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職務(wù)分析—過程與方法初探
本文分別對職務(wù)分析的作用、職務(wù)分析流程、組織的任務(wù)、職務(wù)調(diào)查、工作分析、業(yè)務(wù)流程重組與職務(wù)設(shè)計、職務(wù)說明書的形成、關(guān)于職務(wù)價值的確定、職務(wù)分析結(jié)果的運用等方面進(jìn)行了闡述,并以該公司總部人事部人力資源管理小組為例進(jìn)行分析示例。并在附件部分列出了組織結(jié)構(gòu)圖、職務(wù)調(diào)查表、工作關(guān)系圖、職務(wù)說明書示例等一些具體的示例或表格。
一、概述 現(xiàn)代人力資源管理的核心命題之一是解決人與組織的關(guān)系問題,這一命題自然地集中在人與組織的結(jié)合點――工作及崗位上。職務(wù)是由工作內(nèi)容基本相同的一族崗位構(gòu)成,職務(wù)是人與工作結(jié)合的一種方式,側(cè)重點在于人的工作,而非工作中的人。
職務(wù)分析是現(xiàn)代人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ),只有科學(xué)、準(zhǔn)確的職務(wù)分析才能準(zhǔn)確刻畫出工作職位的內(nèi)容、性質(zhì)等,才能在此基礎(chǔ)上建立起來任職資格制度和職務(wù)等級制度,而這兩制度恰是人力資源管理制度,如人事考核制度、工資報酬制度、教育培訓(xùn)制度、晉升制度的基礎(chǔ)和核心,見下圖:
一. 職務(wù)分析的作用:
職務(wù)分析作為人力資源管理的基礎(chǔ)和核心,其結(jié)果可直接用于:
l 組織設(shè)計和職務(wù)設(shè)計;
l 人員錄用與調(diào)配;
l 員工教育與培訓(xùn);
l 職務(wù)價值確定,從而決定薪酬;
l 考核的依據(jù)/標(biāo)準(zhǔn);
l 工作業(yè)務(wù)流程重組/改善業(yè)務(wù)/職務(wù)再設(shè)計。
二. 職務(wù)分析流程:
職務(wù)分析的對象是組織中人的工作,因而就必須從以下幾個方面來分析: 1. 組織的任務(wù)、職位的目標(biāo):分析所考察職務(wù)在組織價值鏈中的位置以及其所承擔(dān)的目標(biāo),這是組織所賦予的任務(wù);
2. 工作所要解決的問題:即工作中所要完成的事件(事情);
3. 完成工作的人:即職務(wù)的擔(dān)當(dāng)者。職務(wù)擔(dān)當(dāng)者的能力與資格決定了組織目標(biāo)和工作事情的完成程度與質(zhì)量。
通過以上三方面的分析,首先應(yīng)明了組織賦予的任務(wù)、工作所要解決的問題以及任職者的能力;然后進(jìn)行工作分析,即目標(biāo)、人、事的具體結(jié)合,這是職務(wù)分析的核心所在,我們將在下面結(jié)合公司實際來說明;最后,職務(wù)分析的結(jié)果,將用于形成職務(wù)說明書、確定任職資格、評定職務(wù)價值。職務(wù)分析的流程可參見下圖:
二、職務(wù)分析 根據(jù)職務(wù)分析的流程,我們以深圳某公司人力資源小組為研究對象,進(jìn)行示例分析:
一、組織的任務(wù):
1.公司戰(zhàn)略與目標(biāo):(略)。
2.組織設(shè)計與組織結(jié)構(gòu)圖:(見附件1)
3.部門的性質(zhì)、任務(wù)與部門內(nèi)組織設(shè)計:
人事行政管理部屬于職能(參謀)部門,其主要職責(zé)為:
