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基于知識分享的企業(yè)員工的個(gè)人知識管理
論文關(guān)鍵詞：知識管理 企業(yè)員工 知識分享
論文摘要：結(jié)合知識管理的特點(diǎn)分析企業(yè)員工進(jìn)行個(gè)人知識管理的必要性，并根據(jù)個(gè)人知識管理的實(shí)踐給出員工實(shí)施個(gè)人知識管理過程中可以采用的方法和途徑，為知識管理在工作過程中的應(yīng)用提供了一種借鑒。并提出知識分享是實(shí)現(xiàn)知識管理的核心的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。
1 引言
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，知識的重要性被提高到了前所未有的高度。企業(yè)管理理論和實(shí)踐工作者也更積極地探索如何進(jìn)行知識管理以面對知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)和大好機(jī)遇。各行業(yè)對高素質(zhì)人才的需求也日益增大，如何培養(yǎng)出多層次、實(shí)用型、應(yīng)用型和具有國際競爭能力的人才，對企業(yè)而言是至關(guān)重要的，在知識經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，企業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)，在工作過程中積累經(jīng)驗(yàn)并對各類知識進(jìn)行有效管理，對于提高員工的積極性和創(chuàng)造力，提升企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績有很大的促進(jìn)作用。本文分析了企業(yè)員工個(gè)人知識管理的必要性，探討了進(jìn)行個(gè)人知識管理的方法，提出知識分享是企業(yè)員工進(jìn)行知識管理的核心，以及如何進(jìn)行知識分享。
2 進(jìn)行個(gè)人知識管理的必要性
對于個(gè)人知識管理的概念，不同的學(xué)者從不同的角度對其進(jìn)行了定義，筆者認(rèn)為美國的Paul A. Dorsey教授提出的“個(gè)人知識管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”的描述更為普遍和通用。廣義上的個(gè)人知識管理的內(nèi)容很寬泛，包括工作、生活、學(xué)習(xí)、娛樂等方方面面的內(nèi)容，而本文所研究的企業(yè)個(gè)人知識也僅指員工在生產(chǎn)實(shí)踐、科技活動(dòng)中所積累的有關(guān)知識，包括存儲在頭腦中的專業(yè)技能、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和技巧等隱性知識，管理的主要目的就是獲取、整理、存儲以及共享這些知識，使其成為教師進(jìn)行自我總結(jié)、提升和創(chuàng)新的基礎(chǔ)，并通過共享實(shí)現(xiàn)知識價(jià)值的最大化利用。下面先介紹一下員工進(jìn)行個(gè)人知識管理的必要性。
2. 1業(yè)務(wù)知識的整理
一般來說，企業(yè)對一個(gè)工作任務(wù)進(jìn)行幾年的實(shí)踐后，就會(huì)對該種工作的整體脈絡(luò)、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和難點(diǎn)都已非常清楚，而通常情況下，員工們除了根據(jù)需要對任務(wù)的計(jì)劃、使命和安排進(jìn)行修訂和更新以外，每個(gè)階段任務(wù)的具體實(shí)施過程、遇到的問題以及解決的方法等實(shí)踐細(xì)節(jié)都沒有記錄下來，這樣導(dǎo)致很多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和知識的流失。