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淺談ERP在物資管理中的應(yīng)用
1物資管理中ERP系統(tǒng)的作用分析
1.1有效的降低了企業(yè)的經(jīng)營成本
在進(jìn)行材料成本的核算時(shí)依據(jù)的是物資的計(jì)劃價(jià)格，材料的真實(shí)成本是由材料的價(jià)差進(jìn)行反映的。這種成本的核算方式在操作上具有簡單性和方便性，但同時(shí)也具有較為明顯的弊端，例如，如果材料的成本和市場價(jià)格間的偏差較大時(shí)，企業(yè)的材料成本就反映不出產(chǎn)品價(jià)格真實(shí)的變化狀況，因而這種采購標(biāo)準(zhǔn)就喪失了其價(jià)值。ERP系統(tǒng)在物資管理中的推廣和應(yīng)用，使企業(yè)的物資管理擺脫了計(jì)劃價(jià)格的材料成本核算方式。在ERP系統(tǒng)中，一旦采購產(chǎn)品的市場價(jià)格有變化，相應(yīng)的企業(yè)就會(huì)調(diào)整其物資價(jià)格，使物資價(jià)格基本和市場價(jià)格相一致，進(jìn)而將庫存物資的價(jià)值與材料的成本消耗如實(shí)的反映出來。此外，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)還使企業(yè)的采購集中化，并充分發(fā)揮出批量采購的價(jià)格優(yōu)勢。
1.2數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化，業(yè)務(wù)效率的有效提升
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為企業(yè)信息流轉(zhuǎn)通暢的重要保證，在傳統(tǒng)的物資管理中，企業(yè)的數(shù)據(jù)信息過于復(fù)雜且量也較大，這就使得數(shù)據(jù)的整合很難有效展開，給數(shù)據(jù)使用過程中的真實(shí)性、方便性都帶來了很大的影響。而ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用，有效的實(shí)現(xiàn)了信息共享的實(shí)時(shí)性，同時(shí)信息的傳遞也更加的快速和及時(shí)，在ERP系統(tǒng)中，物資的需求單位可以直接在系統(tǒng)中錄入其需求信息，而ERP劃系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)劃平衡物料的需求，系統(tǒng)將單位編碼以及物料編碼等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息反映的清晰明了化，并自動(dòng)進(jìn)行訂單錄入、提交、核單、出、入庫以及退貨等工作流的傳遞，有效的避免了傳統(tǒng)物資管理中人為因素引起的采購盲目性以及準(zhǔn)確度不高的問題，通過ERP系統(tǒng)的軟件功能還能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查閱、統(tǒng)計(jì)、輸出數(shù)據(jù)信息，這就使得物資管理以及采購人員對企業(yè)的庫存以及采購狀況可以隨時(shí)的了解和掌握，有效的確保了收貨、發(fā)貨、存貨的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而每筆業(yè)務(wù)都可以實(shí)現(xiàn)對其價(jià)格的審批，使采購漏洞得到補(bǔ)救，確保了實(shí)際的物資采購與賬單記錄的一致性。
1.3促進(jìn)操作的規(guī)范性以及過程控制的有效性
ERP系統(tǒng)具有審核以及控制的功能，其在物資管理中的應(yīng)用使物資采購過程的控制更為完善，并將計(jì)劃管理、庫存業(yè)務(wù)以及采購有機(jī)的結(jié)合在一起。ERP系統(tǒng)規(guī)范了物資需求計(jì)劃的填報(bào)、審批，電子形式的招投標(biāo)，合同的簽訂等物資采購的整個(gè)流程。首先，由采購人員制定物資的采購計(jì)劃單，并在系統(tǒng)中錄入入庫單、物料供應(yīng)商的相關(guān)資料、產(chǎn)品目錄等信息，對于未經(jīng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商以及不在采購目錄中的采購產(chǎn)品，無法形成相應(yīng)的采購訂單，也就無法進(jìn)行后續(xù)的業(yè)務(wù)處理。只有在采購計(jì)劃經(jīng)審核通過后，采購訂單才能形成，才能展開相關(guān)的后續(xù)工作。產(chǎn)品采購到貨之后，倉管人員還應(yīng)認(rèn)真檢查和驗(yàn)收產(chǎn)品，待確定產(chǎn)品沒有質(zhì)量問題后，才能在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)。整個(gè)物資采購過程嚴(yán)格依據(jù)物資管理的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃管理、庫存管理以及采購管理的統(tǒng)一化，任何一個(gè)環(huán)節(jié)未經(jīng)規(guī)定程序?qū)徍送ㄟ^，后續(xù)業(yè)務(wù)操作都無法進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了流程的規(guī)范化。
