管理型會計軟件與現(xiàn)代審計的論文
審計活動可分為3個階段：查詢審核過程、證實存在過程和系統(tǒng)分析過程，管理型會計軟件設(shè)計應(yīng)從這3個過程考慮設(shè)計如何滿足審計的要求。
一、查詢審核過程
在會計電算化程度較高的發(fā)達(dá)國家，軟件是否具有充分的保留和提供審計線索的功能，是評價管理型軟件最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一。顯然，一個理想的管理型軟件必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在這方面，我國的商品化管理型軟件設(shè)計與開發(fā)似乎尚未給予足夠的考慮，在未來的管理型軟件的設(shè)計中必須加以重視。
關(guān)于審計線索提供的總體要求可歸納為以下幾條：
1．雙向性
管理型軟件應(yīng)允許審計人員按照原始憑證一明細(xì)賬(日記賬)一總賬一報表的順序進(jìn)行雙向查詢，同時還應(yīng)允許分別對日記賬、明細(xì)賬、總賬的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額進(jìn)行雙向查詢。目前，我國絕大多數(shù)管理型軟件的查詢設(shè)計都是單向的，可以實現(xiàn)由總賬查明細(xì)賬，由明細(xì)賬查憑證等過程，但當(dāng)需要反向查詢時則往往會遇到困難。
我國通用財務(wù)軟件的設(shè)計一般是將賬務(wù)處理系統(tǒng)與報表處理系統(tǒng)作為兩個獨(dú)立的模塊進(jìn)行設(shè)計。報表處理模塊雖然能根據(jù)一定的公式在賬簿中取數(shù)據(jù)，但是報表與賬簿之間并未建立起直接的關(guān)聯(lián)，由報表到賬簿，或由賬簿到報表的追查不能實現(xiàn)。即使是在賬務(wù)處理模塊中，如總賬、明細(xì)賬與憑證之間的順次查詢也并非各種軟件都能實現(xiàn)的。
2．二維性
二維性是指管理型軟件所提供的審計線索查找路徑應(yīng)是可以交錯的。即不僅可以按憑證一明細(xì)賬(日記賬)--總賬一報表進(jìn)行雙向查詢，而且在查詢賬簿的同時可以隨時查找某一賬戶對應(yīng)的某筆交易額或期初、期末數(shù)額。二維性的實現(xiàn)受雙向性的影響與限制。在我國，有的軟件連順序查詢都實現(xiàn)不了，更談不上二維查詢了。但是，如果單就查詢賬簿時可以隨時對相應(yīng)的賬戶進(jìn)行“期初余額一本期發(fā)生額一期末余額”雙向查詢而言，一般的財務(wù)軟件基本上都能實現(xiàn)。這是由于我國的財務(wù)軟件在顯示被查詢的賬簿時，往往按照手工處理中賬簿的格式予以表現(xiàn)，只要在軟件賬簿格式設(shè)置時包括期初余額、本期發(fā)生額和期末余額3個項目，則隨時可以方便地對此進(jìn)行雙向查詢。
3．確定性
審計人員在工作中，一旦對某些業(yè)務(wù)產(chǎn)生疑問，往往需要對與該業(yè)務(wù)有關(guān)的一切內(nèi)容進(jìn)行查詢或追查。此時，管理型軟件應(yīng)能為審計人員提供足夠的資料，并能在各數(shù)據(jù)庫之間根據(jù)審計人員的設(shè)定建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而保證審計人員在查找資料時能方便地對相關(guān)資料進(jìn)行定位。如果審計人員需要對客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行審計，軟件應(yīng)可根據(jù)審計人員的設(shè)定在顧客訂貨單、銷售通知書、發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售匯總表、銷售明細(xì)賬及總賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬及總賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬，以及總賬數(shù)據(jù)庫之間有選擇地建立起關(guān)聯(lián)。一旦某項具體業(yè)務(wù)被選定，與之相應(yīng)的上述資料即可調(diào)出。這是計算機(jī)應(yīng)用為審計工作帶來的一大便利，可以省去審計人員大量的手工查找工作。但是客觀地講，這一功能在我國現(xiàn)有的財務(wù)軟件上并未得到實現(xiàn)。一方面，是由于計算機(jī)在企業(yè)中的應(yīng)用范圍還比較小，有的企業(yè)盡管已實現(xiàn)財會電算化，但是并未在企業(yè)全范圍實現(xiàn)計算機(jī)管理與控制。另一方面，是由于我國現(xiàn)有的成套企業(yè)mis系統(tǒng)還很少，有的企業(yè)雖已廣泛地運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行信息管理，但是這些信息管理模塊往往獨(dú)立于財務(wù)模塊，且與財務(wù)模塊之間缺乏配套的接口，造成信息交換困難。因此，要解決財務(wù)軟件中審計線索提供的確定性問題，首先應(yīng)在企業(yè)推廣運(yùn)用管理型軟件。只有真正讓計算機(jī)管理企業(yè)的各類信息，才有可能利用計算機(jī)技術(shù)方便地為審計人員提供審計線索。
