圖書館信息產(chǎn)品的開發(fā)及質(zhì)量管理論文
摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的信息化進(jìn)程，圖書館作為促進(jìn)文獻(xiàn)信息傳播與交流的機(jī)構(gòu)，必然要對(duì)采購(gòu)進(jìn)館的信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)，對(duì)信息資源進(jìn)行深層次開發(fā)的結(jié)果，使之成為圖書館的信息產(chǎn)品，并對(duì)信息產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量管理，從而深化和提升圖書館的服務(wù)內(nèi)涵和品質(zhì)。
關(guān)鍵詞：圖書館；信息；開發(fā)；質(zhì)量管理
長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)人重視的是圖書館服務(wù)的質(zhì)量，而忽視了圖書館生產(chǎn)信息產(chǎn)品的事實(shí)。人們往往認(rèn)為圖書館只是將文獻(xiàn)資源進(jìn)行一番整理之后，提供給讀者使用。圖書館將文獻(xiàn)提供給讀者的過(guò)程，也就是圖書館為讀者服務(wù)的過(guò)程。這一過(guò)程開展得順利與否，讀者對(duì)之有何評(píng)價(jià)，就是圖書館的服務(wù)質(zhì)量。但隨著現(xiàn)代社會(huì)的信息化進(jìn)程，圖書館作為促進(jìn)文獻(xiàn)信息傳播與交流的機(jī)構(gòu)，必然要對(duì)采購(gòu)進(jìn)館的信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)，簡(jiǎn)單的借閱工作已不足以概括圖書館工作的全部。圖書館對(duì)信息資源進(jìn)行深層次開發(fā)的結(jié)果，使之成為圖書館的信息產(chǎn)品。
一、圖書館的信息產(chǎn)品和信息產(chǎn)品質(zhì)量
1.圖書館信息產(chǎn)品的定義
圖書館的信息產(chǎn)品是指圖書館在一次文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上生產(chǎn)出來(lái)的提供給讀者和社會(huì)的二、三次文獻(xiàn)，具體包括各種館藏目錄、機(jī)讀目錄、綜述、述評(píng)、研究報(bào)告、各類型數(shù)據(jù)庫(kù)以及檢索工具等。圖書館的信息產(chǎn)品凝結(jié)了館員大量的腦力勞動(dòng)，他不是簡(jiǎn)單的加工，整理工作，如圖書館開發(fā)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，需要對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)資料，對(duì)資料進(jìn)行取舍、分析、整理，對(duì)檢索方法進(jìn)行設(shè)計(jì)等。
2.圖書館信息產(chǎn)品的質(zhì)量
圖書館信息產(chǎn)品的質(zhì)量，是指圖書館生產(chǎn)出來(lái)的二、三次文獻(xiàn)能夠滿足讀者和社會(huì)需求的特性總和，即相關(guān)性，全面性，準(zhǔn)確性，時(shí)效性等。相關(guān)性是指圖書館的信息產(chǎn)品是否從內(nèi)容上符合讀者的需求，能否解決讀者的問題；全面性是信息產(chǎn)品對(duì)這一領(lǐng)域信息的涵蓋程度�，F(xiàn)代信息的龐雜性決定了任何一種信息產(chǎn)品都不可能包括某一領(lǐng)域內(nèi)所有的相關(guān)信息，因此，對(duì)這一指標(biāo)的判定需要圖書館做出選擇；準(zhǔn)確性是指信息產(chǎn)品內(nèi)容的可靠性，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的大量充斥下，圖書館的信息產(chǎn)品正可以彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)信息良莠不齊的狀況，這也正是圖書館信息產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)之一；時(shí)效性是指信息產(chǎn)品的及時(shí)化程度，在信息社會(huì)，人們對(duì)信息的時(shí)效性要求越來(lái)越高，這也是圖書館信息產(chǎn)品質(zhì)量之所在。
二、圖書館信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成規(guī)律
