試論高職院校檔案信息化建設(shè)的制約因素及應對措施

【論文關(guān)鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應對措施
　　【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現(xiàn)狀、應對措施等方面就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設(shè)進行了分析研究。
　　　
　　檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng),它深深植根于人類社會的生產(chǎn)、生活之中,與人類社會發(fā)展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域,在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。
　　檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。
　　
　　1 高職院校檔案信息化應用現(xiàn)狀
　　由于多數(shù)高職院校是在原來的中專校合并的基礎(chǔ)上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
　　1.1 對檔案工作重要性認識不到位
　　不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對現(xiàn)代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。
　　1.2 對檔案工作投入嚴重不足
　　有些單位的領(lǐng)導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。
　　1.3 現(xiàn)代化管理手段未得到充分利用
　　有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發(fā)、利用工作,結(jié)果造成投資上的浪費。
　　1.4 檔案工作現(xiàn)代化管理手段單一
　　缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產(chǎn)品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的目錄查詢、統(tǒng)計等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。