關(guān)是高校管理鏈中最重要的一環(huán)，承擔著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和后勤服務(wù)等多種職能，在管理工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用。隨著高校規(guī)模的快速發(fā)展和高校改革的日益深人，高校內(nèi)部管理模式也隨之發(fā)生了巨大而深刻的變化，行政機關(guān)的職能范圍不斷擴大，管理事務(wù)的內(nèi)容、難度、復雜性迅速增加，只有提高工作效率，才能充分發(fā)揮行政機關(guān)的各項職能作用。
3.是實現(xiàn)行政管理信息化的必然結(jié)果。迅速、通暢、開放的互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)的信息及公文的交流、傳遞和反饋方式，信息量越來越大，工作節(jié)奏也日益加快;現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的辦公科學化、規(guī)范化、信息化沖擊著高校的傳統(tǒng)管理模式和管理理念，促進著新的管理機制和運行模式的誕生，同時也給行政機關(guān)帶來重大變革，使行政管理工作更富意義、更具挑戰(zhàn)，提高工作效率是必然結(jié)果。
4.行政管理效率的提高對高校改革發(fā)展具有激勵作用。行政管理具有的基本作用之一就是承擔著對高校各個部門和教職工工作狀況進行監(jiān)督檢查的任務(wù)。高校行政管理部門通過建立嚴格的檢查督辦制度，并且切實履行起職責。對不能按時完成工作的部門或個人提出督辦要求以及改進的措施和建議，督促其及時完成各項任務(wù)，提高行政管理效率必然能夠從一個側(cè)面上激勵高校內(nèi)各個部門和教職工認真工作、提高工作積極性，促進高校改革發(fā)展各項工作任務(wù)的順利完成。
三、提高高校行政效率的方法和途徑
高校行政效率的高低直接關(guān)系到我國高等事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的進程，我國對高校教育的投人受發(fā)展水平制約，一時還不能滿足和社會發(fā)展的需要，解決的辦法之一就是提高高校教育行政效率，合理地配置和使用現(xiàn)有教育資源，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有、物力和財力的作用，因此，所有高校教育行政的運行過程，都要講求效率，它是對高校行政工作的整體要求。
(一)牢固樹立行政效率觀念
要提高行政效率，首先要解決行政人員的觀念問題。進行教育思想大討論，更新觀念，用一種新的化、化、社會化、全球化和科學化的行政觀念來替代傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變“一等、二靠、三望”的工作作風，使之認識到提高行政效率是關(guān)系到行政管理是否成功的重要條件。
(二)改革和完善高校行政管理體制和工作制度
改革現(xiàn)行的高校行政管理體制。高校職能部門的設(shè)置要從科學性和整體性出發(fā)，必須符合精干、高效的原則。人員編制不能過多，每個部門都應(yīng)有明確的職責，科學的分工，部門間還應(yīng)該強調(diào)密切的協(xié)作配合。
建立和健全科學的法規(guī)和工作制度�？茖W的管理法規(guī)和工作制度的建立和完善是提高高校效率的保證，如建立辦公制度、領(lǐng)導值班制度、規(guī)范的文書工作制度、崗位責任制度、考核獎懲制度，等等。明確劃分權(quán)責，從制度上杜絕敷衍塞責、爭功i}過的不良現(xiàn)象。制度應(yīng)根據(jù)實踐發(fā)展的需要而不斷進行修改，以提高工作效率為原則。在制定制度時，必須尊重絕大多數(shù)人意見，使大多數(shù)人認可;在執(zhí)行時，必須依靠團隊成員，互相促進，互相監(jiān)督，還要不斷加強行政人員的法制觀念，紀律觀念，依法行政。
