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淺述完善企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的措施
摘要:隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動(dòng)人員
引言
在中國(guó)豐富的檔案財(cái)富中,企業(yè)人事檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門在管理中對(duì)有效信息的獲取,推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的改革,對(duì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。
一、人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會(huì),檔案作為一種特殊的重要信息,對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此�，F(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題,流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個(gè)方面著手:
一是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守?cái)偂钡木置?以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動(dòng)管理。
二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)
1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí),如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對(duì)人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動(dòng)人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來完成的,流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng),并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。
2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來越頻繁,這就對(duì)其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價(jià)值。
國(guó)家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書,向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位�！薄叭瞬帕鲃�(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容�！辈⑶�,檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動(dòng)后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場(chǎng)或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對(duì)無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅(jiān)持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。
3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。
一要?jiǎng)?chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。二要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案。要及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jī)選人、用人提供必要的依據(jù)。三要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的選拔和培養(yǎng),人們才會(huì)更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。
三、拓展人事檔案管理方式
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人事代理是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說,就是把“單位人”變成“社會(huì)人”,實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計(jì)算工齡、評(píng)定職稱、社會(huì)保險(xiǎn)等,由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展,人事代理制度也開拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實(shí)行人事派遣后,對(duì)于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對(duì)高級(jí)專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。 對(duì)于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)代理。其工齡連續(xù)計(jì)算,并可繼續(xù)為代理人員代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事代理服務(wù)。
小結(jié)
人事檔案是與人類個(gè)體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄,對(duì)人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
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