對(duì)于質(zhì)量是怎樣形成的這一問題，不同時(shí)期人們有不同的解釋。最早人們認(rèn)為質(zhì)量是檢驗(yàn)出來(lái)的，因此非常重視產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)工作。在產(chǎn)品生產(chǎn)出來(lái)后，對(duì)之進(jìn)行檢驗(yàn)，合格的出廠，不合格的則不能出廠。這種方法具有很大的局限性，首先，不是所有的產(chǎn)品都可以使用這種方式來(lái)進(jìn)行質(zhì)量控制，有的產(chǎn)品只具有一次性的使用價(jià)值，如火柴，檢驗(yàn)其質(zhì)量后，它也就失去了使用價(jià)值，因此，只能抽樣檢驗(yàn)，而不能進(jìn)行總體檢驗(yàn)。其次，質(zhì)量檢驗(yàn)是一種事后控制的方法，只有當(dāng)問題已經(jīng)發(fā)生時(shí)，才會(huì)檢驗(yàn)出不合格產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的提高沒有直接的貢獻(xiàn)。這種方法的局限性，迫使人們對(duì)質(zhì)量的形成開展更進(jìn)一步的探討。隨著認(rèn)識(shí)的進(jìn)一步深入，人們開始意識(shí)到，質(zhì)量是生產(chǎn)出來(lái)的。根據(jù)這種觀點(diǎn)，人們重視對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的控制，希望通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)視，提高產(chǎn)品質(zhì)量，減少不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)。這種做法比事后檢驗(yàn)先進(jìn)了一步，可是，與產(chǎn)品質(zhì)量形成的真正源頭還存在一定差距。通過(guò)大量的調(diào)查研究，管理學(xué)家逐漸發(fā)現(xiàn)，很多產(chǎn)品質(zhì)量問題并不是由于工人們?cè)谏a(chǎn)過(guò)程中的失誤造成的，而是它的設(shè)計(jì)本身就存在問題�，F(xiàn)在多數(shù)管理學(xué)者都已經(jīng)接受了這樣一種觀念，即質(zhì)量的形成與最開始的設(shè)計(jì)密不可分。如果設(shè)計(jì)是不合理的，那么，無(wú)論對(duì)生產(chǎn)過(guò)程開展多么嚴(yán)格的控制，仍然會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問題。因此，可以明確，質(zhì)量問題幾乎與組織中的所有活動(dòng)都是相關(guān)的。對(duì)于圖書館來(lái)說(shuō)，探討信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成規(guī)律，會(huì)提示我們，圖書館中的哪些工作與信息產(chǎn)品的質(zhì)量相關(guān)，其相關(guān)性如何，應(yīng)制定怎樣的指標(biāo)，對(duì)這些質(zhì)量活動(dòng)予以控制，當(dāng)產(chǎn)生問題時(shí)，應(yīng)采取怎樣的改進(jìn)措施，從而為全面質(zhì)量管理提供一種較為切實(shí)可行的方法。圖書館信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成，可以說(shuō)是信息產(chǎn)品生產(chǎn)全過(guò)程管理的結(jié)果。在信息產(chǎn)品質(zhì)量形成的全過(guò)程中，圖書館為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)所必須發(fā)揮的質(zhì)量管理功能及其相應(yīng)的質(zhì)量活動(dòng)，被叫作圖書館的質(zhì)量職能。圖書館的質(zhì)量職能大體上可以包括：讀者調(diào)研，信息產(chǎn)品開發(fā)與設(shè)計(jì)，制定信息產(chǎn)品的生產(chǎn)程序、設(shè)備和管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)備、采訪，信息分析與整理，生產(chǎn)，檢驗(yàn)，提供給讀者使用，讀者教育等。對(duì)于不同的圖書館信息產(chǎn)品，所涉及的質(zhì)量活動(dòng)是有所不同的，如圖書館館藏目錄的生產(chǎn)過(guò)程與各類型數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)過(guò)程會(huì)存在很大的差異。但它們基本上具有以下一些共同點(diǎn)：(1)信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成涉及多個(gè)不同的業(yè)務(wù)流程，各個(gè)流程形成了一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)。