2基于ERP系統(tǒng)的物資管理優(yōu)化對策
ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用尚處于初始階段，在應(yīng)用的過程中不可避免會(huì)存在著這樣那樣的問題，例如，ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用不僅僅是一種技術(shù)上的革新，同時(shí)還給物資管理人員的思想觀念帶來一定的沖擊，如果員工無法充分認(rèn)識到ERP系統(tǒng)的作用，在工作中囫圇了事，是無法發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的重要作用的；另外，ERP系統(tǒng)建設(shè)需要相當(dāng)數(shù)量的成本，對于一些資金有限的中小企業(yè)而言，無法建設(shè)ERP系統(tǒng)；而有些企業(yè)雖然建設(shè)了ERP系統(tǒng)，由于技術(shù)、工作流程中還存在著一定問題，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)的不完整，存在著很大的安全隱患，進(jìn)而影響到ERP系統(tǒng)作用的充分發(fā)揮。這些問題都對ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用造成了一定程度的影響，亟需尋找出相應(yīng)的解決策略。
2.1加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)以及相關(guān)制度的管理完善
�。�1）對原始的數(shù)據(jù)信息和信息的傳輸渠道進(jìn)行規(guī)范化，加強(qiáng)信息采集過程中的真實(shí)、準(zhǔn)確性，將數(shù)據(jù)的采集和錄入規(guī)范制度化，從制度以及流程上，規(guī)范各種報(bào)表、原始數(shù)據(jù)以及其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等，并制定出明確、精細(xì)、嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。
�。�2）企業(yè)各部門對工作中的問題進(jìn)行不定期的網(wǎng)上通報(bào)，以便及時(shí)解決。
�。�3）加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的維護(hù)和使用培訓(xùn)，強(qiáng)化各部門間的溝通、交流。
�。�4）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)管理工作，并與企業(yè)財(cái)務(wù)部門一起不定期的進(jìn)行班組、車間物料管理的抽檢工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題和制度上的缺陷，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。
2.2采購訂單的有效監(jiān)控
系統(tǒng)在形成采購訂單后，相關(guān)工作人員就可以通過在系統(tǒng)的查詢功能實(shí)現(xiàn)訂單的進(jìn)一步跟蹤處理，通過采購訂單的編號進(jìn)行訂單執(zhí)行情況的查詢，如是否審核通過、有無收貨等，通過采購訂單的歷史顯示，查看已收的物料憑證、財(cái)務(wù)憑證等相關(guān)信息。而采購訂單的完成報(bào)表的分析，則可作為考核采購員工作情況的具體依據(jù)，對采購合同執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，能夠促進(jìn)采購員和供應(yīng)商之間的充分交流。
2.3加強(qiáng)對物料需求計(jì)劃的管理
在進(jìn)行物料的采購時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)生產(chǎn)單位在ERP系統(tǒng)中提交的物料需求計(jì)劃進(jìn)行，采購物料的所有數(shù)量以及品種都應(yīng)由企業(yè)的物資管理部門進(jìn)行批復(fù)采購，在沒有采購計(jì)劃的情況下，任何部門都不能進(jìn)行采購工作，同時(shí)明確計(jì)劃、采購以及管理的職責(zé)，減少人為干預(yù)，由計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)采購過程，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃以及采購職能之間的相互獨(dú)立。
3結(jié)束語
在具體的應(yīng)用過程中，ERP系統(tǒng)還存在著一定的不足，這就要不斷加強(qiáng)完善組織機(jī)構(gòu)以及相關(guān)制度的建立，同時(shí)對采購訂單進(jìn)行有效的控制，加強(qiáng)對物料需求計(jì)劃的管理等，最大限度的發(fā)揮出ERP系統(tǒng)在物資管理中的作用。ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用不僅降低了企業(yè)的經(jīng)營成本，還促使業(yè)務(wù)效率的有效提高，并使企業(yè)的數(shù)據(jù)管理更加規(guī)范化，加強(qiáng)了對物資采購過程的有效控制。
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