工程檔案信息化管理論文

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　　摘要：在實施工程檔案信息化管理時，工程檔案的管理者面對著新的機遇與挑戰(zhàn)，只有在全面促進檔案管理人員的積極性與主動性，才會對信息化檔案的管理開辟出新紀元。信息化管理模式對于工程檔案有效的管理是前提條件，傳統(tǒng)的管理模式不再適用于現(xiàn)代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基于網(wǎng)絡環(huán)境下對于工程檔案的信息化管理。

　　關鍵詞：檔案管理;信息化;問題;原則;措施

　　當前電子信息技術的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術，在辦公中的應用是不斷趨于標準化、網(wǎng)絡化、自動化，大部分的工作都會依據(jù)計算機或是互聯(lián)網(wǎng)進行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能適用于當今社會發(fā)展的步伐。因此對管理模式進行創(chuàng)新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。

　　一、工程檔案信息化管理的主要內容

　　對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡化與數(shù)字化進行有效的實現(xiàn)；二是有效地對工程檔案進行存儲、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創(chuàng)新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案信息化管理的內容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動標引；工程檔案的數(shù)據(jù)備份；工程檔案的文件目錄的打��；工程檔案的整理與文書立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數(shù)據(jù)處理的各個階段都依據(jù)有關行業(yè)的標準以及國家的政策作為構建依據(jù)的。

　　二、工程檔案信息化管理的必要性

　　因為工程檔案的反復查閱與長時間的保存，對于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對于工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描儀記錄的方式的應用，可以將大量文檔實現(xiàn)電子化存儲，對于問題的解決有著巨大的作用，在電子化存儲下，對于大量文檔的應用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應用就是對于傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉換為應用信息技術存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務水平�？梢哉f，信息化技術的運用是完成科學開發(fā)工程檔案資源的基礎。

　　三、當前工程檔案信息化管理面臨的問題

　　電子化信息的不斷發(fā)展，對于我國工程檔案管理帶來了新的機遇，但是同樣也產(chǎn)生了大量的問題有待解決。

　　（一）面臨安全與革新的挑戰(zhàn)

　　原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢，基于此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀元發(fā)展空間中，會對應用系統(tǒng)進行有機整合，比如文檔管理一體化等。此類整合必須要應用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外，網(wǎng)絡本身與計算機系統(tǒng)之間還存在著一定的問題，不單單是硬件資源會受到自然的影響，還會受到人為破壞，并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。

　�。ǘ�）面對標準化和法制化的挑戰(zhàn)

　　因為工程檔案自身的特點就比較復雜，最為突出的特點就是分散管理。因為多方面進行管理，各個部門都有屬于自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問題影響，而埋沒了自身存在的價值。

　�。ㄈ�）技術支持不充分

　　第一，電子文件在實質上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發(fā)生。第二，基于工程檔案信息化建設的初級階段，一些紙質的工程檔案經(jīng)過電子儀器的掃描即可以轉化為電子檔案，盡管它的價格很便宜，但是掃描的時間較長，無法滿足將原始的紙質工程檔案快速地轉化為電子檔案。

　�。ㄋ模┤藛T配備不合理

　　就當前的工程檔案管理人員而言，既有專業(yè)知識，又掌握信息技術的人很少，由于存檔的技術人員的知識較為單一，必然會出現(xiàn)專業(yè)與工作崗位不對口等問題。

　　四、推進工程檔案信息化的原則與措施

　�。ㄒ唬┕こ虣n案信息化應該遵守的原則

　　合理性原則。利用數(shù)字化方法來接受工程檔案文件，其應對規(guī)范性的原則要有持續(xù)性，構建于信息檔案有關的法律體系，只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔，對于傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)字的保存與應用等工作來實現(xiàn)其標準化與規(guī)范化，避免重復建設、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡化、數(shù)字化的進程的不斷加快，網(wǎng)絡潛在的威脅也越見突出。所以，對于網(wǎng)絡安全技術的開發(fā)與研究力度一定要加大，要應用較強的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數(shù)字化建設是一項艱巨的任務，在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數(shù)字化的內容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會應用的熱點進行有效的結合，把重要的工程檔案進行數(shù)字化處理，會收獲較大的社會及經(jīng)濟效益；應用效果不大的對于工程檔案是是不需要數(shù)字化的，避免浪費財力、人力、物力。

　�。ǘ�）促進工程檔案信息化的措施

　　加強機讀數(shù)據(jù)的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機讀數(shù)據(jù)庫的存在是重要的組成部分。因為機讀數(shù)據(jù)的質量主要針對于管理系統(tǒng)的效率高低的決定，對機讀數(shù)據(jù)做好準備工作，提高對著錄、標引等方面的重視力度。檔案著錄的內容主要指檔案內容的選擇、分析、記錄的過程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標題、載體、形成時間等，內容特征是指依據(jù)檔案內容特點所揭示的項目，比如主題詞、分類號等。標引與著錄是對檔案內容的濃縮，這樣才會有效地將檔案信息輸入計算機中進行多方面的處理。重視光盤技術在工程檔案信息化管理中的運用。光盤主要是通過光電存貯技術、網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進行存儲，其顯著的特點在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內，以此來實現(xiàn)計算機管理，對于原文件進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設備資金的投入，以此來減小成本。網(wǎng)絡化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網(wǎng)絡化是基于計算機管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物，通過對網(wǎng)絡搜索，使工程檔案查詢速度非�？�，也非常便利，它改變了傳統(tǒng)的借閱模式。計算機把網(wǎng)絡分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各個業(yè)務，每一個部門都可以利用網(wǎng)絡進入到工程檔案信息庫中去查詢。網(wǎng)絡化的管理模式主要就是采用了內部網(wǎng)絡服務器在一定空間內對于工程的資源檔案進行存儲，簡稱為檔案存放區(qū)。為加強工程檔案數(shù)據(jù)的安全性，在進入系統(tǒng)時應該有一個用戶的口令才可以進入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫中，只有隸屬于檔案部門工作人員才有權利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性，要加大對系統(tǒng)的管理措施，在系統(tǒng)密碼的設置上可以設置雙層防護，這樣才會有效防止無關人員進入系統(tǒng)；在修改時在系統(tǒng)中一定要設置雙重密碼，以此來防止沒有權限的操作人員對數(shù)據(jù)進行更改，一定要確保數(shù)據(jù)是安全的、準確的、完整的。檔案信息化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統(tǒng)正常運營的核心工作，如果計算機感染病毒，那么最為嚴重的狀態(tài)會導致整個系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，因此要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性，同時還要定期對系統(tǒng)進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對數(shù)據(jù)隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產(chǎn)生不必要的影響；不要對來歷不明的程序進行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準備，以此來確保萬無一失。積極促進工程檔案管理部門實施信息化管理。第一，對基礎性工作進行強化，認真地構建實施計劃，只有基礎業(yè)務的工作做到規(guī)范化與標準化，才會有效地推進工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設，工程檔案信息化建設主要運用網(wǎng)絡技術與計算機來進行服務。作為當今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業(yè)知識、人文素養(yǎng)的不斷提升，來有效地對工程檔案進行信息化管理。

　　五、結束語

　　工程檔案信息化管理是一項比較全面、長期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著至關重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專業(yè)技術是當前建設信息化管理的重中之重。信息化是當前社會發(fā)展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經(jīng)驗，自主上進，才會適應時代與社會的需求，以便更好地服務于社會。

　　作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處

　　參考文獻：

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