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試論高職院校檔案信息化建設(shè)的制約因素及應(yīng)對(duì)措施
【論文關(guān)鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應(yīng)對(duì)措施【論文摘要】檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對(duì)象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會(huì),我國(guó)已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會(huì)和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀、應(yīng)對(duì)措施等方面就如何進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析研究。
檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng),它深深植根于人類社會(huì)的生產(chǎn)、生活之中,與人類社會(huì)發(fā)展同步,并隨著社會(huì)文明程度的提高越來(lái)越深入到社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會(huì),我國(guó)已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會(huì)和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對(duì)象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。
1 高職院校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀
由于多數(shù)高職院校是在原來(lái)的中專校合并的基礎(chǔ)上組建而成的,所以,情況比較復(fù)雜,檔案管理人員比較混雜,對(duì)檔案信息化工作了解很少,從而導(dǎo)致各單位對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)程度參差不齊,嚴(yán)重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1 對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法;另外,有部分長(zhǎng)期從事檔案管理的檔案人員對(duì)手工管理模式很滿意、很熟練,認(rèn)為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長(zhǎng)期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級(jí)職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實(shí)這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無(wú)法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對(duì)現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識(shí)的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒(méi)能力掌握,依賴性較強(qiáng)、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。
1.2 對(duì)檔案工作投入嚴(yán)重不足
有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單,只是保管些材料,負(fù)責(zé)給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費(fèi)投入方面,相對(duì)其他工作而言,投入的資金非常少,導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購(gòu)置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。
1.3 現(xiàn)代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡(jiǎn)單地錄入些案卷目錄,但仍無(wú)能力開展檔案研發(fā)、利用工作,結(jié)果造成投資上的浪費(fèi)。
1.4 檔案工作現(xiàn)代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產(chǎn)品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計(jì)算機(jī)中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)單的目錄查詢、統(tǒng)計(jì)等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運(yùn)用自如。再者,商家售后培訓(xùn)、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時(shí)到位,致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。
1.5 檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較低
檔案管理人員隊(duì)伍中,極其缺乏懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才,多數(shù)單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設(shè)工作缺少智力支持。
2 應(yīng)對(duì)措施
鑒于以上檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進(jìn)的態(tài)度,將被動(dòng)變主動(dòng),將不利變有利。
2.1 檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作,如果從業(yè)人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網(wǎng)絡(luò),購(gòu)買了最新的軟件系統(tǒng),也不會(huì)真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來(lái),致使軟件成為一種擺設(shè)。因此檔案人員必須更新觀念,提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),改進(jìn)管理模式,自覺(jué)學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能,提高創(chuàng)新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時(shí)代發(fā)展同步。
2.2 單位要建立健全激勵(lì)機(jī)制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個(gè)樣”的管理體制,應(yīng)建立健全激勵(lì)機(jī)制,每個(gè)檔案管理人員都要樹立創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn),讓那些理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻(xiàn)出他們的聰明才智。
2.3 領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,基礎(chǔ)設(shè)施是條件,標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關(guān)鍵。人才是檔案信息化的建設(shè)者,更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。當(dāng)前,檔案隊(duì)伍中大多數(shù)專業(yè)人員,還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。因此首先,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè),優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍,應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、建設(shè),給檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持,其次,應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高,培養(yǎng)從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)、現(xiàn)代信息意識(shí)、信息管理能力。造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì),能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。再次,應(yīng)建立具有約束力的規(guī)定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。
2.4 切實(shí)保障對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)內(nèi)容,即購(gòu)買軟件,也要購(gòu)買其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi),給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。
2.5 加大對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè),不僅需要從業(yè)人員的努力,更需要上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門的栽培,上級(jí)檔案部門應(yīng)在過(guò)去的單存的檔案知識(shí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識(shí)培訓(xùn)班,并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)制度,規(guī)定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習(xí),為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持,保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對(duì)人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來(lái)接軌,同時(shí)也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力,只有大家齊心協(xié)力,檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會(huì)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).主編薛四新.彭榮陳永生.機(jī)械工業(yè)出版社,2006、1第1版第1次印刷.
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