淺析基層檔案數(shù)字化建設(shè)
[摘 要]信息時代檔案工作的主題是檔案信息化建設(shè)，而檔案信息化建設(shè)中一個重要的內(nèi)容則是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以說是檔案管理過程中一場深刻的革命，因此當(dāng)今時代檔案數(shù)字化建設(shè)的研究具有十分重要的意義。
[關(guān)鍵詞]基層檔案;分析;數(shù)字化建設(shè)
檔案數(shù)字化理論的研究始于以美國為代表的西方發(fā)達(dá)國家，而隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化理論的研究已經(jīng)逐步波及到發(fā)展中國家�，F(xiàn)今國內(nèi)對檔案數(shù)字化工作的建設(shè)還剛起步，并處在探索與論證階段，對檔案數(shù)字化建設(shè)的研究主要集中在數(shù)字檔案館建設(shè)、以及一些專門檔案的數(shù)字化建設(shè)。
現(xiàn)階段國內(nèi)從傳統(tǒng)檔案管理模式到數(shù)字檔案管理模式的過渡性研究中，側(cè)重點(diǎn)不夠明顯，稀缺具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義的理論，大多停留在概念性的探索。為了更好的應(yīng)對我國檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，指導(dǎo)檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，本對檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題進(jìn)行了探討。
一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵
(1)什么是檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是一種綜合性的信息記錄技術(shù)，是一種利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)來記錄信息的一種技術(shù)手段。所謂的數(shù)字化就是用0和1兩位數(shù)字編碼來表達(dá)一切信息，既是將要記錄的所有信息全都是變成數(shù)字信號。由此可見，數(shù)字化是就信息而言的，那么檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，是將紙質(zhì)文件、以及聲音圖像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件，系統(tǒng)的組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
(2)檔案資源如何數(shù)字化整理
檔案資源數(shù)字化整理包括使用數(shù)字技術(shù)將館藏各種檔案數(shù)字化和接收歸檔的電子檔案兩個方面;這是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。其基本途徑一是檔案館把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機(jī)上網(wǎng);二是將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案也將會有選擇性地轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制數(shù)字代碼形式存儲起來，以數(shù)字化形式存在。
(3)檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)
傳統(tǒng)的檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，提高了計算機(jī)檢索速度;節(jié)省了檔案的存貯空間，緩解庫房緊張的壓力;減少檔案原件(特別是珍貴檔案)由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，更能為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。
二、檔案數(shù)字化的建設(shè)
(1)吐舊納新，更新觀念
如今在絕大多數(shù)檔案工作人員心中，已經(jīng)把傳統(tǒng)的檔案管理模式形成了的一種習(xí)慣。在思想觀念上對數(shù)字化的推行上既不熱心也缺乏激情。在基層檔案部門中工作人員當(dāng)面對相對有限的檔案庫藏和相對固定的服務(wù)對象時，傳統(tǒng)的管理模式仍然好用、管用，日常工作還能做到熟門熟路，那自然覺得沒有棄熟從生、自找不適來推行數(shù)字化的'必要，對一些老的檔案工作者來講，要把看得見、摸得著的檔案資料變成無形的數(shù)字信息來儲存，會在心理上感到不踏買，把數(shù)字檔案建設(shè)看成是一項費(fèi)時費(fèi)力、更缺乏實際意義的“趕時髦”，從而本能地產(chǎn)生抵觸情緒。要消除這種現(xiàn)象，最好的辦法就是讓他們親眼看到數(shù)字化成果在實際應(yīng)用中的卓越表現(xiàn)和優(yōu)異特點(diǎn)，從心底里真正的認(rèn)識這個新事物，認(rèn)可這種新作法。
(2)爭取經(jīng)費(fèi)，從“小”到“大”
相對于單位的各項職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經(jīng)費(fèi)分配上，基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投的資金不足，致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難�；鶎訖n案數(shù)字化要積極爭取經(jīng)費(fèi)，把錢用到“刀刃”上，從小規(guī)模到大規(guī)模，優(yōu)先開展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進(jìn)行，循序漸進(jìn)，一年接著一年干，一茬領(lǐng)導(dǎo)接著一茬領(lǐng)導(dǎo)干，不要中斷，持續(xù)進(jìn)行。
(3)內(nèi)生外引，合力共建
人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計和硬件配置需要專業(yè)的人才，設(shè)備維護(hù)和軟件開發(fā)需要專業(yè)的人才，數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門非常缺乏，沒有這樣的人才作為基礎(chǔ)，數(shù)字化建設(shè)就無法從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)買。我們應(yīng)充分運(yùn)用本單位人員和外請人員兩種力量，解決專業(yè)人才缺乏的問題。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作者知識結(jié)構(gòu)更新。鼓勵檔案行業(yè)從業(yè)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要精通檔案業(yè)務(wù)知識，而且要熟悉計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)通訊等知識，努力培養(yǎng)能夠勝任新時期檔案工作的復(fù)合型人才。第三，要充分運(yùn)用各種有效的激勵手段來調(diào)動人員積極性，提高數(shù)字化速度和工作效率。
(4)把握重點(diǎn)，民生優(yōu)先
在推進(jìn)室藏檔案數(shù)字化的過程中，將紙質(zhì)室藏轉(zhuǎn)變成數(shù)字室藏是一項耗時費(fèi)力的艱巨工程，很多單位重視數(shù)字化設(shè)施的建設(shè)而輕視數(shù)字檔案內(nèi)容的建設(shè)，以致空有數(shù)字化系統(tǒng)而無數(shù)字檔案內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)必須“內(nèi)容為王”，著重數(shù)字內(nèi)容的積累，著重傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化�；鶎訖n案數(shù)字化要從過去以技術(shù)為主導(dǎo)向以服務(wù)為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變，從注重應(yīng)用信息技術(shù)向注重檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)變，建設(shè)以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系。我們應(yīng)本著“利用為重、民生優(yōu)先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，把社會急需、群眾急需的檔案優(yōu)先數(shù)字化，努力在較短時間買現(xiàn)數(shù)字化工作的高價值、高利用率。
(5)遵循規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)同行
檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)是建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館是在眾多數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上形成的。沒有基層檔案的數(shù)字化，就沒有構(gòu)建數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)信息;不在標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系框架下構(gòu)建基層檔案數(shù)字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯(lián)的高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。截止目前，我國相關(guān)指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺相對滯后，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系不夠健全�；鶎訖n案部門在當(dāng)前的情況下，首先應(yīng)當(dāng)緊密跟蹤標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程和動態(tài)，建立健全自身的檔案數(shù)字化建設(shè)方案，努力使自身的數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程相合拍，數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展同步;其次是加強(qiáng)與同行的橫向交流與溝通，主動與本區(qū)域數(shù)字網(wǎng)絡(luò)相接軌。
三、結(jié)語
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。就目前形勢來看，在以計算機(jī)為核心的信息技術(shù)條件下，形成的各種數(shù)字文件將是未來數(shù)字化檔案資源的主體。數(shù)字化檔案資源不僅是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，也是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前提。所以通過檔案數(shù)字化建設(shè)，最終發(fā)展結(jié)果是要建設(shè)數(shù)字檔案館，只有這樣，才能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展更好地服務(wù)，才能促進(jìn)中國數(shù)字檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]向立文.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究[D].南湘大學(xué)，2014;
[2]黃彩珍.論基層檔案數(shù)字化建設(shè)[J].檔案天地，2014.
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