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知識經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作研究論文
摘要：知識經(jīng)濟時代，企業(yè)擁有著新的發(fā)展機遇，在發(fā)展中，管理是不容忽視的，特別是檔案管理。本文主要分析目前企業(yè)檔案管理中存在的一些問題，把檔案管理當(dāng)作知識資源管理的一部分，借鑒知識管理的經(jīng)驗和規(guī)律，定位新知識經(jīng)濟時代下企業(yè)檔案管理的價值和作用。
關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟；檔案管理；知識管理
一、主要特征
知識信息化時代，企業(yè)的生產(chǎn)的最大要素是知識，而知識的來源不再由單一的書本來獲得，其來源變得多樣化和全球化。以前，企業(yè)的知識來源不夠豐富和直接，但知識經(jīng)濟時代的到來，世界的知識已經(jīng)實現(xiàn)全球化，方便企業(yè)的選取和應(yīng)用，豐富性和方便性得到更大的發(fā)展。在計算機還沒有得到普及的時代，知識主要是從書報或文稿等方面獲取，而現(xiàn)在，知識的表現(xiàn)形式變得更多，我們可以從文字、圖像、語音、圖形等方面獲取，也可以從紙質(zhì)等形式獲得。過去企業(yè)知識的獲得主要是通過面對面的培訓(xùn)。而現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)成為企業(yè)獲取知識的重要途徑。此外，知識的產(chǎn)權(quán)化。大量的知識已經(jīng)實現(xiàn)共享但不可忽視的是企業(yè)的核心知識需要一定的產(chǎn)權(quán)化，這樣才能保證企業(yè)的核心創(chuàng)新力，使企業(yè)利用自身的創(chuàng)新知識去獲取最大的利潤。因而，企業(yè)的知識管理是目前重要的工作之一，同時也是企業(yè)核心管理的一部分。知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的管理重心發(fā)生了變化，已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理工作上，企業(yè)只有掌握了別的企業(yè)不具備的知識（產(chǎn)品技術(shù)知識、商業(yè)推廣知識等），才能獲取企業(yè)利潤的增長，而在獲取知識的過程，則需要加強知識管理。
二、檔案與知識管理的關(guān)系
知識管理，實際上是運用手段，對企業(yè)所需要的知識進行收集、沉淀、規(guī)范，進而達到應(yīng)用和創(chuàng)新的目的。在知識管理過程中，企業(yè)要讓員工迅速掌握技術(shù)知識，加強他們的工作能力，進而提高工作的效率和質(zhì)量，獲取最大的利潤。企業(yè)的知識是其核心的競爭力，同時也是利潤的核心來源，企業(yè)對知識進行管理，實際上對自身核心利潤的管理。知識管理工作中，管理者需要具備一定的知識，這樣才能順利并高效地開展管理工作。所以說，企業(yè)的知識管理，是提升管理者知識水平的契機，同時也是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。
1.知識管理是核心
企業(yè)擁有的知識，主要有顯性和隱性兩類。顯性知識是指能夠記載，通過看聽或讀等方式可以獲取。隱性知識存在于我們的腦袋、行為或者數(shù)據(jù)當(dāng)中，也沒有記載下來的知識。而我們說的知識，即是指顯性知識。但我要明確的是，顯性知識和隱性知識密不可分，顯性由隱性轉(zhuǎn)化而來。企業(yè)對擁有的知識資源，要進行管理，這也是企業(yè)知識管理的一部分，對于企業(yè)來說，管理好自身的知識資源，就是對自身經(jīng)營成果的重視，是對自身知識產(chǎn)權(quán)的維護，搞好知識資源管理，有利于提升企業(yè)整體的知識競爭力。
2.知識管理特點
企業(yè)的知識管理的特點有五個，一是管理的知識的產(chǎn)生者是企業(yè)各個崗位上的員工。二是知識是在企業(yè)沉淀下產(chǎn)生的，企業(yè)知識是所有員工都可以共享的。三是企業(yè)知識的優(yōu)化管理是全體企業(yè)員工共同的事，需要全體達成一致，再通過知識管理專家進行確認(rèn)，才能開展。四是對企業(yè)知識的管理不是封閉的，要將企業(yè)所擁有的知識運用到工作中，使員工能夠利用知識提高工作質(zhì)量和效率。五是企業(yè)知識管理不是一成不變的，管理者要通過將知識運用到工作中，激發(fā)工作人員的創(chuàng)新意識，將原有知識進行創(chuàng)新，以便改變原有落后的工作方式方法，使企業(yè)的工作開展進行一個新的階段。
3.檔案管理上升為知識管理
