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如何建設信息化的全面預算管理體系
[摘 要] 本文對企業(yè)在實施BRP項目時，構建在ERP系統(tǒng)平臺上的信息化的全面預算管理體系的必要性、目標、條件、原則、規(guī)劃設計等進行了探討�！ 關鍵詞] 全面預算管理；BRP；企業(yè)信息化在用信息技術支持企業(yè)管理時，最重要是要選擇一種先進的管理思想和方法。因為，先進的管理理論與先進的管理手段相結合才能產生出巨大的管理效益。考察西方企業(yè)發(fā)展所走過的歷程會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)管理會計系統(tǒng)的設計與利用，對降低企業(yè)組織成本起著至關重要的作用，而全面預算管理則是這一系統(tǒng)設計的核心。企業(yè)全面預算管理是在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指引下，通過預算編制、執(zhí)行、控制、考評與激勵等一系列活動，全面提高企業(yè)管理水平和經營效率，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的一種管理方法。而信息化的全面預算管理體系則是指在ERP系統(tǒng)平臺上構建的企業(yè)全面預算管理子系統(tǒng)以及相應的組織機構和管理制度等，它和以前的企業(yè)預算管理體系相比有著新的顯著的特點和不同。
1．在我國許多企業(yè)當中，全面預算管理體系作用的缺失
在我國企業(yè)當中能夠充分發(fā)揮全面預算管理體系作用的企業(yè)并不多見，在實際工作中企業(yè)預算管理水平低下常表現(xiàn)為：
(1)缺乏全面預算管理的組織機構，以及體制不健全：許多企業(yè)沒有專門和機構人員規(guī)劃、制定、實施、控制企業(yè)的全面預算管理。(2)預算管理的覆蓋范圍還不全面：如企業(yè)中有的項目投資就沒有編預算，僅憑簡單的估算就確定投資金額，缺乏科學合理的投資預算方案。(3)預算考核工作做的不全面：如有的企業(yè)收入預算和項目投資預算，都沒有進行預算考核。(4)預算考核不嚴格：即使在有預算考核的項目中普遍也存在不嚴格，不精確的情況，考核過程中人為干擾考核的情況時有發(fā)生，最終使許多考核工作流于形式。(5)預算指標制定的準確性有時難以保證：企業(yè)制定預算指標時，往往依據(jù)的是歷史的數(shù)據(jù)和資料，由于企業(yè)的情況是經常變化的，而且歷史的數(shù)據(jù)和資料本身的科學性，合理性和準確性也難以保證，這導致預算指標制定不準，而對新的項目的預算指標，又人為主觀臆斷的成分較多，這也會使預算指標不準。而預算指標的不準確，又使企業(yè)在考核部門業(yè)績時，對部門的積極性帶來負面影響，對企業(yè)生產造成不利因素。
2．企業(yè)實施信息化的全面預算管理的必要性
一個企業(yè)特別是大中型企業(yè)，生產經營范圍廣，操作人員眾多，生產崗位的情況復雜，企業(yè)的外部環(huán)境經常變化，國內外原材料市場和產品市場更是每天都在波動。如果沒有全面預算管理這一戰(zhàn)略性舉措，企業(yè)就不能在正確預測的基礎上，通過優(yōu)化配置企業(yè)資源來適應市場的變化，增強企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)高效持續(xù)發(fā)展。
但企業(yè)中全面預算管理往往效果不理想，如上所述企業(yè)中全面預算管理存在著諸多問題，其關鍵原因之一，就是企業(yè)對信息資源的管理滯后，導致大量預算管理信息不能及時處理，信息傳遞速度緩慢，信息資源不能共享，也無法對預算項目的資金進行及時跟蹤、控制，對預算的分析無法全面及時地進行，預算偏差不能及時發(fā)現(xiàn)、調節(jié)和糾正。企業(yè)在實施ERP項目中，及時推行信息化的全面預算管理，為解決全面預算管理中的這些“瓶頸”問題創(chuàng)造了客觀條件，在ERP系統(tǒng)平臺上，企業(yè)可以構建新的信息化的全面預算管理體系，并制定新的全面預算管理戰(zhàn)略，對預算業(yè)務中的各個環(huán)節(jié)和監(jiān)控點，重新進行規(guī)劃、管理、控制。從而極大地發(fā)揮信息化的全面預算管理體系的作用。
