組織設計管理中不相容職務的設定

摘要：不相容職務問題是內部控制的一個基本問題，制定內部控制制度需要對不相容職務進行界定。文章擬通過對不相容職務性質的分析，初步探索設置不相容職務的原則和可行性的方法�！　￡P鍵詞：不相容職務；強不相容；弱不相容；不相容職務失效
　　
　　不相容職務是組織設計和管理中常遇到的問題，不相容職務設置是組織機構設置的基礎，在內部控制制度建設處于比較核心的地位。一般文章談及不相容職務僅僅進行一些描述，或舉幾個例子，或僅僅說明內部控制要設置不相容職務，所以導致對于一些核心的問題就語焉不詳，很少有人對不相容職務特點、性質、及設置不相容職務應遵守的原則等問題作深入探討。本文談談與不相容職務有關的幾個問題。
　　
　　一、 不相容職務的由來
　　
　　不相容職務的設置緣于內部牽制，所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經濟業(yè)務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。最早對不相容職務進行研究的是美國，美國在20世紀30年代就對不相容職務進行論述，目前國際上對于內部控制和不相容職務論述的源頭來自于COSO委員會（Committee of Sponsoring Organizations OfThe Tread—way Commission）。1992年，COSO委員會提出報告《內部控制——整體框架》，1994年進行了增補。COSO委員會提出，內部控制是由企業(yè)董事會、經理階層和其他員工實施的，為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。它提出5個控制要素：控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息和溝通、監(jiān)督，不相容職務就在控制活動之中。 事實上，只要存在委托授權——管理權與經營權分離就存在牽制，存在不相容職務。
　　
　　二、 不相容職務的分類
　　
　　本文初步把不相容職務分為五類：強不相容職務和弱不相容職務；多環(huán)節(jié)不相容職務和少環(huán)節(jié)不相容職務；平行不相容職務和交叉不相容職務；均衡不相容職務和非均衡不相容職務。
　　1． 強不相容職務和弱不相容職務。倉庫保管與財務記錄之間的不相容程度是大于總賬與明細賬之間的不相容程度的。完全不能由一人來處理相關業(yè)務的不相容職務我們可以稱之為強不相容職務；部分相容我們可以稱之為弱不相容，弱不相容職務可以由一人來處理。完整的業(yè)務可以分解為許多環(huán)節(jié)，間隔愈相近不相容的程度愈強；與實物、現金有關的涉及財產安全的業(yè)務屬于強不相容；一項業(yè)務流程的上、下環(huán)節(jié)中和本企業(yè)外部相聯(lián)系，該職務與其他職務強不相容。
　　2． 平行不相容職務不同業(yè)務循環(huán)的職務之間，職務是完全不兼任的是平行不相容職務。交叉不相容是指不同循環(huán)之間的某些職務由相同的人兼任或交叉擔任，例如購貨與收款循環(huán)的授權 執(zhí)行 記錄 驗貨 審核 付款 保管與銷售與收款循環(huán)的授權 執(zhí)行收款審核 發(fā)貨 記錄。平行不相容職務之間同類業(yè)務是兼任的，例如，這兩個循環(huán)中的記賬、收付款都可以是一個人，但是兩個循環(huán)中的某兩個相鄰的不相容職務不能在兩個循環(huán)中互為上下位關系，這樣會導致不相容職務設置的失效。
　　3． 多環(huán)節(jié)不相容職務，我們把有專職的五個以上的環(huán)節(jié)的不相容職務體系化為多環(huán)節(jié)不相容職務。
　　少環(huán)節(jié)不相容職務，一般我們提及一個單位的會計人員最少有兩個，即出納和會計，我們往往忽視審批環(huán)節(jié)這個隱性的會計職務。不相容職務最少有三個環(huán)節(jié)。
　　4． 均衡不相容職務是指不相容職務之間地位平等，不存在領導與被領導的關系，這樣的設置可以起到制衡的作用。非均衡不相容職務是指職務之間有從屬關系，下為屬于上位領導，或某一環(huán)節(jié)控制其它環(huán)節(jié)。均衡的不相容職務往往比不均衡不相容職務更能起到制橫作用，但是串通的風險在增大。
　　此外，不相容職務還有動態(tài)與靜態(tài)之分。
　　
　　三、 業(yè)務循環(huán)中職務的不相容性分析
　　
　　一般情況下，單位的經濟業(yè)務活動通�？梢詣澐譃槭跈�、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄五個步驟。如果上述每一步都有相對獨立的人員或部門分別實施或執(zhí)行，就能夠保證不相容職務的分離，從而便于內部控制作用的初步發(fā)揮。
　　業(yè)務的處理有一個流程，這個流程由一系列環(huán)節(jié)組成，這些環(huán)節(jié)種不同的職務之間不相容程度是不一樣的，有的經濟業(yè)務完全不能由一個人來擔任，這些職務之間屬于強不相容職務，強不相容職務之間不能安排一個人來擔任。部分相容即弱不相容職務可以由一人來處理（輔之以其他的控制措施）。然而，確定哪些職務完全不相容？哪些職務部分相容？我們以購貨與付款循環(huán)來說明。如圖1示。
　　
　　
