煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制問題及加強(qiáng)建議探討論文
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摘要：
自《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》出臺(tái)以來，煙草商業(yè)企業(yè)采購管理質(zhì)量得到了顯著提升，但在某些方面仍存在一定問題，尤其是采購管理內(nèi)部控制方面有所欠缺。因此，本文針對煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制問題展開探討，并提出加強(qiáng)內(nèi)控的建議。
關(guān)鍵詞：
煙草商業(yè)企業(yè)；采購管理；內(nèi)部控制；
引言：
采購管理對現(xiàn)代企業(yè)具有重要意義，其不僅關(guān)系到生產(chǎn)成本，更影響產(chǎn)品質(zhì)量。采購管理出現(xiàn)問題不僅會(huì)給經(jīng)營造成影響，甚至?xí)蛊髽I(yè)面臨資金風(fēng)險(xiǎn)與成本危機(jī)。因此，為規(guī)范采購管理，實(shí)現(xiàn)降本增效，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)采購管理內(nèi)控。
一、加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制的重要性
1.節(jié)約經(jīng)營成本
煙草商業(yè)企業(yè)采購實(shí)行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業(yè)經(jīng)營有關(guān)的現(xiàn)代煙草農(nóng)用農(nóng)藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購；與企業(yè)日常運(yùn)行有關(guān)的設(shè)備及辦公用品等非煙用物資采購采購；與企業(yè)日常維護(hù)有關(guān)的安保、物業(yè)等勞務(wù)服務(wù)性采購。若采購存在問題，采購成本超出預(yù)期，將直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[1].根據(jù)采購管理要求，加強(qiáng)內(nèi)部控制，做好招標(biāo)監(jiān)督工作，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，便可節(jié)約成本，將采購成本控制在預(yù)算定額范圍內(nèi)。
2.保障生產(chǎn)質(zhì)量
不論材料采購，還是設(shè)備采購都會(huì)對企業(yè)經(jīng)營造成影響。倘若企業(yè)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，供應(yīng)商使用評價(jià)不足，將導(dǎo)致采購質(zhì)量不符合預(yù)期，便會(huì)阻礙后續(xù)的產(chǎn)品生產(chǎn)。做好采購管理內(nèi)部控制，及時(shí)掌握供應(yīng)商生產(chǎn)狀況的變化，定期評估供應(yīng)商的綜合能力，并做好采購驗(yàn)收入庫工作，嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)，杜絕不合格材料流入，便可確保物料質(zhì)量，避免因采購不當(dāng)而誘發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量問題，保障生產(chǎn)質(zhì)量。
3.維護(hù)供應(yīng)關(guān)系
通過內(nèi)部控制，提升采購管理水平，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，便可保持良好的供應(yīng)關(guān)系[2].若供應(yīng)鏈不穩(wěn)定，不僅會(huì)導(dǎo)致采購成本的增長，還會(huì)帶來采購風(fēng)險(xiǎn)。比如，關(guān)鍵性材料短缺，勢必會(huì)給生產(chǎn)帶來一定負(fù)面影響，非常不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，例如：近年來，美國出口管制"實(shí)體名單"不斷更新，要求應(yīng)用美國技術(shù)的產(chǎn)品對華為禁售，華為失去芯片供應(yīng)商，手機(jī)業(yè)務(wù)嚴(yán)重受阻。
二、煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制中存在的問題
1.未充分考慮成本效率
煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制中，很多時(shí)候關(guān)注的是采購程序的合規(guī)性、合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，對采購成本效率問題缺乏考慮，未充分考慮到采購成本、采購效益影響因素，經(jīng)常導(dǎo)致采購活動(dòng)成本超出預(yù)期，采購周期時(shí)間延長。例如，個(gè)別企業(yè)未基于成本效益原則，未對全年采購計(jì)劃統(tǒng)籌安排，盲目擴(kuò)大招標(biāo)范圍，導(dǎo)致采購周期延長，需要重復(fù)投入招標(biāo)費(fèi)用、時(shí)間成本、管理成本，最終造成采購活動(dòng)成本的增加。
2.采購預(yù)算編制不嚴(yán)謹(jǐn)
