淺談?wù)摰烙^檔案管理
道觀檔案管理，就是科學(xué)地管理道觀檔案，為道觀管理、教務(wù)活動以及道學(xué)研究服務(wù)。
道觀的檔案應(yīng)由道觀實(shí)行統(tǒng)一管理，以便于利用。維護(hù)道觀檔案的完整與安全，是道觀檔案管理的基本要求。
道觀檔案管理的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，應(yīng)從目前和長遠(yuǎn)利用道觀檔案的需要和方便著眼， 明確目的，贏得各方面的信任、支持和幫助，從而做好管理工作。
道觀檔案的概念
道觀檔案是指過去和現(xiàn)在道觀和道士在從事道觀管理、道教活動和其他社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、不同載體的歷史記錄，基本含義有以下4點(diǎn)：
1. 道觀檔案是在過去和現(xiàn)在道觀道士和信徒從事宗教活動中形成的。也就是說，道觀檔案來源于一定的基本單位和個人。
2.道觀檔案是文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。其條件是：第一，辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案；第二，對日后工作和研究活動有一定的查考價值的文件才有必要作為檔案保存；第三，按照一定的規(guī)律和歸檔要求集中保存起來，才能最后成為檔案。
3. 道觀檔案的形式是多種多樣的。從表達(dá)方式上看，可以歸納為文字、圖像、聲音；從載體上看，有金石、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁盤以及電子文檔等�？傊�，道觀檔案的形式是豐富多彩且不斷地發(fā)展變化的。
4. 道觀檔案是道觀、道士活動的真實(shí)記錄。道觀檔案真實(shí)地記錄和反映了道教活動的歷史，是當(dāng)時道教活動的原始記錄。
道觀檔案是一種專門檔案。道觀中的文物，如神像、雕刻、繪畫、法器等，應(yīng)屬于道觀檔案的范疇，具有文物和檔案的雙重屬性。
道觀檔案的作用
道觀檔案的作用主要有以下7點(diǎn)：
1. 道觀檔案是道教教職人員和道徒們在從事道教活動中形成的歷史記錄，是道觀管理、弘揚(yáng)道法、道教研究、修習(xí)經(jīng)典、傳授教義、培養(yǎng)道教教職人員等道教活動的查考依據(jù)。
2. 道觀檔案是研究各教派的起源、發(fā)展、教義、教規(guī)及道教的影響，道教與其他文化的聯(lián)系等方面的第一手資料。
3.道觀檔案是傳承、傳播和弘揚(yáng)中華民族傳統(tǒng)文化，研究歷史、宗教、民族、民俗的最真實(shí)可靠的查考依據(jù)。
4. 道觀檔案可以為黨和國家制定宗教政策、依法加強(qiáng)對宗教事務(wù)的管理、積極引導(dǎo)宗教與社會主義社會相適應(yīng)，加強(qiáng)道風(fēng)建設(shè)、構(gòu)建和諧社會等方面發(fā)揮重要作用。
5. 道觀檔案有利于開發(fā)地區(qū)旅游文化資源。道教活動與地方民俗密不可分，道觀檔案記載了這些活動的形成和發(fā)展。通過對這些檔案的收集、整理，有利于了解當(dāng)?shù)氐纳鐣L(fēng)俗，使其轉(zhuǎn)化為地區(qū)旅游文化資源，創(chuàng)造巨大的社會經(jīng)濟(jì)效益。
6. 道觀檔案對培養(yǎng)愛國愛教、在道教界擁有高深造詣、在社會上和信教群眾中具有一定影響的道教界人士具有重要的查考作用。
7. 道觀檔案有利于解決道教產(chǎn)權(quán)糾紛。道觀檔案具有憑證作用，它是處理道教產(chǎn)權(quán)的有力證據(jù)。因?yàn)闅v史原因，一些道教活動場所的土地、房屋、文物等被一些單位或個人占據(jù)。上世紀(jì)90 年代末，這些道教活動場所開始尋找有關(guān)部門，索要流失的土地、房屋、文物，從而引發(fā)產(chǎn)權(quán)糾紛。道觀檔案在解決這些糾紛時作用巨大，成為收回流失土地、房屋、文物的重要依據(jù)。
道觀檔案管理工作的基本任務(wù)
道觀檔案工作的基本任務(wù)主要是：
貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，制定本道觀檔案管理工作的規(guī)章制度，并組織落實(shí)。
對本道觀各部門形成的各類文件材料整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
負(fù)責(zé)本道觀檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
編制檔案檢索工具，積極開展提供利用，充分發(fā)揮道觀檔案在道教管理和道教活動中的重要作用，促進(jìn)道教事業(yè)健康發(fā)展。
辦理管委會交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
道觀檔案材料歸檔范圍
