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信息系統(tǒng)采購管理論文
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信息系統(tǒng)采購管理論文篇1
摘要：
20XX年1月，深圳市交警局交通科研所開展了交通信息采集與信息共用平臺項目以下簡稱”平臺項目的開發(fā)工作，該平臺項目是在多個現(xiàn)有交通監(jiān)控系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)整合及匯總的基礎(chǔ)上，按照業(yè)務(wù)要求，以一定的算法對交通歷史數(shù)據(jù)作出融洽、加工及統(tǒng)計分析等操作。為用戶提供實時、準確的市區(qū)內(nèi)整體交通狀況，實現(xiàn)智能化交通管理及監(jiān)控。我有幸參與了解這個項目的建設(shè)，主要負責(zé)其中的項目采購管理和合同管理工作。
項目采購是從項目組織外部購買項目所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程，通過采購?fù)鈫挝坏漠a(chǎn)品或服務(wù)，以滿足自身業(yè)務(wù)的需求，提高自身業(yè)務(wù)能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執(zhí)行符合合同的要求的過程。本文通過描述了本平臺項目的項目采購管理過程，詳細論述了項目中的采購管理和合同管理，以及采取的策越和步驟。同時，就本項目的采購管理和合同管理出現(xiàn)的問題和相應(yīng)措施進行了一下反思。
正文：
20XX年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺項目的建設(shè)工作。在本平臺項目建設(shè)之前，該交警局就已有多個交通應(yīng)用系統(tǒng)，如：ATC及SMOOTH交通監(jiān)控系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化車牌識別系統(tǒng)、交通誘導(dǎo)系統(tǒng)及OCTV人工錄入系統(tǒng)等。盡管這些系統(tǒng)在各自的領(lǐng)域里都能各司其職，但系統(tǒng)間彼此孤立，其交通信息數(shù)據(jù)的共享性和整合性較差，建設(shè)之初并且有考慮對市區(qū)整體交通信息數(shù)據(jù)的分析和利用。因此，就有必要建設(shè)一個能夠充分整合現(xiàn)有交通應(yīng)用系統(tǒng)各類交通信息的綜合信息平臺，以便實現(xiàn)各類交通信息的開發(fā)和共享。同時，通過平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作，把更完整、可靠的數(shù)據(jù)發(fā)送給外部發(fā)布系統(tǒng)，做到更加準確和及時的交通監(jiān)控，從而實現(xiàn)智能化交通管理。
交通科技研究所是交警局一附屬企業(yè)，主要負責(zé)交警局新建系統(tǒng)項目的開發(fā)管理及對現(xiàn)有系統(tǒng)的維護。本所具有一定的開發(fā)能力，也有一些項目管理的經(jīng)驗，但人手較少，現(xiàn)有技術(shù)骨干人員手頭上都有相關(guān)的項目在管理和維護中。更為關(guān)鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學(xué)生運動會，根據(jù)交警局領(lǐng)導(dǎo)的批示，本平臺項目必須在6月底上線，試運行一個月后，就要正式投入大運會交通監(jiān)控管理的工作中。鑒于項目工期較緊迫，而且項目非常強調(diào)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和成熟性，我所經(jīng)過幾次研討會議，決定通過向外單位采購方式解決項目需求。
采購策略可分為招標采購和非招標采購，招標采購就是由我方提出招標條件和要求，由多方供應(yīng)商參與投標。通過招標的方式，我方能獲得比較合理的價格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時也可以促進供應(yīng)商之間的公平競爭。非招標方式多用于標識規(guī)格的產(chǎn)品采購，通過市場多方詢價的方式，選擇供應(yīng)商，相對比較簡單方便。而對于項目的采購管理過程而言，則可分為6個過程：