二、證實過程
審計人員進(jìn)行證實測試的主要目的是確定會計報表所揭示內(nèi)容的有效性、正確性，其一般目的包括：存在和發(fā)生、完整性、權(quán)利和義務(wù)、估價與分配，以及說明和披露5個方面。由于一般財務(wù)軟件的設(shè)計都能遵循有關(guān)會計制度的要求，核算的準(zhǔn)確性是有保證的`。同時資產(chǎn)的存在性與完整性也并非由財務(wù)軟件的設(shè)計所決定的。因此，筆者認(rèn)為，證實測試過程對管理型軟件設(shè)計的要求比較簡單，主要體現(xiàn)在以下兩條：
1．會計處理過程確定可查
我國現(xiàn)行的會計制度在很多具體會計處理方法方面具有可選擇性，如高新技術(shù)企業(yè)固定資產(chǎn)折舊，國家規(guī)定可以選用加速折舊方法。當(dāng)然，企業(yè)也可選擇常規(guī)折舊方法，這就使會計具體業(yè)務(wù)的處理具有不確定性。審計人員在進(jìn)行審計時，必須充分了解企業(yè)對各項業(yè)務(wù)的具體處理方法，才有可能對所選處理方法的適當(dāng)性和核算的正確性提出意見。與此同時，作為通用管理型軟件，軟件設(shè)計一方面應(yīng)充分考慮不同企業(yè)對各種不同會計處理方法的需要，在軟件中預(yù)置選擇菜單；另一方面，也應(yīng)注意在用戶選定某一處理方法后，對這一信息予以披露與保存，以便審計人員在需要時隨時調(diào)用。
2．為審計測試預(yù)留通道
在管理型軟件中，僅保留處理方法的名稱、過程、公式還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。審計人員為證實業(yè)務(wù)處理的實際過程、方法，往往需要進(jìn)行測試，即虛擬一次業(yè)務(wù)運(yùn)作過程，檢查其結(jié)果與預(yù)期結(jié)果是否相符。這種方法可以有效地驗證核算過程是否與設(shè)計一致，但是，如果審計人員不能及時消除這些測試的影響，這種方法也有可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的混亂。恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案是在軟件設(shè)計時即為以后的審計測試留下通道，既方便審計人員的隨時測試，也不會造成對整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的影響。
三、系統(tǒng)分析過程
會計電算化系統(tǒng)是一個比手工會計系統(tǒng)更為高級、復(fù)雜的信息處理系統(tǒng)，美國注冊會計師協(xié)會在第3號《審計準(zhǔn)則公告》中將會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)容控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類，這代表了西方審計界普遍接受的見解。我國的一些學(xué)者則主張將內(nèi)部控制分為程序控制與制度控制兩類。其中，制度控制與軟件設(shè)計無關(guān)，在此著重討論滿足程序控制對相關(guān)軟件設(shè)計要求。
1．輸入控制
在會計電算化系統(tǒng)中，系統(tǒng)依據(jù)錄入或系統(tǒng)自身采集的原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生各類信息。因此，這些原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量至關(guān)重要。管理型軟件應(yīng)具備的數(shù)據(jù)輸入控制大致有：
(1)設(shè)立科目對照檢查。當(dāng)輸入會計科目號碼時，系統(tǒng)首先在參照文件中查找。如查找不到，或查找到的科目在屏幕上顯示后表明不是要輸入的科目，則提示糾正措施。
如輸入的科目名稱不規(guī)范，則廢棄已輸入的科目；若確認(rèn)為新增科目，則將該科目追加到科目對照文件中。
(2)合理性檢查。對輸入的數(shù)據(jù)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)意義設(shè)置一個合理性區(qū)間。如果輸入的數(shù)值超出區(qū)間范圍，系統(tǒng)應(yīng)發(fā)出提示信息，要求檢查輸入數(shù)據(jù)。
(3)信息類型檢查。對輸入的數(shù)據(jù)或摘要等信息確定輸入的合理類型。當(dāng)應(yīng)輸入數(shù)據(jù)時，不能有字母、符號、漢字等非數(shù)值型信息；當(dāng)應(yīng)輸入摘要時，則限制數(shù)字的輸入。
(4)試算平衡檢查。對輸入的每筆交易都應(yīng)進(jìn)行試算平衡檢查，查其借方金額之和是否等于貸方金額之和。在某一會計期間所有輸入結(jié)束后，還應(yīng)對總額進(jìn)行試算平衡檢查。
2．處理過程控制