凡是記述和反映本道觀及本道觀道士在從事道教活動時直接形成的、辦理完畢的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、不同載體的歷史記錄均應(yīng)收集歸檔，具體范圍如下：
（一）道觀組織與道籍管理類
1.本道觀的名稱（全稱）、地址（市、縣、鄉(xiāng)、村）、建立時間（公元紀(jì)年）、創(chuàng)建人和主要施主、教派、道士人數(shù)、占地面積、道觀地址遷移等歷史沿革和收招道士對象、條件等情況。
2. 本道觀組織機(jī)構(gòu)情況。包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱、設(shè)立時間、創(chuàng)建人、職能作用、發(fā)展演變、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、道士人數(shù)、花名冊等。
3. 本道觀住持、方丈、監(jiān)院等變更情況。
�。ǘ┑朗啃蕹种贫群偷缹W(xué)經(jīng)典類
1. 本道觀道士開展宗教活動情況。包括誦經(jīng)、學(xué)經(jīng)、講經(jīng)、練功等活動中形成的材料。
2. 本道觀道士對其他學(xué)科的學(xué)習(xí)情況。包括學(xué)習(xí)語言文字、歷史、醫(yī)藥、天文、工藝、繪畫、雕刻、詩詞、書法、音樂時形成的文字材料、所用教材（包括自編）、講稿等。
3. 本道觀道士從事著書立說或繪畫、雕刻、刻印等各類創(chuàng)作作品原稿、樣本、底稿等。
4. 本道觀道士對道學(xué)、道經(jīng)和其他學(xué)科的考試、考核、晉升以及深造學(xué)習(xí)，所獲學(xué)位、職務(wù)、職稱等情況的文字材料。
5. 本道觀創(chuàng)辦培訓(xùn)班、道學(xué)院形成的文字材料。包括學(xué)員基本情況、教學(xué)計(jì)劃、所用教材、講稿、考核制度和學(xué)位晉升制度。
6. 本道觀收藏的紙質(zhì)、木刻、石刻、金屬等載體形成的道經(jīng)和其他學(xué)科內(nèi)容的文獻(xiàn)資料。
（ 三） 道教活動與道觀管理類
1. 本道觀道士在從事道教活動中形成的具有保存價值的文字材料、照片、錄音、光盤、畫冊等。
2. 本道觀召開或開展各種傳統(tǒng)性和其他大中型道教活動、社會活動形成的各類重要材料。
3.本道觀歷代高道和其他道士的基本情況。高道基本情況包括：高道大德的姓名、性別、民族、籍貫、生卒年代、入道時間、道號、教職、主要業(yè)績、論著等。其他道士基本情況包括：姓名、性別、民族、籍貫、出生時間、出家前職業(yè)、學(xué)歷、入道時間、道號、教職、論著或其他作品及所受獎勵、處罰、還俗、除名等材料。
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1. 該教派道士應(yīng)遵守的清規(guī)戒律以及本道觀的規(guī)章制度、懲罰與處分制度等。
2. 本道觀對違反清規(guī)戒律、規(guī)章制度的道士的處分決定等材料。
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1. 本道觀道士在道觀內(nèi)外從事講經(jīng)、傳法、道學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流等活動中形成的各種材料。
2. 本道觀道士在國內(nèi)外宗教團(tuán)體和其他社會組織中獲得學(xué)位、嘉獎和授予頭銜、學(xué)位、印冊證件等材料。
3. 本道觀道士送往國內(nèi)外宗教團(tuán)體、各類學(xué)校求學(xué)深造、考察研究、參觀訪問活動中形成的`有保存價值的各類材料。
4. 國內(nèi)外宗教人士和研究人員來道觀學(xué)經(jīng)、參觀、交流、考察等活動中形成的具有保存價值的各類材料。
5. 國內(nèi)外宗教界代表人士、高級官員、專家學(xué)者來道觀講經(jīng)傳法、講話、講座和調(diào)查研究、題詞、留影、贈送禮品等。
6.本道觀道士參政議政情況。包括本道觀道士當(dāng)選、聘任各級社會職務(wù)情況；出席各類會議情況；在各類會議上的講話、學(xué)術(shù)報(bào)告、演講、道學(xué)研討等材料。
7. 本道觀道士練功的功法拳譜、養(yǎng)生秘訣、治病秘方、藥膳配方，以及創(chuàng)辦道醫(yī)館、藥膳館、養(yǎng)生館等形成的材料。
8. 本道觀的社會交流合作關(guān)系情況。包括各教派之間和同一教派之間的交流合作關(guān)系；本道觀與境內(nèi)外地區(qū)或國家宗教組織之間的交流合作關(guān)系等。
�。� 六） 道觀財(cái)產(chǎn)與財(cái)務(wù)收支類
