鐵路企業(yè)物資清查活動中的問題與解決方法論文
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摘要：
為充分挖掘鐵路企業(yè)物資管理降本增效潛力，國鐵集團在全路范圍內(nèi)開展了物資清查專項工作，后續(xù)對該項工作進行了專項審計。本文就物資清查質(zhì)量專項審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析，為鐵路企業(yè)物資管理工作提出建議，防范物資領(lǐng)域風(fēng)險，提升鐵路企業(yè)物資管理水平。
關(guān)鍵詞:
鐵路；物資管理；內(nèi)部審計；防范風(fēng)險:提高效益；
1、鐵路企業(yè)物資清查基本情況
鐵路企業(yè)擔(dān)負著我國鐵路設(shè)施網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、運營、維護等工作，為客貨運輸提供鐵路物流服務(wù)。鐵路企業(yè)內(nèi)主要由機務(wù)、車務(wù)、工務(wù)、電務(wù)、車輛等運輸主業(yè)部門及運輸輔助部門各司其職，相互配合實現(xiàn)鐵路交通系統(tǒng)運轉(zhuǎn)。該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)覆蓋區(qū)域廣，基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模龐大復(fù)雜，包括線路、房屋建筑物、信號通信等固定設(shè)施，機車車輛、大型養(yǎng)路設(shè)備、機械動力設(shè)備、高價互換配件等移動設(shè)備。為滿足安全生產(chǎn)與經(jīng)濟效益的要求，基礎(chǔ)設(shè)施更新、維修所使用的各類原材料、燃料、一般配件、高價互換配件、工器具、工程備品備件等物資投入構(gòu)成鐵路企業(yè)的主要成本支出項點。
物資清查的主要目標就是要掌握存量物資狀況，做到顆粒歸倉，建立鐵路系統(tǒng)范圍內(nèi)存量物資信息庫并輔助實現(xiàn)科學(xué)決策，實現(xiàn)物資跨區(qū)域合理調(diào)配，在滿足生產(chǎn)需要的前提下控制成本支出，實現(xiàn)物資管理降本增效。
本次物資專項清查活動的清查內(nèi)容包括各類原材料、燃料、一般配件、工器具、備品備件等用于滿足鐵路企業(yè)運營生產(chǎn)所需的流動資產(chǎn)類物資；各類納入固定資產(chǎn)管理的高價互換配件、工程備品備件、辦公用品及設(shè)備；各類可變現(xiàn)處置的報廢物資。清查范圍全面覆蓋鐵路系統(tǒng)各層級，包括各鐵路局集團公司、各專業(yè)運輸公司及控股合資公司。
2、清查活動反映物資管理存在的問題
通過參與物資清查質(zhì)量專項審計，對部分所屬企業(yè)進行實地審計查證，發(fā)現(xiàn)鐵路企業(yè)物資管理存在以下問題：
(1)物資賬實不符金額較大。
物資清查結(jié)果表明，所屬企業(yè)物資賬實不符的情況較為普遍，主要為存在大量盤盈物資，部分基層單位盤盈物資金額達到億元數(shù)量級。盤盈物資范圍廣，涉及原材料、一般配件、高價互換配件、工程備品備件等，且形成時間跨度大，形成原因復(fù)雜。主要為虛列材料支出，材料領(lǐng)用消耗“一腳踢”；廠家隨設(shè)備附屬、贈送、賠償配件賬外保管；報廢設(shè)備拆卸可用配件未點收入賬等。如某基層單位以前年度為了維持預(yù)算規(guī)模，虛增生產(chǎn)成本，虛列設(shè)備維修材料支出數(shù)億元，大量賬面已領(lǐng)用實際未使用材料賬外保管，清查時確認為盤盈物資。某基層單位以前年度收到廠家賠償高價互換配件19項計911.15萬元一直賬外保管。某基層單位某一型號機車C6修程委外維修更換下廢舊物資大約937.76噸未處置，僅對更換下的364塊輪餅及267個主斷路器點收入賬確認，其余物資均賬外保管。
(2)清查“走過場、蒙混過關(guān)”現(xiàn)象仍存在。
部分單位不重視物資清查工作，瞞報、漏報、錯報清查結(jié)果及形成原因。某基層單位對本次物資清查工作視同兒戲，清查工作走過場，上報盤盈、盤虧物資清查結(jié)果均為零。審計組現(xiàn)場審計查證，發(fā)現(xiàn)盤盈物資3300多項金額共計1200多萬元。某基層單位瞞報歷年虛列材料事實，將近億元盤盈物資形成原因歸咎于隨車附屬配件和廠家遺留贈送配件，經(jīng)審計組核定隨車附屬配件僅為1150萬元，瞞報真實形成原因。
