合同管理流程及風(fēng)險控制研究

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合同管理流程及風(fēng)險控制研究

　　建立與實(shí)施合同內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是優(yōu)化流程、降低風(fēng)險、提高效率。這需要建立在合同管理流程和合同管理風(fēng)險分析基礎(chǔ)之上。下面是小編搜集整理的相關(guān)內(nèi)容的論文，歡迎大家閱讀參考。

合同管理流程及風(fēng)險控制研究

　　摘要：合同的管理需要有內(nèi)外部的結(jié)合，其中內(nèi)部控制要爭取使流程得以優(yōu)化，風(fēng)險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要建立在合同管理流程及其主要風(fēng)險分析與控制研究的基礎(chǔ)之上。本文將從合同準(zhǔn)備、簽署、履行和履行后管理這四個步驟為出發(fā)點(diǎn)，以合同執(zhí)行的過程以及導(dǎo)致風(fēng)險的影響因素為線索，提出針對性的控制措施。

　　關(guān)鍵詞：合同管理;風(fēng)險分析;控制方法

　　合同的制定與執(zhí)行是每一個企業(yè)的重要事務(wù)之一。這項工作的主要目標(biāo)是爭取使流程得以優(yōu)化，風(fēng)險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要對合同管理的具體流程以及合同管理當(dāng)中存在的風(fēng)險進(jìn)行細(xì)致分析。對于合同管理中存在的風(fēng)險，一般可以從兩個角度進(jìn)行分析：一是合同管理流程，二是導(dǎo)致合同風(fēng)險的影響因素。

　　一、合同管理的具體流程

　　合同管理一般需要經(jīng)過以下四個階段：第一是準(zhǔn)備階段，先對合同進(jìn)行策劃、調(diào)查，然后初步確定合同的對象以及擬訂合同的文本，最后進(jìn)行審核;第二是合同簽署階段，首先要雙方按正式流程進(jìn)行合同的簽署，然后把合同分別移送到各個有關(guān)部門備案;第三是合同履行階段，合同的履行有很多形式，常見的有：履行合同、變更合同、轉(zhuǎn)讓合同、終止合同、處理糾紛等;第四是合同管理階段，主要是針對合同進(jìn)行歸檔保管，以及對合同的執(zhí)行情況做出評價等。

　　二、按流程分析的合同管理風(fēng)險及其控制方法

　　合同管理的四個階段都存在一定的風(fēng)險性，履行階段的風(fēng)險尤為突出，在其他階段當(dāng)中合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險次之，并且導(dǎo)致風(fēng)險的因素有很多種。所以，針對合同管理方面的風(fēng)險分析，可以從其執(zhí)行的流程入手，也可以從導(dǎo)致合同風(fēng)險的影響因素的方面挖掘。因為合同管理的每個階段和環(huán)節(jié)都存在著風(fēng)險。所以，根據(jù)流程的風(fēng)險分析就可以分成以下各個階段的風(fēng)險分析：

　　2.1準(zhǔn)備階段的風(fēng)險

　　這一階段的風(fēng)險主要是由于合同準(zhǔn)備過程中的不得當(dāng)行為導(dǎo)致的，包括合同策劃風(fēng)險、調(diào)查風(fēng)險、準(zhǔn)合同對象的風(fēng)險、談判風(fēng)險、合同文本風(fēng)險、審核風(fēng)險等。

　　(1)合同策劃風(fēng)險的具體內(nèi)涵是：在進(jìn)行合同策劃時，由于合同的內(nèi)容超出或落后于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)以及業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所導(dǎo)致的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要有兩個影響因素：一是合同設(shè)定的目標(biāo)同企業(yè)所制定的各項目標(biāo)不匹配;二是有意逃避合同管理的有關(guān)規(guī)定，比如擅自大而化小，把較大金額或較高級別的大合同重新拆分組合成小金額低等級合同。針對此階段風(fēng)險控制的主要方法有兩種：第一種是加大對以上兩個目標(biāo)的一致性的審核;第二種嚴(yán)格規(guī)定合同的不可拆分原則，把合同的制定和執(zhí)行責(zé)任到人。

　　(2)合同調(diào)查風(fēng)險的具體內(nèi)容是：在對合同進(jìn)行調(diào)查時，對被調(diào)查對象的評價有失客觀公正的原則。這種風(fēng)險一般表現(xiàn)為高估調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽(yù)。規(guī)避這類風(fēng)險主要在于大力提高相關(guān)調(diào)查員的專業(yè)水平以及責(zé)任心，以事實(shí)為依據(jù)，理性客觀的對被調(diào)查者做出判斷。除此之外，還可以針對合同使用的雙方建立商業(yè)信用檔案制度等。

