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對數(shù)字化檔案館的初步研究
摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國建設數(shù)字檔案館的基本條件已經(jīng)可以滿足，與傳統(tǒng)的檔案館相比，數(shù)字檔案館具有豐富的數(shù)字材料資源、快速的傳播速度及海量信息共享等優(yōu)點。但是在建設過程中，面臨一些亟待解決的難題，這些難題的解決對數(shù)字檔案館的進一步完善具有重要作用。
關鍵詞：數(shù)字檔案館；建設；研究
1 現(xiàn)階段對數(shù)字化檔案館的認識
“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理的一種網(wǎng)絡的、新興的檔案管理技術。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡為技術設施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。隨著數(shù)字技術處理和內(nèi)容管理技術的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
2 構建企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設原則
2.1 標準和規(guī)范統(tǒng)一的原則 標準和規(guī)范是數(shù)字化檔案館建設的基礎，標準的建立應具有前瞻性，不但要指導現(xiàn)在的數(shù)字化檔案館的建設還應與未來開發(fā)的系統(tǒng)形成統(tǒng)一。如盡可能欲留接口，以便與未來的系統(tǒng)集成。
2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步完善 企業(yè)數(shù)字化檔案館的設計并不是孤立存在的，應納入企業(yè)信息化建設的總體設計當中。它需要技術、政策、環(huán)境的依托和保障。由于各企業(yè)檔案信息化的基礎、技術手段、資金和人才條件不盡相同，因此數(shù)字檔案館的發(fā)展水平也參差不齊。所以各單位應根據(jù)自身特長積極創(chuàng)新，借鑒其它單位成功經(jīng)驗，引進先進技術和管理經(jīng)驗，避免重復研究帶來的資金浪費。
2.3 完善的保密機制 在提供快捷服務、提高企業(yè)效益的同時，網(wǎng)絡環(huán)境也給檔案信息帶來了安全隱患。因此要加強對涉密信息的保護。服務與行之有效的安全機制相結(jié)合，才能更好地為企業(yè)服務。
3 構建數(shù)字化檔案館的主要內(nèi)容
3.1 制定標準和規(guī)范 法規(guī)和標準是數(shù)字化檔案管理的有利保障。缺乏完整的標準體系和標準執(zhí)行不利是目前數(shù)字化管理建設中的主要問題。
目前檔案數(shù)字化標準不夠完善，對于數(shù)字檔案資源的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、檢索、利用、真實性鑒定、安全等標準規(guī)范，應加快推動其出臺與執(zhí)行。結(jié)合數(shù)字檔案的特點，制定相應的管理規(guī)章制度。
3.2 數(shù)字信息資源的建設 一方面通過網(wǎng)絡直接歸檔。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過登錄系統(tǒng)登錄，登錄系統(tǒng)調(diào)用身份鑒別技術核對身份，確認正確后同意接收。經(jīng)采集系統(tǒng)接收文件目錄和全文，再經(jīng)檢查系統(tǒng)檢查確認正確后發(fā)送消息給歸檔單位，將目錄與全文分別導入至目錄數(shù)據(jù)庫和文件存儲系統(tǒng)保存。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。另一方面通過移交電子文件載體的形式歸檔。這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記，用于確認電子文件的完整性和原始性，電子文件登記表應與電子文件同時保存。如果對其內(nèi)容進行更改，還需要有更改通知單。更改通知單上生產(chǎn)單位、計算機系統(tǒng)、軟件名稱、盤帶規(guī)格、更換原因、更換內(nèi)容、更換人及批準人的詳細項目，都需要受到嚴格的電子文件管理制度的制約。此外，在管理中建立必要的備份，防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
對電子文件的著錄也是信息資源建設的重要內(nèi)容。通過獲取、核對、分析、組織和記錄關于文件內(nèi)容、結(jié)構、背景以及文件系統(tǒng)的信息，才能準確描述電子文件的形成過程和成果。就著錄內(nèi)容而言，涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構，而且著錄的重點也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。
3.3 檔案信息安全的保障 作為歷史和重要信息的忠實記錄，檔案更應該得到完善的保護。根據(jù)國家相關標準的規(guī)定，帶有歸檔標識的電子文件集中后，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時復制第3套異地保存。有條件的還可以用專用備份服務器作為保障。
3.4 基礎設施的建設 網(wǎng)絡中的硬件技術之一是必需有足夠的帶寬，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。此外建立數(shù)字化檔案館還需配備服務器、光盤鏡像服務器、交換機、縮微膠片數(shù)字化設備、視頻音頻信息采集設備、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、計算機、掃描儀以及相關的編輯、噴繪、光盤刻錄等設備。這一切都是企業(yè)數(shù)字化檔案館建設的有利基礎。
隨著檔案信息化建設步伐的不斷推進和企業(yè)檔案工作的深入發(fā)展，為了進一步提高企業(yè)檔案管理水平，數(shù)字化檔案館的建設勢在必行。企業(yè)檔案管理部門應抓住機遇，克服困難，努力工作，積極創(chuàng)造條件建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化檔案館建設打下堅實基礎。同時堅持科學、規(guī)范、實用、可靠的原則，力求減少失誤，提高建庫效率，以取得更好的成果。
參考文獻：
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].
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