煙草商業(yè)企業(yè)大多采用物資價(jià)格審核制度，采購預(yù)算編制采用歷史成本數(shù)據(jù)對比，采購預(yù)算編制不夠細(xì)化，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。例如，部分采購項(xiàng)目采用的預(yù)算依據(jù)不適當(dāng)，僅以歷史購買價(jià)格和網(wǎng)絡(luò)報(bào)價(jià)作為制定預(yù)算的參考依據(jù)[3].但實(shí)際上，并非所有的采購項(xiàng)目預(yù)算編制都適合以網(wǎng)絡(luò)報(bào)價(jià)和歷史采購價(jià)格作為參考依據(jù)。以辦公日常用品采購為例，由于產(chǎn)品品牌眾多，規(guī)格有明顯差異，加上年度通貨膨脹原因，實(shí)際供應(yīng)價(jià)格與歷史價(jià)格會(huì)出現(xiàn)較大差異。
3.采購過程控制不到位
當(dāng)前，部分煙草商業(yè)企業(yè)采購過程控制存在不足，未對已簽訂合同實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督，停留在事后監(jiān)管模式當(dāng)中。由于過程控制不到位，采購活動(dòng)易發(fā)生合同實(shí)施不及時(shí)，違規(guī)違紀(jì)操作等行為。例如，以特殊需求或者緊急需要為名，變相指定品牌或成交商，大肆進(jìn)行暗箱操作。這些違規(guī)采購現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。
4.采購內(nèi)部控制體系不健全
要對采購活動(dòng)形成剛性約束力，發(fā)揮出內(nèi)部控制的功能，就要有配套的內(nèi)部控制體系。然而，多數(shù)煙草商業(yè)企業(yè)沒有獨(dú)立的內(nèi)部控制部門，未設(shè)置專職的采購管理內(nèi)部控制人員，未明確相應(yīng)的工作范圍及職責(zé)。甚至個(gè)別煙草商業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制制度的制定中，盲目借鑒其他企業(yè)成功方案，很少結(jié)合自身實(shí)際情況和運(yùn)營特點(diǎn)，制定配套的采購制度。在制度實(shí)施后，長期未對制度進(jìn)行修訂，制度適用性差，內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，導(dǎo)致采購中經(jīng)常出現(xiàn)制度違規(guī)現(xiàn)象。
5.供應(yīng)商評價(jià)缺失
做好采購工作監(jiān)督，采取供應(yīng)商使用評價(jià)措施，才能準(zhǔn)確了解到供應(yīng)商的供應(yīng)狀態(tài)，找到供應(yīng)鏈中存在的問題，避免采購人與供應(yīng)商惡意串通，操縱采購活動(dòng)，有效控制供應(yīng)鏈。然而，一些煙草商業(yè)企業(yè)供應(yīng)商評估不準(zhǔn)確，調(diào)查不充分，評價(jià)不客觀。在這種情況下，一旦供應(yīng)商出現(xiàn)問題，勢必影響采購效率和采購價(jià)格。例如，供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)狀況，不能提供相應(yīng)的物料，勢必要降低采購效率。
三、加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制的建議
1.充分考慮采購成本
在采購管理內(nèi)部控制的過程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時(shí)間成本。首先，應(yīng)基于成本效益角度，完善采購目錄，科學(xué)統(tǒng)籌采購工作，監(jiān)督采購計(jì)劃的制定。采購目錄設(shè)定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預(yù)算、采購定額、采購計(jì)劃編制提供依據(jù)，從而提高采購效益，節(jié)約采購成本。但采購目錄設(shè)置需要符合企業(yè)實(shí)際，明確適用范圍、采購方式、采購標(biāo)準(zhǔn)，避免采購目錄不符合要求，導(dǎo)致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標(biāo)控制，更好地利用招標(biāo)方式，降低采購成本。應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法》等法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，制定明確的采購招標(biāo)控制辦法，控制招標(biāo)程序、招標(biāo)范圍，按采購文件中規(guī)定的評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)投標(biāo)文件，編寫評標(biāo)報(bào)告，據(jù)實(shí)而定，避免招標(biāo)管理成本、時(shí)間成本超出預(yù)期。最后，在合理確定供應(yīng)商之后，企業(yè)要從成本角度，計(jì)算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。
2.提高采購預(yù)算編制質(zhì)量
若采購預(yù)算編制不合理，無法為采購管理內(nèi)部控制提供參考依據(jù)，采購中就非常容易出現(xiàn)超預(yù)算問題。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)監(jiān)督預(yù)算編制，突破采購物資價(jià)格審核制度的局限，進(jìn)一步提高采購預(yù)算編制質(zhì)量。在采購預(yù)算編制過程中，可以將采購成本價(jià)格作為預(yù)算編制依據(jù)，但不能作為唯一依據(jù)，要充分調(diào)查市場環(huán)境、供求關(guān)系、需求狀態(tài)、財(cái)務(wù)狀態(tài)、資金狀態(tài)，從而提高采購預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，避免預(yù)算方案不客觀。在預(yù)算編制方法上，要落實(shí)"零基預(yù)算法",不考慮過去的預(yù)算項(xiàng)目和收支水平，一切從實(shí)際需要出發(fā)，以零為基點(diǎn)編制預(yù)算。此外，大宗采購或金額較大的采購項(xiàng)目，要由內(nèi)審機(jī)構(gòu)或聘請專業(yè)中介機(jī)構(gòu)編制采購預(yù)算或?qū)Σ少忣A(yù)算進(jìn)行審計(jì)，從而確保采購預(yù)算編制的專業(yè)性。
