淺談新建本科院校教學檔案的優(yōu)化管理
近年來，隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，許多高校紛紛合并升格，學生人數(shù)劇增，檔案的數(shù)量也隨之增加。詳細內容請看下文試論新建本科院校教學檔案的優(yōu)化管理。
如何優(yōu)化教學檔案的管理，已成為新建本科院校的當務之急。筆者就新建本科院校教學檔案管理的意義、存在的問題及解決的途徑談些看法。
一、優(yōu)化新建本科院校教學檔案管理的意義
教學是高校教育的核心內容，教學檔案是衡量高校教學質量、學術水平、管理水平的重要依據(jù)。教學檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。
(一)教學檔案是教學工作的真實記錄和參考依據(jù)
教學檔案是高校教學業(yè)務部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務材料包括學生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學實習錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學活動中有力的輔助手段，在學校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學歷史全貌[1]。通過抽調審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據(jù)。
(二)教學檔案是進行教學科研的前提和基礎
教學工作離不開教學檔案。教學檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學校每個院系的實際教學水平。對歷年學生的測試成績及教師教學檢查的分析，可以看出教學水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學生違紀情況分析，能直觀地反映出教學管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進教學管理，提高教學水平。
(三)教學檔案有助于推動教師隊伍建設
教師業(yè)務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質教育的不斷推進，教育質量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業(yè)務檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業(yè)務能力、學術水平和工作業(yè)績;在整體上，體現(xiàn)了學校的師資素質、隊伍結構和辦學水平。因此，認真搞好教師業(yè)務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。教師業(yè)務檔案中客觀真實地記載著學歷、考核成績、業(yè)務水平，使校領導對教師的綜合評價有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進行教師的.職稱評定、工資晉級、人事調整等相關事宜，進而對教師的切身利益進行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng)造力。
二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設備，基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡化建設還任重道遠，多數(shù)新建本科院校的教學檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。
(一)檔案規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。
(二)檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象
教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規(guī)范和科學的管理方法。教學檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程，應當依據(jù)檔案法規(guī)和標準實施科學化的管理。由于高校教學檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個性材料;多頭歸檔，重復設檔。這些現(xiàn)象嚴重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。
(三)檔案信息化程度偏低，資源開發(fā)利用不夠
當今電子化檔案信息已日益成為信息服務的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導致教學檔案資源的開發(fā)利用效率不高。教學檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內容繁，各教學部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學檔案利用的好與壞，也從一個側面反映了高校辦學水平的高低。
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