如果員工能夠通過一種方便的途徑以日志、筆記、心得體會(huì)或其它形式，記錄所在每個(gè)時(shí)間段工作內(nèi)容的安排、關(guān)鍵點(diǎn)、容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤、加強(qiáng)更新和補(bǔ)充的知識點(diǎn)以及員工之間的交流經(jīng)驗(yàn)、工作技巧、學(xué)習(xí)技巧等，將實(shí)踐過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴進(jìn)行跟蹤和整理，并滲透到以后的工作實(shí)踐中，這對于顯著提高工作水平和質(zhì)量以及專業(yè)領(lǐng)域的研究水平都有非常大的幫助，因?yàn)橹R的不斷積累、整理和深化能使促進(jìn)員工整個(gè)知識體系的逐步完善和系統(tǒng)化，同時(shí)，相待信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，以及對企業(yè)核心競爭力的迫切需求，也要求員工必須緊跟行業(yè)發(fā)展步伐，不斷更新工作方法和實(shí)踐內(nèi)容。
2. 2科技項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的積累和傳播
企業(yè)的基本目標(biāo)決定了企業(yè)在賺取利潤的同時(shí)，為了取得技術(shù)上的優(yōu)勢主導(dǎo)地位，必需參加大量科技項(xiàng)目研究與開發(fā)，以獲得企業(yè)可秩序發(fā)展優(yōu)勢，特別是大中型企業(yè)和高科技企業(yè)對此更加看重。一個(gè)完整的科技項(xiàng)目實(shí)施過程包括項(xiàng)目申請和需求分析、系統(tǒng)功能分析和詳細(xì)設(shè)計(jì)、開發(fā)方案選擇、編程實(shí)現(xiàn)以及最后的軟件測試和維護(hù)等多個(gè)階段，其中每個(gè)階段都涉及到大量的技術(shù)、方法和應(yīng)用工具。要保證科技項(xiàng)目最終的實(shí)現(xiàn)質(zhì)量和效果，除了遵循必要的科學(xué)規(guī)范和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以外，更多地要依賴于研究人員在各個(gè)環(huán)節(jié)具體實(shí)施過程中所運(yùn)用的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和技巧。由于這些隱藏在個(gè)人頭腦中的寶貴知識財(cái)富屬于個(gè)人智慧和腦力勞動(dòng)的成果，同時(shí)也是個(gè)人參與社會(huì)競爭的有利資本，進(jìn)行傳播、交流和共享。對提高員工以及集體的科學(xué)研究能力和水平都非常有利的因素。
2. 3個(gè)人知識架構(gòu)的自我更新
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展變化，市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度的擴(kuò)大使企業(yè)知識體系增多、范圍增廣、變化增快。對員工而言，知識架構(gòu)越完整，就越能在業(yè)務(wù)上和專業(yè)上有所突破和創(chuàng)新，雖然難以對個(gè)人所涉及領(lǐng)域知識的掌握做到面面俱到，但不斷豐富和完善自我的知識體系還是非常必要的。在信息技術(shù)發(fā)展迅速的今天，員工不可能抱著原來的知識就能很好地完成某項(xiàng)工作，也不可能擁有一、兩項(xiàng)技術(shù)工具就能出色地完成各種工作或者企業(yè)的科學(xué)研究任務(wù)，因此借助一定的個(gè)人知識管理平臺，不斷調(diào)整知識架構(gòu)、更新知識內(nèi)容是企業(yè)員工必須堅(jiān)持的自我提高過程。
由此可知，進(jìn)行個(gè)人知識管理對員工而言尤為必要和迫切，它對于提升個(gè)人工作效率和工作質(zhì)量、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)以及競爭力有很大的幫助。
2. 4知識分享是企業(yè)員工知識管理的核心
知識分享指知識初始擁有者與其他員工之間交換知識的過程。知識分享作為企業(yè)知識管理的核心主要從三個(gè)方面表現(xiàn):