a.以規(guī)劃、吸引、保留、發(fā)展、激勵人才,為公司各項工作的有效開展提供組織保證;負(fù)責(zé)公司人力資源的開發(fā)與使用;建立或重組公司人事管理體制、制定或調(diào)整公司人事政策;進(jìn)行日常人事管理(包括人員的調(diào)配、考核、任免等);開展員工能力開發(fā)與培訓(xùn)工作;
b.以為總部提供完善的后勤保障為目的,進(jìn)行日常行政后勤事務(wù)、辦公管理和車輛管理。
根據(jù)業(yè)務(wù)歸類并考慮業(yè)務(wù)量,人事行政管理部可分為三個小組:人力資源管理小組;員工培訓(xùn)與開發(fā)小組;行政管理小組。
4.人力資源管理小組的任務(wù):根據(jù)部門內(nèi)小組分工,人力資源管理小組的職能為建立或重組公司人事管理體制、制定或調(diào)整公司人事政策、進(jìn)行日常人事管理,具體有:
a.招聘與調(diào)配:職務(wù)分析、人力資源規(guī)劃、甄選與錄用、人員調(diào)配; b.績效考核:人事考核制度的制定及組織、實施與分析;
c.薪酬福利:薪金、福利(含保險、休假、體檢等)制度的制定、檢討、核定及發(fā)放;
d.員工關(guān)系:員工滿意度調(diào)查、溝通及勞動糾紛的處理;
e.人事信息:人事檔案、勞動合同、電子文檔、有關(guān)證明等。
二、職務(wù)調(diào)查:
1.職務(wù)調(diào)查的目的:調(diào)查出人事工作所需的各種基礎(chǔ)信息,直接用于工作分析、業(yè)務(wù)流程設(shè)計與重組,從而形成職務(wù)說明書以明確崗位職責(zé)和任職資格;同時還可用于培訓(xùn)、考核等。
2.職務(wù)調(diào)查的方法:通常有實地觀察法、面談法、調(diào)查問卷法等。實地調(diào)查法適用于簡單的、容易觀察和度量的工作,如流水生產(chǎn)線上工人的工作;面談法適用于工作流程較為復(fù)雜、內(nèi)容責(zé)任難以界定的工作;調(diào)查問卷法適應(yīng)范圍較寬,可廣泛應(yīng)用。在這里,我們采用調(diào)查問卷的方式進(jìn)行調(diào)查。 3.職務(wù)調(diào)查表的設(shè)計:職務(wù)調(diào)查表的內(nèi)容應(yīng)包含:崗位基本信息;工作的目標(biāo)、內(nèi)容、要點、程序、頻度、審核權(quán)限;責(zé)任與權(quán)利;職務(wù)關(guān)系分析;工作基本特性的調(diào)查;任職資格調(diào)查等。(詳見附件2)。
4.職務(wù)調(diào)查的展開:以最小的業(yè)務(wù)單位(如小組)展開,主管或直接上司應(yīng)仔細(xì)核對調(diào)查表內(nèi)容是否屬實,確保工作無漏項。
三、工作分析:
1.根據(jù)職務(wù)調(diào)查表反饋的信息,可歸納出部門或小組應(yīng)完成的具體的事情。如人力資源小組的工作有:
工資政策、工資審計、工資核算、獎金核算及相關(guān)說明(含員工關(guān)系);保險研究、福利政策、實務(wù)操作與宣傳推廣;公司年度與年中考核評議;業(yè)績考核及專項考核;激勵體系 (車房改革、期權(quán)、獎懲)的方案設(shè)計、實施監(jiān)督與相關(guān)說明;招聘錄用;工作分析;人力資源分析;滿意度調(diào)查;月人力資源信息統(tǒng)計;外事工作(包括:辦理集團出國件、辦理臨時赴港澳件、辦理集團赴港長證及管理、每年度外事年審、辦理深港兩地車手續(xù)、與出國赴港相關(guān)的工作);戶口調(diào)動(包括接受應(yīng)屆畢業(yè)生、招調(diào)工與商調(diào)干手續(xù)、戶口糧油落戶手續(xù)、市內(nèi)調(diào)動手續(xù));勞動合同(總部勞動合同簽訂與解除、集團勞動合同簽訂的跟蹤與管理、暫住證的辦理、年度勞動年審);體檢(年度集團職員體檢工作、年度集團經(jīng)理體檢工作、幫助并