3.加強(qiáng)采購過程控制
采購過程控制缺失，采購內(nèi)控目標(biāo)就難以得到實(shí)現(xiàn)。因此，煙草商業(yè)企業(yè)在采購管理內(nèi)部控制中，要做好采購過程控制，解決好采購業(yè)務(wù)與供應(yīng)鏈暴露出的`問題。具體來講，采購前要充分了解供應(yīng)商的制造工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平，嚴(yán)格審批采購款項(xiàng)的支付，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。采購時(shí)，則要做好采購訂貨，采購驗(yàn)貨、收貨工作。為了對采購過程進(jìn)行全面控制，可建立"互聯(lián)網(wǎng)+供應(yīng)商+金融"的供應(yīng)商管理平臺(tái)。煙草商業(yè)企業(yè)可基于采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)特點(diǎn)，與當(dāng)?shù)劂y行企業(yè)簽訂電子商務(wù)與在線供應(yīng)鏈金融合作協(xié)議，創(chuàng)新供應(yīng)商管理模式，進(jìn)行在線供應(yīng)商管理，全程監(jiān)控采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。采購后則要做好票據(jù)及賬務(wù)管理工作，對票據(jù)的合法性、真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，對相關(guān)賬務(wù)進(jìn)行核對，并及時(shí)更新總賬信息、庫存信息。
4.完善采購內(nèi)控體系
內(nèi)部控制體系不完善，內(nèi)部控制力度就無法得到保障。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)從內(nèi)控制度與內(nèi)控機(jī)構(gòu)方面，完善采購內(nèi)控體系。具體來講，應(yīng)設(shè)置具有獨(dú)立性的內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)，對采購合同簽訂和履行進(jìn)行專門的監(jiān)管，對采購業(yè)務(wù)相關(guān)財(cái)務(wù)處理及應(yīng)付賬款進(jìn)行監(jiān)控，從而及時(shí)掌握采購業(yè)務(wù)的發(fā)生與發(fā)展情況。在內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)人員配備方面，要求相關(guān)工作人員懂煙草生產(chǎn)業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、金融業(yè)務(wù)、煙草營銷等業(yè)務(wù)，能準(zhǔn)確識(shí)別采購中的財(cái)務(wù)問題，能基于采購管控角度開展內(nèi)部控制工作。在內(nèi)部控制制度建設(shè)方面，要圍繞《采購管理規(guī)范》，制定配套的內(nèi)部控制制度，對監(jiān)督主體、內(nèi)部控制程序作出明確規(guī)定，并確保制度的可行性、可操作性。且在制度制定后，根據(jù)國家法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，定期對制度內(nèi)容進(jìn)行修改、修訂，對采購管理中出現(xiàn)的新問題作出詳細(xì)界定，從而確保制度的先進(jìn)性，為采購管理內(nèi)部控制提供制度依據(jù)。
5.做好供應(yīng)商評價(jià)
首先，為了準(zhǔn)確評價(jià)供應(yīng)商，應(yīng)向供應(yīng)商派出代表，對供應(yīng)商產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、包裝、質(zhì)檢等情況進(jìn)行確認(rèn)，特別是對出廠前的最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)進(jìn)行監(jiān)督評價(jià)，從而直接掌握供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量狀況，準(zhǔn)確把握供應(yīng)商的綜合實(shí)力。其次，要主動(dòng)派遣技術(shù)人員對供應(yīng)商進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查，核實(shí)質(zhì)量證明材料，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵工序或特殊工序，以及雙方合同履行情況。若發(fā)現(xiàn)問題，要出具書面文件，提出改善要求，從而確保供貨質(zhì)量。最后，要結(jié)合派出代表意見，以及監(jiān)督檢查結(jié)果，對供應(yīng)商的交貨能力進(jìn)行評價(jià)，避免供應(yīng)商出現(xiàn)違約現(xiàn)象。
四、結(jié)語
煙草商業(yè)企業(yè)要想健康發(fā)展，持續(xù)壯大，就要做好采購內(nèi)部控制工作，提高采購效率，控制采購費(fèi)用。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)樹立采購管理內(nèi)部控制意識(shí)，完善采購內(nèi)控體系，提高采購預(yù)算編制質(zhì)量，加強(qiáng)采購過程控制，做好供應(yīng)商評價(jià)工作。
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