　　從圖1中我們可以看出一項購貨與付款業(yè)務涉及授權批準、執(zhí)行購買、驗貨、財務記錄（總賬、明細賬）、審核、付款、保管等環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)中，財務記錄崗位涉及許多業(yè)務循環(huán)，無疑是核心的崗位，它和其它的崗位都不相容；執(zhí)行和驗貨都是連接企業(yè)內、外部的職務，這兩個職務尋租和舞弊的機會較多，屬于強不相容職務。驗貨與保管共同涉及實物入庫，且有前置控制和后續(xù)控制（財產清查），驗貨與保管之間屬于弱不相容，兩個職務可以由一人兼任。
　　此外，一個業(yè)務循環(huán)中的不相容職務設置應該是開口的循環(huán)，一個人不應該兼該業(yè)務的兩個和兩個以上的不相鄰環(huán)節(jié)的職務。正確的做法是：授權批準——執(zhí)行——記錄——審核——驗貨——付款——保管，而不能出現，授權批準——執(zhí)行——記錄——審核（授權批準兼），或授權批準——執(zhí)行——記錄——審核——驗貨（執(zhí)行兼）的情況。
　　對于一些財務制度和機構很發(fā)達的企業(yè)而言，以上列舉的崗位都可以有不同的人來擔任，但是對于中小企業(yè)而言，控制收益會大于控制成本的支出，內部控制是保證各項業(yè)務發(fā)展的，而不是妨礙其發(fā)展的。在操作性目標中，經營的“效果”是根據實際產出與預期計劃的產出比較而言的；經營的“效率”是根據實際產出與實際投入比較而言的。所以，不相容職務的設置必須考慮它的經濟效益。
　　
　　四、 不相容職務失效和優(yōu)化
　　
　　不相容職務對于解決舞弊的作用是有限的，可以說，任何內部控制制度都是有漏洞的，不存在完美的內部控制制度，不相容職務也是如此。不相容職務起源與牽制，本質是對于人性的弱點的擔憂，如果擔任職務的人是可以信賴的，不相容職務對他而言沒有也是可以的。如果擔任職務的人是完全不可以信賴的，不相容職務對他（們）而言是不夠的。可能導致不相容職務失效的原因有：
　　1．不同的業(yè)務循環(huán)中的不相容職務交叉而導致不相容職務的失效。例如：甲在銷貨業(yè)務中擔任審核同時在投資業(yè)務中擔任授權，乙在銷貨業(yè)務中擔任授權同時在投資業(yè)務中擔任審核。甲乙可以相互交換權力使本來在單一業(yè)務循環(huán)中有效的相互牽制設計失效。特別的是在兩個業(yè)務循環(huán)中兩個人擔任的職務正好處于上、下位對調，這種情況下作弊的可能性極大。
　　2． 不相容職務設置本身存在漏洞。一個人在一個業(yè)務循環(huán)中控制兩個重要環(huán)節(jié)，例如在購貨與付款業(yè)務同時擔任審核和授權批準兩個職務，就可以把價格或性能不合適的設備買進來，導致企業(yè)利益受到損失。
　　3． 不相容職務的僵化導致不相容職務設置的失效。不相容職務在設置的初期是有效的，隨著時間的推移，人們對于制度逐步適應，制度的威懾力會逐漸衰減而失去效用。如果不對制度本身或執(zhí)行制度的人進行調整，就會產生舞弊現象。有許多時候企業(yè)出問題并不是原來制度不好，而是因為制度是有“壽命”的。
　　4．總體的內部控制制度的不足導致不相容職務設置失效。我們說不相容職務的設置只是整個內部控制體系的一部分，其他的內部控制還有實物控制制度、文件管理制度、信息傳遞制度、強制休假制度等等，這些制度需要相互配合，形成一種良好的制度生態(tài)群。如果其他制度沒有起到作用，單純的不相容制度難以起作用，一種制度單兵推進是不會有長期生命的。
　　現代的職務犯罪呈現集團化的傾向，例如，不相容職務的設置對于串通作弊的“窩案”是不起作用的，“升級版”的不相容職務應該包括職務輪換、突然休假制度。商業(yè)銀行較早認識這個問題，對于如同城票據交換、外匯交易等一些重要崗位除不相容職務設置外，常采取強制休假來防止舞弊。如圖1所示，不相容職務設置應該和定期、不定期的內部審計制度等結合起來。
　　隨著電算化的普及、虛擬公司的出現，不相容職務也出現一些新的變化，例如在計算機會計系統(tǒng)中，新的不相容職務有：系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務與系統(tǒng)操作的職務；數據維護管理職務與電算化審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統(tǒng)操作的職務與系統(tǒng)檔案管理的職務等，與傳統(tǒng)的不相容職務相比，這些不相容職務之間出現地位不平等的問題，整個單位對最上一級管理員往往難以進行實時有效的控制，這種情況下往往需要借助最原始的手段進行管理。
　　作為內控的一部分，不相容職務設置意味著向管理目標的某一終點努力，但不是終點本身；它的成效受人的影響，而不只是華麗的政策、精細的守則或表格；不相容職務分離只能為公司管理層提供合理的保證，而不是絕對的保證。
　　
　　參考文獻：
　　1．黃速建．現代企業(yè)管理．北京：經濟管理出版社，2002：27．
　　2．（美）斯科特·拉什．組織化資本主義的終結．南京：江蘇人民出版社，2001：331．
　　3．（法）泰勒爾．產業(yè)組織理論．北京：中國人民大學出版社，1997：563．
　　4．孫慶龍．小企業(yè)內部會計控制制度設計思路．財會通訊，2006，（1）：45．

【組織設計管理中不相容職務的設定】相關文章：

CAN總線中位定時的設定方法03-18

現場施工組織設計與管理研究論文12-03

談管理中的溝通03-24

管理中的營銷戰(zhàn)略03-24

淺究大數據在職務犯罪偵查模式轉型中的應用12-09

風險管理在急診護理管理中的應用12-01

知識管理在企業(yè)管理中的應用03-15

服務營銷中的排隊管理03-23

班級管理中的幾點做法03-22