指導(dǎo)集團下屬公司的年度體檢計劃、新職員入職體檢安排、不定期做網(wǎng)上保健);職稱(辦理每年度職稱評審;安排每年度職稱考試);人事政策制定(有關(guān)招聘、薪酬、福利、考核等政策的檢討及修改完善);人事政策推廣、制度落實;職務(wù)任免審批;員工關(guān)系;薪金(包括工資、午餐費、飲料費、獎金、雙薪、過節(jié)費等制單發(fā)放及申報工資報表、統(tǒng)計表);檔案、人力資源庫、人事部文檔管理(包括員工一、二級檔案及人事部文件歸檔管理;人事資料庫的增補和管理維護(hù);新職員入職、轉(zhuǎn)正資料審核及資料核對及歸檔工作;利用人力資源庫資料做薪金、人員變動情況表、職務(wù)任免等統(tǒng)計表);人事部內(nèi)務(wù)及日常事務(wù)工作;集團公司的戶口簿、糧油簿、人事部、公司黨委等印章管理;職員的賀禮、帛金及獨生子女等制單發(fā)放工作;接待來訪;人事審批;人事部網(wǎng)頁維護(hù);工資成本測算。
2.根據(jù)小組的任務(wù),按事件的性質(zhì)進(jìn)行歸類,可歸集為以下幾個模塊:
進(jìn)出、調(diào)配、任免模塊:人員招聘錄用、人員調(diào)配、人事任免;
工作分析、人力規(guī)劃模塊:進(jìn)行工作分析,組織設(shè)計與職務(wù)系列確定,編制職務(wù)規(guī)范,職務(wù)價值評價;人力資源規(guī)劃(預(yù)測人力資源需求,對人員需求與供給狀況進(jìn)行分析,編制人員招聘計劃、晉升計劃,人力成本分析與預(yù)算);
雜 項模塊:滿意度調(diào)查、人力資源市場調(diào)查、網(wǎng)頁維護(hù);
考 核模塊:建立考核體系并組織實施,包括年度年中考核以及業(yè)績考核等專項考核;
薪酬前操作模塊:工資審計、工資調(diào)整、工資核算、獎金核算及相關(guān)說明;
保 險模塊:社會保險,商業(yè)保險的選擇、談判及投保;
!±K:完善福利體系,制定福利計劃并組織實施(體檢、網(wǎng)上保健、醫(yī)療、休假);
薪酬后操作模塊:薪金(包括工資、午餐費、飲料費、獎金、雙薪、過節(jié)費等制單發(fā)放及申報工資報表、統(tǒng)計表);
戶口、合同、印章模塊:集團公司的戶口簿、糧油簿、人事部、公司黨委等印章管理;職員的賀禮、帛金及獨生子女等制單發(fā)放工作;戶口調(diào)動(包括接受應(yīng)屆畢業(yè)生、招調(diào)工與商調(diào)干手續(xù)、戶口糧油落戶手續(xù)、市內(nèi)調(diào)動手續(xù));勞動合同(總部勞動合同簽訂與解除、集團勞動合同簽訂的跟蹤與管理、暫住證的辦理);
人事信息管理模塊:檔案、人力資源庫、人事部文檔管理(包括員工一、二級檔案及人事部文件歸檔管理;人事資料庫的增補和管理維護(hù);新職員入職、轉(zhuǎn)正資料審核及資料核對及歸檔工作;利用人力資源庫資料做薪金、人員變動情況表、職務(wù)任免等統(tǒng)計表);人事部內(nèi)務(wù)及日常事務(wù)工作;人事部網(wǎng)頁維護(hù);
外 事模塊:辦理集團出國件、辦理臨時赴港澳件、辦理集團赴港長證及管理、每年度外事年審、辦理深港兩地車手續(xù)、與出國赴港相關(guān)的工作;年度勞動年審;
政策制定模塊:各種人事政策的制定、檢討與改進(jìn);人事審批;
員工關(guān)系模塊:勞資協(xié)調(diào)和咨詢,勞資糾紛處理,離職面談,人事申訴的處理,員工合理化建議制度的推行,接待來訪等。
3.工作關(guān)系分析:
對上述十三個模塊之間進(jìn)行工作分析,找出各個模塊之間的相互關(guān)系,將主要和關(guān)鍵的關(guān)系列出。(見附件3)
4.工作分析的幾點說明:
