電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的論文
本文通過對電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)和多維分面化宏觀架構(gòu)理論及分面架構(gòu)本質(zhì)的研究，從而看出分面化宏觀架構(gòu)具有特有的優(yōu)勢，進(jìn)而得出分面方法對指導(dǎo)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方面具有深刻意義，值得我們研究。
電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)分面化的基本概念
電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問題。
所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。
而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，將電子文件作為一個固定的實(shí)體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級劃分的線型框架架構(gòu)。
具體來看，該標(biāo)準(zhǔn)對“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個特征元數(shù)據(jù)，這是因?yàn)槲募c文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級次而已。所以，在對“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。
由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會隨著對元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。
再對電子文件的文稿中的.“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類型”、“個人ID號”、“個人姓名”、“部門名稱”、“職務(wù)名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機(jī)構(gòu)標(biāo)識符”、“機(jī)構(gòu)名稱”，同樣對文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。
為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對其進(jìn)行細(xì)分，那么這個“責(zé)任者”元素就很不專指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類型，是機(jī)構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。
由此可見，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：
（1）因其對電子文件是按照單一線型的逐級劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；
�。�2）為降低冗余度，減少細(xì)分級次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達(dá)語義不具體；
�。�3）因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。
正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點(diǎn)，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個分面，各個分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實(shí)體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個分面之下，再細(xì)分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來表達(dá)，見圖1所示。
圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配
從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類型——如文稿責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。
從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱、人員責(zé)任者時間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)
從上面對電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實(shí)“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。
從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過對該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來的，即通過對電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。
因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。
缺少目的性。目前在國際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個實(shí)體來劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實(shí)體軸形成文件面、責(zé)任者實(shí)體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實(shí)體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）所制定的國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081—1信息與文件—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。
由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢：
�。�1）依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。
�。�2）采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強(qiáng)大。
�。�3）采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價值的實(shí)現(xiàn)。
綜上所述，通過以上對電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點(diǎn)，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運(yùn)用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對電子文件資源開發(fā)與利用的效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張琪玉，《情報語言學(xué)基礎(chǔ)》，1987年
[2]童時中，《模塊化原理設(shè)計方法及應(yīng)用》，2000年
【電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的論文】相關(guān)文章：
5.大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理研究性論文