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關(guān)于高校電子注冊(cè)工作中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把握
［論文摘要］注冊(cè)是高校信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是部對(duì)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷信息管理改革的重要措施。文章對(duì)高校學(xué)籍管理、電子注冊(cè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面的闡述，分析了高校電子注冊(cè)工作中存在的問(wèn)題，并相應(yīng)地提出解決對(duì)策。
［論文關(guān)鍵詞］學(xué)籍管理 電子注冊(cè) 關(guān)鍵環(huán)節(jié)
為加強(qiáng)的學(xué)歷證書(shū)管理，教育部于2001年起實(shí)行學(xué)歷證書(shū)信息網(wǎng)上電子注冊(cè)制度，全國(guó)高等教育學(xué)歷證書(shū)開(kāi)始實(shí)行電子注冊(cè)。2002年，教育部建立了高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，設(shè)立了網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。2007年，教育部出臺(tái)了《普通高等學(xué)校新生電子注冊(cè)暫行辦法》。教育部真正實(shí)現(xiàn)了各學(xué)校網(wǎng)上報(bào)送新生數(shù)據(jù)的工作，將新生學(xué)籍電子注冊(cè)結(jié)果作為學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)的重要審核依據(jù)。應(yīng)該說(shuō)，電子注冊(cè)對(duì)規(guī)范學(xué)歷證書(shū)管理、提高學(xué)籍管理工作有很大的促進(jìn)作用。但由于各高校操作不統(tǒng)一或?qū)﹃P(guān)鍵環(huán)節(jié)的把握不到位，導(dǎo)致在電子注冊(cè)實(shí)行過(guò)程中發(fā)生了諸如重號(hào)上網(wǎng)或畢業(yè)上報(bào)審核時(shí)找不到該生學(xué)籍等不少問(wèn)題。所以，抓好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮電子注冊(cè)在高校管理中的作用，有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校電子注冊(cè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
隨著教育部對(duì)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷信息管理的改革，以及高校管理逐步信息化、科學(xué)化，高等教育工作者都認(rèn)識(shí)到電子注冊(cè)必不可少。經(jīng)過(guò)不斷發(fā)展，一個(gè)逐漸完善的電子注冊(cè)管理系統(tǒng)正在悄然形成，其主要由新生學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)年電子注冊(cè)和學(xué)歷電子注冊(cè)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)組成。建立一個(gè)完善的電子注冊(cè)管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。而抓好電子注冊(cè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是做好電子注冊(cè)工作的重中之重。電子注冊(cè)工作的流程如下：
一是新生學(xué)籍電子注冊(cè)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)主要是新生入學(xué)后，學(xué)校將復(fù)查后取得學(xué)籍的新生名單通過(guò)學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)上報(bào)教育部。教育部以錄取數(shù)據(jù)為依據(jù)，對(duì)學(xué)校上報(bào)的新生名單進(jìn)行審核。對(duì)通過(guò)審核的學(xué)生，教育部予以接受備案，并將其作為今后學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)的依據(jù)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)是將學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)階段的資格審核提前到入學(xué)階段。電子注冊(cè)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上審核來(lái)源于當(dāng)年新生電子數(shù)據(jù)的支持，只有新生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息是準(zhǔn)確的，才能保證畢業(yè)生電子注冊(cè)審核工作的順利進(jìn)行。
新生學(xué)籍電子注冊(cè)的過(guò)程是以高考考生號(hào)為索引，將高校招生錄取的新生數(shù)據(jù)庫(kù)與省教育廳下發(fā)的新生數(shù)據(jù)庫(kù)逐一核對(duì)。信息一致的予以注冊(cè)，不一致的提供《招生錄取名冊(cè)》加以證明，更正后也可予以注冊(cè)，其他不一致的或違規(guī)招生的一律不予以注冊(cè)。此舉真正落實(shí)了教育部規(guī)定的“該注冊(cè)的一個(gè)不能少，不該注冊(cè)的一個(gè)也不能有”的要求。注冊(cè)后的新生數(shù)據(jù)便成了高校的有學(xué)籍的新生庫(kù)。同時(shí)，將此信息公布在省教育廳網(wǎng)站及本校指定網(wǎng)站，告知學(xué)生查詢網(wǎng)址，供學(xué)生本人查詢。