企業(yè)的檔案知識，是其擁有的顯性知識，這類知識要經(jīng)過規(guī)范的處理，才能保存下來的知識資源。當(dāng)我們明白檔案知識屬于企業(yè)的知識資源，就需要從知識管理的角度去看待它，對它進行管理。企業(yè)檔案管理是一種顯性知識的管理，因而也可以將檔案管理納入知識資源的管理當(dāng)中，并且檔案也是一種知識資源，是通過一定手段規(guī)范化處理的知識資源。企業(yè)的知識資源管理，是需要將其運用到具體的工作當(dāng)中的，進而創(chuàng)新原有知識和技術(shù)，這也是檔案知識管理的目標(biāo)，因而檔案管理要作為知識資源管理工作，這樣才能繼續(xù)生存下去。在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的檔案管理工作必將發(fā)生變化，上升為知識資源管理已經(jīng)是必然趨勢。通過管理類型的變化，檔案不再作為信息，則不需要按照信息管理的規(guī)律進行管理，這一定程度上避免了檔案管理存在的問題。一是檔案管理需要企業(yè)全體員工的參與，形成規(guī)范的知識資源處理方法，使每一個員工都能參與檔案管理，而不是收集整理信息只是檔案管理者的工作。二是檔案知識要支持實際工作，在實際中進行應(yīng)用，才能明確檔案的具體分類，方便員工對檔案知識的運用。三是按照知識管理方法對檔案進行管理，這樣知識類檔案管理就不會應(yīng)用信息類檔案的錯誤方式。由此可見，在知識經(jīng)濟時代，檔案管理作為知識管理的一部分已經(jīng)是必然趨勢。知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的知識資源管理是其新價值的來源。傳統(tǒng)的檔案管理的價值是記載企業(yè)的歷史，而信息時代，其價值發(fā)生了改變，其價值是使企業(yè)歷史數(shù)字化。檔案管理的主要目的是促進企業(yè)工作的效益，但以前的檔案管理，沒有先進的技術(shù)條件，使得其目標(biāo)得不到實現(xiàn)。
三、存在的問題
1.用人多，耗時長
檔案管理中，需要大量的人力和時間進行整理，耗時長，使得檔案知識得不到及時有效的運用。等檔案管理工作者將檔案整理并編號之后，這些檔案就已經(jīng)成為歷史，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。更嚴(yán)重的是，企業(yè)在檔案管理的不重視，工作人員整理能力差，檔案規(guī)范化管理得不到有效實現(xiàn)。
2.分類方法陳舊
檔案管理的分類方法不科學(xué)，只是加入信息管理的一些規(guī)則，和實際工作習(xí)慣不相符合，使得需要檔案時找不到檔案，或很難找到需要的檔案信息。因而檔案利用者不是檔案管理者，他們不知道檔案的編號，找起來很麻煩，多次找不到之后，他們就會放棄這一部分的信息。事實上，這是檔案信息化后的主要問題，這使得檔案管理系統(tǒng)只是管理者自身的系統(tǒng)，企業(yè)員工得不到運用。3.資料種類區(qū)分不清知識類檔案，它需要不斷的更新和修改，收集到的一些工藝方法，它是知識，到隨著時間的變化，它需要運用到實踐中，進行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。通過實踐，檢驗、修正原有檔案知識，再保存到檔案當(dāng)中，循環(huán)往復(fù)，不斷優(yōu)化工藝。而這一系列過程，不是信息管理能夠做到的。
四、提升管理的策略
知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的檔案管理需要進行一定的改革，要加強檔案管理工作人員與時俱進的素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后，不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。我們在檔案管理人才引入的同時，也要注重后期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其具有應(yīng)對不斷發(fā)展的知識經(jīng)濟時代。企業(yè)還需要提高檔案管理人員的責(zé)任感，促進自身與其他部門的溝通交流，了解各種信息，為管理工作服務(wù)。企業(yè)的檔案管理，必須建立一定的檔案管理制度。對于一些不適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理制度，要進行一定的修改，及時建立更為科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范，適應(yīng)檔案管理發(fā)展的形式。在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的檔案管理要科學(xué)化和現(xiàn)代化。近年來，互聯(lián)網(wǎng)影響下，企業(yè)的檔案材料增多，傳統(tǒng)的檔案管理，想要查找檔案是不方便的，不僅效率不高，還容易出錯。新時代下，就需要運用到現(xiàn)代化的檔案管理模式，例如在企業(yè)的內(nèi)部建立檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，通過計算機的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息檢索和查詢，并及時在計算機終端更新企業(yè)的檔案信息，以便更好的為企業(yè)工作提供檔案信息支持。五、結(jié)論知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的檔案管理需要進行變革，將檔案管理納入知識資源管理工作中，實現(xiàn)檔案管理的工作目標(biāo)，還能給企業(yè)帶來新的價值。利用檔案知識資源提高企業(yè)決策的質(zhì)量和效率。將檔案管理作為知識資源管理，能夠穩(wěn)固企業(yè)的管理素質(zhì)，強化企業(yè)的知識競爭力。目前，知識作為企業(yè)的核心競爭力，不僅是擁有知識這么簡單，還需要將收集整理的知識被利用，應(yīng)用于企業(yè)工作的各個方面。將知識資源管理方式運用于檔案管理中，能夠沉淀、規(guī)范檔案知識，通過具體運用，也能夠是檔案知識得以創(chuàng)新，加強企業(yè)知識核心競爭力。
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