a.工作分析中將職務(wù)調(diào)查中得到的工作事件打亂羅列十分重要,這有助于管理者對部門工作進(jìn)行重新認(rèn)識,有助于業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新;
b.工作模塊的設(shè)定與關(guān)系分析、職務(wù)設(shè)定實質(zhì)上是同一過程、按同一思路進(jìn)行的;
c.在附件3中可看出,各工作模塊與人事信息平臺之間的關(guān)系十分緊密,這對于信息平臺的要求很高,如人員素質(zhì)達(dá)不到,有可能形成瓶頸現(xiàn)象;另外一種方案,將人事信息平臺的功能分解到各個模塊,由各個職位管理相應(yīng)的信息,就象企業(yè)現(xiàn)實情況一樣,這樣一來關(guān)系圖可大大簡略,但由于不能信息共享而會造成資源浪費,亦不利于小組(部門)的長遠(yuǎn)發(fā)展與規(guī)范化建設(shè),故在此不對這一方案進(jìn)行討論。
四、職務(wù)設(shè)計:
在上述工作關(guān)系分析的基礎(chǔ)上,再考慮任職者的能力與資格,就可以設(shè)計出職務(wù),或?qū)ΜF(xiàn)有業(yè)務(wù)流程重組,進(jìn)行職務(wù)再設(shè)計。
1.職務(wù)設(shè)計的原則:
a.“因事設(shè)職”是總的原則,但在實踐中應(yīng)考慮人的因素;
b.系統(tǒng)性原則:職務(wù)設(shè)計一定要與公司組織設(shè)計的思路相適應(yīng),不同的職務(wù)既要區(qū)別、又要相互依存,應(yīng)形成一個有機的整體,發(fā)揮組織的最大效能; c.實用性原則:在將工作事件與工作目標(biāo)結(jié)合過程中應(yīng)充分考慮工作現(xiàn)狀與人員的能力等方面,既不能要求過高,以免造成“寡婦的丈夫”這樣的職位;但也不能過于遷就于任職者的能力,應(yīng)在一定程度上讓員工通過學(xué)習(xí)、努力來適應(yīng)工作;
d.簡單化原則:在進(jìn)行職務(wù)設(shè)定時,應(yīng)盡可能地將復(fù)雜的關(guān)系包含在一個職位中,這樣可減少人力成本并提高效率;
e.匹配原則:職務(wù)設(shè)計中應(yīng)考慮每個人的工作量是否飽滿,時間是否均衡等;
2.根據(jù)上述原則并結(jié)合小組情況,經(jīng)討論后認(rèn)為可設(shè)定以下職位:
a.人力資源主管:負(fù)責(zé)政策制定與員工關(guān)系模塊,對小組工作全面負(fù)責(zé);
b.招聘與錄用專員:負(fù)責(zé)進(jìn)出調(diào)配任免模塊、工作分析人力資源規(guī)劃模塊以及雜項;
c.績效與報酬管理專員:負(fù)責(zé)考核、薪酬前操作、保險、福利等;
d.人事信息管理專員:負(fù)責(zé)人事信息管理模塊、薪酬后操作模塊以及戶口、合同、印章模塊;
e.外事專員:負(fù)責(zé)外事模塊。
五、職務(wù)說明書的形成:
1.職務(wù)說明書用于明確職務(wù)的職責(zé)權(quán)限,崗位工作的基本特性,任職資格要求等,便于新任職者盡快了解熟悉工作,也便于對崗位工作進(jìn)行考核與監(jiān)督; 2.職務(wù)說明書的要素應(yīng)包含職位基本信息、工作內(nèi)容、工作基本特性、任職資格等(詳見附件4);
3.根據(jù)上面完成的職務(wù)分析與設(shè)計,可形成五個職務(wù)的職務(wù)說明書,在此僅以人力資源主管為例示意:(見附件4)
4.注意事項:
a.對于工作內(nèi)容的描述,包括工作目標(biāo)、要點、內(nèi)容、時間頻度、程序、審批權(quán)限以及失誤等,應(yīng)當(dāng)盡可能地具體、量化(參見附件4);
