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工程檔案信息化管理論文
論文常用來指進行各個學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章，下面是小編整理的工程檔案信息化管理論文，歡迎來參考!
摘要：在實施工程檔案信息化管理時，工程檔案的管理者面對著新的機遇與挑戰(zhàn)，只有在全面促進檔案管理人員的積極性與主動性，才會對信息化檔案的管理開辟出新紀元。信息化管理模式對于工程檔案有效的管理是前提條件，傳統(tǒng)的管理模式不再適用于現(xiàn)代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于工程檔案的信息化管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;問題;原則;措施
當前電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在辦公中的應(yīng)用是不斷趨于標準化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化，大部分的工作都會依據(jù)計算機或是互聯(lián)網(wǎng)進行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能適用于當今社會發(fā)展的步伐。因此對管理模式進行創(chuàng)新是對工程檔案管理的有效措施，構(gòu)建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。
一、工程檔案信息化管理的主要內(nèi)容
對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化進行有效的實現(xiàn)；二是有效地對工程檔案進行存儲、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創(chuàng)新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案信息化管理的內(nèi)容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內(nèi)容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動標引；工程檔案的數(shù)據(jù)備份；工程檔案的文件目錄的打印；工程檔案的整理與文書立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數(shù)據(jù)處理的各個階段都依據(jù)有關(guān)行業(yè)的標準以及國家的政策作為構(gòu)建依據(jù)的。
二、工程檔案信息化管理的必要性
因為工程檔案的反復(fù)查閱與長時間的保存，對于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對于工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描儀記錄的方式的應(yīng)用，可以將大量文檔實現(xiàn)電子化存儲，對于問題的解決有著巨大的作用，在電子化存儲下，對于大量文檔的應(yīng)用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應(yīng)用就是對于傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉(zhuǎn)換為應(yīng)用信息技術(shù)存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務(wù)水平�？梢哉f，信息化技術(shù)的運用是完成科學(xué)開發(fā)工程檔案資源的基礎(chǔ)。
三、當前工程檔案信息化管理面臨的問題
電子化信息的不斷發(fā)展，對于我國工程檔案管理帶來了新的機遇，但是同樣也產(chǎn)生了大量的問題有待解決。
�。ㄒ唬┟媾R安全與革新的挑戰(zhàn)
原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢，基于此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀元發(fā)展空間中，會對應(yīng)用系統(tǒng)進行有機整合，比如文檔管理一體化等。此類整合必須要應(yīng)用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外，網(wǎng)絡(luò)本身與計算機系統(tǒng)之間還存在著一定的問題，不單單是硬件資源會受到自然的影響，還會受到人為破壞，并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應(yīng)的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。
（二）面對標準化和法制化的挑戰(zhàn)
因為工程檔案自身的特點就比較復(fù)雜，最為突出的特點就是分散管理。因為多方面進行管理，各個部門都有屬于自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問題影響，而埋沒了自身存在的價值。
（三）技術(shù)支持不充分
第一，電子文件在實質(zhì)上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發(fā)生。第二，基于工程檔案信息化建設(shè)的初級階段，一些紙質(zhì)的工程檔案經(jīng)過電子儀器的掃描即可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，盡管它的價格很便宜，但是掃描的時間較長，無法滿足將原始的紙質(zhì)工程檔案快速地轉(zhuǎn)化為電子檔案。
�。ㄋ模┤藛T配備不合理
就當前的工程檔案管理人員而言，既有專業(yè)知識，又掌握信息技術(shù)的人很少，由于存檔的技術(shù)人員的知識較為單一，必然會出現(xiàn)專業(yè)與工作崗位不對口等問題。
四、推進工程檔案信息化的原則與措施
（一）工程檔案信息化應(yīng)該遵守的原則
