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論企業(yè)管理中如何更好地發(fā)揮檔案管理工作的論文范例
摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，知識(shí)和信息的重要作用也逐漸顯現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代需求。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種基礎(chǔ)性信息資源，在企業(yè)管理的各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用。本文在知識(shí)管理的框架下，對(duì)企業(yè)知識(shí)管理進(jìn)行闡述，并著重分析了知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用。隨著信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)于知識(shí)管理的研究也興起一股熱潮，并且在理論和實(shí)踐上都取得了一定的成果。同時(shí)，許多企業(yè)都在內(nèi)部管理中實(shí)施了知識(shí)管理，一方面提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，另一方面也是強(qiáng)化企業(yè)文化的一種途徑。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成部分，因此有必要在知識(shí)管理框架下對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行研究，使檔案管理工作更好地發(fā)揮作用，服務(wù)企業(yè)發(fā)展建設(shè)。
一、企業(yè)知識(shí)管理的特征及核心內(nèi)容
1.知識(shí)管理的定義
由于知識(shí)管理是管理領(lǐng)域的新生事物，所以目前還沒有一個(gè)被廣泛認(rèn)可的定義。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的定義，知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑。
2.企業(yè)知識(shí)管理的特征
首先，重視企業(yè)知識(shí)的流動(dòng)、共享和創(chuàng)新，運(yùn)用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力；其次，重視對(duì)企業(yè)員工的精神激勵(lì)，賦予員工更大的權(quán)力和責(zé)任，充分發(fā)揮員工的自覺性、能動(dòng)性和首創(chuàng)性；再次，重視企業(yè)知識(shí)和人才，促使企業(yè)成為學(xué)習(xí)型組織。
3.企業(yè)知識(shí)管理思想的核心內(nèi)容
企業(yè)知識(shí)管理是指對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息和知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，促進(jìn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。其核心內(nèi)容為企業(yè)是一個(gè)運(yùn)用知識(shí)、創(chuàng)造知識(shí)的組織，知識(shí)是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源和競(jìng)爭(zhēng)資本之一，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)資源的管理、開發(fā)和利用，同時(shí)通過知識(shí)共享充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，豐富企業(yè)的知識(shí)資源，并建立促進(jìn)知識(shí)共享的機(jī)制。除此之外，企業(yè)應(yīng)致力于為客戶提供蘊(yùn)含知識(shí)的產(chǎn)品和服務(wù)，將知識(shí)管理應(yīng)用于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式當(dāng)中，使其成為促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新、增強(qiáng)企業(yè)自身“造血”功能的有力工具。
二、知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息資源，只有將企業(yè)檔案管理和知識(shí)管理相融合才能充分發(fā)揮檔案的作用，進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價(jià)值。因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案管理活動(dòng)的首要目標(biāo)，同時(shí)，將知識(shí)管理靈活運(yùn)用于檔案管理活動(dòng)當(dāng)中也是新時(shí)期檔案學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。
1.實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造是指對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，將企業(yè)文件、檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔到保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)企業(yè)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。
2.拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，在企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。
3.實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息化、智能化服務(wù)
信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過建設(shè)企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)方式將更容易實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)部，可以通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的企業(yè)外部網(wǎng)(Extranet)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁(yè)或企業(yè)的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)，當(dāng)然這種外部的服務(wù)可能要受到某些限制，但絲毫不能阻止知識(shí)管理時(shí)代的大趨勢(shì)。
4.提高檔案工作者的從業(yè)素質(zhì)
隨著現(xiàn)代企業(yè)管理模式的不斷完善和發(fā)展，企業(yè)管理人員的素質(zhì)也在不斷提升，而企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)一直是企業(yè)檔案管理水平的重要制約因素之一。知識(shí)管理要求作為信息管理、知識(shí)管理參與者的檔案工作人員必須提高自身素質(zhì)，掌握管理學(xué)和現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程。知識(shí)管理給企業(yè)檔案工作者提出了更高的要求，并賦予其新的職能定位。擺脫傳統(tǒng)管理思維的束縛，融入新的知識(shí)管理機(jī)制，在信息時(shí)代，開拓思維，創(chuàng)新管理，無疑會(huì)給企業(yè)檔案工作插上騰飛的翅膀，也必將迎來企業(yè)檔案工作新的轉(zhuǎn)折。
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