b.區(qū)分職務(wù)與職位(崗位)的區(qū)別,工作目的、范圍、方法、職責(zé)等完全相同的職位(崗位)族構(gòu)成職務(wù),在形成職務(wù)說明書時應(yīng)注意,以免引起誤解。如人事部定崗定編材料中對行政后勤崗位的描述,該崗位定員4人,工作內(nèi)容為固定資產(chǎn)綜合管理、前臺接待、辦公事務(wù)管理、宿舍房屋管理、食堂管理,顯然崗位職責(zé)不清,亦不可能形成同一職務(wù),職務(wù)說明書未起到應(yīng)有的作用;
c.對工作基本特性與任職資格的描述應(yīng)按同一標(biāo)準(zhǔn)確定,以免發(fā)生偏差。
六、關(guān)于職務(wù)價值的確定:
1.職務(wù)價值評價的基本任務(wù)是對崗位進(jìn)行價值排序,即評估崗位重要性、確定崗位的職等職級。以此為基礎(chǔ),確定薪酬、考核、晉升等才變得有根據(jù),但是職務(wù)價值的確定較為復(fù)雜;
2.職務(wù)價值的評定是以工作為中心的,是對比的、判斷性的;
3.職務(wù)價值評定應(yīng)考慮的因素:工作復(fù)雜性;所受的監(jiān)督與給予的監(jiān)督;言行的效力和影響范圍(責(zé)任與權(quán)力);與他人接觸的性質(zhì)、范圍和程度,處理人際關(guān)系的方法和能力;承擔(dān)本職位所需的資格條件;勞動強度與工作環(huán)境等。
4.職務(wù)評價的方法:一般來講,有排列法、因素計總法、因素比較法等。
(1)排列法:有關(guān)人員組成合格的專門機構(gòu),如職務(wù)評定委員會;根據(jù)職務(wù)調(diào)查資料或職務(wù)說明書做出簡潔的、易于對比的職務(wù)描述;確定評定標(biāo)準(zhǔn),對各個職位打分;評定結(jié)果匯總,計算平均得分,進(jìn)而得出個職位的綜合相對次序。這種方法易出現(xiàn)主觀傾向,應(yīng)通過培訓(xùn)提高評價人員的價值判斷力,或可通過重復(fù)評價三次取平均值來消除主觀誤差。 (2)因素計總法:組建評價機構(gòu)后,首先選擇關(guān)鍵性的評價要素并對要素進(jìn)行定義;確定要素的等級數(shù)目,確定要素權(quán)重;按照等級標(biāo)準(zhǔn)和等級點數(shù)打分;匯總得分并計算總平均點數(shù);確定職務(wù)等級,制定職務(wù)等級與平均點數(shù)范圍之間的對應(yīng)表。這種方法可避免一定的主觀隨意性,但操作起來較繁瑣。
(3)因素比較法:首先選擇一些有代表性的關(guān)鍵職位;按關(guān)鍵職位,選定評價因素,并確定因素分值;按照每個評價因素分別對關(guān)鍵職位排序,并配給適當(dāng)?shù)姆謹(jǐn)?shù);將全部職位的各個因素與已評定完的關(guān)鍵職位對比,其職位的某因素與哪一關(guān)鍵職位的某因素相近,就參照它得分;將各職位的各因素得分加總,得出各職位的總分;對各職位的總得分相比較,就可訂出各職位的等級排序。這一方法較簡便、客觀,有一定的準(zhǔn)確性和彈性。 5.由于時間的關(guān)系,在深圳實習(xí)期間未能完成職務(wù)價值的評定工作。
七、職務(wù)分析結(jié)果的運用:
職務(wù)分析過程對于組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程重組等的作用,在上述分析過程已經(jīng)說明,其他方面的運用如下:
1.人員錄用與調(diào)配:根據(jù)任職資格要求,可指導(dǎo)錄取到適合工作的和對工作滿意的人員,并可使新職員盡快地熟悉工作;
2.員工教育與培訓(xùn):對于公司老職員,為使其更好地適應(yīng)本工作或新崗位,可比照職務(wù)說明書尋找差距(可結(jié)合考核結(jié)果),由人事部和員工本身共同努力通過再教育和培訓(xùn)等提高員工能力;