采購計劃編制：確定是否采購，采購什么，如何采購、何時采購等問題；合同編制：包括準備招標、詢價所需要的文件和確定合同簽訂的評估標準。記錄項目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并且尋找潛在的供應(yīng)商；招標：依法公平、公正、公開地進行招標工作，發(fā)布項目采購招標書，接受供應(yīng)商的投標書；供方選擇：按照科學(xué)、合理的評估標準，組織相關(guān)專家進行評標活動，審查、比較所有投標書，選擇綜合能力及性價比較高的供應(yīng)商與之談判并簽訂最終合同；合同公里：合同管理是依據(jù)簽署的協(xié)議，確保供方的項目建設(shè)活動符合合同要求的一系列過程；合同收尾：包括確認產(chǎn)品或服務(wù)是否符合合同要求，以及對項目管理過程的收尾。
采購工作說明書，是根據(jù)項目范圍說明書、WBS和WBS字典制定而成。說明書詳細地規(guī)定了采購項目，以便潛在的供方確定他們是否有能力提供項目。項目合同就是定義買賣雙方各自義務(wù)的協(xié)議，對于供應(yīng)商而言，就是定義其提供的指定產(chǎn)品或服務(wù)，項目驗收標準、款項交付等事項的協(xié)議。項目合同是項目的采購管理計劃得以瞎利實施的保證。
綜合項目的'復(fù)雜程度和專業(yè)性，我所決定通過招標方式，選擇實力及規(guī)模較大的行業(yè)領(lǐng)先軟件企業(yè)作為項目的軟件供應(yīng)商。對于硬件設(shè)備，其價格比較透明，技術(shù)參數(shù)標準化程度較高，購買及維護也比較方便。因此，我們決定自行通過國內(nèi)代理商訂購所需產(chǎn)品。
對于項目的采購過來工作而言，其成敗的關(guān)鍵在于采購計劃編制活動、招標活動的科學(xué)合理的安排以及對項目采購合同的完善管理：
一、充分了解項目狀況和項目實際需求，做好采購計劃編制。
在編制采購計劃前，我們組織相關(guān)行業(yè)特別是有同類型項目經(jīng)驗的專家，對平臺項目的開發(fā)成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，以便檢查是否有直接預(yù)算支持；另一方面，也
可以作為合同的一個約束條件，控制項目成本。經(jīng)過多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價合同類型。
編制項目采購計劃最忌“關(guān)起門來，自作自受”，詳細、科學(xué)、合理的采購計劃是以項目實際情況作為立足點的。特別是對本平臺項目，涉及多個不同的應(yīng)用系統(tǒng)，用戶類型和交涉的部門都比較多。因此，在制定采購計劃前，我們多次走訪各部門業(yè)務(wù)人員，并特別就業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進行了全方位的學(xué)習(xí)和深入了解。這大大方便了我們界定清楚項目范圍，制作出初步的項目范圍說明書，并以其為基礎(chǔ)制作項目采購工作說明書及采購管理計劃。
二、科學(xué)、合理的招標過程，是為了通過公平、公開的競爭，讓優(yōu)秀的供應(yīng)商脫穎而出，這也是獲得優(yōu)質(zhì)的項目成果的關(guān)鍵。
在招標過程中，我們先在本市的政府采購中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標信息，并舉行了最初的供應(yīng)商碰頭會，以便我們就參與投標的各個供應(yīng)商一個初步了解，也有利于潛在供應(yīng)商對我們的項目有一個清晰、共同的理解。投標之前，我們同行業(yè)專家就相關(guān)競標企業(yè)進行了摸底排查，大致對其規(guī)模和實力有一定的了解。同時，就平臺項目的實際情況，制定了評標的標準及策略。招標過程中，我們先根據(jù)本行業(yè)信息系統(tǒng)的要求，設(shè)置篩選系統(tǒng)要求競標企業(yè)必須擁有計算機信息系統(tǒng)集成二級（或以上）資質(zhì)和國家涉密計算機系統(tǒng)集成乙級或以上資質(zhì)。然后依據(jù)前期研討會確定的項目技術(shù)參數(shù)及驗收標準，按照重要程度對每一個評價標準設(shè)定一個權(quán)重，按照供方所得項目技術(shù)標準綜合分，結(jié)合項目建設(shè)價格作為選擇供方的依據(jù)。
經(jīng)過幾輪評選活動后，我們選擇了一家規(guī)模和實力較大，技術(shù)綜合得分及性價比都比較高的A公司作為本平臺項目的供方。A公司作為本行業(yè)的領(lǐng)先者，擁有多個類似項目的成功案例，而且之前也和本市警局做過其他業(yè)務(wù)項目，用戶口碑和行業(yè)評價都比較好。因為之前與交警局有過合作項目，也比較熟悉我方的采購管理流程。
三、合同管理是確保供方的執(zhí)行符合合同要求的過程，是規(guī)范供方項目建設(shè)行為的標準。
