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事業(yè)單位加強(qiáng)物資采購合同管理的方法探討
摘要：在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，加強(qiáng)物資采購合同管理成為了事業(yè)單位財(cái)會(huì)工作重要內(nèi)容，事業(yè)單位必須通過完善合同管理工作，進(jìn)一步規(guī)范物資采購行為，提高科學(xué)管理的水平。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；物資采購；合同管理；方法
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，事業(yè)單位的物資供應(yīng)環(huán)境市場(chǎng)化的傾向十分明顯，但其經(jīng)濟(jì)合同管理的手段相對(duì)落后，尤其是對(duì)各種數(shù)據(jù)的處理上手工操作還占較大比例，這在瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下很難適應(yīng)。為此，探討物資采購合同管理的方法，對(duì)于改進(jìn)事業(yè)單位的財(cái)會(huì)工作迫在眉睫，至關(guān)重要。
一 完善物資采購合同管理的框架
任何一種管理形式都有其特有的框架和結(jié)構(gòu)，經(jīng)濟(jì)合同也不例外，物資采購合同管理框架是以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)為前提進(jìn)行的，主要由四部分構(gòu)成，即思想體系、組織體系、制度體系、效益評(píng)價(jià)體系。
第一．思想體系包含了四個(gè)方面的內(nèi)容：
(1)體系的宏觀基礎(chǔ)即有秩序的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)管理體制；
(2)體系的價(jià)值序列為法－理－情；
(3)體系的立足點(diǎn)為自律和自衛(wèi)；
(4)體系的理論基礎(chǔ)即知識(shí)性，包括法律、法規(guī)、系統(tǒng)控制、信息論、電腦技術(shù)、效益分析；邏輯性，包括目標(biāo)設(shè)立與優(yōu)化、人才培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)制度完善、標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)踐等，時(shí)間性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。
第二，組織體系的主干是：主體決策——業(yè)務(wù)制衡——全程控制。一是審批采購計(jì)劃和訂立合同；制訂合同管理制度；解決合同簽訂履行中出現(xiàn)的問題；研究決定對(duì)合同管理人員的獎(jiǎng)懲等。二是設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，承辦經(jīng)濟(jì)合同管理的具體任務(wù)；三是各業(yè)務(wù)部門配備一批熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)和具有豐富合同管理經(jīng)驗(yàn)的專(兼)職合同管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的合同，向上反饋合同管理信息等。
第三，制度體系主要包括：
(1)合同歸口管理制度，即對(duì)本單位合同實(shí)行由專門合同管理機(jī)構(gòu)全面統(tǒng)一管理合同的制度。
(2)合同授權(quán)委托制度，對(duì)外簽訂合同一律由其法定代表人進(jìn)行書面授權(quán)委托，授權(quán)代理人或復(fù)代理人在規(guī)定的權(quán)限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。
(3)合同審查制度，即規(guī)定各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限，保證合同正確簽訂履行的制度。
(4)市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)競價(jià)制度，即在合同訂立前對(duì)合同標(biāo)的價(jià)格、質(zhì)量和廠家品牌等進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解市場(chǎng)行情、采取招議標(biāo)訂貨、批量訂貨、代理等方式，優(yōu)選供應(yīng)廠商，努力追求物資的功能價(jià)格比最優(yōu)化。
(5)主體資信調(diào)查制度，即在合同訂立前對(duì)對(duì)方的主體資格，履約能力、信譽(yù)情況及委托代理人等進(jìn)行認(rèn)真考察，并逐一建立起客戶檔案。資信調(diào)查的主要內(nèi)容有：對(duì)方單位是法人還是其他經(jīng)濟(jì)組織，是個(gè)體工商戶還是農(nóng)村承包經(jīng)營戶；對(duì)方單位的地址、規(guī)模、性質(zhì)、主管部門、成立的時(shí)間、注冊(cè)資金數(shù)額；通過審查營業(yè)執(zhí)照，看合同標(biāo)的是否屬于對(duì)方經(jīng)營范圍，確保有履約能力；企業(yè)法人代表人或負(fù)責(zé)人品性、學(xué)識(shí)是否優(yōu)良t委托代理人資格是否真實(shí)，合法，手續(xù)是否齊全t通過稅務(wù)部門咨詢，看對(duì)方近三年經(jīng)營效益狀況，對(duì)方所持的營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否每年及時(shí)參加了年檢。
