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檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實際效益
畢業(yè)論文
收集(或搜集，下同)和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，存在著傳統(tǒng)式的被動(即坐等)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大，已嚴(yán)重著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康。本文針對問題，結(jié)合筆者所在的紹興地區(qū)實際，重點對檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檔案實際效益作1探討，與檔案界同仁商榷。
1、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題
(1)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案的實際效益。各地各級檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的效益和效益。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價值和作用。也就是說，統(tǒng)計幾個數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實質(zhì)，即實際效益。這是各地各級檔案部門普遍存在的1個問題。?
(2)在檔案館查(借)閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時，均需填寫1份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作”、“提供產(chǎn)權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個階段。第1階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第2階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、、生產(chǎn)等社會實踐中的利用，不同程度會產(chǎn)生1定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并11記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。
(3)有了利用實例，不求匯集編發(fā)重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實例編發(fā)，不但會促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會和全民更加認(rèn)識檔案、了解檔案，使檔案的使用價值得到進(jìn)1步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。
(4)編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因為，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求，結(jié)合館藏實際，有目的、有計劃地編研1些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯后，跟不上社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。?
2、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。
綜觀各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊)檔案，有什么社會效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻1無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實際效益，主要有以下6大作用：
(1)有利于了解檔案的價值和作用�！稒n案法》第2條稱：“本法所稱的檔案是……對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄�！钡私鈾n案是否具有保存價值，最重要的1點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要1個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數(shù)事例證明，這完全是1種偏見和誤解。有保存價值的檔案，1般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，1旦利用1定會產(chǎn)生1定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(2)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期3種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的1個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(3)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)1步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)1步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發(fā)揮。
(4)有利于編發(fā)檔案利用實例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實際效益，取得1個又1個的利用實例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價值，并篩選、整理，編印成小冊子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是1個實際的宣傳和，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。?
(5)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實績的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量1個館的工作與實績，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實績。如果既統(tǒng)計利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實際效益，那你的實績就有血有肉。?
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3、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實際效益的基本做法
(1)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的1項工作。在登記時，1要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項目11填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；2要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作”等，而應(yīng)填明作那1項工作參考，填明具體和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(2)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時，1般不會產(chǎn)生效益，而要通過實踐，才能反映出檔案的實
際價值，產(chǎn)生1定的效益和效益。因此，為了及時取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等11登記在冊，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時反饋信息。同時，也可定期召開用戶座談會，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)，更好地為社會和用戶服務(wù)。
(3)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給1張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體1點，應(yīng)有時間、地點、人物和具體事例。
(4)及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟(jì)效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進(jìn)1步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進(jìn)1步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實際意義。
(5)實地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第1手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔(dān)負(fù)著1定的工作和任務(wù)，有時沒有時間來編報利用實例，檔案人員應(yīng)主動上門服務(wù)，把通過利用檔案后所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益情況搞清楚，便于編寫。
綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計是必要的，也說明了檔案利用工作的1個側(cè)面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進(jìn)1步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
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