處理過程控制設(shè)計的目的是保證處理步驟的適當(dāng)性。在手工核算系統(tǒng)中，這一功能是靠復(fù)核工作完成的。在會計電算化系統(tǒng)中，由于操作員并不能觀察到有關(guān)數(shù)據(jù)的處理過程，所以審計人員對此應(yīng)予以足夠的關(guān)注。
管理型軟件的設(shè)計要力圖能維持手工核算下的合理處理過程。但是，我國原有財務(wù)軟件在這方面的設(shè)計并不盡如人意。如在存在未過賬業(yè)務(wù)時均能結(jié)賬，且無特別提示等。值得一提的是，軟件在打印含有未過賬業(yè)務(wù)的報表時，在所打印的報表上應(yīng)作出特別的說明，以防與最終的正式報表造成混淆。
3．輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出資料的準(zhǔn)確、可靠。輸出控制的措施有很多，在此，僅選擇其中最基本的幾種要求來考查各軟件輸出控制的有效程度。
(1)打印預(yù)覽功能可讓操作者在實際打印之前對打印輸出的內(nèi)容、格式進(jìn)行最后的審核。一旦發(fā)現(xiàn)存在錯誤偏差，能立即予以修正。這是一項很有價值的功能，尤其體現(xiàn)在它能減少無效輸出資料的數(shù)量，從而降低了無效輸出資料混入有效輸出資料的可能性。
(2)對各類輸出資料的控制與區(qū)別。不論是手工會計核算還是會計電算化，錯誤的存在總是難免的。在錯誤修改前后的系統(tǒng)輸出資料，如打印的賬簿、報表等，應(yīng)能予以明確區(qū)分。這就要求在打印輸出資料上標(biāo)明打印的日期、時間和序號，系統(tǒng)應(yīng)能對所有的打印輸出進(jìn)行登記。進(jìn)一步講，這一功能還有防止私自篡改賬簿、報表等現(xiàn)象的作用。一般而言，財務(wù)軟件均能在輸出報表上注明報表所屬的會計期間，但報表打印的具體時間，則不在輸出報表上給出。更為重要的是，系統(tǒng)往往都未對所有的打印輸出進(jìn)行嚴(yán)格控制，未對輸出的報表標(biāo)明序號。如2005年11月資產(chǎn)負(fù)債表這是第6次輸出，則應(yīng)在報表上標(biāo)注“6”。如果說通過打印日期、時間區(qū)別報表并不十分可信，因為系統(tǒng)日期、時間能被方便地改動，那么，在報表上標(biāo)注序號，并且在審計時要求將本期所有輸出報表都提供給審計人員，就能夠有效地防止報表混淆或有意改變報表內(nèi)容的情況發(fā)生。我們看到，系統(tǒng)日志是為審計人員提供審計線索的有力工具，但是，有的軟件未能較好地實現(xiàn)這一功能，還有一些軟件竟允許操作人員對其進(jìn)行刪改!這樣的系統(tǒng)日志不但不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，反之還可能對審計人員造成誤導(dǎo)。
4．初始化控制
在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、錄入各種余額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。因此，管理型軟件必須重視對初始化工作的控制。如同級編碼的會計科目相同，則可能造成以后會計科目的混淆。初始化不正確仍允許記賬，也會令其后的維護(hù)等工作產(chǎn)生困難。
5．系統(tǒng)安全控制
與手工會計核算系統(tǒng)相比，會計電算化下的系統(tǒng)安全控制更為復(fù)雜。
(1)口令�？诹畹脑O(shè)置一般有用戶口令、任務(wù)口令兩種。用戶口令是為每一個合法使用者設(shè)置一個口令，允許在其權(quán)限內(nèi)操作。任務(wù)口令是針對不同功能設(shè)置不同口令，用戶執(zhí)行多種功能要記住多個口令。相比之下，用戶口令設(shè)置較為合理。我國的大多數(shù)軟件均采用了這一口令形式。此外，口令越長，其被破譯、篡改的可能性越小。
(2)系統(tǒng)操作日志。系統(tǒng)日志能詳細(xì)記錄各操作人員的操作、時間，為審計提供全面的資料。但是，系統(tǒng)日志必須具有不可改動性，才能為審計人員提供可信的證明。
(3)程序接觸控制。這一控制主要是防止操作人員對管理型軟件程序的擅自改動。管理型軟件均以高級語言編制，并在編譯后保存，這在一定程度上起到了程序接觸控制的作用。
(4)數(shù)據(jù)接觸控制。如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接以ascⅱ碼保存，使用者將很容易對之進(jìn)行查閱與改動。這就影響了數(shù)據(jù)的安全性。所選的軟件都注意到了這一問題，將數(shù)據(jù)文件以其他方式予以儲存，一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性。
目前，計算機(jī)審計的研究還處于起步階段，許多審計人員在對運(yùn)用了會計電算化系統(tǒng)的企業(yè)進(jìn)行審計時，還在沿襲對手工核算系統(tǒng)審計的傳統(tǒng)方法。一方面，原有的財務(wù)軟件的設(shè)計并未充分考慮審計人員的特殊要求；另一方面，會計電算化與審計處于一種“脫節(jié)”的狀態(tài)，這將嚴(yán)重影響我國會計電算化與審計工作的發(fā)展。
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