鑒于本平臺項目的特殊情況，在本合同中，我們特別強調(diào)平臺項目的交付期和質(zhì)量。平臺項目開發(fā)期從20XX年1月中旬開始，計劃6月底交付系統(tǒng)并進行試運行。合同的付款方式，我們按照這一的模式進行：附有首付款，按照項目關(guān)鍵里程碑設(shè)置多個進度款，每個里程碑能如期完成的支付特定額度的款項一般為合同的20%—30%。未能按期完成的，按照進度情況處于相應(yīng)罰款。平臺項目能如期充工，并順利通過試運行及驗收，按合同說明共支付90%的合同額。項目建設(shè)完成后，留10%作為尾款，在供方免費維護期過后一年付清。系統(tǒng)開發(fā)過程中涉及交警局的機密信息和部分執(zhí)法信息，對此，我們也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平臺項目在20XX年6月底順利通過驗收，基本實現(xiàn)了合同協(xié)議和項目范圍說明書的要求。經(jīng)過一個月的試運行后，正式投入使用，并在大運會期間獲得良好的實用效果，得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和國外來賓的高度評價。
我也就項目采購管理過程的一些不足之處進行了反思，例如：合同管理中，我們就A公司一些不符合合同要求的現(xiàn)象，在未經(jīng)溝通情況下，對其進行了處罰。A公司認為是雙方溝通不到位造成的，所以對單方面的處罰多有微詞。經(jīng)過這次項目建設(shè)，我體會到，項目合同不應(yīng)該成為甲方的“棒子”，而是作為雙方共同為項目目標努力的標尺，這也是項目采購管理的成功保障。
信息系統(tǒng)采購管理論文篇2
摘要：
201X年6月，本人參與了“省圖書館RFID（無線射頻識別技術(shù)）信息管理系統(tǒng)”的項目建設(shè)，擔(dān)任項目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過數(shù)字化標簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強度，全面提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和整體形象。該項目做為擬在全省范圍內(nèi)應(yīng)用推廣的數(shù)字圖書館建設(shè)重點工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。做為建設(shè)方的項目經(jīng)理，在項目的采購管理過程中，科學(xué)的運用項目采購管理的理論知識，結(jié)合自己的實踐，在項目的實施過程中，按照項目設(shè)計和計劃的要求，通過制訂合理的采購計劃、有效地選擇和管理供應(yīng)商、加強對合同的管理等措施，確保項目采購產(chǎn)品的達到適質(zhì)、適價、適時、適量的要求。同時針對在采購管理中出現(xiàn)的進度變更問題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購的風(fēng)險，使得項目順利進展，保證了項目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶方的高度評價。
正文：
一、項目概述
隨著中國的社會經(jīng)濟文化持續(xù)發(fā)展，人們對科學(xué)文化教育事業(yè)的投入愈來愈多，圖書館的建設(shè)管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動強度大，應(yīng)用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務(wù)品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和社會效益。
本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書出入庫采編管理子系統(tǒng)、圖書數(shù)字識別分類管理子系統(tǒng)、圖書安全管理子系統(tǒng)、圖書自助檢索借還子系統(tǒng)等。項目主要工作是RFID標簽及其讀寫設(shè)備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開發(fā)和實施等。
圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強調(diào)圖書館的服務(wù)功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結(jié)合圖書館的實際建設(shè)情況，在圖書館各層出入口設(shè)置圖書流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設(shè)置RFID館員工作站和自助服務(wù)區(qū)，方便館員對圖書的管理以及讀者進行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫集中區(qū)域設(shè)置RFID圖書館典藏識別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。