　　(3)準(zhǔn)合同對象風(fēng)險的具體內(nèi)容是：準(zhǔn)合同對象不能明確確定的風(fēng)險。準(zhǔn)合同風(fēng)險包括以下兩點(diǎn)：一是未能將有效履約的雙方明確為準(zhǔn)合同對象;二是錯誤的把具有履約能力的對象排除在外。有效規(guī)避這種風(fēng)險可以通過加強(qiáng)防范措施，即集體決策的的制度。

　　(4)合同談判風(fēng)險的具體內(nèi)容是：談判過程中由于疏忽或考慮不周所導(dǎo)致?lián)p害自身利益的風(fēng)險。此類風(fēng)險一般體現(xiàn)為：對合同涉及到的產(chǎn)品具體信息的忽視，比如產(chǎn)品或服務(wù)的標(biāo)的、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，甚至是違背當(dāng)?shù)卣叩膬?nèi)容，這些至關(guān)重要的細(xì)節(jié)有可能給企業(yè)帶來巨大的損失。有效避免這類風(fēng)險的措施提高談判團(tuán)隊的素質(zhì)，如談判隊伍的人員結(jié)構(gòu)要多元化和專業(yè)化;在談判過程中，要認(rèn)真聆聽對方陳述，及時總結(jié)談判條款，充分研究談判策略，將團(tuán)隊的智慧發(fā)揮到最大化。

　　(5)合同文本風(fēng)險的具體內(nèi)容是：在對合同的內(nèi)容和條款進(jìn)行設(shè)定時出現(xiàn)的不得當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。此類風(fēng)險一般體現(xiàn)為：合同內(nèi)容和條款可的制定有失邏輯或欠缺完整性，這樣就極有可能產(chǎn)生誤解;此外，還有一種表現(xiàn)是，不了解企業(yè)當(dāng)?shù)氐挠嘘P(guān)政策法規(guī)，制定出違背規(guī)定的條款。消減此類風(fēng)險的最好方法就是加強(qiáng)合同的審核。

　　(6)合同審核風(fēng)險的具體內(nèi)容是：在對合同進(jìn)行審核時，由于審核人員的疏忽未發(fā)現(xiàn)合同的不當(dāng)條款的風(fēng)險。此類風(fēng)險一般表現(xiàn)為：審核者由于專業(yè)素質(zhì)低或工作態(tài)度不端正，沒有發(fā)現(xiàn)合同中有損自身利益的條款;發(fā)現(xiàn)合同本身存在的問題，但是沒有提出合適的修改意見。

　　2.2簽署階段的風(fēng)險

　　(1)合同簽署風(fēng)險一般表現(xiàn)為三種，分別是：一超出規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行合同簽訂;二由于合同印章管理失誤，錯蓋合同印章;合同簽署后，因保管不當(dāng)，條款被篡改。降低這類風(fēng)險的主要措施是：職責(zé)統(tǒng)一，部門清晰，嚴(yán)禁越權(quán);嚴(yán)格印章管理，蓋章程序化、專門化;簽署過程現(xiàn)場化，當(dāng)面化;合同內(nèi)容防偽化，比如公章做出特殊標(biāo)記，或者條款制定內(nèi)部特殊化，防止被任意篡改。

　　(2)合同移送到有關(guān)部門過程中存在以下風(fēng)險：錯誤地將合同送到無關(guān)部門;管理合同的有關(guān)部門未能及時妥善處理合同;保密工作不周全，導(dǎo)致合同泄密。降低這類風(fēng)險的方法有：嚴(yán)格按照合同簽收制度運(yùn)行，并且要把無關(guān)的合同盡快退回;指合同保管專人化，并為其提供相應(yīng)的設(shè)施。

　　2.3履行階段的風(fēng)險

　　合同履行階段的風(fēng)險主要包括合同履行過程中的風(fēng)險、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險、合同終止風(fēng)險等。

　　(1)合同履行過程中存在的風(fēng)險一般有以下幾種：一是違約風(fēng)險，即沒有按合同中規(guī)定的條款履行相應(yīng)的義務(wù)。降低此類違約風(fēng)險的常用方法首先要做好前期的調(diào)查工作，包括合同對象的履約能力以及商業(yè)信譽(yù)，盡量和這兩方面評價高的企業(yè)簽約;在合同文本中必須明確違約需承擔(dān)的責(zé)任;簽訂合同時，要讓合同對象為能夠履行合同提供擔(dān)保措施;簽訂合同后，還要對合同對象進(jìn)行履行監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)合同對象有違約的跡象，那么就應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施把損失降到最低。

