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知識經(jīng)濟背景下的秘書從業(yè)職員能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)探析
摘要：從“秘書素質(zhì)的系統(tǒng)性”角度出發(fā)，探討秘書能力素質(zhì)新結(jié)構(gòu)應(yīng)該具備的四個意識：應(yīng)變意識、創(chuàng)新意識、獨立意識和現(xiàn)代意識。關(guān)鍵詞：秘書從業(yè)職員；素質(zhì)；新結(jié)構(gòu)
“秘書素質(zhì)”的話題伴隨著秘書隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多夸大“專業(yè)技巧，即如何應(yīng)對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質(zhì)的系統(tǒng)性。知識經(jīng)濟背景下的企事業(yè)單位對秘書從業(yè)職員提出了更高的能力素質(zhì)要求。
一、社會對秘書從業(yè)職員的需求狀況分析
根據(jù)近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務(wù)型秘書。如公司辦公室、基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)職員、生活類秘書等；二類為事務(wù)型秘書，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員、公關(guān)職員、檔案治理職員等；三類為文字型秘書，如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書起草職員；四類為治理型秘書，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部分經(jīng)理、辦公室主任�；鶎有姓聵I(yè)單位辦公室主任等。
依據(jù)職責的大小，秘書又可以分為以下三種：一是低級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。比如企業(yè)的低級秘書應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、部分事務(wù)助理等。他們的職責比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書——能夠?qū)懸话阈藕Ｆ鸩輬蟾婧皖A(yù)備會議等，多為大專或本科畢業(yè)。比如，企事業(yè)單位中的部分經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層治理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。高級秘書是隨著市場環(huán)境下。組織橫向聯(lián)系的加強以及現(xiàn)代化辦公手段對組織的滲透而出現(xiàn)的。現(xiàn)代高級秘書特別夸大的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語水平和辦公行政治理的能力等。比如，企事業(yè)單位中的高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。
二、秘書從業(yè)職員能力素質(zhì)現(xiàn)狀分析
高科技日新月異的發(fā)展，新技術(shù)的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進進了信息傳播全球化的時代。傳統(tǒng)的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機、計算機所代替，通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變了人們獲得信息和交流信息的方式。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的使用。不僅要求從事辦公室事務(wù)的秘書從業(yè)職員具有傳統(tǒng)意義上秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)，而且要具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，具有使用現(xiàn)代通訊手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現(xiàn)代秘書的知識技能結(jié)構(gòu)和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復(fù)合型”方向發(fā)展，其知識體系日趨復(fù)雜和全面。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，秘書工作被劃分到行政治理范疇，主要是幫助行政領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理分擔日常事務(wù)，職責涉及到文檔信息治理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內(nèi)部和外部的溝通等各方面，已經(jīng)成為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的職位。目前。我國秘書從業(yè)職員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業(yè)，其地位日益進步。以往只負責抄抄寫寫的秘書已經(jīng)不能適應(yīng)黨政機關(guān)、企事業(yè)單位對人才渴看的需求，這對秘書從業(yè)職員的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。
當前的主要題目：一是素質(zhì)單一化，過多地夸大技巧練習(xí)。某些民營培訓(xùn)學(xué)�；蛘吣承└呗氃盒榱丝s短培養(yǎng)周期，追求短期的經(jīng)濟效益，以速成班培養(yǎng)速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學(xué)習(xí)辦公自動化、速記、應(yīng)用寫作等幾門課程。學(xué)成經(jīng)考試合格后頒發(fā)國家承認的結(jié)業(yè)證書。單純地教與他們處理日常事務(wù)的技巧，如何應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)需求，處于被動式的應(yīng)付事務(wù)。其次。中文專業(yè)畢業(yè)生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業(yè)職員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨著行業(yè)的分化，社會分工的細化，各行各業(yè)對秘書從業(yè)職員的要求也越來越專業(yè)化。因此，這類秘書從業(yè)職員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域地加強自己的綜合素質(zhì)適應(yīng)新的崗位。二是素質(zhì)模式化。秘書角色意識淡化。秘書從業(yè)職員處于從屬地位，領(lǐng)導(dǎo)說什么就是什么，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創(chuàng)新意識，秘書“獨立自主”角色意識淡化。