項目啟動后，本人被公司任命為該項目的項目經(jīng)理，全面負責(zé)項目的建設(shè)工作。在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，以及項目各組干系人的配合與支持下，我與項目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近10個月的努力，終于在2015年3月全面通過系統(tǒng)驗收，項目總花費成本為98。38萬元，比計劃提前了15天完成項目建設(shè)。
該項目的成功與項目整體實施過程中對項目采購過程的有效管理也是分不開的。眾所周知，采購工作直接影響著項目建設(shè)的進度；采購質(zhì)量的好壞也制約著項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運轉(zhuǎn)。下面我就本項目的采購計劃、合同編制、供應(yīng)商選擇、合同管理等方面對采購管理加以探討。
二、制定采購計劃
項目采購是一項復(fù)雜的工作，在實施具體的采購行為前首先要考慮項目的采購需求。這就需要結(jié)合項目的管理計劃、項目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)表等等，決定項目必需采購的產(chǎn)品或服務(wù)、采購的數(shù)量、采購設(shè)備的規(guī)格要求以及質(zhì)量要求、采購的時機、采購驗收標準等；在采購中應(yīng)及時了解當前產(chǎn)品或服務(wù)的市場價位、市場供求情況，以便對采購成本作出一個比較準確的估算和預(yù)測，以使項目的資金使用率得到提高，優(yōu)化項目采購管理中的資源調(diào)配。在制訂采購計劃中還要充分考慮采購的風(fēng)險，根據(jù)風(fēng)險管理計劃，對已識別的風(fēng)險應(yīng)采取有效的措施進行預(yù)防。比如供應(yīng)商選擇的風(fēng)險、設(shè)備不能及時到貨的風(fēng)險、采購的設(shè)備質(zhì)量未能達到驗收標準、售后維修風(fēng)險等。通過對以上各種因素的分析，并參照了公司采購管理制度及操作流程的規(guī)定，我編制出詳細可行的項目采購計劃。
在采購實施工作中，為規(guī)范項目采購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收三個關(guān)鍵點的審查。采購申請審批是在項目選型經(jīng)過技術(shù)論證后開展；詢價申報審批是在確認供應(yīng)商，并通過談判確認最終采購價格后開展。同時需提交供應(yīng)商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾文件；到貨驗收是依據(jù)采購合同，執(zhí)行到貨驗收的審查工作�！叭龑彙敝茖τ诒ＷC采購工作合理、規(guī)范的開展，發(fā)揮了重要作用。
三、編制合同
為了保證采購計劃的有效性，按時、高質(zhì)量的'獲得外部產(chǎn)品和服務(wù)資源，必須制訂出項目的招標計劃。合同編制過程包括準備招標所需要的文件和確定合同簽訂的評定標準的過程。招標文件編制的質(zhì)量將直接關(guān)系到招標工作是否能正常進行、授標后是否能順利履行合同。故我在編制過程中，力求做到內(nèi)容完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生岐義，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。
招標文件訂包括以下幾個方面：
技術(shù)文件：設(shè)備、散材及附件的技術(shù)條件和要求；
商務(wù)文件：包括詢價函、報價須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運輸?shù)�。在擬訂招標文件過程中，我組織了有關(guān)方面的專家及具備類似經(jīng)驗的人員，從項目的實際需求出發(fā)，經(jīng)過反復(fù)討論、審查、修改，最后形成定稿。對于關(guān)鍵件的選用，在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標文件上予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣有利于提高各投標文件的響應(yīng)性，防止投標文件內(nèi)容及標價差異過大，從而減少評標的工作量。
四、供應(yīng)商的選擇