　　(2)合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中的風(fēng)險一般要表現(xiàn)為：未能及時有效的對需要變更的條款作出更改;未能按照嚴(yán)格的變更程序隨意更改，導(dǎo)致變更內(nèi)容無效;合同雙方尚未達(dá)成一致意見，導(dǎo)致合同轉(zhuǎn)讓行為無效;降低這類風(fēng)險的主要措施是：合同的各種“動態(tài)”及時向相關(guān)負(fù)責(zé)人報告;合同雙方達(dá)成一致意見后方可對合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款作出決定;合同管理程序嚴(yán)格化。

　　(3)合同終止風(fēng)險一般表現(xiàn)為：在合同條件不充分時，終止合同;合同終止時沒有辦理必要的終止手續(xù)。降低這種風(fēng)險的主要措施是：將合同終止時需要的相關(guān)文件按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行逐一辦理;到專門化的機(jī)構(gòu)對合同嚴(yán)格復(fù)核終止手續(xù)。

　　2.4履行后管理階段的風(fēng)險

　　合同履行后的管理階段也存在一些風(fēng)險，即在履行合同后或終止合同后的管理過程中存在的風(fēng)險，包括合同歸檔保管的風(fēng)險、執(zhí)行情況評價的風(fēng)險等。

　　(1)合同歸檔保管的風(fēng)險一般有以下兩個方面：一是丟失合同或者內(nèi)容泄密;二是合同被濫用。降低這類風(fēng)險的主要措施是建立責(zé)任追尋制度;制定嚴(yán)格的合同借閱的審批制度;對已簽訂的合同做不定期的檢查工作，并提高檢查的頻率。

　　(2)合同執(zhí)行情況評價風(fēng)險的具體內(nèi)容是：忽視合同運(yùn)行的評價;未能對合同的內(nèi)容做針對性以及全方位的評價。降低這類風(fēng)險的主要措施是：及時向合同對象進(jìn)行合同執(zhí)行的回饋反映，建立起一套完整的合同執(zhí)行評價操作說明;實(shí)施責(zé)任追究制度等。

　　三、風(fēng)險影響因素及其控制方法

　　導(dǎo)致合同風(fēng)險的主要因素有三種，分別是：外部因素、對方因素、自身因素。

　　3.1外部因素

　　外部因素包括的內(nèi)容十分廣泛，有當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)情況，社會發(fā)展走向，自熱環(huán)境反映，科學(xué)技術(shù)態(tài)勢等等。合同雙方在簽訂合同時，不但要考慮到有關(guān)企業(yè)發(fā)展、運(yùn)行、合作等切身利益條款，還要關(guān)注來自企業(yè)之外的各種影響因素，尤其是是國家的大政方針以及法律法規(guī)方面的影響。由于這些企業(yè)外部的影響因素所導(dǎo)致的后果，合同簽訂雙方都沒有辦法控制，只能根據(jù)掌握的規(guī)律做出合理預(yù)測，并采取相應(yīng)的預(yù)防規(guī)避措施。當(dāng)然，這些外部的影響因素雖然不可控，也不能精確預(yù)測，但是，在企業(yè)條件允許的情況下，可以采取分擔(dān)風(fēng)險的措施，常見的方法有購買保險。

　　3.2對方因素

　　因合同對方的原因?qū)е潞贤L(fēng)險的因素主要包括合同對方的蓄意欺詐或違約、財務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力與技術(shù)水平等。如對方一開始就根本沒有履行合同的意愿，簽訂合同的目的就是為了欺詐他人;或者在合同履行過程中借故小題大作，蓄意不履行合同義務(wù);或者陷入財務(wù)困境，無力履行合同義務(wù);或者因生產(chǎn)能力或技術(shù)水平等方面的原因，無力履行合同規(guī)定的數(shù)量或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等�？刂七@類風(fēng)險，可采取“事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救”的方法。事前防范就是在簽約前全面調(diào)查對方的簽約動機(jī)、履約能力和商業(yè)信譽(yù)等，并做出恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險評估;只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同;只簽訂與對方履約能力相符合的合同;要求對方提供履行合同的擔(dān)保等。事中控制就是密切監(jiān)控合同履行過程，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能，或者已有違約行為，立即采取相應(yīng)的對策，防止風(fēng)險擴(kuò)大和發(fā)展。事后補(bǔ)救就是在對方違約后，根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任，甚至采取合同仲裁或訴訟方式等。