(2)作為一個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量系統(tǒng)，系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于每個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量，職能的落實(shí)和各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)。因此，必須對(duì)質(zhì)量形成全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。(3)信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成與發(fā)展是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。每一個(gè)流程都是以上一個(gè)流程的工作結(jié)果為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)加工整理后，提供給下一個(gè)流程使用。因此，在全面質(zhì)量管理過(guò)程中，必須保證對(duì)每一個(gè)流程都加以控制，監(jiān)測(cè)信息產(chǎn)品在每個(gè)流程中的質(zhì)量，保證不合格的信息產(chǎn)品絕不轉(zhuǎn)移到下一個(gè)流程中去。(4)信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成系統(tǒng)是一個(gè)開放系統(tǒng)，和外部環(huán)境有密切聯(lián)系。因此，提高、改進(jìn)信息產(chǎn)品的質(zhì)量，還要關(guān)注外部環(huán)境，如采訪過(guò)程中對(duì)信息提供者的選擇，信息產(chǎn)品提供時(shí)對(duì)用戶的教育等等。
三、圖書館信息產(chǎn)品的質(zhì)量與圖書館的業(yè)務(wù)流程
在分析圖書館信息產(chǎn)品質(zhì)量的形成規(guī)律之后，我們要著重分析現(xiàn)代圖書館中的幾種質(zhì)量職能，以及如何通過(guò)對(duì)這些質(zhì)量職能進(jìn)行管理，提高信息產(chǎn)品的質(zhì)量。以圖書館開發(fā)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)為例：
1．用戶調(diào)研
圖書館開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)，首先必須做好用戶調(diào)研工作，調(diào)研的重點(diǎn)是明確用戶的范圍、用戶的個(gè)體特征、用戶使用該數(shù)據(jù)庫(kù)要解決的問題、用戶的信息獲得方式、用戶的信息使用習(xí)慣等等。根據(jù)用戶的需求，明確以下問題：(1）開發(fā)何種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，是商業(yè)性的還是學(xué)術(shù)性的，是綜合性的還是專業(yè)性的，如果是專業(yè)性的，具體的范圍是哪些。(2)數(shù)據(jù)庫(kù)的特征，即數(shù)據(jù)庫(kù)是以資料全見長(zhǎng)，還是以時(shí)效性見長(zhǎng)，它的準(zhǔn)確性如何，權(quán)威性如何、響應(yīng)速度如何、專指性如何，是否能夠提供較為廣泛的回溯信息，能夠提供哪些檢索入口，是否有較為友好的用戶界面等。(3）數(shù)據(jù)庫(kù)的提供方式，主要是指數(shù)據(jù)庫(kù)是否允許用戶在館外使用，是否允許不是本館的用戶使用，它允許免費(fèi)瀏覽的范圍是什么，是否允許免費(fèi)下載等。（4）數(shù)據(jù)庫(kù)的使用成本，即根據(jù)用戶的接受程度，確定使用成本。如全文瀏覽、下載、打印的成本等。
2.數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)與設(shè)計(jì)
根據(jù)上一步工作明確的內(nèi)容，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的開發(fā)與設(shè)計(jì)。包括確定數(shù)據(jù)庫(kù)所包含信息的內(nèi)容、檢索途徑、用戶界面、使用權(quán)限和費(fèi)用等。
3.制定數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)程序
當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品已經(jīng)設(shè)計(jì)好時(shí)，圖書館需要制定相應(yīng)的生產(chǎn)程序。如信息資源的采購(gòu)方法、范圍、成本，配套設(shè)備的`準(zhǔn)備，信息資源的加工整理，人力資源的配備，時(shí)間的安排，各種資源要素的投入比例等。