三、秘書從業(yè)職員能力素質(zhì)的新要求
(一)應(yīng)變意識——秘書專業(yè)自身生存的特點
秘書工作的具體內(nèi)容也完成了四個轉(zhuǎn)變：由原來簡單的辦文辦事，發(fā)展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發(fā)信息轉(zhuǎn)向綜合處理信息：由原來的單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化治理：由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)。政策的轉(zhuǎn)變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢，用變化發(fā)展的眼光看題目。
哲學(xué)一直被看作聰明的象征，而哲學(xué)從根本上講就是“變”的科學(xué)。發(fā)展的科學(xué)。秘書工作思維方法和工作方法的基礎(chǔ)堅持哲學(xué)“變”的觀點，堅持客觀性，按客觀規(guī)律辦事，以“思辨”達到“思變”。秘書工作要忠于事實，以客觀實際作為出發(fā)點，不是把原則作為出發(fā)點。同時，在綜合處理信息、科學(xué)化治理方面，秘書部分必須發(fā)揮靈活性的特點。堅持變化、發(fā)展、求新，不能墨守陳規(guī)，以不變應(yīng)萬變。要積極主動地關(guān)注變化、新情況、新題目，及時關(guān)注社會動態(tài)，了解市場熱門和“敏感點”，把握瞬息萬變的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為新世紀的秘書，不能封閉、守舊、僵化，做事被動。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發(fā)揮顧問助手作用。古人講“登高看遠”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。
(二)創(chuàng)新意識——秘書從業(yè)職員顧問決策性體現(xiàn)
秘書部分的首要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供顧問服務(wù)，即輔助領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應(yīng)該正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，更應(yīng)該及時補充領(lǐng)導(dǎo)思想盲區(qū)，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路，激活思想。因此。秘書從業(yè)職員必須增強創(chuàng)新意識，學(xué)會獨立思考，打破常規(guī)，張揚個性。而回到現(xiàn)實中來，“秘書工作被動論”的論調(diào)占據(jù)主導(dǎo)地位，不少秘書在工作中對領(lǐng)導(dǎo)是盡對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創(chuàng)新精神更是無從談起。秘書從業(yè)職員要有自我實現(xiàn)的追求，要實現(xiàn)自我價值，必須當好領(lǐng)導(dǎo)的助手，就必須將自我意識融進到角色的扮演中。在角色中體現(xiàn)自我。在規(guī)范的角色位置上塑造自我。在21世紀這樣一個高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優(yōu)劣，區(qū)分秘書水平的高低的最重要標準就是看對領(lǐng)導(dǎo)決策及實施輔助得如何。“科盲”秘書是難以完成輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策任務(wù)的，科學(xué)知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯(lián)系，共同構(gòu)成完整的社會文化�？墒情L期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學(xué)者往往以為科技學(xué)者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學(xué)者則以為人文學(xué)者缺乏遠見。只熱衷于關(guān)注藝術(shù)和思想存在的瞬間，他們對待題目的態(tài)度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎(chǔ)，這種文化***現(xiàn)象直接導(dǎo)致了我們?nèi)瞬潘刭|(zhì)培養(yǎng)方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學(xué)教育，受其母體中國語言文學(xué)的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學(xué)基礎(chǔ)課大部分內(nèi)容就是語言、文學(xué)。甚至。受社會浮躁心態(tài)和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術(shù)，所學(xué)課程，幾乎與科學(xué)無關(guān)。中國人受漢字的影響，在強化具體思維的同時，卻忽略了抽象思維能力的培養(yǎng)。而抽象思維則是培養(yǎng)創(chuàng)新性意識的關(guān)鍵。立體幾何學(xué)的學(xué)習(xí)培養(yǎng)了我們抽象思維能力；普通邏輯學(xué)的學(xué)習(xí)，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數(shù)學(xué)、算學(xué)的學(xué)習(xí)又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細、嚴密。人文與科學(xué)的氣力相借重，藝術(shù)與邏輯的氣力相補充，數(shù)理科學(xué)不僅賦予發(fā)散思維的秘書專業(yè)以必要的收斂思維能力，而且會使人們在秘書工作中更善于理性思考，善于發(fā)現(xiàn)。展示自我，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。相信我們的創(chuàng)造力會使我們在工作領(lǐng)域更加游刃有余。 (三)獨立意識——秘書的獨立人格的體現(xiàn)
在秘書行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書是“顧問”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點：領(lǐng)導(dǎo)兩袖清風(fēng)，秘書也清正廉潔；領(lǐng)導(dǎo)人***犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領(lǐng)導(dǎo)的“跟班”。實在多年之后，不少秘書對于自己的身份。經(jīng)常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里?
秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關(guān)系。人的自我意識表現(xiàn)為愿看、意向、愛好、信念等，是不斷進取、自我實現(xiàn)的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個人在進進自我實現(xiàn)的某個階段后，又會出現(xiàn)新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現(xiàn)出獨特的自我。
(四)現(xiàn)代意識——秘書與時俱進能力的體現(xiàn)
二十一世紀，是個嶄新的世紀，是個知識與技能飛速發(fā)展變化的時代。因特網(wǎng)和電子郵件的廣泛應(yīng)用，物理上的時空間隔進一步縮小。辦公室的很多工作，如各部分文件的傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機中文語音輸進系統(tǒng)的實現(xiàn)，使秘書動口不動手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會�！睆氐壮蔀闅v史，也把秘書從業(yè)職員從繁重的材料堆中解放出來，進步了工作效率，減輕了工作強度。隨著電腦的普及，固定的上放工時間將會被打破，秘書可以在家里完成領(lǐng)導(dǎo)交給的大部分任務(wù)，傳統(tǒng)的聚集在一個擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網(wǎng)”工程的啟動，網(wǎng)上共享信息成為信息社會的必然選擇。這使代表著時代價值觀念的口號“時間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉(zhuǎn)變。然而受長期以來文化積習(xí)的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規(guī)、滿足現(xiàn)狀的傳統(tǒng)套子中。時代在變化、生活在變化，我們的傳統(tǒng)意識也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創(chuàng)新；變守舊為寬容；變被動為主動；變傳統(tǒng)為現(xiàn)代。增強秘書從業(yè)職員的現(xiàn)代意識，應(yīng)該做到以下幾點：一是公關(guān)意識。在現(xiàn)代社會，秘書從業(yè)職員沒有一定的公關(guān)意識是難以立足的。一個單位假如不懂得塑造自身良好形象，不懂得著名度和美譽度對單位生存和發(fā)展的價值，勢必在日益激烈的競爭中失往地位和發(fā)展空間。群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實現(xiàn)與公眾的溝通，是秘書從業(yè)職員的一項重要職能。秘書從業(yè)職員要開展好工作，還必須協(xié)調(diào)好與單位內(nèi)部各部分的關(guān)系。秘書從業(yè)職員在實際工作中要強化公關(guān)意識，就必須把握基本的公關(guān)理論知識和實務(wù)知識，要有良好的精神風(fēng)采和心理承受能力，要有較強的協(xié)調(diào)組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當今社會是一個布滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環(huán)境，秘書從業(yè)職員必須強化競爭意識。隨著領(lǐng)導(dǎo)水平的不斷進步，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和顧問的秘書只有不斷挑戰(zhàn)自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經(jīng)濟體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書從業(yè)職員熟悉法律知識，樹立較強的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當好領(lǐng)導(dǎo)的顧問助手。四是協(xié)作意識。當今世界，很多生產(chǎn)、工作離不開部分、行業(yè)的協(xié)作，而市場經(jīng)濟的發(fā)展更強化了人們相互依靠、相互協(xié)作的社會關(guān)系。對一個秘書從業(yè)職員來說，不依靠集體的氣力，個人再有能力和抱負都難以成就事業(yè)。因此，秘書從業(yè)職員要自覺地與其他同事加強溝通和交流。這樣才能進步工作效率。
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