(1)知識分享是知識管理的主要目的之一。知識是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。知識與別的資產(chǎn)相比最大的特點(diǎn)是它不會(huì)因使用而‘折舊’，不會(huì)因使用的人多而‘磨損’。相反，知識的價(jià)值隨著使用人員的增加而增加。在現(xiàn)代企業(yè)中獲取新知識的成本是非常高的，但分享已有知識的成本相當(dāng)?shù)�。在分享知識的過程中，邊際成本越來越低，邊際收益卻往往越來越高。所以知識分享程度是衡量知識管理是否成功的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)，特別是現(xiàn)代企業(yè)，知識分享不充分的知識管理不可能是成功的知識管理。 寫
(2)知識分享是企業(yè)產(chǎn)生創(chuàng)新知識的重要手段和催化劑。企業(yè)知識可以分為兩個(gè)層面。一個(gè)層面是員工個(gè)人擁有的知識，另一個(gè)層面是企業(yè)作為整體擁有的知識。對企業(yè)而言，一方面，為了提高效率而不得不進(jìn)行社會(huì)分工，員工日常工作接觸的知識面越來越窄;一方面，企業(yè)研發(fā)能力在科技競爭中所需的卻是整體的知識水平和能力。只有通過知識分享，個(gè)人的知識才能成為企業(yè)層面的知識。美國學(xué)者圣吉認(rèn)為，知識是通過員工之間的溝通產(chǎn)生的。那Nahapiet和Ghoshal認(rèn)為，知識的產(chǎn)生是員工相互交流和組合已有知識的結(jié)果。每個(gè)人的思維都有他自己的局限性。通過相互交流，人們往往能產(chǎn)生思想的‘火花’，創(chuàng)造出更好的新的知識。中國古代諺語“三個(gè)臭皮匠，勝過一個(gè)諸葛亮”就是這個(gè)道理。只有通過不斷的溝通和交流，才有可能創(chuàng)造出有價(jià)值的創(chuàng)新知識。
(3)知識分享是企業(yè)充分利用知識的前提。企業(yè)很多知識只有被相關(guān)人員分享后才能得到充分利用。例如，擁有很多重要發(fā)明專利的研究室發(fā)明了某種新的方法和新的發(fā)明。如果他沒有將這一方法或發(fā)明介紹推廣出去，則該方法或發(fā)明就沒有得到充分利用。另一方面，某些員工掌握的知識和信息對自己的工作不一定有很大的影響，但別的員工通過知識分享獲得這些知識后卻能對他們乃至整個(gè)企業(yè)工作有很大的幫助。
知識在企業(yè)中的作用過程劃分為知識產(chǎn)生一一知識分享一一知識利用等階段。這些階段有邏輯上先后順序的關(guān)系，但在實(shí)踐中它們并不是完全割裂開的。通過上面的分析我們不難發(fā)現(xiàn)，知識管理的核心是知識分享。無論是理論工作者還是實(shí)踐工作者都應(yīng)該加強(qiáng)對知識分享的重視。
3 企業(yè)進(jìn)行個(gè)人知識管理的方法和途徑
目前，關(guān)于知識管理的方法和步驟尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可循，員工在進(jìn)行個(gè)人知識管理時(shí)，要結(jié)合自己的知識管理內(nèi)容和目標(biāo)來設(shè)計(jì)管理方式，并選擇合適的工具以實(shí)現(xiàn)知識的有效管理和共享，下面對企業(yè)實(shí)施個(gè)人知識管理可以采用的方法和工具給出幾點(diǎn)看法。
3. 1知識的收集和整理
對于工作任務(wù)和科技項(xiàng)目開發(fā)知識，除了指導(dǎo)手冊、計(jì)劃大綱、工作日歷等傳統(tǒng)資源、員工在日常工作中及時(shí)記錄的工作日記、工作心得以及所開發(fā)項(xiàng)目形成的文檔和數(shù)據(jù)以外，員工獲得知識的途徑也非常多，例如網(wǎng)絡(luò)搜索引擎、電子圖書館等，通過它們可獲得電子期刊、電子書籍、網(wǎng)頁資料。知識的獲取在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天相對較為容易，關(guān)鍵是如何管理好這些知識。