3．構建信息化的全面預管理體系的條件
(1)實現(xiàn)信息化全面預算管理，要有明確的戰(zhàn)略目標，堅持正確的戰(zhàn)略導向，這是構建信息化全面預算管理體系的基礎和依據(jù)。(2)企業(yè)信息化建設的成功，如ERP項目的實施，是企業(yè)能夠實現(xiàn)信息化全面預算管理的技術保障和基礎，只有實現(xiàn)了信息流對資金流、物流的協(xié)調控制，才有真正意義上的信息化的全面預算管理。(3)基礎數(shù)據(jù)要準確、全面，歷史資料應盡可能齊全。(4)要建立一個專門的高效的預算管理組織職能機構和一套行之有效的科學管理制度。(5)企業(yè)領導必須帶頭遵守預算管理的各項制度，不搞特殊，不亂開口子，減少人為干擾，使各項預算處在可控狀態(tài)，保證企業(yè)的各項預算的落實。
4．在科學的發(fā)展觀指導之下，制定企業(yè)的信息化全面預算管理體系戰(zhàn)略目標
推行信息化的全面預算管理體系戰(zhàn)略，首先要轉變那種認為企業(yè)過去沒有信息化全面預算管理，企業(yè)也照樣發(fā)展的錯誤觀念。許多企業(yè)正是因為沒有信息化的全面預算管理，使預算預測不準，控制不嚴，導致企業(yè)存在著固定資產投資超資、流動資產超儲、損失浪費嚴重的現(xiàn)象，錯過了很多發(fā)展的機會，削弱了企業(yè)的競爭力。在我國企業(yè)中，信息化的企業(yè)全面預算管理目標，一般為以下幾個方面：
(1)在科學正確的發(fā)展觀指導下，優(yōu)化企業(yè)資源配置，有效控制經營活動的各項支出，追求企業(yè)利潤最大化，保障企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。
(2)建立信息化的科學合理的確實可行的預算規(guī)劃、編制，控制、分析、考核體系。
(3)為各生產經營環(huán)節(jié)設定科學、合理、先進的業(yè)績標準，將責任落實到每個員工身上，通過全面標準的提高和完善，優(yōu)化公司目標管理，提高全公司的生產經營效益，強化企業(yè)競爭力。
(4)建立和完善以流程和預算為基礎的績效考核體系，為領導決策提供支持。
(5)通過公司預算管理工作的信息化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、提高員工素質，創(chuàng)建優(yōu)秀的企業(yè)文化，提升企業(yè)形象。
5．在ERP系統(tǒng)平臺上，構建信息化的全面預算管理體系
(1)構建和企業(yè)實際情況相適應的全面預算管理模型。全面預算管理是由一系列預算構成的體系，各項預算之間相互聯(lián)系，關系比較復雜，構建信息化全面預算管理體系，首先是要規(guī)劃好建立在跚系統(tǒng)平臺上的預算管理模型。預算管理模型必須與企業(yè)的財務系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、生產系統(tǒng)等和預算管理體系密切相關的子系統(tǒng)相匹配，并結合企業(yè)自身的情況，在對預算管理流程進行深入調查分析的基礎上，應用業(yè)務流程重組等先進的理論和方法來設計信息化的全面預算管理模型。預算管理信息系統(tǒng)劃分為兩部分：第一部分是全面預算管理編制系統(tǒng)，重在期初預算的編制及定期預算數(shù)據(jù)的動態(tài)調整；第二部分是全面預算管理控制系統(tǒng)，重在預算指標體系的考核、預算數(shù)據(jù)的監(jiān)控、經理查詢等內容，目的是配合預算管理委員會，對預算管理中的具體工作進行計算機管理和控制。