(三)強化資源開發(fā)
提高學校領(lǐng)導者的管理素質(zhì)和領(lǐng)導。建立高素質(zhì)人員組成的、結(jié)構(gòu)合理的高校行政領(lǐng)導群體，建立高校行政人員的專業(yè)培養(yǎng)及進修制度。領(lǐng)導群體的高素質(zhì)和合理結(jié)構(gòu)使得高校決策正確迅速，領(lǐng)導方式良好有效，帶動整個高校教育行政機構(gòu)的高速運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)高校教育行政的高效率。
加強在職行政人員的培訓，實行激勵機制，調(diào)動行政隊伍的積極性。隨著高校教育行政管理科學化和專業(yè)化的發(fā)展，各國都重視管理人員的專業(yè)訓練，提高全體教育行政人員的素質(zhì)，既要有較高的科學文化知識水平、業(yè)務(wù)知識水平，又要有實踐技能;此外還要由具有團隊精神的不同專業(yè)水平的人員組織起來，形成科學合理的整體結(jié)構(gòu)。行政管理工作是由行政人員擔任的，因此，充分發(fā)揮個人的積極性是提高行政效率的關(guān)鍵。
(四)建立管理人員合理流動機制
要讓行政管理工作一直保持高效率，一直充滿生機，就必須對行政管理人員建立一套激勵制約機制，在行政管理部門內(nèi)部實現(xiàn)科學的人員流動。在行政部門內(nèi)部可以根據(jù)工作性質(zhì)和工作對象的不同，素質(zhì)、技能水平的不同分成不同的層次，層次是固定的，而每一個層次的管理人員是不固定的。行政管理部門可以定期對管理人員進行考核，定期對人才層次進行置換，優(yōu)升劣降，最差的實行待崗學習提高，等待下次測試重新上崗。通過層次間的互換，管理人員經(jīng)歷了不同崗位的工作，便于找到自己最合適的崗位，發(fā)揮自己的最大潛能，更有利于將高校的行政管理工作做得更好。
(五)利用現(xiàn)代科學技術(shù)參與管理
實現(xiàn)行政和管理現(xiàn)代化，利用現(xiàn)代科學技術(shù)參與管理，主要指運用以為代表的現(xiàn)代電子技術(shù)及相關(guān)的硬件和軟件設(shè)備來進行具體日常操作，提高操作的準確性和快速性，降低管理成本。改善行政工作的和條件，現(xiàn)代高校教育行政工作事務(wù)多信息量大、速度快，要求實現(xiàn)辦公環(huán)境的優(yōu)化和辦公手段現(xiàn)代化，如電子計算機、信息網(wǎng)、傳真機、數(shù)據(jù)庫的廣泛運用，以提高辦事效率和行政溝通力度。高校要有計劃、分步驟地改善高校教育行政機關(guān)的工作環(huán)境和工作條件，不斷更新管理手段，逐步提高行政工作的自動化和現(xiàn)代化水平。
(六)制定科學的績效考核辦法
激勵效率提高行政效率測定，是對行政產(chǎn)出和行政投人以及兩者之間比率的測定，這是國內(nèi)外公認的難題。在現(xiàn)行高校管理中，可以使用行政職能測量結(jié)果評定行政效率，即考核高校行政人員和行政部門是否圓滿完成任務(wù)，是否達到職能目標。另外，還可采用因素評分法，對影響高校行政結(jié)果的人力、經(jīng)費、制度、方法等因素，按其作用不同確定不同的分數(shù)。測定某一行政效率時，把包含的各種因素分別評分，最后相加即為效率分數(shù)。評分考核可采用主管領(lǐng)導打分、各職能部門互評及民意測定方法進行�？冃Э己擞欣诩钚姓藛T努力工作，強化競爭意識，克服平均主義思想，最大限度地調(diào)動行政人員的積極性。
總之，高校行政管理在高校改革發(fā)展中發(fā)揮著保障、協(xié)調(diào)、參謀、激勵等重要作用。高校行政管理工作一定要更新觀念、與時俱進，改進工作作風，強化創(chuàng)新意識，增強服務(wù)功能，從而促進行政管理的科學化、信息化，實現(xiàn)行政管理工作的優(yōu)質(zhì)與高效。
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