首先，員工可以規(guī)劃個(gè)人的知識庫。根據(jù)知識類別、存儲方式來收集和整理各類知識，例如可以按照工作、科研、個(gè)人綜合知識等大類進(jìn)行劃分，如工作類可以分為計(jì)劃和實(shí)踐、參考資料、工作筆記、作業(yè)、任務(wù)信息等;科技類可分為項(xiàng)目管理、常用工具、參考資料、經(jīng)驗(yàn)技巧、開發(fā)心得等;而個(gè)人綜合知識可按照工作任務(wù)分類來建立自己所感興趣并從事研究的專業(yè)領(lǐng)域知識架構(gòu)，其中每一項(xiàng)內(nèi)容又可按資源類型分為文檔、數(shù)據(jù)表格、網(wǎng)頁鏈接和收藏、源代碼以及應(yīng)用軟件等子類，并采用統(tǒng)一的命名規(guī)則為每一級目錄以及所包含的文件命名，以此形成具有分層、分級、便于檢索和管理的知識庫。
3. 2知識管理工具的應(yīng)用
其次，便是知識管理工具的應(yīng)用。“工欲善其事，必先利其器”，這句話尤其適用于個(gè)人知識管理。由于員工需要管理的知識量很大，類型也很多，知識之間往往關(guān)聯(lián)不夠、檢索困難、而且信息繁冗，因此需要借助方便有效的工具。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各類文檔、數(shù)據(jù)處理軟件層出不窮，為員工進(jìn)行個(gè)人知識管理提供了多種方法和手段，除了利用傳統(tǒng)的Microsoft Office系列文檔編輯工具，以及Sybase,PowerBuilder, SQL Server:等數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行電子文檔和各類數(shù)據(jù)的編輯、存儲和處理以外，目前也出現(xiàn)了很多專門的知識管理工具，下面結(jié)合筆者的個(gè)人知識管理實(shí)踐，針對不同類型知識的管理工具各列舉一二。
3. 2. 1文本文件管理工具。文本文件的管理是員工進(jìn)行個(gè)人知識管理首先要解決的問題，目前中文信息處理類的軟件非常多，其中之一如Neotoma軟件，它支持根據(jù)關(guān)鍵字、文件名稱等進(jìn)行海量文本文件內(nèi)容檢索的功能，以樹型結(jié)構(gòu)的知識樹對資源文件進(jìn)行分類管理并提供文件全名、關(guān)鍵字、摘要、所有者、收集日期時(shí)間、閱讀次數(shù)等必要的附加屬性，它還具有強(qiáng)大的文本編輯器，內(nèi)置的郵件發(fā)送工具以及局域網(wǎng)即時(shí)通信工具可直接發(fā)送郵件和基于文本的即時(shí)交流，另外還有IE中文本自動(dòng)保存功能等。這類軟件能成為員工管理存儲于個(gè)人電腦中的大量工作相關(guān)電子文檔的得力助手。
3.2.2項(xiàng)目相關(guān)的源代碼和資料管理軟件。軟件項(xiàng)目代碼和資料管理是大型工程專業(yè)或者高技術(shù)企業(yè)員工進(jìn)行知識管理的又一項(xiàng)重要內(nèi)容，不論是自己所開發(fā)項(xiàng)目的軟件代碼，還是收集并供參考和學(xué)習(xí)的其它有用軟件源代碼，都是一種重要的知識資源，源代碼管理軟件對代碼進(jìn)行分類存儲并提供快速查閱等功能，能幫助員工節(jié)省很多時(shí)間和精力，舉個(gè)例子，如Notepad++軟件，它提供多種數(shù)據(jù)庫文件的支持，并通過目錄樹來管理代碼文件，可對C/C++、Pascal, Java,VB. Net, XML, HTML等程序語言進(jìn)行“語法突出”和多窗口的方式顯示，另外還有高效的檢索和書簽等功能。類似的軟件還有Editplus, Ultraedit, CodeHelp, VB代碼管理器等很多功能齊全、方便實(shí)用的代碼管理軟件。
3. 2. 3網(wǎng)絡(luò)資源管理工具�；ヂ�(lián)網(wǎng)現(xiàn)在已經(jīng)成為教師獲取書本以外知識的一個(gè)非常廣闊的途徑，快速高效地搜索、存儲和管理包含所需要知識的網(wǎng)頁及其內(nèi)容是知識管理的又一個(gè)重要工作，目前便于網(wǎng)上沖浪的高效率協(xié)助軟件也是種類繁多，F(xiàn)irefox就是其中之一，較傳統(tǒng)IE瀏覽器而言，這個(gè)開源瀏覽器不僅體積小速度快，而且具有如標(biāo)簽式瀏覽、智能化搜索、加強(qiáng)的隱私及安全性能、實(shí)時(shí)書簽、下載便捷以及為網(wǎng)頁開發(fā)者所提供的能了解網(wǎng)頁運(yùn)作詳情的工具等高級特征，另外，作為Firefox優(yōu)秀插件工具的ScrapeBook軟件，則補(bǔ)充了網(wǎng)上沖浪的記事本功能，可以隨時(shí)保存任何選中的內(nèi)容。這類軟件的應(yīng)用能幫助教師方便快捷地從網(wǎng)絡(luò)中獲取并管理知識。
