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淺談學校檔案管理信息化建設
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摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。
關鍵詞：學校 檔案管理 信息化
中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發(fā)展的必由之路。
1檔案信息化的內涵
所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發(fā)價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。
2檔案信息化建設策略
2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關學科知識素養(yǎng)。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎。
2．2 著力提高檔案標準化、規(guī)范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統(tǒng)一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業(yè)學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統(tǒng)運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則等，充分體現檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質量要求。
2．3 抓好學校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。
數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。
2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業(yè)和計算機管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續(xù)學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。
2．5加強橫向聯合，實現信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。
因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。
3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。
3．2解決辦法
(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進檔案信息化建設的發(fā)展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的學校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。
(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。
(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。
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