　　3.3自身因素

　　企業(yè)自身因素導(dǎo)致合同風(fēng)險的影響因素包括：決策水平、管理能力、人員素質(zhì)、技術(shù)水平等等。合同決策的過程中，存在合同的策劃尚未系統(tǒng)化，在確定準(zhǔn)合同對象時沒有嚴(yán)格按照符合本企業(yè)要求條件進(jìn)行查找匹配，合同中出現(xiàn)的關(guān)鍵內(nèi)容含糊不清;管理水平的影響原因主要有公司的戰(zhàn)略目標(biāo)以及經(jīng)營目標(biāo)不能恰當(dāng)?shù)脑O(shè)定，甚至與合同管理相關(guān)的職責(zé)相脫離，合同的管理過程有重大缺陷;人員素質(zhì)所導(dǎo)致的風(fēng)險因素包括有關(guān)負(fù)責(zé)人和工作人員專業(yè)素質(zhì)不合格、工作的態(tài)度不端正、未能嚴(yán)格執(zhí)行合同制度、故意規(guī)避合同中存在的問題、與其他企業(yè)人員共同欺詐本企業(yè)等;因財務(wù)狀況所導(dǎo)致的風(fēng)險一般是由于企業(yè)財務(wù)狀況出現(xiàn)問題而而失去還債的能力，導(dǎo)致違約;生產(chǎn)能力和技術(shù)水平因素主要是指企業(yè)目前生產(chǎn)能力或技術(shù)水平不能滿足履行合同義務(wù)的要求等�？刂拼祟愶L(fēng)險的主要策略是風(fēng)險降低，即建立合同內(nèi)部控制并嚴(yán)格執(zhí)行。

　　四、合同風(fēng)險的主要應(yīng)對策略

　　針對合同中存在的諸多風(fēng)險，企業(yè)可以采取風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)等方式，從而降低風(fēng)險對企業(yè)造成的損失。

　　4.1風(fēng)險規(guī)避

　　風(fēng)險規(guī)避是指企業(yè)沒有能力承受風(fēng)險所帶來的沖擊，通常情況下，這類企業(yè)會選擇放棄或者終止合同中的部分條款，從而來最大程度的降低損失。根據(jù)規(guī)避風(fēng)險的的程度以及采取的方式，可將他們分為完全拒絕承擔(dān)、逐步試探承擔(dān)兩種策略。

　　(1)完全拒絕承擔(dān)合同風(fēng)險的含義是在針對合同風(fēng)險進(jìn)行評估后，企業(yè)直接拒絕承擔(dān)某類或某個合同風(fēng)險。在簽訂合同之前，企業(yè)都應(yīng)該對合同對象企業(yè)做全面的合同風(fēng)險評估，如果該企業(yè)認(rèn)為合同對象企業(yè)存在長期經(jīng)營管理不善、財務(wù)狀況十分混亂、企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量低下、商業(yè)信譽(yù)嚴(yán)重受損等現(xiàn)象，那么本次合同簽訂的風(fēng)險就很高，應(yīng)取消與這家企業(yè)簽訂合同。

　　(2)逐步試探承擔(dān)合同風(fēng)險的意思是在針對合同風(fēng)險進(jìn)行評估后，合同對象的整體狀況雖然不是十分完善，但是不會為該次合作帶來損失，只是導(dǎo)致盈利減少，那么最好采用分步實(shí)施的方法，有效規(guī)避部分風(fēng)險。如果在對合同對象企業(yè)進(jìn)行完合同風(fēng)險評估后發(fā)現(xiàn)，和他們合作可能會帶來較大的風(fēng)險，但是，本公司所需的產(chǎn)品只有合同對象公司能夠提供，那么也可以采取這種風(fēng)險規(guī)避的策略。具體的方法是：以小變大，金額逐步增多，邊合作邊觀察，然后在決定是否進(jìn)行更大金額的合同簽訂。

　　4.2風(fēng)險降低

　　風(fēng)險降低是指在權(quán)衡企業(yè)的成本效益后，制定出一套完整的風(fēng)險防御系統(tǒng)措施，這套系統(tǒng)要保證能夠?qū)⒑贤L(fēng)險控制在有限的承受范圍之內(nèi)。風(fēng)險降低針對于企業(yè)內(nèi)部而言需要做好精細(xì)的內(nèi)部控制，以此來更好的抵抗風(fēng)險。

　　4.3風(fēng)險分擔(dān)

　　風(fēng)險分散，簡言之就是“大而化小，小而化無”的一個過程，具體做法是將較大金額的投資分散于幾家能夠提供相同產(chǎn)品或服務(wù)的公司，和不同的企業(yè)簽訂合同，把風(fēng)險分散在不同的地方，以此來有效的規(guī)避由于合同對象企業(yè)由于某種情況經(jīng)營不善帶來的合同風(fēng)險損失。

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