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淺談房地產(chǎn)檔案管理
在網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的當下，數(shù)字化的信息管理技術受到越來越多企業(yè)的青睞，使用數(shù)字化技術進行檔案管理成為了企業(yè)發(fā)展的一大趨勢。對于房地產(chǎn)行業(yè)這一信息量檔案量巨大的行業(yè)而言選擇方便的數(shù)字化技術工作會大大提升工作效率，所以對于房地產(chǎn)行業(yè)而言數(shù)字化技術研究及應用顯的意義重大。
在經(jīng)濟快速發(fā)展的當下，房地產(chǎn)行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關數(shù)字化技術的發(fā)展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡還可以在一定程度上實現(xiàn)資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運
用所注意的事項目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運用現(xiàn)代電子計算機技術以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數(shù)據(jù)的整理加強數(shù)據(jù)的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡環(huán)境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應當做好充分的準備，從細節(jié)入手認真仔細的做好每個環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數(shù)字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監(jiān)管力度要堅決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發(fā)展是長期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數(shù)字化應用缺乏足夠的創(chuàng)新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時企業(yè)的相關人才結構很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產(chǎn)企業(yè)應當依據(jù)企業(yè)發(fā)展實際，積極培養(yǎng)相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數(shù)據(jù)的丟失，而面對房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數(shù)字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數(shù)字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時代發(fā)展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應當營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業(yè)信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統(tǒng)運行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護外部環(huán)境的安全的保護，包括相關人員對數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統(tǒng)運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規(guī)范管理、操作責任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復管理、應用系統(tǒng)備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰(zhàn)，相關企業(yè)的經(jīng)營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗同時加強與同行業(yè)企業(yè)的相關合作，積極探索同相關計算機網(wǎng)絡企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應的措施，加強對房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風險調(diào)控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業(yè)及用戶的信息安全�？茖W技術的進步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級，加強房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長效機制，將數(shù)字化的有效成果充分運用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運用社會發(fā)展中。
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