以上只是簡單列舉了幾個(gè)可用于知識管理的工具實(shí)例，類似的還有很多其它優(yōu)秀的、方便實(shí)用的軟件，員工可根據(jù)自己的喜好、熟悉程度以及需要管理的知識內(nèi)容和目標(biāo)來選擇合適的工具，讓知識管理成為一件并不困難和費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事，同時(shí)也能提高員工對個(gè)人知識管理的興趣和積極性。
除此以外，員工還可以發(fā)揮自身專業(yè)所長，設(shè)計(jì)并開發(fā)出能滿足自己需要的個(gè)性化知識結(jié)構(gòu)，還可以建立信息數(shù)據(jù)庫或者信息交流的網(wǎng)站來加快相關(guān)知識的交流與更新。由此而言，企業(yè)員工特別是高技術(shù)企業(yè)員工在進(jìn)行個(gè)人知識管理時(shí)具有很大的優(yōu)勢和便利性。
3. 3知識分享的實(shí)現(xiàn)
員工進(jìn)行個(gè)人知識管理，除了提升自己的工作能力和研發(fā)能力，更重要的是將由此而獲得新的知識、項(xiàng)目研發(fā)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行共享和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識管理的真正目的和意義。知識分享作為知識管理的核心在企業(yè)有很大應(yīng)用價(jià)值。知識共享的方式有很多種，除了常用的email 、Blog、各種信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)等能實(shí)現(xiàn)員工之間點(diǎn)對點(diǎn)信息交流的網(wǎng)絡(luò)工具外，在企業(yè)內(nèi)部建立專門的知識共享平臺并制定相應(yīng)的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)員工積極參與到資源共享和經(jīng)驗(yàn)交流中來是一種影響更為廣泛、效果更明顯的方法，因?yàn)橹R共享所產(chǎn)生的效果能使每個(gè)員工的個(gè)人知識成十倍、百倍地增長并相互激勵(lì)和引發(fā)創(chuàng)新思維，同時(shí)促使員工隊(duì)伍在把握行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和技術(shù)、豐富研、發(fā)經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)項(xiàng)目合作等方面有整體的提高。
進(jìn)行知識共享的一個(gè)重要途徑就是建立知識地圖，知識地圖的概念最早是由布魯克斯(B. C. Brooks)提出的，知識管理中的知識地圖是指一種知識庫管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的新型技術(shù)，它并不是實(shí)際知識的載體，而是作為一個(gè)向?qū)w現(xiàn)知識源以及知識源之間的關(guān)系，利用它，可以將企業(yè)所有員工的個(gè)人知識資源匯總起來，讓參與到知識管理和共享系統(tǒng)中的員工能方便地找到存儲和擁有所需要知識的載體和人，知識地圖在大型企業(yè)知識管理系統(tǒng)中已經(jīng)有非常多的應(yīng)用，目前應(yīng)用范圍有擴(kuò)大的跡象。
4 結(jié)語
目前，知識管理在許多企業(yè)和部門得到了廣泛的實(shí)施和應(yīng)用，員工個(gè)人知識管理的實(shí)施對于促進(jìn)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)乃至行業(yè)的發(fā)展都有不可低估的作用，很多企業(yè)和員工已經(jīng)認(rèn)識到這一點(diǎn)，并在努力探索這一過程的實(shí)施辦法，還有更多更好的經(jīng)驗(yàn)和途徑需要廣大各行各業(yè)企業(yè)和員工去摸索和實(shí)踐，共同交流才能最終提高知識管理水平。
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