淺談高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的管理
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論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)�！∝攧�(wù) 電子檔案
論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會計電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財務(wù)電子檔案特點：
財務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，有了許多新的特點：
1、財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式�？纱尜A于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。
5、財務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會計電算化生成了財務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：
1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。
3、老化機器的淘汰以及機器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機器上順暢運行。
隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財務(wù)電子檔案管理的.環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理
財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
（一）財務(wù)電子檔案的收集
1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。
2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標識，作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹慎轉(zhuǎn)換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。
5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責(zé)任。
（二）財務(wù)電子檔案的整理與保存
財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。
2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應(yīng)完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。
（三）財務(wù)電子檔案的利用
財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。
1、財務(wù)電子檔案的查閱。
查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應(yīng)程序和運行環(huán)境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。
2、財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機計算，集成產(chǎn)生多項分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機器上調(diào)閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。
隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
參考文獻：
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