二是學(xué)年電子注冊(cè)。學(xué)年電子注冊(cè)就是所在學(xué)校將學(xué)生的學(xué)籍狀況、學(xué)籍變動(dòng)情況、學(xué)籍注銷情況以及上一學(xué)年所獲獎(jiǎng)勵(lì)或處分的情況，分別向省教育廳和教育部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行報(bào)告，讓教育部門直接掌握每個(gè)在校生的基本信息。這是2008年度學(xué)籍管理工作中的一項(xiàng)重要工作。高校在每年的9月份將在校生數(shù)據(jù)在“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”上進(jìn)行學(xué)年注冊(cè)。
學(xué)年注冊(cè)的目的是對(duì)在校生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，使學(xué)籍注冊(cè)與學(xué)歷注冊(cè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理貫通，保證高校對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)籍異動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)從嚴(yán)管理，充分實(shí)現(xiàn)高校、省級(jí)教育部門、教育部共同管理和維護(hù)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)教育部把握資格、省級(jí)教育部門動(dòng)態(tài)監(jiān)管、高校遠(yuǎn)程維護(hù)的分級(jí)管理和動(dòng)態(tài)管理。
學(xué)年電子注冊(cè)是對(duì)在校學(xué)生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，是加強(qiáng)高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作。學(xué)年電子注冊(cè)的實(shí)施，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)普通高校學(xué)生在校期間全過(guò)程的規(guī)范化、信息化管理，建立完整的高校學(xué)生數(shù)據(jù)信息庫(kù)；分析高校學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)結(jié)果，促進(jìn)宏觀管理決策；反映學(xué)生借貸還貸、獎(jiǎng)懲、處分等誠(chéng)信信息，促進(jìn)高校學(xué)生誠(chéng)信體系建設(shè)；為用人單位遠(yuǎn)程招聘提供畢業(yè)生在校期間的基本信息，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。
三是學(xué)歷電子注冊(cè)。學(xué)歷電子注冊(cè)是學(xué)校按規(guī)定頒發(fā)學(xué)歷證書(shū)后，將學(xué)歷證書(shū)信息報(bào)省級(jí)教育部門審核。省級(jí)教育行政部門審核通過(guò)后予以注冊(cè)，并報(bào)教育部備案。教育部復(fù)核通過(guò)后，國(guó)家予以承認(rèn)和保護(hù)，并上網(wǎng)發(fā)布，供查詢。
二、高校電子注冊(cè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題
一是高校對(duì)電子注冊(cè)管理工作沒(méi)有引起高度重視，宣傳力度不夠，學(xué)籍管理人員整體素質(zhì)有待提高。
二是新生電子注冊(cè)數(shù)據(jù)來(lái)源規(guī)范性及重要性的意識(shí)淡薄。學(xué)生學(xué)籍電子注冊(cè)數(shù)據(jù)來(lái)源于招生數(shù)據(jù)，招生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與規(guī)范決定了學(xué)生學(xué)籍電子注冊(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與規(guī)范，這對(duì)高校整籍?dāng)?shù)據(jù)非常重要。但是，省招辦在接收地方招生數(shù)據(jù)特別是外省招生數(shù)據(jù)時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，造成每年各高校得到的新生數(shù)據(jù)存在不規(guī)范或錯(cuò)誤的現(xiàn)象，使各高校學(xué)籍管理人員要花很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)核對(duì)、整理不規(guī)范數(shù)據(jù)。
三是學(xué)籍學(xué)歷信息管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響工作效率。中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)面向全國(guó)，同時(shí)開(kāi)發(fā)了很多管理模塊，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)只是其中的一部分，由于系統(tǒng)的使用時(shí)間相對(duì)集中頻繁，系統(tǒng)的速度之慢以及系統(tǒng)的不穩(wěn)定給工作帶來(lái)了諸多不便，嚴(yán)重影響工作效率。
