談檔案工作中的保密工作

摘要:隨著社會政治、經(jīng)濟、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學技術的不斷進步,檔案保密工作正面臨著一系列新題目和新挑戰(zhàn)。如何迎難而上,增強法制意識,建立健全各項檔案治理制度,既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供服務,本文將對此予以探討。
　　關鍵詞:檔案保管;保密
　　
　　一、談檔案保管過程中的保密工作
　　
　　(一)檔案庫房治理中的保密工作
　　檔案的庫房治理是檔案保密的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設在機關辦公樓內(nèi)。應留意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防失盜失竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責治理,制定嚴格的庫房治理制度,無關職員一律禁止進內(nèi)。實踐證實,檔案庫房的科學治理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
　　(二)盡密檔案的治理和保密
　　盡密檔案是黨和國家的核心秘密,它關系到黨和國家的安全,關系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗,關系到四化建設的進程。因此,為確保國家核心秘密的安全,必須治理好盡密檔案。
　　1、盡密檔案應與非盡密檔案分別保管。2、進步盡密檔案治理職員的素質(zhì)。3、加強盡密檔案的日常治理。
　　(三)檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
　　確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,正確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi),如被泄露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關保密法律、法規(guī)的保護,產(chǎn)生法律效力的時限。
　　(四)檔案治理職員的職責
　　檔案治理職員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、穩(wěn)定。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。檔案保管職員要持之以恒,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎。
　　(五)檔案涉密情況的變化
　　檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的�；�本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的,也是暫時的;大多數(shù)的,總的趨勢是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化;三是保密時限的變化。
　　(六)做好檔案密級的調(diào)整工作
　　1、要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館躲檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,在廣泛宣傳、進步熟悉、大力協(xié)調(diào)的基礎上,重點解決好兩個題目:一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部分對調(diào)密工作的監(jiān)視指導,齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。
　　2、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整,不僅要立足于當前的實際工作,還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們,以往關于檔案保密的制度還不健全,適應不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要,應建立以下三個制度:(1)建立規(guī)定密期制度,以便屆滿自行解密;(2)建立調(diào)密通知單制度,對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件,要下發(fā)通知單告知檔案館、室,以便銜接工作,及時把握,適時變動;(3)建立涉密檔案接收標準制度,加強涉密檔案的規(guī)范化建設。
　　3、要加強涉密檔案的科學治理。今后對密級文件特別是盡密文件應當單份盒裝保存,徹底解決密與非密的文件材料混卷題目,堵塞過往那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的題目。同時,要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片,建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引,為科學的治理,正確的把握,有效的保密,及時的提供創(chuàng)造條件。
　　
　　二、談檔案利用過程中的保密工作,如何做好檔案利用中的監(jiān)視工作
　　
　　檔案利用監(jiān)視是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)視可以從以下幾個方面實施:
　　1、制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。
　　2、隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案治理職員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。
　　3、監(jiān)視措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,把握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。
　　
　　三、談正確處理好檔案保密與利用的關系
　　
　　檔案部分改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失往保的意義,失往檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無窮制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
　　
　　四、談進一步做好檔案開放中的保密工作
　　
　　1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務是科學而正確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。
　　2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為

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