(3)物資管理缺失責(zé)任心，資產(chǎn)權(quán)益無償讓渡他人。
部分運輸主業(yè)單位物資管理履職不到位，不以企業(yè)利益為重，出現(xiàn)企業(yè)實物資產(chǎn)權(quán)益被他人占用的情況亦不主動維權(quán)，甚至將企業(yè)資產(chǎn)無償出借他人使用，損害企業(yè)利益。如某基層單位無償對外出借高價互換配件金額約6000萬元，最早可追溯至2014年，該批高價互換配件折舊費用由基層單位承擔(dān)。且部分出借配件手續(xù)隨意，僅由車間負責(zé)人簽字即可，出借記錄無對方單位簽章確認，也未約定歸還日期。又如某基層單位因廠家設(shè)備召回接受對方以同等價值配件補償?shù)姆桨�，約定2012年6月底前完成交付。但截至審計日，仍有價值約1000萬元高價互換配件未到貨。由于時間跨度久，相關(guān)配件技術(shù)性能是否滿足現(xiàn)技術(shù)要求需要進一步評估，且配件目前市場價格已大幅下降，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失是不可避免的。
(4)閑置物資長期未有效利用。
所屬企業(yè)存在不同程度閑置物資長期未有效利用的情況。本次物資清查中某所屬企業(yè)閑置物資總額達幾億元數(shù)量級，其中能夠在生產(chǎn)中使用消耗及向其他所屬企業(yè)調(diào)撥的閑置物資僅占38.50%，剩余閑置物資再利用難度大，造成資源、資金嚴重浪費。
究其原因主要為：置生產(chǎn)需求于不顧，盲目采購物資，新購置物資或因使用消耗能力有限，或因無場地存放而長期擱置在生產(chǎn)廠家，久而久之造成新品閑置狀態(tài)，更有甚者因超過質(zhì)保期限等技術(shù)原因?qū)е滦缕反龍髲U狀態(tài)。其次為主修設(shè)備已報廢或已在所屬企業(yè)間調(diào)撥，但未能統(tǒng)籌兼顧與之匹配的維修物資，導(dǎo)致該類物資在本企業(yè)失去利用價值，積壓物資庫存的同時，占用大量資金。
(5)委管物資管理有待進一步規(guī)范。
鐵路企業(yè)控股的合資公司部分資產(chǎn)日常運維采取“委托管理”的模式，合資公司對資產(chǎn)進行財務(wù)管理，資產(chǎn)實物委托各運輸主業(yè)單位運維管理。此管理模式易導(dǎo)致管用分離，物資實物管理與財務(wù)核算“兩張皮”，導(dǎo)致經(jīng)營成果不實。本次審計過程中發(fā)現(xiàn)某合資公司工程備品備件盤虧1070余萬元，涉及工務(wù)線上料、電務(wù)高價互換件、一次性消耗件的工程備品備件，主要原因為實物已使用消耗，未及時列賬核算導(dǎo)致。
經(jīng)了解，各類委托管理的工程備品備件主要為滿足鐵路開通初期突發(fā)故障的搶修需要配置，該類物資管理缺失基本的制度約束，委托單位與受托單位各自權(quán)責(zé)未明確，形成管理職責(zé)的模糊地帶。
(6)維修撤舊物資管理制度缺失。
某鐵路所屬企業(yè)部分設(shè)備技術(shù)改造、大修撤舊配件等回收處置未細化制定管理制度且回收處置方式不統(tǒng)一。該企業(yè)除大型養(yǎng)路機械之外，機車、車輛、動車組等均未細化制定技術(shù)改造、大修撤舊配件等物資的回收處置管理制度。實際處置方式主要為：一是直接由廠家代售抵扣；二是直接抵扣維修費用；三是返還送修單位處置。但審計查證相關(guān)資料，部分設(shè)備大修合同中未約定撤舊配件處置方式，存在撤舊配件未納入物資管理的風(fēng)險。
3、產(chǎn)生問題的原因分析
(1)管理規(guī)定不遵守。
從審計調(diào)查發(fā)現(xiàn)的問題來看，很多問題產(chǎn)生的根源是未按照物資管理規(guī)定執(zhí)行，對于有據(jù)可依的事項不按照規(guī)矩辦事。更有甚者，故意弄虛作假，隱瞞真相，為滿足眼前利益而忽視規(guī)章制度的約束。
(2)管理者責(zé)任意識不強。
某些單位管理人員缺乏責(zé)任心，未能從思想上重視物資管理工作，沒有領(lǐng)會物資清查活動的重要意義和決心，物資清查工作應(yīng)付了事，仍抱有蒙混過關(guān)的僥幸心理。
(3)企業(yè)利益重視不夠。
物資管理未能與全面預(yù)算管理有效銜接，物資管理精細化程度不足，造成大量閑置物資不能有效利用，占用大量資金，增加企業(yè)成本負擔(dān)。且管理者未能將企業(yè)利益擺在第一位，企業(yè)物資權(quán)益無償讓渡他人，維權(quán)意識匱乏，損害企業(yè)利益。