(6)文本審查制度，文本審查是簽約的實(shí)施階段，其目的是保證合同合法、合理，維護(hù)本單位的合法權(quán)益，因此在文本審查時(shí)要嚴(yán)格把握。文本審查的主要內(nèi)容有：看合同對(duì)方名稱是否與合同專用章一致；看合同標(biāo)的條款是否明確、合法，保證不屬于禁止(或限制)流通物；看標(biāo)的數(shù)量是否確定計(jì)量單位是否明確，不得含糊不清或模棱兩可；看標(biāo)的質(zhì)量條款標(biāo)準(zhǔn)及其代號(hào)，編碼是否正確，保質(zhì)期限是否明確，看價(jià)格或酬金是否有約定，計(jì)算方法是否正確，總標(biāo)的額是否正確，貨物履行期限、地點(diǎn)、方式是否有明確約定，結(jié)算方式、時(shí)間約定是否明確，是否合法，違約責(zé)任條款中違約金約定是否合法，如無法律規(guī)定，數(shù)額是否恰當(dāng)，是否能有效地制約對(duì)方；看糾紛解決方式條款地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)選擇是否正確、恰當(dāng)，是否對(duì)我方有利，如選擇仲裁條款書寫是否規(guī)范；雙方約定條款是否合理、合法和必要。
(7)履約檢查制度，其目的是通過將履行情況與合同約定相比較，找出兩者之間的差距，以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施。履約檢查的主要內(nèi)容有：看是否按合同約定方法、時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行了標(biāo)地物交付；看價(jià)款或酬金支付是否嚴(yán)格遵守合同規(guī)定，是否有逾期現(xiàn)象；看貨物包裝是否符合合同要求；如發(fā)生違約或糾紛是否追究對(duì)方單位的違約責(zé)任，糾紛發(fā)生后是否按合同約定方式或法律法規(guī)方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁，是否在有效期內(nèi)辦理起訴或申請(qǐng)仲裁手續(xù)。
(8)限額審批制度，對(duì)于不同類別的物資采購合同在審批會(huì)簽后，規(guī)定限額以上的合同還要分別由主管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽批，再由合同部門審核蓋章后方可生效。
第四，效益評(píng)價(jià)體系包含三個(gè)方面的內(nèi)容：
(1)評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系。
(2)效益的評(píng)價(jià)方法。
(3)合同成本的構(gòu)成。
二 實(shí)行全面合同管理
在研究和建立合同管理模式時(shí)，要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標(biāo)過渡。力求現(xiàn)實(shí)性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實(shí)際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上，要著力于目標(biāo)管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代理論的運(yùn)用上，由此可達(dá)到以下三個(gè)目的：(1)探索一個(gè)具有科學(xué)性、可行性和階段性的管理目標(biāo)；(2)制訂一個(gè)具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；(3)確立一個(gè)具有動(dòng)態(tài)的，受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在事業(yè)單位的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同中，應(yīng)把所有的物資采購業(yè)務(wù)納入合同管理，把主要注意力集中到提高事業(yè)單位整體效益上，對(duì)反映經(jīng)濟(jì)活力契約化水平的各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行全額管理。主要包括以下要求：一是規(guī)范使用合同文本。對(duì)合同文本使用率、合同簽訂率、合同簽證率、合同限額審批率等主要指標(biāo)實(shí)行全額目標(biāo)管理均力求達(dá)到100％。二是實(shí)行合同全過程管理。簽訂合同前要根據(jù)事業(yè)單位生產(chǎn)需要提出合同采購計(jì)劃和簽訂申請(qǐng)，批準(zhǔn)后洽談、草簽合同，再提報(bào)上來進(jìn)行集體審批，簽訂合同后分解、落實(shí)到有關(guān)部門組織實(shí)施，督促履行，合同履行后辦理結(jié)算手續(xù)；合同發(fā)生糾紛后，依法進(jìn)行處理。三是運(yùn)行業(yè)務(wù)合同化機(jī)制。事業(yè)單位所有的對(duì)外業(yè)務(wù)都要全部簽訂合同，做到無合同不采購，無合同不驗(yàn)收，做到無合同不結(jié)算，無合同不付款。
三 完善物資采購合同管理的方法和手段
經(jīng)濟(jì)合同管理法律意識(shí)強(qiáng)而且縝密，除要有一套嚴(yán)密的管理體系外，在管理的方法和手段上也必須系統(tǒng)而嚴(yán)密。只有有了科學(xué)嚴(yán)密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，對(duì)可能發(fā)生的各種因素做出快速反應(yīng)，減少失誤和漏洞。為加大合同管理力度，實(shí)現(xiàn)合同管理真正到位，確定方針目標(biāo)管理、實(shí)行方針目標(biāo)管理方法，以法律法規(guī)為依據(jù)，變分散管理為系統(tǒng)的目標(biāo)管理，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理的全過程管理，變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理，把合同管理的內(nèi)容和主要指標(biāo)納入單位發(fā)展規(guī)劃之中，使整個(gè)管理工作做到縱深，責(zé)任到崗，任務(wù)到人，相互銜接，相互擲調(diào)，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理體系，這個(gè)體系是嚴(yán)密的，嚴(yán)密的主要表現(xiàn)在于各個(gè)環(huán)節(jié)全都是按程序辦事，環(huán)環(huán)相扣，這就從根本上改變了人為因素的影響，從而也就為事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理奠定了基礎(chǔ)。
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