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高校檔案全方位管理攻略
高校檔案全方位管理攻略1
【摘要】檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的'一個(gè)重要基礎(chǔ)。要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設(shè)備、安全保護(hù)等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理。把檔案工作提高到一個(gè)新水平【關(guān)鍵詞】檔案管理；政治素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校檔案全方位管理攻略2
一、首先提高對檔案工作重要性的認(rèn)識
必須充分認(rèn)識高校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí)，要充分認(rèn)識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識不足，勢必會嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展 。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高�，F(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化信息意識，要樹立科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法，強(qiáng)化法制教育，增強(qiáng)法制觀念，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃， 在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即工作中，做到檔案工作納人學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃、納人學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，給予檔案工作以各方面的支持。
二、提高高校檔案管理水平必須建章、立制，依法治檔
建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則。依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識，建立系統(tǒng)有序的管理體制，檔案的權(quán)威性在于其真實(shí)可靠性。真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責(zé)。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強(qiáng)檔案管理職能部門的責(zé)任意識，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān),才能確保檔案的質(zhì)量。
三、努力加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè)
1. 要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報(bào)學(xué)方面的知識，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。當(dāng)前我國高校檔案部門人員素質(zhì)基本上存在著平均學(xué)歷較一般單位檔案館人員要高，但取得檔案專業(yè)學(xué)歷者少。由于身處高校，近水樓臺先得月，高校檔案人員通過在高校內(nèi)部進(jìn)修取得較高學(xué)歷比其他單位的檔案工作人員要容易得多。從整體上看，檔案管理工作人員平均學(xué)歷不低，但現(xiàn)有高校檔案工作人員學(xué)歷中，檔案專業(yè)學(xué)歷所占比例過低，通常不足四分之一。大多數(shù)人對計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業(yè)有自己的科學(xué)體系，檔案工作也有自身的規(guī)律、性質(zhì)、原則、特點(diǎn)。高校檔案管理水平的提高關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。為此，要補(bǔ)充計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才。要為在職檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件，提供機(jī)會，加強(qiáng)在職培訓(xùn)，適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制。在配備檔案人員時(shí)，要注重性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并與工作實(shí)績一起進(jìn)行考核。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，同時(shí)也是一門科學(xué)。作為學(xué)校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù)，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識，學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。同時(shí)，檔案管理者要牢固樹立為一線教學(xué)服務(wù)的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。
2. 加強(qiáng)高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育。職業(yè)道德是指人們從事社會職業(yè)、履行職責(zé)過程中，在思想和行為上應(yīng)遵循的原則和規(guī)范。它是依靠社會輿論和人們內(nèi)心信念以及傳統(tǒng)習(xí)慣來維持的。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為高校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規(guī)范。要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想。服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠，細(xì)心周到，百問不煩，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。
四、實(shí)施科技興檔，提高檔案工作的整體水平，是新時(shí)期檔案工作者需要注重解決的新課題
檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，可以大大地方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務(wù)水平。應(yīng)配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備。建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為學(xué)校和社會提供有效服務(wù)的`校檔案館。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。高校檔案館不僅要收集校內(nèi)檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進(jìn)行加工利用。不但各高校檔案館之間相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報(bào)等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化，實(shí)行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作。
五、加強(qiáng)檔案館的安全管理，杜絕事故隱患的發(fā)生
1. 提高檔案人員的安全防范意識。檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)部分。安全使用這些設(shè)備也是檔案館管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育,警鐘長鳴。，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度,領(lǐng)導(dǎo)人分工主管，保衛(wèi)科具體落實(shí)安全保衛(wèi)工作。各科室設(shè)一名安全員，負(fù)責(zé)日常安全工作。嚴(yán)格實(shí)行總控制室值班制度，對檔案庫房實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控。
2. 杜絕火災(zāi)隱患。每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效。全館禁止吸煙。做到人走斷電，切斷庫內(nèi)電源。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，做到及時(shí)維修，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)。加強(qiáng)對庫房建設(shè)要求，加大消防設(shè)備設(shè)置和更新力度，對原有的消防報(bào)警及控制系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化改造，增強(qiáng)防火滅火的能力。在庫房內(nèi)設(shè)有煙感、溫感探頭，并與總控制室主計(jì)算機(jī)相連，實(shí)現(xiàn)人工處理和自動處理均可的能力。要采用氣體滅火的形式，以免因采用水或干粉滅火對檔案產(chǎn)生破壞作用。
六、科學(xué)儲藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化
科學(xué)儲藏保護(hù)，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個(gè)庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連，對庫房溫濕度實(shí)施二十四小時(shí)監(jiān)控。雨季，在庫房內(nèi)放置除濕機(jī)以降低庫內(nèi)空氣中水分的含量，保證庫房內(nèi)的相對濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫內(nèi)霉菌孢子，達(dá)到凈化空氣的目的�？傊�，要求檔案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。
綜上所述，實(shí)行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新。使高校檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合時(shí)代要求，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。
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