- 相關(guān)推薦
議電算化體系中會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)問題
【摘 要】隨著電子計(jì)算機(jī)的普及與其技術(shù)推廣,傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)體系發(fā)生了很大的變化。會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的重要一項(xiàng)工作，也受到了電算化技術(shù)的普及。確保電算化會(huì)計(jì)檔案的安全與完整和準(zhǔn)確，就要找出其發(fā)展中容易出現(xiàn)的問題，制定相關(guān)管理制度，采取措施，使其順勢發(fā)展。【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化檔案 存在問題 管理內(nèi)容措施
在會(huì)計(jì)電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)形成的全套檔案資料都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇；另外，對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。因此，電算化會(huì)計(jì)檔案就包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。
1 會(huì)計(jì)電算化檔案的含義及特點(diǎn)
1.1會(huì)計(jì)電算化檔案的含義會(huì)計(jì)電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會(huì)計(jì)信息，包括記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。
1.2會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)（1）電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。（2）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。（3）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。（4）電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。（5）電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。
2 電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的相關(guān)問題
2.1企業(yè)在業(yè)務(wù)量加大的過程中會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域越來越廣范了。會(huì)計(jì)電算化檔案不僅僅停留在老式的會(huì)計(jì)檔案上，而發(fā)展成了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過電算化記帳來完成的。對(duì)電算化這種操作方式，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算處理。由于這些程序既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存，否則就會(huì)出現(xiàn)問題。
2.2會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
2.3會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。因此，管理的難度增大了。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，更要學(xué)習(xí)相關(guān)電算化技能。由于一些會(huì)計(jì)主管人員長事從事手工記帳，有些同志在一些基本電算化技能方面還認(rèn)識(shí)不足，這就加大了電算化檔案的管理推廣速度。這些問題的出現(xiàn)需要從相關(guān)政策法規(guī)和技能培訓(xùn)方面入手。
2.4對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)；同時(shí)電子檔案易被修改電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。
2.5會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案更需要科學(xué)地管理。實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，這就對(duì)如何進(jìn)行科學(xué)的管理帶來新的問題。
為了更好地有效管理電算化會(huì)計(jì)檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了上述問題，還必須形成一套科學(xué)實(shí)用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手
續(xù)等內(nèi)容，以使相關(guān)管理制度常規(guī)化。
3 加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理具體內(nèi)容和相關(guān)措施
3.1電算化會(huì)計(jì)檔案管理具體內(nèi)容
現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管�，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
3.2現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管
銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。。
3.3轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管
轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
3.4科目匯總表、帳簿打印時(shí)間
3.4.1現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。
3.4.2銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
3.4.3總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。 4 結(jié)合電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)內(nèi)容，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理措施
4.1 日常操作管理制度。計(jì)算機(jī)替代手工記帳后的日常使用管理是通過對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：
4.1.1操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。
4.1.2預(yù)防原始憑證和記帳憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。
4.1.3必要的上機(jī)操作記錄制度。
4.2 實(shí)現(xiàn)有組織、動(dòng)態(tài)地管理大量數(shù)據(jù)，方便用戶訪問的由計(jì)算機(jī)軟、硬件組成的系統(tǒng)。加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)管理：
4.2.1保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施。
4.2.2會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)核算軟件安全保密的措施。
4.2.3修改會(huì)計(jì)
核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
4.3對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
4.4采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
4.5通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
4.6電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理意識(shí)。對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員要加大電算化培訓(xùn)力度，為今后的技術(shù)升級(jí)作好后續(xù)工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]李新惠.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題[M].檔案管理，2002，5.
[2]武建新.淺議會(huì)計(jì)電算化[J].山西財(cái)稅，2001，（04）.
[3]王勇，孫海波.我國會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展[J].信息技術(shù)，2002，（6）.
【議電算化體系中會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)問題】相關(guān)文章：
會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中存在的問題及對(duì)策03-20
電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題03-24
電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題研究03-21
企業(yè)會(huì)計(jì)電算化運(yùn)用中存在的問題及對(duì)策03-26
電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題、成因及對(duì)策研究01-09
淺談會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與會(huì)計(jì)教學(xué)中遇到的問題與對(duì)策03-07
會(huì)計(jì)電算化在發(fā)展中存在的問題及對(duì)策論文05-03