(4)部分環(huán)節(jié)制度不健全。
鐵路企業(yè)在物資正常采購、庫存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)已經(jīng)較為規(guī)范，有一套成熟有效的約束制度。但是在委管物資及維修撤舊物資管理等特殊環(huán)節(jié)仍存在管理漏洞，需要進一步加強，做到物資管理各環(huán)節(jié)有章可循，確保企業(yè)物資應(yīng)收盡收納入管理。
4、解決的方法
基于以上分析，管理層應(yīng)結(jié)合鐵路企業(yè)實際情況，制定科學(xué)、合理的解決方案，規(guī)范物資管理行為，規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，確保企業(yè)利益不受損失。
(1)修訂完善物資制度，做到各環(huán)節(jié)有章可依。
及時修訂和完善各類物資管理制度，特別是為滿足正常生產(chǎn)需要而轉(zhuǎn)變管理模式，要及時研判，科學(xué)、合理制定相關(guān)制度規(guī)范，確保企業(yè)物資管理各環(huán)節(jié)有章可依，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。
(2)明確各級職責(zé)，落實責(zé)任追究制度。
要明確各級部門的物資管理責(zé)任，履行各自的管理職責(zé)，對于履職不力者進行考核，對于嚴重損害企業(yè)利益的應(yīng)當追究相關(guān)人員責(zé)任。
(3)加強企業(yè)經(jīng)營管理，提升管理精細化程度。
要進一步加強企業(yè)經(jīng)營管理，將物資管理高效融入全面預(yù)算管理當中，科學(xué)合理制訂物資庫存，有效避免閑置物資長期未利用的問題，努力做到精益化生產(chǎn)。
(4)強化監(jiān)督管理，確保制度落到實處。
一是物資、財務(wù)、審計以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)進一步加大對基層單位物資管理的監(jiān)督檢查力度，對不履行制度或存在嚴重問題的單位和個人要嚴肅追責(zé)；二是基層單位應(yīng)加強自身管理，立足物資管理規(guī)范性、風(fēng)險性，依據(jù)相關(guān)制度做好日常監(jiān)管。
5、從物資清查專項審計看內(nèi)部審計的作用發(fā)揮
(1)凸顯企業(yè)降本增效的目標導(dǎo)向。
本次物資清查質(zhì)量專項審計緊密圍繞加強物資管理，實現(xiàn)經(jīng)營管理降本增效的目標導(dǎo)向開展，不僅僅是傳統(tǒng)的查錯防弊，還要評價并改善鐵路企業(yè)經(jīng)營管理過程，使其更加科學(xué)、高效的運轉(zhuǎn)。內(nèi)部審計不僅僅是鐵路企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟監(jiān)督部門，也是鐵路企業(yè)管理與控制體系的重要組成部分，始終圍繞積極促進鐵路更好發(fā)展的內(nèi)在需要，為鐵路企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標而服務(wù)。
(2)推動優(yōu)化經(jīng)營管理流程，促進各部門規(guī)范自身職責(zé)。
本次專項審計發(fā)現(xiàn)了鐵路企業(yè)在內(nèi)部經(jīng)營管理環(huán)節(jié)方面的一些問題，暴露了企業(yè)部門之間職責(zé)交叉重疊的模糊地帶，為下一步規(guī)范各物資管理環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的.制度規(guī)范提供了實踐依據(jù)。
(3)警示和幫助基層整改，維護企業(yè)利益。
通過反映本次物資清查活動中存在的問題，對物資管理中存在的問題及時的糾正、制止和查處，預(yù)防、減少風(fēng)險損失，維護企業(yè)的合法權(quán)益，同時貫徹國鐵集團的政策方針，督促企業(yè)各級管理者勤勉履職，從而幫助和促進基層各單位效益的發(fā)揮，增加鐵路經(jīng)營管理效益。
(4)進一步“摸清家底”，防范物資管理“小金庫”風(fēng)險。