3.工資確定:通過公司職務(wù)價值評價,可得出公司各崗位之間的價值排序,如確定為1~9個職等;根據(jù)各個職位的任職資格要求和任職者的資歷、能力、貢獻(xiàn)等確定出職級(如可設(shè)計為1~20級);與每一職等、職級相對應(yīng),可確定出任職者在這一職位上的工資?捎煤瘮(shù)表述為:
職等=f(職務(wù)價值排序)
職級=g(任職資格,能力,貢獻(xiàn)等)
薪金等級N=N(職等,職級)
4.考核與晉升:職務(wù)分析界定了崗位的職責(zé)與任職資格,這可直接作為員工考核的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù);職務(wù)分析同時也給出了職務(wù)的價值排序和對任職者的要求,這對員工崗位的調(diào)配、晉升以及隨之而來的薪酬調(diào)整提供了有力的根據(jù)。
三、幾個需注意的問題 一、在職務(wù)分析過程中,尤其在職務(wù)調(diào)查和職務(wù)價值評價過程中,由于會關(guān)系到被調(diào)查者和評價者的利益,可能出現(xiàn)各崗位、各部門擴大其工作重要性的本位主義傾向,從而影響結(jié)果的可靠性;同時還可能受調(diào)查者和評價者的素質(zhì)、能力所限,比較容易出現(xiàn)信息失真。這就要求慎重選擇評價者、并給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn);另一方面,亦可采用交叉評判的方法,以降低主觀誤差。
在職務(wù)說明書中,對工作的描述容易出現(xiàn)兩種傾向:第一種傾向就是把各種工作的內(nèi)容、職責(zé)等盡可能地詳細(xì)描述出來;第二種傾向就是過于簡略。第一種情況下,職務(wù)工作界定得太清楚則可能使員工有“各掃門前雪”的心理,不利于協(xié)作;第二種情況下,過于簡略則易流于形式,起不到職務(wù)說明的作用。對于非常具體、獨立的工作,如生產(chǎn)線的操作工,可以非常詳細(xì)地描述其工作內(nèi)容與職責(zé);而對于公司職員,在明確主要職責(zé)的同時,應(yīng)留出一定的模糊空間,容許交叉,以保證組織任務(wù)的完成。
二、動態(tài)組織的情況:通常職務(wù)分析體系基本上是建立在近似靜態(tài)的基礎(chǔ)上的,即職務(wù)相對穩(wěn)定。但在經(jīng)濟全球化的宏觀大背景下,要求企業(yè)對外界要有迅速的反應(yīng),公司處于動態(tài)的變化之中,這就意味著公司的組織結(jié)構(gòu)、部門的任務(wù)以及職務(wù)等會頻繁地被調(diào)整,這給職務(wù)分析帶來了新的挑戰(zhàn)。這就要求我們在進(jìn)行職務(wù)分析時要充分考慮到組織未來的變化和職務(wù)的適應(yīng)性,例如在職務(wù)說明書上對工作描述可以模塊化,即以獨立的工作單元為單位,以便調(diào)整。這一課題還有待于進(jìn)一步的研究。
三、關(guān)于職務(wù)價值評定。在研修期間,有人提出職務(wù)分析的新思路,就是找出幾個相互獨立的客觀指標(biāo)(如A、B、C、D、E等);再用這些指標(biāo)對各崗位進(jìn)行評估,得出幾個參數(shù)(a、b、c、d、e);對于各個指標(biāo),可根據(jù)企業(yè)理念規(guī)定出各個指標(biāo)的權(quán)重(q1,q2,q3,q4,q5),最后可得出崗位重要性指標(biāo)為:x=a×q1 b×q2 c×q3 d×q4 e×q5。
但是從根本上講,職務(wù)價值評定反映了企業(yè)的文化價值觀與戰(zhàn)略思想,如高科技企業(yè)認(rèn)為R
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