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淺談企業(yè)檔案信息化治理
隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。2002 年，中心發(fā)出大力加強企業(yè)治理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動企業(yè)治理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，進(jìn)步企業(yè)治理水平和市場競爭力。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國民經(jīng)濟和社會信息化的重要組成部分，是當(dāng)今檔案資源開發(fā)利用和檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，對于推動國民經(jīng)濟和社會信息化具有非常重要的戰(zhàn)略意義和歷史意義。一、信息化時代企業(yè)檔案工作的新變化
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、治理等各項活動的真實記錄，是企業(yè)開展各項工作的基礎(chǔ)信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據(jù)。企業(yè)檔案信息化是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為一種信息資源，在企業(yè)內(nèi)部充分實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)生產(chǎn)提供更好、快速、高效、便捷的服務(wù)。信息時代的企業(yè)檔案工作與傳統(tǒng)的檔案治理相比，內(nèi)涵和外延、方式和方法都在發(fā)生新的變化。
(一)企業(yè)檔案載體豐富多彩
過往傳統(tǒng)意義上檔案主要是文書檔案，隨著新技術(shù)、新材料在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，特別是辦公自動化的逐步推廣，電子文件、聲像檔案、電子圖紙作為新型的檔案載體，以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度表現(xiàn)出紙質(zhì)檔案無可相比的上風(fēng)。人們不再以單一的文字形式而是以文字、圖片、聲像等多種形式記錄人類活動的情況與信息，并將它們轉(zhuǎn)變?yōu)殪o止的記錄符號。計算機輔助技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)在工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)中，形成以反映二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的文字、圖形、聲音、圖像等多媒體信息，常見的紙質(zhì)、照相膠片、磁帶、光盤、軟磁盤等都成為作為檔案信息載體。人們不再受時間、地點的限制進(jìn)行工作，并且利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)的有機結(jié)合，使檔案資源的形成方式出現(xiàn)了載體多樣化的變化。
(二)檔案工作手段發(fā)生改變
現(xiàn)在的檔案工作平臺在變寬，不再是過往那種穿針引線的方法，檔案工作的手段發(fā)生了質(zhì)的奔騰。在今天信息化的背景下，檔案信息開發(fā)與利用，以前所未有的手段，在前所未有的范圍，充分利用現(xiàn)代工具，發(fā)生或正在發(fā)生著深刻變化。檔案部分建立了自己的網(wǎng)站，檔案館配備了現(xiàn)代設(shè)備，采用計算機治理，鼠標(biāo)一點，一覽無余，為我們提供了極有利的工作條件。
(三)檔案治理職能進(jìn)一步強化
信息化時代，檔案部分的潛伏功能不斷得到發(fā)揮，不論是宏觀上的檔案事業(yè)治理，還是微觀上的具體業(yè)務(wù)，其社會職能都大大拓展。以往的企業(yè)檔案工作者往往以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項目、技術(shù)改造竣工驗收的身份做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)視、指導(dǎo)和接收,但今天企業(yè)檔案職員假如不積極參與文件的形成和保管過程，則很難把握到企業(yè)信息的核心部分，甚至接收不到檔案。因此，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者不能坐等檔案的最后形成與回檔，他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)視指導(dǎo)職能,參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件治理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制職員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加進(jìn)電子檔案文件的鑒定、回檔、保存、利用等檔案治理內(nèi)容。此外，企業(yè)檔案工作者要對檔案信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法往收集信息，緊密結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展的實際及社會的發(fā)展趨勢，有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供信息化服務(wù)。
(四)檔案信息需求利用廣泛
以往，信息資源由于受量少、零散、形式單一、內(nèi)容專門化的制約，不能適應(yīng)人們對各類信息和歷史依據(jù)日益迫切的需求。而今，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源已呈現(xiàn)出量大、系統(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容真實豐富的現(xiàn)狀。企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和建設(shè)以及其他行政治理，從內(nèi)容到形式已變得多種多樣，對信息資源的依靠性也越來越大。同樣，也由過往對檔案信息的單一需求，轉(zhuǎn)化為對檔案、現(xiàn)行文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，注重信息的時效性，通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)獲得各種可利用的信息資源，并及時、正確地應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，已成為企業(yè)信息化建設(shè)的主旋律。因此，被動的、手工式的提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式所代替。
(五)檔案職員素質(zhì)要求進(jìn)步
