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檔案信息化建設(shè)中存在的問題及強(qiáng)化措施
[摘要]檔案是在實踐活動中形成的，是對實踐活動的真實記錄，其作為社會發(fā)展的重要憑證，無論是對社會、各行各業(yè)還是個人的發(fā)展都具有極其重要的作用。這也對檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在許多弊端和缺陷，越來越無法與當(dāng)前信息化社會的發(fā)展需求相適應(yīng)，因此加快推動檔案信息化建設(shè)具有非常必要性，通過提高檔案信息化建設(shè)的水平，可以更好的促進(jìn)社會的健康有序發(fā)展。文中分析了檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并進(jìn)一步對檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)化措施進(jìn)行了具體的闡述。
[關(guān)鍵詞]檔案;問題;管理;強(qiáng)化措施;信息化建設(shè)
我國提出檔案信息化建設(shè)已有一段時間，但由于相關(guān)工作還不夠過關(guān)，再加之部分地區(qū)在檔案信息化建設(shè)中缺乏相應(yīng)的條件，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒有達(dá)到預(yù)測的效果。通過加強(qiáng)檔案管理工作，可以有推動檔案信息化建設(shè)起到積極的促進(jìn)作用。再加之近年來科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都加大了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，也取得了較好的成效，對推動我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題
(1)數(shù)據(jù)的異構(gòu)性
檔案部門按受的檔案來源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著復(fù)雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的異構(gòu)性，給檔案信息化建設(shè)工作帶來了較大的難度。檔案作為重要的數(shù)據(jù)記錄，其對于國家、企業(yè)和個人的發(fā)展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區(qū)發(fā)展時間、發(fā)展效果等因素的制約，檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)性，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。
(2)高度的分散性
在檔案信息化建設(shè)還受到檔案高度分散性的影響。我國幅員遼闊，在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細(xì)性和準(zhǔn)確性，則不同地區(qū)及不同單位在檔案更新時間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，雖然科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)較為發(fā)達(dá)，但這種分散性則會對檔案信息化建設(shè)帶來較大的制約影響。在檔案分散性表現(xiàn)中，更多的表現(xiàn)為檔案資料分散在各個管理部門及單位中，這不僅導(dǎo)致信息的重復(fù)性及無差異數(shù)據(jù)情況的存在，而且數(shù)據(jù)量較大，而時間有限，從而對檔案信息化建設(shè)帶來了較大的阻礙作用。
(3)管理的滯后性
在檔案信息化建設(shè)工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案和定量人員針對實際情況來進(jìn)一步精簡、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務(wù)流程，同時還需要加大對信息化無毒的融入，從而確保檔案信息化建設(shè)工作能夠取得了良好的成效。但在當(dāng)前許多檔案信息化建設(shè)工作中存在著管理滯后性的問題，而且由于管理上的滯后性，從而導(dǎo)存在較大的問題，甚至導(dǎo)致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。
二、檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)化措施
(1)加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平
第一，各個地區(qū)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，要將著重點放在管理方面，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換。由于目前的工作量較大，因此在時間上可以向上級申請寬限。
第二，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產(chǎn)生有保存價值的電子文件真實、完整。此項工作是總體工作當(dāng)中的重點，并且對后續(xù)工作具有很大的影響，如果因為一時心急或者某些主觀上的因素，導(dǎo)致最后的價值缺失，勢必對檔案管理造成很大的負(fù)面影響。
(2)提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享
在當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)工作中遇到了較多的困難，因此為了提高檔案信息化建設(shè)水平，則需要加大對現(xiàn)代化管理方法和手段的應(yīng)用，加快推動信息資源的共享進(jìn)程。當(dāng)前我國現(xiàn)代化檔案管理手段具有多元化的特點，再加之通過加快檔案信息資源共享的實現(xiàn)，不僅可以有效的避免數(shù)據(jù)重復(fù)情況的發(fā)生，而且對于提高數(shù)據(jù)處理和記錄能力具有極其重要的意義。
(3)提升服務(wù)意識
過去的檔案管理屬于被動性質(zhì)，只有別人向檔案管理人員和部門尋求幫助，這種情況的長期持續(xù)，導(dǎo)致很多地區(qū)的檔案管理工作陷入了一種困境。未來的檔案管理工作絕對不能被動接受，而是要主動出擊，只有提升服務(wù)意識，深入挖掘市民的需求和企業(yè)的需要，才能更好的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。我國作為一個人口大國，檔案的數(shù)量及其龐大，如果錯漏了某些人或者是某些地方，勢必導(dǎo)致我國在后續(xù)的發(fā)展中，遇到很大的阻礙。本文認(rèn)為，臨時需求分為主動性和反應(yīng)性兩類，主動性需求是指在用戶提出要求之前就已經(jīng)準(zhǔn)備好答案的需求，反應(yīng)性需求則要求作調(diào)查研究。因此，自助式服務(wù)是解決檔案部門窮于應(yīng)付無暇他顧的基本對策，也是信息化管理系統(tǒng)優(yōu)勢的體現(xiàn)。
(4)堅持質(zhì)量第一
首先，所有的檔案在歸類、轉(zhuǎn)移、信息化的過程中，每個步驟都要達(dá)到一個較高的水準(zhǔn)，不能因為時間上的限制或者趕進(jìn)度等一些托詞，忽略質(zhì)量。
其次，檔案從業(yè)人員需要努力提高自身的職業(yè)素質(zhì)，加快自身專業(yè)知識的更新，樹立良好的服務(wù)意識，確保為檔案需求者提供標(biāo)準(zhǔn)的檔案服務(wù)。對于來訪者需要熱情接待，耐心的給予幫助，能夠更好的滿足來訪者的需求。
第三，檔案信息化建設(shè)是國家的重點工作，所有的地區(qū)必須參與，無論是偏遠(yuǎn)的山區(qū)還是技術(shù)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，如果此時擱置，那么后續(xù)工作也接不上，所以此時完成工作會為后面的一系列工作爭取很多時間，對提高工作質(zhì)量具有很大的幫助。除了上述的工作以外，我們還需要做到四個并重：軟件與硬件并重;信息資源整合與理順調(diào)整職能并重;農(nóng)村管理應(yīng)用與企事業(yè)管理并重;拓展建設(shè)與安全防范并重。
三、結(jié)束語
在當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案信息的開發(fā)和利用作為一項較為系統(tǒng)的工程，可以更發(fā)孤將檔案的重要作用發(fā)揮出來。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始被新型載體的檔案所取代，這是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。在這種情況下就需要處理好檔案信息，利用新的方法和策略加快推動檔案信息化建設(shè)。盡管當(dāng)前很多地區(qū)檔案信息化建設(shè)工作還沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的水平，與預(yù)期的目標(biāo)還存在一定的差距。檔案信息化建設(shè)是一項具有長期性和系統(tǒng)性的工作，需要根據(jù)自身的實際情況循序漸近的發(fā)展，不能急功近利，一味的追求高效率，只有這樣才能更好的促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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