四是圖像采集數(shù)據(jù)上網(wǎng)不及時(shí)，出錯(cuò)率偏高。從2002年起，部規(guī)定，畢業(yè)生信息將新增彩色登記照片、身份證號(hào)碼與學(xué)歷證書(shū)一同上網(wǎng)注冊(cè)，而此項(xiàng)電子圖像采集工作由新華通訊社統(tǒng)一承辦。電子圖像采集以及上網(wǎng)校對(duì)是完成學(xué)歷注冊(cè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。但在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，照片的張冠李戴時(shí)有發(fā)生，在查明原因勘誤后發(fā)現(xiàn)，繼續(xù)上網(wǎng)校對(duì)的信息即“沒(méi)有核對(duì)”過(guò)的學(xué)生信息已全部歸為“已核對(duì)”狀態(tài)，使高校無(wú)法查明到底誰(shuí)沒(méi)有核對(duì)過(guò)，誰(shuí)已經(jīng)核對(duì)過(guò)。同時(shí)，新華社數(shù)據(jù)采集后，后期的制作相當(dāng)緩慢，掛網(wǎng)時(shí)間與采集時(shí)間間隔太長(zhǎng)。因?qū)W生外出，通知核對(duì)需要時(shí)間，影響圖像核對(duì)進(jìn)程。
五是學(xué)生不重視信息數(shù)據(jù)的核對(duì)。教務(wù)處每次進(jìn)行信息核查時(shí)，要求學(xué)生本人簽名，但他們主觀上沒(méi)有引起高度重視，一簽了事。尤其是出生年月與身份證號(hào)碼欄經(jīng)常出錯(cuò)，身份證號(hào)碼由原來(lái)的15位升為18位后也不及時(shí)修改上報(bào)，等畢業(yè)時(shí)上網(wǎng)查詢無(wú)法鏈接自己的畢業(yè)證書(shū)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。
六是學(xué)生沒(méi)有對(duì)圖像采集引起足夠重視。畢業(yè)生圖像采集的目的是將畢業(yè)生的電子圖像上網(wǎng)并為畢業(yè)證的上網(wǎng)提供照片鏈接。學(xué)生如果沒(méi)有參加圖像采集或即使采集了但數(shù)據(jù)有誤的話，網(wǎng)上無(wú)法實(shí)現(xiàn)本人學(xué)歷證書(shū)的查詢。即使這樣，仍有不少學(xué)生沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行圖像采集。
七是報(bào)盤(pán)的方式有待改進(jìn)。目前，省教育廳對(duì)各高校畢業(yè)生數(shù)據(jù)的報(bào)盤(pán)工作雖已趨向成熟、規(guī)范，但在規(guī)定的幾天內(nèi)完成全省幾十所高校的畢業(yè)資格審核，是一件壓力大、難度高、工程量大的一項(xiàng)工作，也就避免不了報(bào)盤(pán)時(shí)的大擁擠。這既影響了省教育廳把關(guān)審核的質(zhì)量與數(shù)量，又延誤了高校教師的報(bào)盤(pán)進(jìn)程，使順利報(bào)盤(pán)大打折扣。
三、解決高校電子注冊(cè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)中存在問(wèn)題的對(duì)策
一是加大宣傳力度，組織召開(kāi)各級(jí)學(xué)籍、學(xué)歷工作人員專門會(huì)議，讓大家認(rèn)識(shí)到，學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)工作對(duì)打擊假的文憑和假學(xué)歷、保護(hù)學(xué)生切身利益、維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)都有其深遠(yuǎn)的意義。同時(shí)，也要讓全知道國(guó)家對(duì)學(xué)歷證書(shū)的管理是嚴(yán)肅的、嚴(yán)格的，要讓全院師生認(rèn)識(shí)到學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)對(duì)保護(hù)高校的聲譽(yù)和畢業(yè)生的權(quán)益具有重要意義，使其共同做好這項(xiàng)工作。
二是做好新生數(shù)據(jù)支持工作，確保畢業(yè)生電子注冊(cè)順利進(jìn)行。電子注冊(cè)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上審核來(lái)源于當(dāng)年新生電子數(shù)據(jù)的支持，只有新生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息是準(zhǔn)確的，才能保證畢業(yè)生電子注冊(cè)審核工作的順利進(jìn)行。目前，教育部已設(shè)立了中國(guó)高等教育信息網(wǎng)，開(kāi)發(fā)了網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生數(shù)據(jù)的網(wǎng)上在線審核已顯得尤為緊迫。為此，各學(xué)校一定要做好電子注冊(cè)的新生數(shù)據(jù)支持工作。教育部一般會(huì)在每年的十月份在中國(guó)高等教育學(xué)生信網(wǎng)上公布各高校當(dāng)年的招生數(shù)據(jù)，各高校應(yīng)及時(shí)下載本學(xué)院的新生數(shù)據(jù)，對(duì)每條數(shù)據(jù)都進(jìn)行逐行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)錄取數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，查明原因提供詳細(xì)資料報(bào)省教育廳，核對(duì)完畢后上傳中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)。同時(shí)，公布學(xué)生信息網(wǎng)新生核對(duì)網(wǎng)站并開(kāi)通本學(xué)院新生學(xué)籍網(wǎng)站，保證每位學(xué)生都進(jìn)行網(wǎng)上核對(duì)。