4.現(xiàn)代信息設(shè)備及管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)備
數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)和使用需要圖書館有相應(yīng)的技術(shù)和現(xiàn)代化信息裝備。從硬件上看，包括圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檢索終端、電子閱覽室等。從軟件上看，包括圖書館的管理信息系統(tǒng)、相關(guān)軟件、人員等。只有各種軟硬件都配備起來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)才能提供給讀者使用。
5.采購(gòu)信息資源
根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容，開發(fā)合適的采購(gòu)渠道，以最為經(jīng)濟(jì)的方式，爭(zhēng)取獲得最符合需要的信息資源。信息資源不僅包括印刷型文獻(xiàn)，更重要的是包括各種數(shù)字化信息，如光盤、網(wǎng)絡(luò)信息、數(shù)據(jù)庫(kù)等。在進(jìn)行信息采購(gòu)時(shí)，一要注意選擇好信息提供者，考察他們的資信，尤其是在進(jìn)行數(shù)字信息的采購(gòu)時(shí)，一定要考察信息的可靠性，貨比三家；二要注意對(duì)數(shù)字信息的采購(gòu)?fù)@得的不是信息的擁有權(quán)，而是使用權(quán)，因此，圖書館要派出對(duì)這方面有相當(dāng)了解的人員與信息提供者進(jìn)行談判，為本館的用戶爭(zhēng)取最大的權(quán)益；最后還要注意知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問題。
6.信息資源的分析與整理
生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)所需的信息資源，一方面來(lái)自上述的采購(gòu)，另一方面來(lái)自對(duì)館藏信息的開發(fā)。圖書館要讓專業(yè)人員對(duì)信息資源進(jìn)行價(jià)值分析與相關(guān)性判定，刪除無(wú)用或價(jià)值不大的信息，對(duì)其余的信息進(jìn)行時(shí)間、內(nèi)容上的整理，以備數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)使用。
7.數(shù)據(jù)庫(kù)的正式生產(chǎn)
如果上述工作進(jìn)行得很順利，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以正式開始生產(chǎn)了。在生產(chǎn)過(guò)程中，圖書館最需注意的問題是人員的配備和時(shí)間的安排。圖書館需要開展培訓(xùn)，提高工作人員的素質(zhì)，只有人的素質(zhì)有了提高，信息產(chǎn)品的質(zhì)量才會(huì)有所保障。
8.數(shù)據(jù)庫(kù)的檢驗(yàn)
生產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)在正式提供給用戶使用之前，要進(jìn)行檢驗(yàn)。一方面是圖書館自身檢驗(yàn)，看生產(chǎn)結(jié)果是否達(dá)到計(jì)劃的要求，是否與設(shè)計(jì)相一致；另一方面是小范圍地提供給用戶使用，搜集用戶的反饋信息，調(diào)查用戶的意見，并根據(jù)用戶的要求，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行改進(jìn)。
9.數(shù)據(jù)庫(kù)的提供使用
圖書館正式將數(shù)據(jù)庫(kù)提供給用戶使用的過(guò)程中，必須保證有充分的宣傳、合適的方式以及合理的價(jià)格。如圖書館要為用戶提供舒適的環(huán)境、先進(jìn)的信意設(shè)備。圖書館還必須在用戶遇到問題時(shí)給予幫助，因?yàn)閳D書館對(duì)用戶遇到的問題如何反饋，將會(huì)在很大程度上影響到用戶的滿意度，并進(jìn)而影響到用戶是否再次使用該數(shù)據(jù)庫(kù)。
10.用戶教育
數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，需要讀者掌握一定的信息技能，圖書館有責(zé)任將相關(guān)技能傳授給用戶，如組織講座、開展會(huì)員活動(dòng)等。
作者:陶媛 單位:南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館
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