(2)構建信息化的全面預算編制系統(tǒng)。企業(yè)ERP中的預算編制系統(tǒng)是建立在預算管理模型基礎之上的，是一個相對靜態(tài)的系統(tǒng)，企業(yè)主要在每年期末編制第二年預算時使用�？煞譃榻洜I預算、投資預算和財務預算。經營預算包括銷售預算、生產預算、生產成本預算、生產單位成本預算、銷售及管理費用預算等；投資預算包括固定資產購置、擴建、改造及修理等；財務預算包括現(xiàn)金預算、預計利潤表、預計資產負債表等。
(3)構建信息化的全面預算管理控制系統(tǒng)。用計算機進行全面預算管理，不單單體現(xiàn)在預算的編制中，更重要的是對預算進行控制和管理，它包括：責任中心考核體系的建立與管理、預算指標體系的控制與調整、預算對比與分析、經理查詢等幾個部分，在ERP中構建全面預算管理體系要特別突出ERP對信息處理量大，處理速度快和數(shù)據(jù)集中處理的特點，強調面向企業(yè)運作流程，實現(xiàn)業(yè)務—財務一體化，取消手工單據(jù)和手工報表的編制和傳遞，在業(yè)務處理同時自動產生會計信息，提高信息傳遞的準確性和及時性，工作重點由簡單的記錄、統(tǒng)計轉向預測、監(jiān)控、分析等管理方面，真正實現(xiàn)信息流、資金流和業(yè)務流程的集成統(tǒng)
(4)建立對信息化的全面預算管理體系負責的專職部門。在ERP系統(tǒng)中要使預算管理體系能發(fā)揮其作用，還要對組織機構的職能部門進行結構重組，建立新的全面預算管理體系負責的專職部門，賦予相應權力并實施新的預算管理制度。其步驟如下：
�、僭鲈O預算管理委員會，由各法人代表、各部主要負責人及財務負責人組成，由總裁擔任主任。②實行與會計 “集中核算”模式相適應的“集中預算”的企業(yè)預算管理模式，并由指定的財務系統(tǒng)某一職能部門具體統(tǒng)一管理。
6．建設信息化的全面預算管理體系實踐經驗總結
在建設信息化的全面預算管理體系時，要達到既定的效果，應在以下幾個方面加以關注：
(1)全面預算管理要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結合；企業(yè)全面預算管理要服從于企業(yè)戰(zhàn)略目標，并且是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的保障體系。
(2)全面預算管理要突出重點：全面預算管理強調企業(yè)的生產經營和投資活動全過程管理，但不能不分主次，要對影響企業(yè)利潤目標和戰(zhàn)略發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)和重點過程實行重點管理。
(3)遵循先易后難，分步實施的原則：許多企業(yè)由于員工和管理者的觀念和素質有待改變和提高，基礎資料不全，生產經營過程復雜，信息量大，因此，信息化的全面預算管理在企業(yè)實施必須先從容易做的開始，循序漸進不斷完善。
(4)堅持全過程控制的原則：對在企業(yè)實施了ERP以后，為進行全過程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點前移，以達到更加主動控制預算資金的效果。
(5)堅持責、權、利相結合的原則：努力做到責任明晰，權、責對等，并與經濟利益掛鉤，獎罰分明。
(6)堅持客觀真實的原則：對預算指標定得不準，或者因外部原因造成原來預定的指標無法完成時，應及時調整糾正，使全面預算管理體系更加科學合理。
7．結束語
企業(yè)在ERP系統(tǒng)平臺上，構建信息化的全面預算管理體系是一項全新的系統(tǒng)工程，它突出的特點是處理預算信息準確快捷、效率高、面向生產運作流程、數(shù)據(jù)集中處理、覆蓋面廣，這是企業(yè)預算管理的發(fā)展方向。
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