在收到眾多供應(yīng)商的報價之后，我組織相應(yīng)人員對供方的供貨能力、提供的價格、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量等進行評估，以選擇合格供方，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)符合規(guī)定要求。在開展此項工作中，我建立了一套供應(yīng)商評價表，設(shè)置了包括：需求分析、產(chǎn)品價格、技術(shù)實力、企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)驗質(zhì)量、管理能力、售后服務(wù)等評價內(nèi)容，并對每一評價內(nèi)容按照重要程度設(shè)置了對應(yīng)的權(quán)重標準。在設(shè)置權(quán)重時，我認為低價位是供應(yīng)商選擇的一個比較重要的指標，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應(yīng)商友好合作的關(guān)系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據(jù)供應(yīng)商評價表，我組織了包括公司產(chǎn)品部、營銷管理部等干系人參與對具備合作意向的供應(yīng)商進行統(tǒng)一打分，并將分數(shù)的高低做為選擇供應(yīng)商的一個極其重要的指標。
在選定相應(yīng)供應(yīng)商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購合同。合同條款中重點明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)據(jù)、價格、驗收標準、付款方式及交貨地點和交貨方式等條款。為了確保合同無漏洞，又請了財務(wù)、營銷管理部、公司法律顧問等相關(guān)人員共同審閱并會簽。經(jīng)過相關(guān)部門及供應(yīng)商共同對合同條文的反復(fù)商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關(guān)變更帶來的影響和風(fēng)險，合同中特別明確當任一變更發(fā)生時，應(yīng)及時書面通知對方，雙方就變更協(xié)商一致，方能執(zhí)行變更，必要時可就變更事項簽訂補充協(xié)議。
五、合同管理
合同管理過程是確保供應(yīng)商執(zhí)行符合合同的需求，我根據(jù)合同及采購規(guī)劃設(shè)立了對供應(yīng)商的檢查點，要求供應(yīng)商按時提交合同進展情況、工程安裝調(diào)試進度等等，以便及時有效地監(jiān)督合同執(zhí)行情況。
在執(zhí)行本項目的采購合同中，我針對所采購的應(yīng)用服務(wù)器及WEB服務(wù)器的到貨及安裝要求，設(shè)置了幾個主要的檢查節(jié)點，要求供應(yīng)商報告設(shè)備的訂貨狀況、貨物的擬發(fā)運日期、到貨日期、貨物的驗收報告、現(xiàn)場的安裝調(diào)試報告等。在合同執(zhí)行過程中，由于黨校領(lǐng)導(dǎo)層決定提前上線教學(xué)管理系統(tǒng)，故要求服務(wù)器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時和供應(yīng)商及其領(lǐng)導(dǎo)溝通，希望對方能夠理解，表示為了建立雙方長期的合作關(guān)系，希望供應(yīng)商盡力配合，解決實際的問題，以給我們的高層領(lǐng)導(dǎo)們留下良好的印象，達到雙贏的效果。同時本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關(guān)的人員進行貨物的驗收，并聯(lián)系好客戶方對小型機的安裝調(diào)試給予積極的配合。經(jīng)過項目組與供應(yīng)商及客戶三方的能力合作，服務(wù)器按要求的進度順利完成了安裝和調(diào)試。最終項目比預(yù)定計劃提前了15天完成了驗收。
六、合同收尾
當全部采購的設(shè)備都按照合同條款進行驗收核實后，就進入了合同收尾階段，我同時也向財務(wù)部門提出了合同尾款的支付申請。同時對于一些過程文檔（包括工作說明書合同、發(fā)貨單、收貨單、驗收單等等）進行了歸檔整理，對采購管理中獲得的經(jīng)驗與教訓(xùn)也做了備案記錄。
在合同收尾時，我們對本次采購的供應(yīng)商就本次采購進行了良好的評價，今后可以根據(jù)此衡量繼續(xù)展開合作，和供應(yīng)商建立健全一種長期的合作關(guān)系能持續(xù)發(fā)送供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。
結(jié)束語
由于實施過程中對項目采購管理得當，促進了項目順利實現(xiàn)項目的各項目標，確保了項目按即定的成本和預(yù)算完成了。我們的項目組贏得了公司與客戶的一致好評，同時也和供應(yīng)商建立了良好的合作關(guān)系。在今后的工作中，本人將繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，最大限度地滿足項目干系人的需求和希望的目的。
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