本次物資清查質(zhì)量專項審計進一步摸清了各鐵路企業(yè)家底，基本做到了各項鐵路物資顆粒歸倉，發(fā)現(xiàn)了大量時間跨度久、形成原因復(fù)雜的賬外物資并予以點收入賬，確保鐵路企業(yè)資產(chǎn)真實性，有效規(guī)避賬外保管物資所產(chǎn)生的“小金庫”風(fēng)險，規(guī)范企業(yè)管理行為，有效防范經(jīng)營風(fēng)險。
6、進一步做好內(nèi)部審計，增加鐵路效益的幾點經(jīng)驗
鐵路企業(yè)內(nèi)部審計工作以“內(nèi)向服務(wù)”為中心，主要在企業(yè)組織治理、風(fēng)險防控、內(nèi)部控制等領(lǐng)域發(fā)揮監(jiān)督職能。一是審計模式逐步實現(xiàn)從財務(wù)賬本轉(zhuǎn)向主動參與鐵路企業(yè)的經(jīng)營管理活動；二是審計方式逐步實現(xiàn)以事后審計為主向事前參與、事中監(jiān)控、事后評價的轉(zhuǎn)變，進行全過程審計監(jiān)控；三是審計成果逐步實現(xiàn)以追求單純數(shù)字成果向追求審計綜合績效的轉(zhuǎn)變。
(1)實現(xiàn)從面向財務(wù)賬本的單純性審計向深入管理活動的綜合分析評價轉(zhuǎn)變。內(nèi)部審計正在朝管理審計的方向發(fā)展，更深入的參與企業(yè)的管理活動，發(fā)揮審計監(jiān)督、咨詢的功能，逐步擴大審計內(nèi)涵，豐富審計信息，最大程度地提升內(nèi)審工作的綜合價值，力爭在應(yīng)變中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新。本次物資清查質(zhì)量專項審計是國鐵集團充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計職能的良好實踐，通過物資清查來診脈鐵路企業(yè)的物資管理，綜合分析評價鐵路企業(yè)物資管理行為，就反映出的管理難題出謀劃策，有助于鐵路企業(yè)整體物資管理水平的提升，有助于鐵路企業(yè)內(nèi)部審計轉(zhuǎn)變工作思路。
(2)加強事前審計和事中審計的力度，貫穿經(jīng)營管理活動的全過程。事后審計只能查錯糾錯，不能防患于未然，且事后改正往往費時費力，同時對不可避免的損失也是無能為力。只有將審計工作著力點逐步前移，發(fā)揮事前審計和事中審計的時效性、準確性和同步性的優(yōu)點，擴大事前審計與事中審計的工作范圍及深度。形成有效的預(yù)警、預(yù)報系統(tǒng)，才能防微杜漸，將管理隱患和漏洞消滅在萌芽狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。
(3)強化跟蹤審計，形成審計監(jiān)督閉環(huán)。定期進行跟蹤審計，對于發(fā)現(xiàn)的問題進行整改追蹤，檢查是否已按照處理建議整改到位；對于提出的建議檢查是否能夠貼合經(jīng)營管理實際，是否有助于企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升，形成內(nèi)部審計的有效閉環(huán)。
(4)合理運用鐵路審計管理信息系統(tǒng)。內(nèi)部審計要進一步加快與信息化的有效結(jié)合。近年來，鐵路企業(yè)不斷嘗試內(nèi)部審計信息化建設(shè)，逐步開發(fā)和完善鐵路審計管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)全路法律法規(guī)的信息化共享，審計數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)推送，經(jīng)濟指標的系統(tǒng)分析，審計發(fā)現(xiàn)問題全過程跟蹤記錄等功能，為鐵路企業(yè)內(nèi)部審計提供了有效的輔助手段。
7、結(jié)束語
鐵路內(nèi)部審計正在向面向企業(yè)經(jīng)營管理的方向發(fā)展。因此，企業(yè)內(nèi)部審計在實踐當中，摒棄拘泥于紙面賬本的審計思路，進一步向管理審計發(fā)展，強化企業(yè)內(nèi)部控制，促使企業(yè)建立嚴格的、完善的、有效的、暢通的、科學(xué)的管理制度和運行機制。通過本次審計工作，加強了國鐵集團物資管理的宏觀調(diào)控，查找、填補了各鐵路所屬企業(yè)物資管理方面的漏洞，最終達到使鐵路企業(yè)不斷提高經(jīng)濟效益的目的。
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