合理性原則。利用數(shù)字化方法來接受工程檔案文件，其應(yīng)對規(guī)范性的原則要有持續(xù)性，構(gòu)建于信息檔案有關(guān)的法律體系，只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔，對于傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)字的保存與應(yīng)用等工作來實現(xiàn)其標準化與規(guī)范化，避免重復(fù)建設(shè)、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進程的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)潛在的威脅也越見突出。所以，對于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開發(fā)與研究力度一定要加大，要應(yīng)用較強的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項艱巨的任務(wù)，在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數(shù)字化的內(nèi)容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會應(yīng)用的熱點進行有效的結(jié)合，把重要的工程檔案進行數(shù)字化處理，會收獲較大的社會及經(jīng)濟效益；應(yīng)用效果不大的對于工程檔案是是不需要數(shù)字化的，避免浪費財力、人力、物力。
�。ǘ┐龠M工程檔案信息化的措施
加強機讀數(shù)據(jù)的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機讀數(shù)據(jù)庫的存在是重要的組成部分。因為機讀數(shù)據(jù)的質(zhì)量主要針對于管理系統(tǒng)的效率高低的決定，對機讀數(shù)據(jù)做好準備工作，提高對著錄、標引等方面的重視力度。檔案著錄的內(nèi)容主要指檔案內(nèi)容的選擇、分析、記錄的過程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標題、載體、形成時間等，內(nèi)容特征是指依據(jù)檔案內(nèi)容特點所揭示的項目，比如主題詞、分類號等。標引與著錄是對檔案內(nèi)容的濃縮，這樣才會有效地將檔案信息輸入計算機中進行多方面的處理。重視光盤技術(shù)在工程檔案信息化管理中的運用。光盤主要是通過光電存貯技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進行存儲，其顯著的特點在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內(nèi)，以此來實現(xiàn)計算機管理，對于原文件進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設(shè)備資金的投入，以此來減小成本。網(wǎng)絡(luò)化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)化是基于計算機管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物，通過對網(wǎng)絡(luò)搜索，使工程檔案查詢速度非�？�，也非常便利，它改變了傳統(tǒng)的借閱模式。計算機把網(wǎng)絡(luò)分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各個業(yè)務(wù)，每一個部門都可以利用網(wǎng)絡(luò)進入到工程檔案信息庫中去查詢。網(wǎng)絡(luò)化的管理模式主要就是采用了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在一定空間內(nèi)對于工程的資源檔案進行存儲，簡稱為檔案存放區(qū)。為加強工程檔案數(shù)據(jù)的安全性，在進入系統(tǒng)時應(yīng)該有一個用戶的口令才可以進入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫中，只有隸屬于檔案部門工作人員才有權(quán)利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性，要加大對系統(tǒng)的管理措施，在系統(tǒng)密碼的設(shè)置上可以設(shè)置雙層防護，這樣才會有效防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)；在修改時在系統(tǒng)中一定要設(shè)置雙重密碼，以此來防止沒有權(quán)限的操作人員對數(shù)據(jù)進行更改，一定要確保數(shù)據(jù)是安全的、準確的、完整的。檔案信息化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統(tǒng)正常運營的核心工作，如果計算機感染病毒，那么最為嚴重的狀態(tài)會導(dǎo)致整個系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，因此要構(gòu)建比較嚴格的管理機制，做預(yù)防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性，同時還要定期對系統(tǒng)進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對數(shù)據(jù)隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產(chǎn)生不必要的影響；不要對來歷不明的程序進行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準備，以此來確保萬無一失。積極促進工程檔案管理部門實施信息化管理。第一，對基礎(chǔ)性工作進行強化，認真地構(gòu)建實施計劃，只有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作做到規(guī)范化與標準化，才會有效地推進工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設(shè)，工程檔案信息化建設(shè)主要運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機來進行服務(wù)。作為當今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎(chǔ)的電子與計算機文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業(yè)知識、人文素養(yǎng)的不斷提升，來有效地對工程檔案進行信息化管理。
五、結(jié)束語
工程檔案信息化管理是一項比較全面、長期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著至關(guān)重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)是當前建設(shè)信息化管理的重中之重。信息化是當前社會發(fā)展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗，自主上進，才會適應(yīng)時代與社會的需求，以便更好地服務(wù)于社會。
作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處
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