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淺談修辭在秘書口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用
文章從交流語(yǔ)境、交流對(duì)象、交流內(nèi)容三個(gè)方面分析了修辭在秘書口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用。
修辭;秘書;口語(yǔ)表達(dá)。
有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì)道”是秘書的看家本領(lǐng),這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說(shuō),但卻經(jīng)常要說(shuō)話,匯報(bào)情況,提出建議,傳達(dá)指示,接待來(lái)訪,協(xié)調(diào)工作等等,大量使用的是口語(yǔ)表達(dá)。因此,口語(yǔ)表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
那么,秘書該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)才能獲得最佳的效果,才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來(lái),有不少有關(guān)秘書方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述,歸納起來(lái),大致有以下幾點(diǎn):意思明白;誠(chéng)實(shí);語(yǔ)言生動(dòng);口齒清楚;條理分明,表達(dá)準(zhǔn)確;說(shuō)話得體;正確等等。
在探討秘書口語(yǔ)表達(dá)時(shí),僅僅局限于語(yǔ)音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,為此,在秘書口語(yǔ)表達(dá)中加強(qiáng)對(duì)修辭的研究是十分必要的。
中國(guó)現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出:“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義!背晒Φ难哉Z(yǔ)交際,往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語(yǔ)修辭論》中指出:“語(yǔ)言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過(guò)程,在這一過(guò)程中,無(wú)論是言語(yǔ)表達(dá)者,還是言語(yǔ)接受者,都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的!蓖瑫r(shí),在這一過(guò)程中,“要求言語(yǔ)表達(dá)者調(diào)整語(yǔ)言,以適應(yīng)言語(yǔ)接受者”。 在上述案例中,老板之所以“明顯地不高興”,是因?yàn)樾×岬幕卮饹](méi)有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語(yǔ)言,比如“我去查一下”或“我去問(wèn)一問(wèn)”,那么交際的效果可能要好得多。
在秘書的口語(yǔ)表達(dá)中,掌握一定的修辭藝術(shù),會(huì)有效地提高語(yǔ)言表達(dá)能力,從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí),要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話隨境發(fā),要求言語(yǔ)表達(dá)者根據(jù)語(yǔ)言環(huán)境來(lái)發(fā)話。
這里,語(yǔ)言環(huán)境對(duì)言語(yǔ)表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語(yǔ)的結(jié)構(gòu)體,只有當(dāng)言語(yǔ)表達(dá)者所講的話適應(yīng)語(yǔ)境時(shí),才能發(fā)話,不注意這一點(diǎn),倉(cāng)促發(fā)話,就會(huì)影響交際的效果”。例如,在公眾場(chǎng)合,當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí),如果秘書立即提出意見,顯然會(huì)傷害到上司的自尊心,必然會(huì)引起言語(yǔ)的接受者——上司的強(qiáng)烈反感,進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合,例如只有上司和秘書兩人在場(chǎng),這時(shí)秘書如果立即提出意見,同時(shí)注意自己的措辭,如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢?”那么這時(shí)上司必然會(huì)很樂(lè)意接受,理想的交際效果會(huì)更容易達(dá)到。
二、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí),要根據(jù)不同的交流對(duì)象來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
在秘書工作中,秘書要經(jīng)常與眾多的不同對(duì)象進(jìn)行交流,如與上司、與客戶、與同事等等,如何與不同的交流對(duì)象達(dá)到理想的交際效果,這就要求秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí),要根據(jù)交流對(duì)象的變換,隨時(shí)調(diào)整自己的語(yǔ)言,既客氣禮貌,又恰如其分。如,秘書在接待客戶來(lái)訪時(shí),如果來(lái)訪者是一般的普通客戶,那么秘書可以按照慣例,說(shuō):“先生,您預(yù)約了嗎?麻煩請(qǐng)您登記,這是公司的規(guī)定!比绻麃(lái)訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶,秘書若以這樣的語(yǔ)言來(lái)接待對(duì)方,對(duì)方可能會(huì)認(rèn)為你不歡迎他,從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí),要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
秘書的工作涉及方方面面,針對(duì)不同的內(nèi)容,秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。
(一)委婉式。
當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對(duì)言語(yǔ)接受者的心理造成消極影響,此時(shí),采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說(shuō)出來(lái),以使言語(yǔ)接受者更易于接受。
銷售部送來(lái)的本季度銷售報(bào)告中只羅列了銷售數(shù)據(jù),沒(méi)有分析銷售額大幅度下降的原因,上司對(duì)此不滿意,讓秘書于雪把報(bào)告退回銷售部重寫。于雪把報(bào)告交給銷售部經(jīng)理時(shí),向銷售部經(jīng)理一個(gè)勁說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽,但聽著聽著,銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了,進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒,不再聽于雪說(shuō)什么,反而開始計(jì)較于雪的措詞。盡管他知道自己的報(bào)告沒(méi)寫好,但他給自己找了各種借口,于雪說(shuō)一句他頂一句,最后兩人不歡而散。
在上述案例中,如果于雪說(shuō)話委婉一些,比如先表達(dá)對(duì)對(duì)方的體諒,說(shuō)一些市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話,之后再委婉地說(shuō)明“總經(jīng)理不滿意,要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會(huì)是另外一種態(tài)度,溝通的目的自然就達(dá)到了。
。ǘ┲苯亓水(dāng)式。
當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大,要求對(duì)方必須立即予以接受時(shí),秘書在表達(dá)時(shí)就不要拐彎抹角,而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開緊急會(huì)議,秘書在表達(dá)時(shí)可以這樣說(shuō);“×經(jīng)理,今天下午兩點(diǎn)在××?xí)h室召開會(huì)議,主題是××××,希望您準(zhǔn)時(shí)參加,不能缺席。”
。ㄈ┵澴u(yù)式。
當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂(lè)意接受沒(méi)有把握時(shí),適當(dāng)?shù)貙?duì)聽話人的服飾、物品、興趣等表示贊賞,使他在心理上感到一種滿足感,從而更樂(lè)于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然,這種方式在運(yùn)用時(shí)要注意適度。
如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會(huì)議室,他可以這樣說(shuō);“喲,做了新發(fā)型了啦!這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……,能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下,下午總經(jīng)理開會(huì)要用!
(四)迂回式。
當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式,如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等,秘書采取此方式既不失禮節(jié),又能保護(hù)公司的機(jī)密。
如公司的一位員工問(wèn)秘書:“聽說(shuō)公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整,誰(shuí)有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理?”“有能力的人!泵貢卮鸬。
古人云:“辭不可不修,說(shuō)不可不善”。修辭在秘書口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的,這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語(yǔ)言修養(yǎng),掌握一定的修辭方法,以提高駕馭語(yǔ)言 的 能 力 。
陳望道。 修辭學(xué)發(fā)凡. 上海:上海人民出版社,1976.
馮廣藝。 漢語(yǔ)修辭論. 武漢:華中師范大學(xué)出版社,2006.
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