1.本道觀經(jīng)濟(jì)情況。包括本道觀的設(shè)施和貴重法器、各類資產(chǎn)和土地、牲畜等；社會團(tuán)體、個人布施、贈送、捐贈給本道觀的經(jīng)費(fèi)和物品賬目；本道觀各種活動中有關(guān)財(cái)務(wù)收支、分配、結(jié)余的各類賬目、憑證；本道觀固定資產(chǎn)登記賬目等。
2. 本道觀各類房屋建筑和道教活動場所設(shè)施形成的各類材料。包括經(jīng)文、經(jīng)堂、照壁、牌樓、神殿、廂房、亭臺樓閣以及道士的宿舍等建筑物的修繕、擴(kuò)建、改建、新建過程中形成的圖紙、文字材料和其他文字、圖表、聲像等材料。
3. 本道觀道士援助、捐贈、捐款給單位和個人的財(cái)物、資金情況。
（七）實(shí)物類
1. 本道觀內(nèi)保存供奉、陳列的神像。
2. 本道觀內(nèi)道教活動用的服飾、鐘鼓、鐃鈸、磬、木魚、香爐等的名稱、等級、數(shù)量、制作年代、規(guī)格大小、陳放地點(diǎn)、移動修復(fù)情況以及其他創(chuàng)作（制作）過程中形成的文字材料和聲像、圖表等。
3. 本道觀保存的壁畫、繪畫、石碑及石碑拓片、照片等。
�。ò耍┚C合類
1. 本道觀道士學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)方針、政策、法律法規(guī)活動中形成的具有保存價值的文字材料、照片、錄音帶、錄像帶等。
2. 各地道教協(xié)會組織召開的各種會議、論壇，舉辦的法會、培訓(xùn)班和各種道教活動中形成的文件材料以及各種刊物等。
3. 本道觀的道觀志、傳說故事和新聞媒體報(bào)道、介紹本觀情況的各類材料。
4. 本道觀與其他道觀、單位、地區(qū)或個人之間簽訂的重要條約、盟約、協(xié)議、合同書等。
5. 本道觀道士在當(dāng)?shù)鼗虍惖貜氖麓壬凭戎闆r以及活動中形成的文字、音像和其他材料。
道觀檔案的整理方法
道觀檔案整理的基本原則應(yīng)按照道觀檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持道觀檔案文件材料之間的歷史聯(lián)系，使整理出的道觀檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌，便于保管和利用。具體方法是分門別類。首先，按照年代可分為建國前和建國后兩大類。其次，按內(nèi)容可分為七大類：
1.文書類。按照《文書檔案案卷格式》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行整理，案卷排列方法按保管期限-年度-問題的方法排列。
2. 基建類。按照工程項(xiàng)目分別進(jìn)行整理。應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》有關(guān)規(guī)定。
3. 財(cái)務(wù)收支類�？砂凑铡稌�(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行整理。案卷排列按年度- 類別法，即將一年的會計(jì)檔案按照報(bào)表- 賬簿- 憑證的順序統(tǒng)一排列，編列順序號。
4. 財(cái)產(chǎn)類。財(cái)產(chǎn)分為動產(chǎn)與不動產(chǎn)兩種，分別整理、造冊。對迎請的各類神像按材質(zhì)（金、玉、泥塑、木雕等）、貴重程度、迎請先后順序編號，一座一表，一殿一袋（盒）。表格內(nèi)填寫名稱、重量、質(zhì)量、尺寸、價值、迎請時間、升座開光時間、就座的殿堂名稱。道觀總平面圖、占地面積、自耕園地及政府批文組成一卷，排列在財(cái)產(chǎn)類的前面。對道觀的殿堂、樓臺及其附屬物均應(yīng)造表登記，內(nèi)容包括：殿堂、樓臺的名稱、建造時間、建筑面積、建筑單位、附屬物。附屬物主要指殿內(nèi)放置的鐘、拜壇、焚香爐、功德箱等，按建造先后次序編號后裝入檔案袋（盒）排列在財(cái)產(chǎn)類的后面。
5. 賓客題贈類。賓客題贈字畫按照形成的時間順序排列編號，珍貴的字畫可托裱或卷放保存，匾額、殿名、楹聯(lián)可拍成照片保存。
6. 音像檔案類。音像檔案可按照錄音帶、錄像帶、照片分類整理，分別編號排列。對音像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄像的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理。
7. 經(jīng)書類。道教的經(jīng)書，歷代相傳，道教教職人員在傳道的時候，會形成一些解釋性的材料。由于現(xiàn)存的經(jīng)書都是經(jīng)過多年累積，已經(jīng)裝訂成冊（卷），并且每冊（卷）均已有封面和書名，為保存其道教檔案的原貌，則不必拆卷整理，只需有序地編目上架保管即可。
道觀所形成的檔案是中華民族歷史文化的重要組成部分，是我國檔案信息資源的重要內(nèi)容，如何搞好道觀檔案工作，是我國道教界和檔案界亟待研究解決的一大新課題。
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