檔案治理職員的綜合素質(zhì)，直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替換的作用。隨著計算機技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，新載體形態(tài)方式的公文的大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現(xiàn)，深刻影響著企業(yè)檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)及檔案職員知識結(jié)構(gòu)的變化，對檔案治理職員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，檔案治理職員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案治理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的治理方法治理檔案的基本技能。概括來說就是：政治過硬，道德高尚；知識廣博，業(yè)務(wù)精良；嚴(yán)謹(jǐn)求實，開拓創(chuàng)新；肯定自我，善于公關(guān)。
二、強化企業(yè)檔案信息化治理的思路
目前我國企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還處在探索和發(fā)展階段，信息化治理的上風(fēng)未能充分發(fā)揮，因此，在很多方面還存在著這樣或那樣的題目，已不能完全適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對檔案工作的新要求。因此，檔案工作必須適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，開創(chuàng)新局面，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
（一）加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案信息意識
檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部分的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案治理的信息化意識水平直接決定了企業(yè)檔案信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。為此，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)切實把企業(yè)檔案信息化建設(shè)擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化治理的高度熟悉檔案信息化建設(shè)工作的極端重要性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)。要積極倡導(dǎo)和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，并把檔案信息化治理納進(jìn)本企業(yè)工作計劃和考核范圍。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要了解檔案工作現(xiàn)狀，精心策劃，制定方案，提供人才、技術(shù)、設(shè)備及資金保障，指導(dǎo)檔案部分依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和題目，真正使這項工作成為一把手工作。
�。ǘ⿲嵤┛萍寂d檔，實現(xiàn)信息資源共享 企業(yè)檔案、圖書、情報、資料，共同構(gòu)成企業(yè)的信息服務(wù)體系。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的檔案文獻(xiàn)情報，任何一個部分都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、資料、圖書、情報等部分各自為政的局面，建立一個完整的信息利用系統(tǒng)，依托企業(yè)信息化建設(shè)，運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實行一體化治理，充分發(fā)揮整體上風(fēng)。基于此，應(yīng)做到以下兩點：一是實行數(shù)字化信息治理。將檔案信息以圖、文、聲一體化方式存儲與傳輸，縮小檔案的存儲空間，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，從而使檔案信息資源共享成為可能；二是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化治理。企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)依托企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)取得設(shè)備、資金上的支持，通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為信息的有效利用創(chuàng)造良好的條件。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的多種形式的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)上發(fā)布，實現(xiàn)異地隨時查詢和利用檔案信息，從而使檔案信息用更快捷、更生動、更形象的方式為企業(yè)各部分提供最優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。
�。ㄈ┘訌娀A(chǔ)治理工作，實現(xiàn)檔案規(guī)范治理
檔案部分要利用現(xiàn)代化的治理理念、治理手段、治理方法，加強對信息文件積累、鑒定、著錄、回檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)視、指導(dǎo)，進(jìn)步檔案服務(wù)水平，使檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，以更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營提供服務(wù)。要把握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，選擇好建庫軟件，做好檔案的著錄和標(biāo)引工作，按照檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同一著錄項目，同一著錄格式，同一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識，進(jìn)步檔案數(shù)據(jù)檢索的正確性和完整性，使利用者可以迅速正確、多途徑、多角度地對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行檢索。要做好電子文件回檔和治理工作，為信息資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。在收集回檔中，要留意電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實性和有效性。要和回檔職員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種電子文件材料，防止電子文件分散在各個部分，杜盡
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