目前，除正常的省內(nèi)錄取外，其他很多高校已面向全國(guó)招生，有些外省的錄取信息未能及時(shí)到位，這就導(dǎo)致了部分招生數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失不全的現(xiàn)象，這就需要高校查缺補(bǔ)漏，及時(shí)把這些學(xué)生的信息補(bǔ)注上網(wǎng)，最后應(yīng)該做到教育部接收的各高校的新生數(shù)據(jù)包含著所有被正常錄取的學(xué)生數(shù)據(jù)，將來(lái)畢業(yè)電子注冊(cè)時(shí)數(shù)據(jù)不會(huì)缺失，審核時(shí)才能事半功倍。
三是認(rèn)真做好學(xué)歷電子注冊(cè)的前期組織管理工作。首先要做好畢業(yè)生圖像采集工作，此信息的采集為畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫(kù)的建立打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)圖像的采集以及中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)上圖像的校對(duì)為畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性做了更加充分的準(zhǔn)備。其次要做好畢業(yè)生資格審查工作，這是學(xué)歷電子注冊(cè)工作的前提。高校利用圖像采集的數(shù)據(jù)庫(kù)匯總審核預(yù)計(jì)出畢業(yè)生電子注冊(cè)數(shù)據(jù)，再根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、思想表現(xiàn)等各方面對(duì)畢業(yè)生資格進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致的審查。畢業(yè)生資格審查必須與當(dāng)年的新生錄取時(shí)的招生計(jì)劃相吻合，在對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行資格審查的過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)學(xué)生的考號(hào)、姓名、性別、身份證、專業(yè)、學(xué)制等。對(duì)于有問(wèn)題的數(shù)據(jù)必須按規(guī)定出具相應(yīng)的書(shū)面（如改姓名的學(xué)生須提供戶籍更改證明等），以備教育廳審核。
四是使用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)是進(jìn)行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)的工具，使用一個(gè)功能齊全、界面美觀、操作方便的信息管理平臺(tái)是學(xué)籍管理人員的強(qiáng)烈愿望。教育部應(yīng)指派有關(guān)部門和人員認(rèn)真了解各高校在使用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)過(guò)程中所碰到的問(wèn)題，收集意見(jiàn)和建議，針對(duì)存在的問(wèn)題以及用戶提出的意見(jiàn)和建議，及時(shí)組織有關(guān)專家和軟件技術(shù)人員對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)進(jìn)行版本的升級(jí)和模塊的增減。同時(shí)對(duì)系統(tǒng)集中操作時(shí)出現(xiàn)的大擁堵，建議增加WEB服務(wù)器以及合理分流下載量等方法來(lái)分解。
五是電子圖像采集以及網(wǎng)上校對(duì)工作，是完成畢業(yè)生電子注冊(cè)的一項(xiàng)重要前提工作，所以保證電子圖像采集的準(zhǔn)確性是各高校最強(qiáng)的呼聲。教育部可通過(guò)與新華社溝通，督促新華社工作人員有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，杜絕各類低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生。而學(xué)校也通過(guò)加強(qiáng)宣傳，力求保證每位學(xué)生參與電子圖像的拍攝。
六是教育廳在學(xué)歷電子注冊(cè)前，通過(guò)QQ平臺(tái)先做好宣傳工作，要求各高校通過(guò)新力電子注冊(cè)輔助系統(tǒng)自查，然后動(dòng)用通訊優(yōu)勢(shì)先報(bào)數(shù)據(jù)，遠(yuǎn)程審核。通過(guò)之后再報(bào)盤(pán)，這樣既減少外地學(xué)校因數(shù)據(jù)審核不過(guò)關(guān)而來(lái)回跑報(bào)送資料的壓力，也可緩解報(bào)盤(pán)時(shí)的大擁擠。
電子注冊(cè)工作是高校加強(qiáng)學(xué)籍管理的重要手段，是實(shí)現(xiàn)高等教育管理信息化、規(guī)范化、透明化的重要措施。要做好這項(xiàng)工作，需要在實(shí)踐中不斷發(fā)展與完善，認(rèn)真抓好電子注冊(cè)中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)，并針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的對(duì)策，使電子注冊(cè)在高校學(xué)籍管理中真正發(fā)揮積極的作用。
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